Email hosting vs gratis e-mailproviders

Heb je je ooit afgevraagd hoeveel e-mailproviders er zijn? Als je er echt over nadenkt, besef je al snel dat er wereldwijd honderden platforms zijn, en dat aantal is blijven groeien sinds e-mail voor het eerst begon. 

E-mailplatforms bieden meestal gratis e-mail of zakelijke e-mail aan. Met gratis e-mail kun je een e-mailadres aanmaken onder het domein van de provider, zoals @google.com. Ze zijn snel en eenvoudig in te stellen en gratis. Dat is goed nieuws voor je banksaldo, maar kan slecht nieuws zijn voor de reputatie en geloofwaardigheid van je bedrijf. 

Aan de andere kant heb je e-mailhosting of zakelijke e-mail. Die zijn ook snel en eenvoudig in te stellen, maar vereisen een kleine maandelijkse of jaarlijkse vergoeding. Maar ze kunnen wonderen doen voor je geloofwaardigheid bij het verzenden van bedrijfs-e-mails, en bovendien bieden ze meestal een betere afleverbaarheid en beveiliging.  Uiteindelijk zorgt verzenden vanaf @mybusiness.com voor meer vertrouwen bij klanten. 

Waarom betalen voor iets dat je gratis kunt krijgen?

Waarom geen gratis e-mail gebruiken? Het is gemakkelijk je voor te stellen dat je wint als je je e-mailabonnement gratis krijgt van een van de grote bedrijven. Want wat is er in een recessie nu belangrijker dan kosten? Dus waarom zou je betaalde e-maildiensten nodig hebben?

Nou, om te beginnen is het zoals het mantra zegt: als het product gratis is, ben jij het product. En in een wereld met wetten zoals de AVG kunnen vooral bedrijven het zich niet veroorloven het privégegevens van hun klanten op het spel te zetten. Betrapt worden bij een datalek kan veel ernstigere financiële en reputatieschade hebben. Onlangs voerde mijn eigen geliefde Hotmail (nu natuurlijk Outlook genoemd) voor het eerst kosten in op mijn account, door achteraf te besluiten mijn schijfruimte behoorlijk te verkleinen tenzij ik betaalde. RIP ‘freemail’.

Het was een impopulaire zet (tenminste in mijn kantoor van één). Nadat ik de gratis ruimte in de loop der jaren had gevuld met talloze e-mails (ik ben ongelooflijk populair bij spammers), en natuurlijk gigabytes aan bijlagen die dienen als een gebrekkige vorm van back-up (zeg me dat jij niet dezelfde trieste realiteit in je inbox negeert…)

Het voelde achterbaks, en destijds besefte ik niet dat er een eenvoudige oplossing was. Maar die is er — daarover later meer.

Op dezelfde manier moet je ook upgraden om de meest geavanceerde functies van Gmail te krijgen. Deze abonnementen, onder de merknaam Google Workspace, proberen na te bootsen wat veel andere betaalde e-mailproviders doen door je toe te staan je eigen domein te gebruiken, maar doordat ze gekoppeld zijn aan een heleboel functies die het gemiddelde bedrijf waarschijnlijk niet nodig heeft, loopt het aanzienlijke prijskaartje van ongeveer $7.20 per gebruiker, per maand al snel op als je een groot bedrijf hebt.

Dus zelfs de “gratis” opties zijn niet meer zo gratis, en we zijn nog niet eens begonnen. Als je op zoek bent naar meer betaalbare en gerichte Google Workspace-alternatieven, zijn er genoeg opties die specifiek voor e-mail zijn ontworpen, zonder de extra ballast.

Wat is een gratis e-maildomein?

Gratis e-mailadressen eindigen meestal op iets als @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com, enzovoort. Dat komt omdat wanneer je een adres op dat domein krijgt, zoals yourname@gmail.com, je het domein zelf niet bezit of beheert; Google, Yahoo of Microsoft doen dat.

Je bezit het domein niet
Een gedeeld domein betekent dat duizenden of miljoenen gebruikers e-mail verzenden vanaf hetzelfde hoofddomein. Omdat je het domein niet bezit, kun je je eigen MX-, SPF-, DKIM- of DMARC-records niet configureren. Je bent volledig afhankelijk van de authenticatie-instelling van de provider, die wordt gedeeld door miljoenen gebruikers.

Gebrek aan branding 
Het maakt niet uit of je e-mail professionalbusiness@gmail.com is, hij eindigt nog steeds op @gmail.com, en helaas zullen klanten dat opmerken. Dat komt omdat zakelijk klinkende adressen op een gratis consumentendomein een veelvoorkomend phishingpatroon zijn, en mensen hebben geleerd ze met argwaan te bekijken. Bovendien draagt elke e-mail die je vanaf een gratis domein verstuurt het merk van de provider, niet dat van jou. Dit betekent dat als je een @gmail.com e-mailadres gebruikt, de merkidentiteit van Google wordt versterkt in plaats van die van jezelf.

