O que um filtro de spam típico verifica pode ser dividido em três categorias:
De onde veio a mensagem
As organizações anti-spam criaram listas de rede especiais chamadas RBLs (Real-time blackhole lists). O filtro de spam verifica essas listas para o endereço IP e o nome de domínio a partir dos quais a mensagem foi enviada. Se o endereço IP corresponder a um da lista, a pontuação de spam da mensagem aumenta e é por isso que o email pode ir parar ao spam.
Quem enviou a mensagem
Usando os cabeçalhos do email, os filtros de spam verificam se o email foi enviado por um motor de spam ou por um remetente real. Cada email tem um ID único, mas quando os spammers enviam emails em massa, todos têm o mesmo ID.
Qual é o aspeto da mensagem
O filtro de spam analisa o corpo e o assunto do email. Expressões que podem ser identificadas como spam incluem 'buy now', 'lowest prices', 'click here', etc. Além disso, procura HTML chamativo, como tipos de letra grandes, texto intermitente, cores vivas, entre outros. Muitos filtros de spam comparam o texto completo com o número de palavras suspeitas. Assim, por exemplo, se o teu email for longo, não será identificado como spam por causa de algumas palavras suspeitas.
Informações válidas do remetente
Usa um endereço de email do remetente reconhecível e legítimo. Evita nomes de remetente genéricos ou suspeitos.
Certifica-te de que o campo “De” representa com precisão a tua organização ou marca.
Linha de assunto clara
Escreve uma linha de assunto que reflita de forma concisa o objetivo do email.
Evita linhas de assunto enganosas ou em estilo clickbait.
Não termines o assunto com um ponto de interrogação ou um espaço.
Não uses apenas letras maiúsculas.
Não uses palavras como Test/Testing no assunto.
Corpo do email estruturado
Organiza o conteúdo do teu email em parágrafos ou secções.
Usa títulos, listas com marcadores e listas numeradas para melhorar a legibilidade.
Não uses demasiados símbolos especiais, especialmente no início ou no fim da frase.
Assinatura e informações de contacto
Inclui uma assinatura de email profissional com o teu nome, cargo e dados de contacto.
Uma assinatura bem formatada acrescenta credibilidade ao teu email.
Evita links e anexos em excesso
Limita o número de hiperligações no teu email.
Evita sobrecarregar o email com ficheiros.
Tem cuidado com as imagens. Recomenda-se que não envies emails apenas com imagens. Certifica-te de que tens pelo menos duas linhas de texto por imagem.
Não uses URLs encurtados. Os spammers usam-nos frequentemente para esconder os seus URLs reais.
Evita alguns tipos de anexos como .exe, .zip, .swf. Não há problema em usar .jpg, .gif, .png e .pdf.
NOTA: Os anexos são um fator importante na filtragem de spam e na avaliação geral da mensagem. Certos tipos de ficheiro em anexos podem aumentar a pontuação de spam de um email. Como resultado, as mensagens que contêm esses anexos têm maior probabilidade de ser rejeitadas ou filtradas. Estes tipos de ficheiro não são diretamente proibidos, mas estão normalmente associados a um risco mais elevado, o que pode afetar a capacidade de entrega.
Abaixo podes consultar uma lista de extensões de anexos que podem afetar negativamente a entrega de emails:
.ace .arj .cue .smi .zpaq .ade .adp .apk .appx .appxbundle .Bat .cab .chm .cmd .cpl .diagcab .diagcfg .diagpack .dll .dmg .ex .ex_ .exe .hta .img .ins .iso .isp .jar .jnlp .js .jse .lib .lnk .mde .mjs .msc .msi .msix .msixbundle .msp .mst .nsh .pif .ps1 .scr .sct .shb .sys .vb .vbe .vbs .vhd .vxd .wsc .wsf .wsh .xll .app .application .appref-ms .msh .msh1 .msh2 .msu .pl .ps2 .py .pyc .pyo .pyw .pyz .pyzw .reg .scf .shs .theme .vhdx .vsmacros .website .ws
Opção de anulação da subscrição
O email deve ser identificado como anúncio, se for isso que estás a enviar.
Inclui uma ligação de anulação da subscrição fácil de encontrar. O cumprimento dos regulamentos anti-spam é crucial. Respeitar os pedidos de anulação da subscrição gera confiança junto dos destinatários.
Versão em texto simples juntamente com HTML
Alguns clientes de email podem não apresentar HTML corretamente. Incluir uma versão em texto simples garante acessibilidade para todos os destinatários.
Se for possível, evita usar cores diferentes nos tipos de letra.
Configuração do domínio
Verifica os registos SPF, DKIM e DMARC. Os registos Sender Policy Framework (SPF) permitem aos proprietários de domínios publicar uma lista de endereços IP autorizados a enviar emails em seu nome. O objetivo é reduzir a quantidade de spam e fraude, tornando muito mais difícil que remetentes maliciosos disfarcem a sua identidade. O Domain Keys Identified Mail (DKIM) ajuda-te a proteger a tua empresa contra spam por email e tentativas de phishing. Fornece um método para validar a identidade de um nome de domínio associada a uma mensagem através de autenticação criptográfica. O Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) ajuda a proteger o teu domínio contra spoofing de email e phishing, definindo como os emails não autorizados devem ser tratados. Os domínios sem registos de autenticação devidamente configurados têm uma probabilidade significativamente maior de sofrer:
- colocação na pasta de spam;
- atrasos na entrega;
- restrições relacionadas com a reputação;
- ou rejeição da mensagem pelos fornecedores recetores.
Recomendamos vivamente a configuração dos três métodos de autenticação para qualquer domínio usado no envio de email.
