Hébergement e-mail vs fournisseurs d’e-mail gratuits

Vous êtes-vous déjà demandé combien il existe de fournisseurs d’e-mail ? Quand on y réfléchit vraiment, on se rend vite compte qu’il existe des centaines de plateformes dans le monde, et leur nombre n’a cessé d’augmenter depuis les débuts de l’e-mail. 

Les plateformes d’e-mail proposent généralement soit des e-mails gratuits, soit des e-mails professionnels. Les e-mails gratuits vous permettent de créer une adresse e-mail sur le domaine du fournisseur, comme @google.com. Ils sont rapides et faciles à configurer, et gratuits. C’est une bonne nouvelle pour votre portefeuille, mais cela peut être une mauvaise nouvelle pour la réputation et la crédibilité de votre entreprise. 

À l’inverse, vous avez l’hébergement e-mail ou les e-mails professionnels. Ils sont eux aussi rapides et faciles à configurer, mais nécessitent de petits frais mensuels ou annuels. Mais ils peuvent faire des merveilles pour votre crédibilité lorsque vous envoyez des e-mails d’entreprise, et ils incluent généralement une meilleure délivrabilité et une meilleure sécurité.  En fin de compte, envoyer depuis @mybusiness.com inspire davantage confiance aux clients. 

Pourquoi payer pour quelque chose que vous pouvez obtenir gratuitement ?

Pourquoi ne pas utiliser un e-mail gratuit ? Il est facile d’imaginer qu’obtenir gratuitement votre formule e-mail auprès de l’une des grandes entreprises signifie que vous êtes gagnant. Après tout, en période de récession, qu’y a-t-il de plus important que le coût ? Alors pourquoi auriez-vous besoin de services d’e-mail payants ?

Eh bien, tout d’abord, comme le dit le mantra, si le produit est gratuit, c’est vous le produit. Et, dans un monde régi par des lois comme le RGPD, les entreprises en particulier ne peuvent pas se permettre de risquer les données privées de leurs clients. Être pris dans une violation de données pourrait avoir des conséquences financières et réputationnelles bien plus graves. Récemment, mon cher Hotmail (désormais rebaptisé Outlook, bien sûr) a introduit pour la première fois des frais sur mon compte, décidant rétroactivement de réduire considérablement mon espace disque à moins que je ne paie. RIP le « freemail ».

Ce fut une décision impopulaire (dans mon bureau composé d’une seule personne, du moins). Ayant rempli l’espace gratuit au fil des ans avec une quantité copieuse d’e-mails (je suis incroyablement populaire auprès des spammeurs), et bien sûr, avec des gigaoctets de pièces jointes qui servent de piètre forme de sauvegarde (ne me dites pas que vous n’ignorez pas la même triste réalité dans votre boîte de réception…)

Cela m’a semblé sournois et, à l’époque, je ne me suis pas rendu compte qu’il existait une solution simple. Mais il y en a une — nous y reviendrons plus tard.

De même, pour obtenir les fonctionnalités les plus avancées de Gmail, vous devez également passer à une offre supérieure. Sous la marque Google Workspace, ces formules tentent d’imiter ce que font de nombreux autres fournisseurs d’e-mail payants en vous permettant d’utiliser votre propre domaine, mais comme elles s’accompagnent de tout un ensemble de fonctionnalités dont l’entreprise moyenne n’a probablement pas besoin, leur prix conséquent de environ 7,20 $ par utilisateur et par mois grimpe rapidement si vous avez une entreprise de taille importante.

Ainsi, même les options « gratuites » ne sont plus vraiment gratuites, et nous n’avons même pas encore commencé. Si vous recherchez des alternatives à Google Workspace plus abordables et plus ciblées, il existe de nombreuses options conçues spécifiquement pour l’e-mail, sans les fonctionnalités superflues.

Qu’est-ce qu’un domaine e-mail gratuit ?

Les e-mails gratuits se terminent généralement par quelque chose comme @gmail.com , @yahoo.com, @microsoft.com, etc. C’est parce que lorsque vous obtenez une adresse sur ce domaine, comme yourname@gmail.com, vous ne possédez ni ne contrôlez le domaine lui-même : ce sont Google, Yahoo ou Microsoft qui le font.

Vous ne possédez pas le domaine
Un domaine partagé signifie que des milliers ou des millions d’utilisateurs envoient des e-mails depuis le même domaine racine. Comme vous ne possédez pas le domaine, vous ne pouvez pas configurer vos propres enregistrements MX, SPF, DKIM ou DMARC. Vous dépendez entièrement de la configuration d’authentification du fournisseur, qui est partagée entre des millions d’utilisateurs.

