Configurez facilement votre e-mail professionnel

Vous êtes probablement ici parce que vous voulez savoir comment configurer l’e-mail pour votre entreprise sans que cela soit compliqué. Peut-être vous êtes-vous déjà renseigné, mais certains articles vous ont découragé à cause de la difficulté apparente.

Eh bien, ne vous inquiétez pas. Vous êtes au bon endroit. Nous allons détailler tous les éléments de l’e-mail professionnel (également appelé e-mail d’entreprise ou e-mail de travail) afin que vous puissiez en configurer, créer et utiliser un en un rien de temps. Mieux encore, vous comprendrez chaque aspect de ce que vous faites, et pourquoi.

Qu’est-ce que l’e-mail professionnel ?

L’e-mail professionnel désigne généralement des services spécifiques conçus spécialement pour répondre aux besoins des entreprises, que les particuliers n’ont généralement pas.

• De meilleures fonctionnalités de sécurité — Les fournisseurs d’e-mail professionnel ont tendance à proposer en standard des fonctionnalités comme la 2FA, à stocker vos données de manière chiffrée et à offrir également des fonctions supplémentaires comme des filtres anti-spam renforcés. Ils ont aussi tendance à ne pas afficher de publicités et ne tireront donc pas profit de l’exploitation de vos données pour vous cibler avec des publicités personnalisées — ce que certains fournisseurs gratuits sont connus pour faire. En bref, un fournisseur d’e-mail professionnel réputé devrait vous apporter la tranquillité d’esprit en vous assurant que vous faites tout votre possible pour protéger les données privées de vos clients et les vôtres.

• Outils professionnels — Les services d’e-mail professionnel ont également tendance à proposer des outils supplémentaires, comme la fonctionnalité d’alias et les calendriers partagés, davantage adaptés à la vie professionnelle. Ils permettent aussi généralement un filtrage plus avancé des e-mails, ce qui peut être utile lorsque vous gérez une adresse e-mail d’entreprise avec un volume élevé de messages.

• Mettre le nom de votre entreprise dans votre adresse e-mail — On peut dire que la fonctionnalité la plus importante des solutions d’e-mail professionnel est de vous permettre de créer facilement des adresses e-mail qui incluent votre nom de domaine (yourname@yourbusiness.com). Le premier test que la plupart des gens effectuent lorsqu’ils ne sont pas sûrs qu’un message soit réel consiste à vérifier l’adresse e-mail de l’expéditeur.

Vous pouvez examiner de plus près pourquoi l’e-mail professionnel est important, mais de manière générale, voici les fonctionnalités qui le distinguent des fournisseurs d’e-mail gratuits.

Ce que comprend l’e-mail professionnel

Pour la plupart des gens, un e-mail professionnel inclura une forme de votre nom suivie de l’URL de votre entreprise — il ressemblera donc à yourname@yoursite.com. Nous avons récemment expliqué comment vous pourriez choisir votre domaine plus en détail.

Ensuite, il y a aussi la fonction permettant de créer et de gérer des alias (des éléments comme info@ ou support@).

En termes de logiciel, l’e-mail professionnel comprend souvent un portail web depuis lequel vous vous connectez et accédez à vos e-mails. Parfois, vous pouvez disposer d’une application dédiée, mais le plus souvent, vous constaterez que vous pouvez facilement ajouter votre e-mail professionnel à l’application existante que vous utilisez sur vos appareils mobiles afin d’y accéder facilement.

De quoi avez-vous besoin pour créer une adresse e-mail professionnelle ?

Si vous avez suivi jusqu’ici, vous avez probablement compris que pour avoir votre propre domaine dans votre adresse e-mail, vous devez posséder un domaine. Des éléments comme @outlook.com sont appelés domaines publics, donc pour remplacer cette partie, vous devez en être propriétaire. Comme il s’agit d’une exigence obligatoire, la plupart des services de messagerie destinés aux entreprises vous permettent d’enregistrer un domaine dans le cadre du processus.

Mais puisque vous lisez ceci, je parierais que vous avez déjà un domaine. Si vous possédez déjà le domaine que vous souhaitez utiliser, le processus diffère légèrement, et c’est l’un des autres facteurs qui peuvent créer de la confusion autour de la configuration d’un e-mail professionnel. Mais nous allons distinguer ces deux parcours/processus d’achat afin que vous ne puissiez pas vous tromper.

Comment obtenir un e-mail professionnel en 4 étapes faciles

Le processus peut varier selon la plateforme que vous choisissez. Nous allons aborder les bases en prenant Spacemail, notre plateforme spécialisée pour les entreprises, comme exemple.

Achetez un forfait

La plupart des fournisseurs proposent une gamme de forfaits e-mail qui reflètent les différentes tailles d’entreprise. Il n’y a pas d’astuce ici : choisissez celui qui correspond le mieux à vos besoins. Gardez à l’esprit que de nombreux services de messagerie professionnels vous permettent d’améliorer certains éléments de votre forfait plus tard, voire d’ajouter des boîtes mail et des utilisateurs, il n’est donc pas nécessaire d’anticiper dès maintenant tous les besoins futurs. Choisissez ce dont vous avez besoin.

Ne vous inquiétez pas encore de la façon dont votre domaine s’intègre dans tout cela. En général, n’importe quel domaine est compatible avec n’importe quel fournisseur, et tout cela se passe à l’étape suivante. Cependant, avoir votre domaine chez le même fournisseur offre certains avantages (que nous allons aborder dans un instant).

Finalisez votre achat. Ensuite, si vous n’avez pas encore de domaine, faites une pause à ce stade pour en acheter un. Si vous choisissez le même fournisseur que celui que vous utilisez pour la plateforme e-mail, l’expérience est généralement plus fluide, car les éléments d’une même plateforme sont habituellement conçus pour « communiquer » entre eux, ce qui rend le processus plus automatisé. Ne vous précipitez pas dans le choix de votre domaine. En choisir un est presque un art en soi, et nous vous suggérons de lire cet article pour vous aider à prendre la bonne décision.

Configuration (ou Unboxing™)

Si votre domaine et votre fournisseur d’e-mail sont les mêmes

Ensuite, comme pour tout produit qui doit être adapté à vos besoins, il y a un court processus de configuration. Chez Spaceship, cela s’appelle Unboxing™, et dès que votre achat est terminé, le processus Unboxing vous sera proposé comme étape suivante.

Une fois sélectionné, la première étape consiste — vous l’avez deviné — à lier un domaine. Si vous possédez un domaine chez Spaceship et choisissez Spacemail, votre domaine apparaîtra automatiquement dans le menu déroulant et vous n’aurez qu’à le sélectionner.

Ensuite, en un clic, les deux sont connectés. Vous pouvez passer directement à « