E-posta göndermek için bir alan adını ısıtmak, yeni kaydedilmiş bir alan adı kullandığınızda veya alan adı daha önce hiç e-posta göndermek için kullanılmadıysa önemli bir adımdır. Bu süreç, gönderici itibarınızı oluşturur ve e-posta teslim edilebilirliğini iyileştirir. Isıtma işleminin kendisi, e-posta servis sağlayıcılarıyla (ESP'ler) güven oluşturmak ve spam olarak işaretlenmekten kaçınmak için e-posta gönderim hacminizi kademeli olarak artırmayı içerir. Aksi takdirde, e-posta servis sağlayıcılarının (Gmail, Yahoo, Outlook vb.) alan adınızı henüz bir gönderim itibarı olmadığı için şüpheli olarak değerlendirmesi ve sizden gelen e-postaları reddetmesi veya spam olarak işaretlemesi gibi önemli bir risk vardır.
NOT: Biz, bir e-posta servis sağlayıcısı olarak, e-postalarınızın iyi teslim edilebilirliğini korumak için mümkün olan her şeyi yapıyoruz; örneğin IP adreslerimizi 7/24 izleyerek temiz tutuyor ve böyle bir durum yaşanırsa IP adreslerimizin engel listelerinden çıkarılması için blocklist kuruluşlarıyla hızlıca iletişime geçiyoruz, sunuculardaki spam faaliyetlerini sürekli izliyor ve gerekli önlemleri alıyoruz vb. Aynı zamanda, doğaları gereği etkileyemediğimiz bazı faktörler de e-posta teslim edilebilirliğinizi etkiler. Buna alan adı itibarınız (alan adınızın ısınmış olup olmadığı dahil), e-posta içeriğiniz, alıcının tarafındaki e-postayla ilgili işlemler vb. dahildir.
Daha iyi e-posta teslim edilebilirliği için bir alan adını manuel olarak ısıtmaya yönelik öneriler şunlardır:
Temiz bir alan adıyla başlayın
Alan adınız yeni kaydedilmediyse ve daha önce kullanıldıysa, düzenli olarak e-posta göndermeye başlamadan önce alan adının herhangi bir engel listesinde yer alıp almadığını kontrol etmek ve temizlemek gerekir. Bu önemlidir çünkü e-posta servis sağlayıcıları, engel listesinde bulunan bir alan adından gönderilen e-postaları basitçe reddedebilir.
Bazı engel listeleri, bir süre sonra alan adınızın engelini otomatik olarak kaldırabilir, bu nedenle sizin bir şey yapmanız gerekmez (ör. SpamCop genellikle alan adlarını 24 saat sonra listeden çıkarır). Öte yandan, bazı diğer engel listeleri sizi listelerine almak için daha fazla zaman ve bilgi gerektirebilir; çünkü göndereni şüpheli olarak etiketlemek için genellikle çeşitli RBL'lerden ve spam filtrelerinden gelen bilgileri kullanırlar. Bu nedenle, bu kara listelerden birine girerseniz süreç biraz daha karmaşık olabilir ve alan adınızın manuel olarak kaldırılması için onlarla iletişime geçmeniz gerekir. Birçok engel listesi genellikle alan adınızı listeden nasıl çıkaracağınızla ilgili gerekli bilgileri web sitelerinde sunar; bu durumda web sitelerine başvurabilir veya destek ekipleriyle iletişime geçebilirsiniz.
Alan adınızın herhangi bir engel listesinde yer alıp almadığını doğrulamak ve alan adınızın genel itibar puanını kontrol etmek için MultiRBL ve MXToolbox gibi araçları kullanabilirsiniz.
