Comment s’adresser à plusieurs personnes dans un e-mail : bonnes pratiques

L’e-mail consiste avant tout à créer des liens. Plus vous envoyez d’e-mails avec succès, plus vous créez de liens. Voici comment le faire correctement.

Pourquoi il est important de s’adresser correctement à plusieurs personnes dans un e-mail

Un e-mail de groupe est comme n’importe quel autre e-mail. Votre principal objectif doit être le professionnalisme et les règles de savoir-vivre par e-mail. L’e-mail est avant tout un moyen de communication professionnel, ce qui signifie que ce que vous envoyez compte. Cela compte pour les relations futures et les résultats à venir.

Il s’agit aussi de faire en sorte que les gens se sentent considérés, mais c’est plus difficile lorsque vous envoyez des e-mails de groupe.

Comment s’adresser à plusieurs personnes dans un e-mail ?

Votre principal critère doit être la taille du groupe et les personnes incluses. Pour les petits groupes, par exemple si vous vous adressez à deux personnes dans un e-mail, vous devriez saluer les gens par leur nom pour rendre le message plus personnel.

Pour les groupes plus importants, une salutation générale comme « Bonjour l’équipe » ou « Chers collègues » est généralement plus pratique. Veillez à respecter les titres officiels tels que Professeur, Dr ou M., et réfléchissez soigneusement à l’ordre des noms. Vous pouvez choisir de les classer selon l’ancienneté, de mettre les clients avant les membres de l’équipe interne, ou simplement d’utiliser l’ordre alphabétique pour garder les choses simples.

S’ils sont dans l’e-mail, nommez-les

Citer les personnes par leur nom est la façon la plus personnelle de commencer votre e-mail. Cela instaure le respect et donne à chacun le sentiment d’être inclus. Nous vous recommandons de ne citer les personnes par leur nom que pour des groupes de 2 à 4 personnes. Au-delà, cela peut commencer à paraître un peu ridicule.

Gardez à l’esprit que, dans certaines cultures et certains pays, utiliser les prénoms n’est pas toujours approprié dans les premiers e-mails, alors veillez à respecter votre propre contexte local. Vous devrez peut-être passer aux noms de famille accompagnés de M. ou Mme pour les premiers e-mails avant d’avoir établi une relation.

La bonne façon de saluer par le prénom :

• Bonjour John, Maria et Sam,

• Bonjour Alex, Jamie et Taylor,

• Bonjour Chris et Morgan,

Bien réussir les salutations de groupe

Il est souvent plus facile de faire en sorte que chacun se sente respecté lorsque vous envoyez un e-mail à une ou deux personnes. Mais lorsqu’il s’agit de s’adresser à un groupe dans un e-mail, cela devient plus difficile. Plus le groupe est grand, plus le contexte entre en jeu.

Quand nous parlons de contexte, nous faisons référence à l’objectif de l’e-mail. Si vous informez une équipe soudée des préparatifs de la fête de Noël, le ton sera très différent de celui utilisé lorsque vous communiquez avec des cadres supérieurs ou dans un environnement d’entreprise plus structuré.

Lorsque vous envoyez des e-mails entre services, à des responsables, des clients ou des partenaires externes, il est plus prudent d’adopter un ton légèrement plus formel, surtout si vous vous présentez pour la première fois. Entre amis ou collègues proches, vous pouvez être un peu plus décontracté.

La bonne façon de saluer un groupe :

Salutations informelles :

• Bonjour l’équipe !

• Bonjour à tous,

Salutations formelles de groupe :

• Chers collègues,

• Bonjour !

• Bonjour à tous,

• Chère équipe de direction,

La meilleure façon d’utiliser les titres formels

Devenir docteur dans n’importe quelle discipline n’est pas facile, et après tous leurs efforts, la plupart s’attendront à ce que vous utilisiez leur titre officiel. Ici, nous ne parlons pas seulement des médecins au sens médical — il peut aussi s’agir de professeurs d’université, de titulaires d’un doctorat en commerce, et la liste continue. Mais quel que soit le titre, il est important de le respecter dans vos communications par e-mail.

Lorsque vous envoyez un e-mail à un Dr, un professeur, un M., une Mme, etc., votre destinataire s’attendra très probablement à un ton professionnel. Cela signifie qu’il faut éviter les salutations trop décontractées et veiller à la cohérence entre toutes les personnes mentionnées dans l’e-mail. Cela signifie qu’il ne faut pas utiliser un titre pour une personne et pas pour une autre dans le même e-mail.

La hiérarchie est également importante. Si vous avez plusieurs destinataires avec des titres, essayez de les énumérer dans l’ordre. Cela signifie Professeur avant Docteur et Docteur avant M., etc.

La bonne façon d’utiliser les titres :

• Cher Dr Lee, Mme Carter et M. Brown,

• Cher Dr Smith et l’équipe,

• Chers directeurs et chefs de département.

• Chère équipe de direction,

Comment inclure tout le monde avec respect

Dans les environnements professionnels, l’ancienneté est toujours respectée. Les PDG prononcent le discours le plus important, ont le meilleur bureau de l’immeuble et obtiennent généralement la meilleure place à la table. Les e-mails ne font pas exception.

Lorsque vous vous adressez à plusieurs personnes dans un e-mail, l’ordre des noms et l’usage de la ponctuation peuvent subtilement exprimer le respect. L’ordre dans lequel vous listez les destinataires doit être intentionnel. Cela signifie mentionner d’abord les personnes les plus haut placées et en dernier celles qui le sont le moins.

