On nous demande souvent comment choisir une adresse e-mail. Choisir une adresse e-mail — à la fois mémorable et professionnelle — est plus complexe qu’il n’y paraît au premier abord. Et ce ne sont pas seulement les entreprises qui posent la question. Les clients ayant des comptes personnels demandent aussi quelle est la meilleure façon de choisir la bonne adresse e-mail.
Alors, entrons directement dans le vif du sujet et passons tout en revue, en commençant par les petites entreprises qui veulent s’assurer de choisir une adresse e-mail simple et professionnelle.
Intégrez le nom de votre entreprise à votre adresse e-mail
C’est un conseil simple, mais c’est celui qui change le plus la donne. Si vous choisissez une adresse e-mail professionnelle qui inclut le nom de votre entreprise, cela vous apportera de grands avantages. Les raisons pour lesquelles mériteraient un article à elles seules, mais croyez-nous, c’est le moyen le plus simple de transmettre une image professionnelle. Pensez aux messages de spam les plus convaincants que vous recevez — ceux qui passent votre premier filtre interne et nécessitent un examen plus attentif. Si vous êtes comme moi, la première chose que vous ferez avec ce type de messages sera de vérifier l’adresse d’envoi. Tout ce qui vient de @gmail ou @hotmail déclenche immédiatement des signaux d’alarme lorsqu’il est censé s’agir d’un message provenant d’une entreprise enregistrée. Mettre le nom de votre entreprise dans votre adresse e-mail, surtout si vous exercez déjà en ligne, est un moyen incroyablement simple et abordable d’avoir l’air légitime et, par extension, de rendre plus difficile pour d’autres de se faire passer pour votre entreprise. Cela ressemblerait à yourname@yourbusiness.com. Nous verrons plus tard comment tout configurer — car le processus est le même pour les clients particuliers comme pour les professionnels.
Imaginons donc que vous l’ayez déjà fait. Que pourriez-vous vouloir envisager d’autre ?
Structure d’une adresse e-mail
Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte lorsqu’il s’agit de styliser votre adresse e-mail. Dans l’ensemble, vous pouvez faire ce que vous préférez — après tout, il n’existe pas de structure universellement admise. Chaque entreprise utilise ce qui lui convient le mieux selon ses besoins. Mais il y a quelques éléments à considérer.
Devez-vous utiliser votre prénom et votre nom dans votre adresse e-mail ?
Utiliser vos deux noms a tendance à paraître plus professionnel et, bien sûr, évite toute ambiguïté dans les grandes entreprises où plusieurs personnes peuvent partager le même prénom.
Si vous utilisez vos deux noms, devez-vous mettre un point ?
Utiliser un point est un moyen efficace de séparer le prénom et le nom. Cela permet d’identifier plus clairement le prénom et le nom, mais il est aussi tout à fait acceptable de les présenter sans point (en un seul mot).
Qu’en est-il de la confidentialité ?
Utiliser vos deux noms dans votre adresse e-mail professionnelle signifie que toute personne qui vous rencontre et connaît votre nom ainsi que votre entreprise peut deviner votre adresse e-mail. Cela peut être à la fois une bonne et une mauvaise chose. Vous pourriez vouloir échanger un peu de transparence contre davantage de confidentialité. Par exemple, en utilisant des initiales et le nom de famille (ex. : J. Brown@example.com) au lieu du nom complet.
Qu’en est-il des autres caractères spéciaux ?
Même si les points conviennent, il vaut mieux éviter d’utiliser d’autres caractères spéciaux. Ils ne sont pas standard et peuvent prêter à confusion (s’agit-il d’un tiret demi-cadratin, d’un tiret cadratin ou de tout autre chose ?). L’utilisation de caractères non standard peut rendre les adresses e-mail difficiles à retenir correctement et à énoncer à l’oral — sans même parler des variations régionales des caractères spéciaux et du fait que certains ne sont pas autorisés dans les adresses e-mail.
Pour les fonctions qui exigent un haut niveau de sécurité, vous pouvez aussi utiliser des e-mails basés sur un rôle ou un service, tels que :
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Pour ma propre entreprise, j’utilise simplement jamie@ — à mes yeux, cela paraît moins formel, plus convivial, et en tant qu’entreprise unipersonnelle, il me semblait inutilement formel d’utiliser mes deux noms avec mes clients. Parfois, j’apprécie aussi le niveau supplémentaire d’anonymat que cela procure.
Que sont les alias, et mon entreprise en a-t-elle besoin ?
Une adresse e-mail et un alias remplissent des fonctions différentes, et comprendre leurs différences peut vous aider à décider si vous avez besoin des deux.