Manque d’image de marque 
Peu importe si votre e-mail est professionalbusiness@gmail.com, il se termine toujours par @gmail.com, et malheureusement, les clients le remarqueront. C’est parce que les adresses à consonance professionnelle sur un domaine gratuit destiné aux particuliers constituent un schéma courant de phishing, et les gens ont appris à les traiter avec méfiance. De plus, chaque e-mail que vous envoyez depuis un domaine gratuit véhicule la marque du fournisseur, pas la vôtre. Cela signifie que si vous utilisez une adresse e-mail @gmail.com, c’est l’identité de marque de Google qui est renforcée au lieu de la vôtre.

Conçu pour les particuliers, pas pour les entreprises
Les domaines e-mail gratuits sont conçus et développés pour l’utilisateur individuel, pas pour les entreprises. Les fonctionnalités ont tendance à privilégier la commodité personnelle plutôt que les besoins des entreprises, comme la conformité, les journaux d’audit ou les boîtes mail partagées. Cette conception orientée grand public explique aussi pourquoi le webmail gratuit a historiquement été une cible à fort volume pour le spam et les abus de création de comptes ; les barrières de vérification sont faibles et conçues pour faciliter l’inscription, pas pour la sécurité organisationnelle.

Un véritable e-mail professionnel

Et ainsi, nous arrivons enfin au cœur de ce festin numérique. Les fournisseurs payants. Nous ne parlons pas des options de « freemail » payantes que nous avons déjà mentionnées.

Celles-ci offrent quelque chose de tout à fait différent. Très simplement, elles sont conçues pour les entreprises et disposent d’outils et de fonctionnalités uniques qui facilitent grandement la maîtrise des communications professionnelles.

Plus important encore, ces fournisseurs vous permettent d’inclure le domaine de votre entreprise dans les adresses e-mail, afin d’obtenir des adresses professionnelles du type yourname@yourdomain.com. Il existe des moyens de tirer davantage parti de l’e-mail professionnel en étant astucieux dans la création de vos adresses e-mail. Par exemple, en créant des alias d’e-mail, ou en préservant votre anonymat en n’utilisant qu’une partie de votre nom.

Ces adresses inspirent immédiatement la légitimité à toute personne qui les reçoit. Elles indiquent clairement que vous représentez l’entreprise et non un escroc qui se fait passer pour elle (et qui pourrait enregistrer une adresse comme yourbusiness@gmail.com.

Hébergement e-mail vs fournisseurs d’e-mail gratuits

L’hébergement e-mail comme les fournisseurs d’e-mail gratuits vous permettent d’envoyer et de recevoir des e-mails, mais c’est là que s’arrêtent les similitudes. En fin de compte, il existe de vraies différences entre les deux.

E-mail gratuit vs hébergement e-mail professionnel payant

Votre propre nom de domaine – Avec les boîtes de réception gratuites, votre adresse se termine par le domaine de quelqu’un d’autre, comme @gmail.com. Avec l’hébergement, elle se termine par votre domaine, ce qui vous donne l’apparence d’une véritable entreprise.

Pas de publicités – Les fournisseurs d’e-mail gratuits affichent souvent des publicités, car c’est ainsi qu’ils gagnent de l’argent avec un produit gratuit. L’e-mail hébergé est sans publicité puisque vous payez directement pour le service.

Meilleure sécurité –  L’e-mail gratuit offre une protection de base. L’e-mail hébergé inclut généralement des outils de sécurité plus robustes, comme le chiffrement et le filtrage anti-spam, conçus spécifiquement pour protéger une entreprise. 

Plus fiable – Les fournisseurs d’hébergement e-mail sont conçus pour les entreprises qui dépendent de l’e-mail au quotidien, ils ont donc tendance à offrir une meilleure disponibilité, ce qui signifie moins de risques de panne de votre e-mail. 

Une véritable assistance – Avec les fournisseurs d’e-mail gratuits, si quelque chose tourne mal, vous êtes souvent livré à vous-même à chercher dans les forums d’aide. Avec l’hébergement, vous bénéficiez généralement d’une véritable assistance client pour vous aider à résoudre le problème.

Éléments à prendre en compte lors du choix d’un e-mail professionnel

Mais, comme pour tout, il y a des considérations importantes à garder à l’esprit lorsque vous choisissez votre e-mail professionnel.

Les fonctionnalités varient d’une entreprise à l’autre, il est donc judicieux de savoir ce qu’il faut rechercher. Leurs avantages se répartissent généralement dans les domaines suivants.

Sécurité et confidentialité

Chiffrement : Assurez-vous que le service que vous choisissez offre un niveau de chiffrement qui vous convient, en particulier lorsqu’il s’agit de stocker vos données. Bien que certains services gratuits puissent exploiter ces mêmes données pour les vendre à des annonceurs, comme nous l’avons mentionné, l’un des principaux arguments de vente des fournisseurs d’e-mail premium est justement qu’ils ne le font pas. Certains services chiffrent activement vos données lorsqu’elles sont stockées sur des serveurs, de sorte que même si leur sécurité était compromise, vos données ne seraient pas révélées.