Alan adınızın ne kadar eski olduğunu kontrol edin
Yeni kaydedilen alan adları, spam filtreleri tarafından genellikle şüpheli olarak işaretlenir; çünkü bu filtreler alan adının yaşını değerlendirir: 30 günden daha yeniyse, alan adı otomatik olarak şüpheli olarak işaretlenir ve ondan kaynaklanan e-postalar büyük olasılıkla reddedilir veya Spam klasörüne yerleştirilir. Bu nedenle, alan adınız 30 günden daha gençse, e-posta servis sağlayıcılarıyla güven oluşturmak için bu durumda ısıtma sürecine hazır olmak özellikle gereklidir. Alan adınız 30 güne ulaştığında, e-postalarınızla ilgili teslim edilebilirlik sorunları veya olası retlerle karşılaşma olasılığınız azalır.
NOT: Alan adınızın ne zaman kaydedildiğini, bu araç gibi Whois Lookup araçlarını kullanarak kontrol edebilirsiniz.
Alan adı DNS ayarlarını doğrulayın
E-posta alabilmeniz için alan adınızda doğru MX kayıtlarının ayarlı olduğundan emin olmanız gerekir. Ardından, alan adınızın SPF, DKIM ve DMARC kayıtlarının doğru şekilde yapılandırıldığından emin olun. SPF, alan adınız adına e-posta göndermeye yetkili sunucuları belirler, DKIM giden iletilerin özgünlüğünü doğrular ve DMARC alan adınızı sahtecilik ve kimlik avı girişimlerine karşı korumaya yardımcı olur. Genel olarak bu kayıtlar e-posta kimlik doğrulamasından sorumludur ve e-posta sahteciliği ile kimlik avı saldırılarını önlemeye yardımcı olmak için tasarlanmıştır. Bu DNS kayıtları hakkında daha fazla bilgiyi bu kılavuzda bulabilirsiniz.
Spacemail için, alan adı için DKIM ve DMARC kayıtlarını yapılandırmak üzere bu makalelerdeki adımları izleyin. Gerekli Spacemail DNS kayıtlarının tam listesi, Bilgi Bankası makalesinde verilmiştir.
Tanınabilir bir "Kimden" adı kullanın
E-postalarınızın geçerli ve daha kişiselleştirilmiş görünmesi için, "Kimden" alanında görüntülenecek Ad/Soyadınızı veya Şirket adınızı ve bir imzayı ayarladığınızdan emin olun.
E-postalarda spam olmayan içerik kullanın
- İletilerinizin şüpheli bağlantılar veya ekler içermediğinden emin olun;
- Tamamı büyük harflerden oluşan yazılar (ör. OPEN), harflerin arasında boşluk bulunan yazılar (ör. O P E N) ve aşırı noktalama işaretleri (ör. O.P.E.N) gibi biçimlendirmeleri kullanmaktan kaçının;
- Boş veya tek kelimelik e-postalar göndermekten kaçının;
- Hem mesaj gövdesinde hem de konu satırlarında ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’ gibi kelimeleri kullanmadığınızdan emin olun;
- Hem mesaj gövdesinde hem de konu satırlarında yaygın spam tetikleyici kelimeleri kullanmaktan kaçının (ör. 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize vb.).
İletileriniz en az 5-6 cümle ve tam kelimeler içermelidir (rastgele harf dizileri olmadan) ve her seferinde farklı olmalıdır (aksi takdirde e-posta sağlayıcıları bunu toplu gönderim olarak değerlendirebilir).
Daha fazla öneriyi şu kılavuzda bulabilirsiniz: E-postalar neden spam'e düşer ve ne yapılmalı
E-postaları kademeli olarak göndermeye başlayın
Başlangıçta, iletileri göndermek için farklı e-posta sağlayıcılarında en az 5 e-posta adresine ihtiyacınız olabilir (ör. AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook vb.). E-postaları tanıdığınız e-posta adreslerine gönderebilirsiniz (yalnızca alıcılardan e-postalarınızla etkileşime geçmelerini isteyin) veya farklı e-posta sağlayıcılarındaki kendi e-posta adreslerinize gönderebilirsiniz.