Une adresse e-mail est toujours liée à une boîte mail spécifique — cela signifie qu’elle dispose d’un identifiant de connexion, d’un espace de stockage pour les messages et de la capacité d’envoyer des messages. En général, elle est utilisée par une seule personne. Un alias est légèrement différent — c’est une adresse e-mail supplémentaire qui transfère les e-mails vers une ou plusieurs boîtes mail existantes. Il ne possède pas sa propre boîte de réception ni son propre espace de stockage. Lorsqu’un e-mail est envoyé à un alias, il est automatiquement redirigé vers la boîte mail associée.
Fonctions des alias
Gérer de gros volumes de courrier
Les alias e-mail sont particulièrement utiles pour les entreprises qui reçoivent de gros volumes de courrier entrant. Tout d’abord, ils permettent une meilleure organisation des e-mails ; par exemple, vous pouvez trier les e-mails selon l’adresse dont ils proviennent (ex. : clients, fournisseurs, etc.).
Confidentialité
De nombreuses personnes choisissent les types d’adresses que nous avons listés ci-dessus comme alias afin de préserver l’anonymat des membres du personnel. En particulier pour les réclamations ou d’autres communications délicates, le personnel appréciera probablement de ne pas être directement associé (par son nom) aux e-mails qu’il envoie. Cela nous amène naturellement au principal avantage des adresses e-mail alias…
Partager le courrier
La fonction la plus utile des adresses alias est peut-être de transférer les messages qu’elles reçoivent vers plusieurs boîtes de réception, afin que chaque membre d’un service ou d’une équipe soit inclus dans la boucle. Vous connaissez sûrement des alias comme returns@ ou help@ — mais choisissez ceux qui correspondent le mieux à votre entreprise.
En un coup d’œil
Top 10 des alias et boîtes mail les plus utilisés
Vous avez besoin d’exemples des meilleures adresses e-mail à utiliser pour faciliter la vie de votre entreprise ? Voici les 10 adresses e-mail les plus choisies par nos clients pour leurs boîtes mail et leurs alias.
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Comme vous pouvez le voir dans cette liste, les entreprises utilisent principalement ces adresses pour désigner différents services et fluidifier les communications au sein de leur organisation.
Comment choisir une adresse e-mail personnelle
Maintenant que vous avez votre e-mail professionnel, pouvez-vous aussi améliorer votre adresse e-mail personnelle ? Comment donner une apparence professionnelle à votre adresse classique de type Gmail ou Hotmail ?
Soyons honnêtes, il y a déjà vingt ans, nous devions ajouter notre année de naissance à notre e-mail pour le différencier. Avec de plus en plus de personnes ayant plusieurs comptes, l’avenir semble encore plus sombre. jamielong90@ a bien meilleure allure que jamielong2819532@ — sans parler du fait qu’il sera bien plus difficile à mémoriser. Alors, que pouvons-nous faire ? Existe-t-il d’autres astuces pour obtenir la bonne adresse e-mail ?
Tout d’abord, souvenez-vous des règles ci-dessus
Tout simplement parce que presque toutes s’appliquent ici aussi. Évitez tout ce qui est comique, les caractères inhabituels qui pourraient prêter à confusion, etc. Si vous choisissez des chiffres, essayez de leur donner une signification pour vous ou, si ce n’est pas possible, rendez-les mémorables (jamielong666@) — plutôt que d’inclure votre date de naissance complète (jamielong111190@).
Évitez de trop compliquer les choses, surtout l’orthographe
Il peut être tentant d’ajouter quelques lettres à votre nom parce que vous vous en souvenez facilement et que c’est disponible jamieielongng — mais je vous garantis que cela finira par créer de la confusion à longng terme. Si votre nom est naturellement très difficile à épeler ou est souvent confondu avec un autre, vous pourriez en réalité vouloir le simplifier ou le raccourcir pour vous faciliter la vie lors des inévitables moments où il faut l’épeler au téléphone.
Envisagez plutôt d’utiliser des surnoms ou des loisirs
JohnGuitar@ peut être plus disponible que JohnSmith@, et probablement aussi plus mémorable. N’oubliez pas simplement que le mot que vous choisissez doit durer dans le temps. Si ce n’est pas quelque chose qui vous passionne vraiment, cela pourrait devenir une adresse e-mail que vous regretterez.
Changer d’adresse e-mail plus tard est une contrainte qu’il vaut mieux éviter autant que possible, surtout si vous prévoyez de l’utiliser comme identifiant de connexion pour plusieurs sites web ou comptes.
Évitez d’inclure trop d’informations personnelles
Personne ne suggère d’y mettre le nom de jeune fille de votre mère ou le nom de votre premier animal, mais évitez d’utiliser votre date de naissance complète, des informations d’adresse ou tout autre élément qui pourrait poser des problèmes de sécurité entre de mauvaises mains. N’oubliez pas que votre adresse est visible publiquement.