Authentification à deux facteurs (2FA) : La prise en charge de l’e-mail 2FA ajoute une couche de sécurité supplémentaire en exigeant une seconde forme de vérification au-delà d’un simple mot de passe. Habituellement, cela prend la forme d’un téléphone ou d’un appareil dédié.

Surveillance active des nouvelles menaces : La chose la plus importante de toutes est peut-être de choisir une entreprise qui continue activement à mettre à jour ses mesures de sécurité pour faire face aux menaces les plus récentes. Vous pouvez probablement obtenir cette information rapidement en consultant sa page d’accueil pour voir les mises à jour récentes, en vérifiant son blog d’entreprise ou en regardant si elle dispose d’une bonne assistance en direct.

Centres de données : En stockant les données à l’aide d’une méthode de stockage distribuée, il existe un niveau de redondance pour le stockage de vos e-mails. Cela signifie qu’il est très peu probable que les données soient perdues comme elles pourraient l’être si vous stockiez tous vos messages sur votre ordinateur personnel et qu’un problème survenait.

Personnalisation et image de marque

Nom de domaine : Comme nous l’avons mentionné, la possibilité d’utiliser votre nom de domaine pour les adresses e-mail est une excellente fonctionnalité que presque toutes les plateformes d’e-mail professionnelles proposent, plaçant votre marque au cœur de leur offre.

Filtres améliorés : Vous permettre de gérer plus efficacement les e-mails est un autre argument de vente clé des services d’e-mail professionnels. Lorsque vous recevez un grand nombre d’e-mails, pouvoir les trier et les classer de différentes manières vous permet de conserver une boîte mail propre et pragmatique.

Boîtes mail multi-utilisateurs : Pour de nombreuses entreprises, la possibilité d’ajouter plusieurs utilisateurs pour les membres du personnel est cruciale. De plus, les alias et les catch-alls (comme info@yoursite.com) peuvent être utiles pour protéger l’identité des employés ou pour permettre à plus d’une personne de surveiller la même boîte mail.

Fiabilité

Garantie de disponibilité : Vous voulez avoir l’esprit tranquille en sachant que vous pouvez accéder à votre e-mail à tout moment, de jour comme de nuit. La fiabilité est un facteur clé lorsqu’il s’agit de choisir votre fournisseur d’e-mail professionnel. Recherchez des garanties d’environ 99,9 % pour être sûr d’obtenir le bon niveau de disponibilité. Parfois, les entreprises offrent des remboursements si elles ne respectent pas leurs garanties. Il vaut la peine de vérifier leur politique à ce sujet afin de savoir à quoi vous en tenir.

Évolutivité : Vous n’avez peut-être pas plusieurs utilisateurs aujourd’hui, mais votre entreprise va, espérons-le, se développer. Choisir un service capable d’évoluer avec votre entreprise, en vous permettant d’ajouter ou de supprimer facilement des comptes, pourrait vous faire gagner beaucoup de temps et d’énergie plus tard.

Assistance client

Comme nous l’avons mentionné à propos de l’importance de s’assurer que l’entreprise reste à jour face aux menaces en ligne, un bon service client est indispensable — surtout si vous débutez avec l’e-mail professionnel. Il existe des options avec chat en direct 24 h/24, vous garantissant de ne jamais attendre longtemps pour obtenir de l’aide si vous en avez besoin.

Gestion du spam

Recherchez des filtres anti-spam robustes qui bloquent efficacement les courriers indésirables tout en minimisant les faux positifs (e-mails légitimes marqués comme spam). Idéalement, vous voulez un filtre anti-spam qui fonctionne bien dès le départ, mais qui vous permette aussi de le remplacer si nécessaire. Surtout, vous devez pouvoir examiner clairement ce qui a été mis en quarantaine, car nous avons tous déjà connu la situation où un e-mail n’arrive pas à cause d’un filtre anti-spam trop agressif.

Options de connexion et d’intégration

Avoir nos e-mails à portée de main à tout moment n’est pas seulement attendu à l’ère moderne, c’est une nécessité. Un fournisseur accessible à tout moment, où que nous soyons, est indispensable. Les meilleures plateformes d’e-mail professionnelles offrent une intégration facile avec les clients de messagerie existants, tels qu’Outlook ou Gmail.

Présentation de Spacemail

Spacemail, par Spaceship, est une nouvelle plateforme d’e-mail de pointe conçue de A à Z pour les entreprises. Elle dispose de tous les outils que nous avons mentionnés dans cet article, de la gestion anti-spam avancée aux mises à jour fréquentes contre les menaces de sécurité.

Vous pouvez facilement l’intégrer à vos logiciels existants pour l’utiliser sur n’importe quel appareil, ou y accéder via le portail webmail en ligne sécurisé à l’aide de votre navigateur préféré. Avec une équipe d’experts du support client disponible 24 h/24 et 7 j/7, prête à vous aider chaque fois que vous en avez besoin.

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