Isıtma sürecinizin ilk günlerinde düşük hacimde e-posta göndererek başlayın ve haftalık olarak gönderdiğiniz e-posta sayısını kademeli şekilde artırın. Çok kısa sürede aşırı miktarda e-posta göndermek, anti-spam filtreleri tarafından işaretlenmenize neden olabilir. İzleyebileceğiniz olası bir plan şöyledir:
1. Hafta: 10 e-posta
2. Hafta: 30 e-posta
3. Hafta: 80 e-posta
4. Hafta: 100 e-posta
5. Hafta: 150 e-posta
6. Hafta: 200 e-posta
Lütfen bunun yalnızca yaklaşık bir şema olduğunu ve buna sıkı sıkıya uymak zorunda olmadığınızı, ancak hacimleri ani şekilde artırıp azaltmadığınızdan emin olmanız gerektiğini unutmayın.
Spacemail, her e-posta sağlayıcısı gibi, saatlik/günlük gönderim limitleri uygular. Bunları burada kontrol edebilirsiniz:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Alan adı ısıtma, örneğin gerçek ve izin vermiş alıcılarla gönderim hacminizi kademeli olarak artırarak manuel ve sorumlu şekilde yapıldığında izin verilir. Ancak otomatik ısıtma araçlarına, simüle edilmiş etkileşim ağlarına veya doğrulanmamış posta listelerine izin verilmez; çünkü bu tür faaliyetler genel teslim edilebilirliğe zarar verebilir ve diğer kullanıcıları etkileyebilir.
Lütfen ayrıca e-posta hizmetlerimizin toplu posta gönderimi için tasarlanmadığını da unutmayın. İstenmeyen ticari, toplu veya otomatik e-posta faaliyetleri, sıfır toleranslı spam politikamız kapsamında yasaktır. Ayrıntılar için Kabul Edilebilir Kullanım Politikası'nı -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - ve Spacemail Hizmet Şartları'nı - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
NOT: Spaceship, her e-posta servis sağlayıcısı gibi, kullanıcıların gönderebileceği ileti sayısı için belirli saatlik ve günlük sınırlara sahiptir. Bunları burada kontrol edebilirsiniz.
Lütfen hizmetlerimizin toplu posta gönderimi için tasarlanmadığını ve bu amaç için başka özel araçlar kullanmak isteyebileceğinizi dikkate alın. Ayrıca, sıfır toleranslı spam politikamız olduğundan, sunucularımızda istenmeyen ticari veya toplu postaya izin verilmez. Kabul Edilebilir Kullanım Politikamızı, E-posta ve Anti-spam Politikası bölümünü inceleyebilirsiniz.
Etkileşimi sürdürün
E-postaları göndermeyi tamamladıktan sonra, e-posta sağlayıcılarının gönderdiğiniz iletilerin meşru ve spam olmadığını öğrenmesi için hepsine yanıt vermeniz çok önemlidir. Yanıt oranı özellikle Gmail için önemlidir, çünkü bunu e-posta etkileşimini belirlemek için kullanırlar. Etkileşim ne kadar yüksekse o kadar iyidir.
E-postalara yanıt verirken doğal bir yaklaşım sürdürmeye çalışın ve nötr duyulması için diğer yazışmalarınızda normalde nasıl yanıt veriyorsanız öyle yanıt verin. Bazı e-postalar e-posta sağlayıcısı tarafından spam/istenmeyen olarak işaretlendiyse, bunları spam değil olarak işaretlemek ve Gelen Kutusu klasörüne taşımak çok önemlidir. Ayrıca alıcılardan e-postanızı önemli olarak işaretlemelerini isteyebilirsiniz.
Bu şekilde, e-postalarınız açıldığında, yanıtlandığında ve etkileşim aldığında, bunlar e-posta servis sağlayıcıları için alan adınızın itibarlı olduğuna dair sinyallerdir. Zamanla, bu yaklaşımı sürdürürseniz, e-posta sağlayıcıları tarafından spam olarak işaretlenen e-postaların giderek azaldığını fark edeceksiniz. Bu genellikle ısıtma sürecinin başlamasından birkaç hafta sonra olur. Bu noktada, e-postalarınızın alıcının e-posta sağlayıcıları tarafından spam olarak işaretlenmesi riski yüksek olmadan normal yazışmalarınızı göndermeye devam edebilirsiniz.