Vous devrez peut-être aussi tenir compte des personnes qui travaillent en dehors de votre entreprise et de vos collègues internes. Ici, lister d’abord les collaborateurs externes peut témoigner de votre respect, surtout si vous recherchez un partenariat à long terme. Une fois l’ancienneté et la distinction interne/externe prises en compte, il peut être judicieux d’organiser le reste par ordre alphabétique.

Comment inclure tout le monde avec respect :

• Hiérarchie ou ancienneté – Dans un cadre formel ou d’entreprise, listez d’abord la personne la plus haut placée. Par ex., Cher Dr Evans, Mme Khan et M. Patel,

• Externe avant interne –Lorsque vous envoyez un e-mail à des clients en même temps qu’à votre équipe interne, listez d’abord le client. Par ex., Chère Mme Roberts et l’équipe.

• Ordre alphabétique – Lorsque tout le monde est sur un pied d’égalité, l’ordre alphabétique est l’option la plus sûre. Par ex., Bonjour Angela, Brian et Carlos,

Comment utiliser CC et BCC lorsque vous envoyez un e-mail à plusieurs personnes

Ensuite, vous devrez ajouter les adresses e-mail de plusieurs destinataires. À ce stade, il est utile de comprendre la différence entre CC et BCC.

CC signifie copie carbone. BCC signifie copie carbone invisible. Le mot « invisible » sera votre plus grand indice pour comprendre comment utiliser ces deux options.

• Utilisez CC lorsque les destinataires doivent se voir entre eux et peuvent répondre.

• Utilisez BCC lorsque les destinataires ne doivent pas se voir entre eux (en invisible) et que la confidentialité est requise. En général, c’est la meilleure option pour les e-mails de masse.

Le bon moment pour utiliser CC

L’idée de CC remonte à l’époque des anciennes machines à écrire. Vous glissiez une feuille de papier carbone et obteniez deux copies à la fois. L’e-mail a repris cette même idée, en utilisant CC pour envoyer une copie du message à quelqu’un d’autre.

Lorsque vous ajoutez quelqu’un dans le champ CC, vous ne vous adressez pas directement à cette personne, vous lui envoyez simplement une copie. Par exemple, vous parlez à un client externe et vous voulez tenir votre patron informé. Vous mettriez le client externe dans le champ À, et l’adresse e-mail de votre patron irait dans le champ CC. Ainsi, le client peut voir que votre patron est au courant de la situation.

Le bon moment pour utiliser CC :

• Mise à jour de projet avec supervision – Vous envoyez un e-mail à un collègue au sujet d’une tâche. Votre responsable a besoin de visibilité, mais pas d’agir. Mettez votre responsable en CC pour le tenir informé.

• Collaboration interéquipes– Vous vous coordonnez avec un autre service et souhaitez que les deux équipes restent alignées. Mettez l’autre équipe en CC lorsque vous envoyez un e-mail à votre designer afin de la tenir informée.

• Rapport d’avancement– Vous envoyez une mise à jour hebdomadaire à votre superviseur et copiez les parties prenantes. Vous pouvez mettre votre superviseur en CC afin qu’il puisse suivre vos progrès.

Le bon moment pour utiliser BCC

Les autres destinataires ne peuvent pas voir le champ BCC, mais ils peuvent voir les destinataires dans les champs CC et À. C’est utile si vous voulez envoyer à quelqu’un une copie de l’e-mail sans que les autres destinataires le sachent.

Utilisez BCC pour les grandes listes de diffusion, les annonces publiques ou d’autres situations où les destinataires ne se connaissent pas et ne doivent pas voir les coordonnées des autres. Vous pouvez aussi utiliser BCC pour inclure discrètement quelqu’un dans une conversation.

Le bon moment pour utiliser BCC :

• Newsletter– Vous envoyez une mise à jour de l’entreprise à 300 abonnés. Ajoutez-vous dans le champ À et mettez tous vos abonnés en BCC.

• Liste d’invités – Vous invitez 100 invités externes qui ne se connaissent pas. Ajoutez-les dans le champ BCC afin que l’un d’eux ne fasse pas accidentellement « répondre à tous ».

• Supervision discrète– Un directeur souhaite observer une conversation sans y participer. Ajoutez-le dans le champ BCC afin qu’il puisse observer.

Erreurs à éviter dans les e-mails de groupe

Envoyer un e-mail à plusieurs personnes relève de l’habitude ; cela devient plus facile à chaque fois. Se souvenir des conseils ci-dessous vous aidera à démarrer.

• Surcharger la salutation – Votre e-mail ne doit pas donner l’impression qu’un professeur fait l’appel au début du cours. Si vous avez plus de 3 ou 4 destinataires, utilisez une salutation collective telle que « Bonjour l’équipe ».

• Ton incohérent – Décidez si vous voulez être informel ou formel. « Cher Dr Lee et John » crée un déséquilibre. Adaptez votre niveau de formalité à tous les destinataires et assurez-vous qu’il correspond à la culture de l’entreprise.

• Utiliser le mauvais champ– Abuser de CC rend plus difficile de voir qui doit réellement agir, tandis qu’utiliser BCC dans une conversation collaborative peut sembler secret et nuire à la confiance.

• Ignorer la hiérarchie ou les normes culturelles – Lister les noms dans un ordre aléatoire, omettre les titres ou utiliser des salutations trop décontractées avec la haute direction donnera aux gens le sentiment d’être irrespectés.

• Oublier des participants clés dans la salutation– Tout le monde veut se sentir apprécié. Si vous envoyez un e-mail à quelques personnes, pensez à les mentionner toutes afin que chacun se sente respecté.