Gebouwd voor individuen, niet voor bedrijven
Gratis e-maildomeinen zijn ontworpen en gebouwd voor de individuele gebruiker, niet voor bedrijven. Functies geven meestal voorrang aan persoonlijk gemak boven zakelijke behoeften zoals compliance, auditlogs of gedeelde mailboxen. Dit consumentgerichte ontwerp is ook de reden waarom gratis webmail historisch gezien een doelwit met hoog volume is geweest voor spam en misbruik bij het aanmaken van accounts; de verificatiedrempels zijn laag en ontworpen voor eenvoudig aanmelden, niet voor organisatorische beveiliging.

Echte professionele e-mail

En zo komen we eindelijk bij de kern van dit digitale feestmaal. Betaalde providers. We hebben het niet over de betaalde ‘freemail’-opties die we al hebben genoemd.

Deze bieden iets heel anders. Heel eenvoudig: ze zijn ontworpen voor bedrijven en hebben unieke tools en functies die het veel gemakkelijker maken om zakelijke communicatie te beheersen.

Misschien wel het belangrijkste is dat deze providers je toestaan je bedrijfsdomein op te nemen in e-mailadressen, zodat je professioneel ogende adressen zoals yourname@yourdomain.com krijgt. Er zijn manieren om meer uit zakelijke e-mail te halen door slim na te denken over hoe je je e-mailadressen aanmaakt. Denk aan het maken van e-mailaliassen, of het bewaren van je anonimiteit door slechts een deel van je naam te gebruiken.

Deze adressen stralen onmiddellijk legitimiteit uit naar iedereen die ze ontvangt. Ze maken duidelijk dat je van het bedrijf bent en geen oplichter die zich voordoet als iemand anders (die misschien een adres registreert zoals yourbusiness@gmail.com.

E-mailhosting vs gratis e-mailproviders

Zowel e-mailhosting als gratis e-mailproviders stellen je in staat e-mail te verzenden en te ontvangen, maar daar houden de overeenkomsten op. Als je het allemaal terugbrengt tot de kern, zijn er echte verschillen tussen de twee.

Gratis e-mail vs betaalde zakelijke e-mailhosting

Je eigen domeinnaam – Bij gratis inboxen eindigt je adres op iemands anders domein, zoals @gmail.com. Met hosting eindigt het op jouw domein, waardoor je eruitziet als een echt bedrijf.

Geen advertenties – Gratis e-mailproviders tonen vaak advertenties omdat ze zo geld verdienen met een gratis product. Gehoste e-mail is advertentievrij omdat je rechtstreeks voor de dienst betaalt.

Betere beveiliging –  Gratis e-mail wordt geleverd met basisbescherming. Gehoste e-mail bevat doorgaans sterkere beveiligingstools, zoals versleuteling en spamfiltering, die specifiek zijn gebouwd om een bedrijf te beschermen. 

Betrouwbaarder – E-mailhostingproviders zijn gebouwd voor bedrijven die elke dag afhankelijk zijn van e-mail, dus ze bieden meestal een betere uptime, wat betekent dat de kans kleiner is dat je e-mail uitvalt. 

Echte ondersteuning – Bij gratis e-mailproviders sta je er vaak alleen voor en moet je helpforums doorzoeken als er iets misgaat. Met hosting krijg je meestal echte klantenondersteuning om het probleem te helpen oplossen.

Dingen om te overwegen bij het kiezen van e-mail voor je bedrijf

Maar zoals met alles zijn er belangrijke overwegingen om in gedachten te houden wanneer je je zakelijke e-mail kiest.

Functies verschillen van bedrijf tot bedrijf, dus het is een goed idee om te weten waar je op moet letten. Hun voordelen vallen over het algemeen uiteen in de volgende gebieden.

Beveiliging en privacy

Versleuteling: Zorg ervoor dat de dienst die je kiest een niveau van versleuteling biedt waar je tevreden mee bent, vooral als het gaat om het opslaan van je gegevens. Hoewel sommige gratis diensten deze gegevens mogelijk delven om aan adverteerders te verkopen, is, zoals we al noemden, een van de belangrijkste verkoopargumenten van premium e-mailproviders dat ze dit niet doen. Sommige diensten versleutelen je gegevens actief wanneer ze op servers worden opgeslagen, zodat zelfs als hun beveiliging in gevaar zou komen, je gegevens niet openbaar zouden worden.

Tweefactorauthenticatie (2FA): Ondersteuning voor e-mail 2FA voegt een extra beveiligingslaag toe door een tweede vorm van verificatie te vereisen naast alleen een wachtwoord. Meestal is dit in de vorm van een telefoon of een speciaal apparaat.