Verifica o teu IP e domínio em listas negras. Se o teu IP ou domínio estiver numa lista negra, deves colocá-lo na lista branca ou contactar o teu fornecedor de serviços de email antes de enviares emails.
Se usares um nome de domínio registado recentemente ou se nunca tiver sido usado para enviar emails, é necessário aquecê-lo para melhorar a capacidade de entrega. Podes consultar este guia: Como aquecer o teu domínio de envio de email
Outras recomendações
Não recomendamos a compra de listas de emails. É prática comum comprar listas de potenciais clientes. No entanto, muitos endereços de email nessas listas não estão corretos e o teu IP/domínio pode entrar rapidamente numa lista negra por envio em massa. É melhor enviares emails individuais a pessoas reais.
Verifica como os teus emails são entregues. Podes criar diferentes contas de email com fornecedores de email populares como Google, Yahoo, entre outros, e enviar-lhes emails de teste.
Envia emails aos teus clientes regularmente e instrui os teus destinatários sobre como colocar o teu endereço de email na lista branca.
Embora os sistemas anti-spam sejam hoje em dia bastante avançados e devam bloquear cerca de 90,9% dos emails de spam, é importante notar que nenhum sistema é suficientemente perfeito para bloquear 100% dos emails de spam para todos os utilizadores (pelo menos por agora).
Quando um email que contém spam é incorretamente identificado como legítimo e é entregue na Caixa de entrada, isso chama-se um falso negativo. Por exemplo, links que parecem ser de sites familiares, mas que na verdade conduzem a sites de phishing. Então, que fatores contribuem para a ocorrência de falsos negativos?
Um novo padrão de spam que o sistema ainda não conhece. Como a maioria dos filtros anti-spam usa tecnologia de aprendizagem automática, estão constantemente a aprender em tempo real, o que significa que novos padrões de spam são adicionados à sua base de dados para identificar esses emails e bloqueá-los. Ao mesmo tempo, os spammers fazem o mesmo. Ao tentarem constantemente adaptar-se às novas realidades para enganar os filtros anti-spam, criam novos padrões que os sistemas podem não identificar de imediato.
Filtragem subjetiva de conteúdo. Em alguns casos, a filtragem de conteúdo pode ser complicada. Enquanto algumas coisas são fáceis de identificar, o conteúdo do email não é preto no branco. Claro que existem indicadores conhecidos de spam: domínios bloqueados, TLDs que são mais usados para enviar spam, anexos de ficheiros executáveis ou palavras-chave de spam conhecidas contidas no email. No entanto, as diretrizes de conteúdo para spam estão sempre a mudar, tal como o nosso mundo. É isso que por vezes dificulta que os sistemas anti-spam distingam se determinado email é spam ou ham.
Os utilizadores podem ter opiniões diferentes sobre o que é considerado spam. A definição de spam pode ser muito subjetiva para a maioria dos destinatários. Alguns referem-se a ele simplesmente como comunicação indesejada (incluindo anúncios legítimos que já não desejam receber), mesmo que esses emails não apresentem fatores de spam.
Estes tipos de emails normalmente não são considerados spam pelos sistemas anti-spam e, por isso, podem chegar à tua caixa de entrada:
Emails de marketing direto e newsletters com os quais os utilizadores concordaram (por exemplo, ao subscreverem);
Emails transacionais (por exemplo, recibos, confirmações, faturas, etc.);
Avisos de renovação automática ou de "renovação próxima" (para os serviços que compraste voluntariamente);
Notificações de devolução de email;
Mensagens enviadas ao destinatário por engano.
Ao mesmo tempo, o spam pode ser reconhecido pelas suas promessas exageradas, sentido de urgência e objetivos comerciais. Aqui estão algumas coisas a que deves prestar muita atenção ao verificar um potencial email de spam:
Remetente
Antes de mais, os spammers usam endereços de email longos (utilizando serviços de email gratuitos como Gmail, Yahoo, etc.) que contêm uma combinação aleatória de letras e números. Por exemplo, ell45704truiw@gmail.com.
Além disso, podem fazer-se passar por organizações reputadas para obter acesso aos teus dados. Por exemplo, podes encontrar endereços de email falsos que se assemelham aos verdadeiros (como @paypai.com para PayPal ou @nelflix.com para Netflix, que não são os seus domínios). Por vezes é difícil perceber a diferença de imediato, por isso é muito importante olhar atentamente para o remetente, especialmente antes de clicares em links no email ou de lhe responderes.
Idioma
Erros tipográficos, ortografia incorreta, erros gramaticais óbvios ou semelhança com um texto mal traduzido de outra língua também são sinais evidentes de um email de spam. Os emails promocionais válidos de fontes reputadas normalmente não contêm esses erros, uma vez que têm cuidado com os seus textos.
Links
Em geral, se receberes um email desconhecido, não te apresses a clicar em quaisquer links, pois isso pode levar à fuga dos teus dados ou podes simplesmente descarregar um vírus. Os spammers podem usar URLs encurtados (como bit.ly, tinyurl.com, tiny.cc, etc.) para disfarçar os links para recursos fraudulentos que usam para obter as tuas informações pessoais, dados de cartão de crédito, palavras-passe, etc. Em alguns casos, estes links podem levar ao descarregamento de um ficheiro no teu PC. Para te protegeres, recomenda-se que não abras os links de todo se não tiveres a certeza sobre o remetente, ou que os verifiques num verificador de links online.
Alegações irrealistas
Se receberes um email a oferecer a compra de algo a um preço ridiculamente baixo ou a oferecer uma recompensa monetária/prémio, muito provavelmente estás perante uma mensagem de spam. O melhor a fazer é apagar o email e denunciá-lo como spam.