Choisissez un domaine public ou un fournisseur d’e-mail moins connu
Les domaines publics sont ceux que tout le monde peut utiliser pour enregistrer une adresse e-mail — ce sont vos gmails et hotmails.
Certains grands noms proposent d’autres options de domaines publics (moins connues) qui peuvent offrir une meilleure disponibilité que leurs plus populaires. Par exemple, en plus de leur emblématique @hotmail, Microsoft nous a aussi permis d’enregistrer des adresses en @live, @outlook et @msn au fil des ans, ainsi que des variantes utilisant des domaines nationaux (comme .co.uk). De même, Apple a utilisé @mac.com, @icloud.com, entre autres, au fil des années.
Chercher les offres moins populaires des géants pourrait vous permettre de créer une adresse e-mail plus proche de ce que vous souhaitez. L’avantage, c’est que vous aurez toujours une extension de domaine mémorable et un nom bien mieux adapté.
Affirmez votre personnalité en utilisant un domaine personnel dans votre adresse e-mail
Mais pourquoi vous contenter des miettes tombées d’un buffet vieux de vingt ans, quand vous pouvez créer votre propre festin entièrement nouveau ?
Parce que vous n’avez pas besoin d’avoir une entreprise (ni même de gérer un site web) pour enregistrer un domaine et profiter de tous les avantages que nous avons décrits pour les entreprises. Enregistrer votre propre domaine commence à environ un dollar par an, sans jamais vous ruiner.
Avoir votre propre formule e-mail signifie que vous pouvez pratiquement choisir ce que vous voulez comme nom, puisque vous possédez le domaine (et que le domaine est lui aussi personnalisé). Vous pourriez avoir jamie@greatdesigns.art ou le bon vieux jamie@jamielong.com si vous manquez d’inspiration. Les possibilités semblent soudain infinies — mais sûrement que ce n’est pas facile à configurer. Il faut probablement être une entreprise ou quelque chose comme ça…
Configurer votre adresse e-mail personnalisée sans site web/hébergement
En réalité, non. C’est incroyablement facile à configurer. Vous serez peut-être surpris d’apprendre que vous n’avez pas besoin d’hébergement ni d’un véritable site web pour avoir votre propre adresse e-mail personnalisée !
Le moyen le plus simple de configurer un compte e-mail de ce type est d’enregistrer un domaine, puis simplement d’ajouter un service de messagerie prêt à l’emploi qui s’occupe de la partie difficile pour vous. Vous pouvez créer votre boîte mail, configurer les enregistrements de messagerie et obtenir de l’espace de stockage sans avoir besoin d’une formule d’hébergement. Vous pouvez même recevoir des messages dans votre application e-mail préférée.
Passer au mobile et faire le bon choix pour vous
Soyons honnêtes, nous sommes tous habitués à l’application sur nos téléphones, donc une adresse e-mail qui peut facilement y être ajoutée est un énorme avantage. C’est facile à configurer et cela fonctionne avec tous les fournisseurs qui autorisent les intégrations IMAP/SMTP. C’est tout ce à quoi vous devez faire attention au moment de choisir. Assurez-vous donc de consulter différentes formules e-mail pour les entreprises afin de vous assurer de choisir celle qui vous convient.
Vous pouvez même migrer votre e-mail existant vers un meilleur service si nécessaire.
N’oubliez pas, tout dépend de vous et de vos besoins.
Questions fréquemment posées
La bonne adresse e-mail dépend de ce que vous en attendez. Cependant, avec un compte e-mail professionnel, vous devriez pouvoir choisir presque tout ce que vous voulez comme adresse e-mail, sans les problèmes de disponibilité que vous rencontreriez avec quelque chose comme Gmail ou Outlook.
Une adresse e-mail est composée de deux parties : le nom et le domaine, séparés par le symbole @. En général, elle ressemble à name@business.com.
Vous pourriez prendre en compte à la fois la transparence et la confidentialité lorsque vous réfléchissez à la forme du nom à utiliser dans une adresse e-mail. Voulez-vous que tout le monde puisse vous identifier en ligne, ou préféreriez-vous conserver un certain degré d’anonymat ? Selon votre préférence, vous pourriez envisager une variante parmi les suivantes : Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com, ou même quelque chose de non lié comme manager@business.com.
Il n’existe pas d’adresses e-mail automatiquement bonnes ou mauvaises (à l’exception de celles qui sont manifestement non professionnelles). Tout dépend de vos préférences, de la façon dont vous voulez que vos lecteurs vous perçoivent et de la tonalité que vous souhaitez adopter.
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