Actief nieuwe bedreigingen monitoren: Misschien wel het allerbelangrijkste is het kiezen van een bedrijf dat zijn beveiligingsmaatregelen nog steeds actief bijwerkt om met de nieuwste bedreigingen om te gaan. Je kunt deze informatie waarschijnlijk snel achterhalen door hun homepage te scannen op recente updates, hun bedrijfsblog te bekijken of te zien of ze goede live ondersteuning hebben.

Datacenters: Door gegevens op te slaan met behulp van een gedistribueerde opslagmethode, is er een zekere mate van redundantie in je e-mailopslag. Dit betekent dat gegevens zeer waarschijnlijk niet verloren gaan zoals dat zou kunnen gebeuren als je al je berichten op je persoonlijke computer opslaat en daar iets mis mee gaat.

Aanpassing en branding

Domeinnaam: Zoals we al noemden, is de mogelijkheid om je domeinnaam te gebruiken voor e-mailadressen een geweldige functie die bijna alle professionele e-mailplatforms bieden, waarbij je merk centraal staat in wat ze doen.

Verbeterde filters: Je e-mails effectiever kunnen beheren is nog een belangrijk verkoopargument van professionele e-maildiensten. Wanneer je enorme aantallen e-mails ontvangt, stelt de mogelijkheid om ze op verschillende manieren te sorteren en classificeren je in staat een schone en pragmatische mailbox te behouden.

Mailboxen voor meerdere gebruikers: Voor veel bedrijven is de mogelijkheid om meerdere gebruikers voor personeelsleden toe te voegen cruciaal. Daarnaast kunnen aliassen en catch-alls (zoals info@yoursite.com) een nuttige functie zijn als het gaat om het beschermen van de identiteit van werknemers, of om meer dan één persoon dezelfde mailbox te laten bewaken.

Betrouwbaarheid

Uptimegarantie: Je wilt de gemoedsrust hebben dat je op elk moment, dag en nacht, toegang hebt tot je e-mail. Betrouwbaarheid is een sleutelfactor bij het kiezen van je professionele e-mailprovider. Zoek naar garanties van ongeveer 99,9% om er zeker van te zijn dat je het juiste niveau van uptime krijgt. Soms bieden bedrijven vergoedingen aan als ze hun garanties niet nakomen. Het is de moeite waard hun beleid hierover te controleren, zodat je weet waar je aan toe bent.

Schaalbaarheid: Misschien heb je nu nog geen meerdere gebruikers, maar hopelijk groeit je bedrijf. Het kiezen van een dienst die met je bedrijf kan meegroeien en waarmee je eenvoudig accounts kunt toevoegen of verwijderen, kan je later veel tijd en energie besparen.

Klantenondersteuning

Net zoals we noemden dat het belangrijk is ervoor te zorgen dat het bedrijf up-to-date blijft met online bedreigingen, is een goede klantenserviceafdeling een must — vooral als je nieuw bent met professionele e-mail. Er zijn opties met 24-uurs livechat, zodat je nooit lang hoeft te wachten op hulp als je die ooit nodig hebt.

Spambeheer

Zoek naar robuuste spamfilters die ongewenste e-mail effectief blokkeren en tegelijkertijd fout-positieven (legitieme e-mails die als spam worden gemarkeerd) tot een minimum beperken. Idealiter wil je een spamfilter dat direct goed werkt, maar je ook toestaat het indien nodig te overrulen. Bovenal wil je duidelijk kunnen zien wat in quarantaine is geplaatst, want we hebben het allemaal wel eens meegemaakt dat een e-mail niet aankomt door een overactief spamfilter.

Verbindings- & integratieopties

Onze e-mails altijd binnen handbereik hebben is in deze moderne tijd niet alleen verwacht, het is een noodzaak. Een provider die altijd toegankelijk is, waar we ook zijn, is een must. De beste professionele e-mailplatforms bieden eenvoudige integratie in bestaande e-mailclients, zoals Outlook of Gmail.

Maak kennis met Spacemail

Spacemail, van Spaceship, is een nieuw ultramodern e-mailplatform dat vanaf de basis is gebouwd voor bedrijven. Het heeft alle tools die we in dit artikel hebben genoemd, van geavanceerd antispambeheer tot frequente updates over beveiligingsdreigingen.

Je kunt het eenvoudig integreren in je bestaande software voor gebruik op elk apparaat, of er toegang toe krijgen via het beveiligde online webmailportaal met je favoriete browser. Met een 24/7 klantenondersteuningsteam van experts, klaar om een handje te helpen wanneer je ze nodig hebt.

Ken je onze eenvoudige Migration Tool? Hiermee kun je bestaande e-mailinhoud die je hebt naar je Spacemail-abonnement verplaatsen. Het maakt overstappen eenvoudig, en je behoudt gemakkelijke toegang tot de belangrijke e-mails in je bestaande account. Probeer Spacemail vandaag nog, vanaf slechts $0.41 per maand. Je kunt zelfs kiezen voor een gratis proefperiode van 30 dagen. Je hebt niets te verliezen door ons gloednieuwe, ultramoderne e-mailplatform te proberen.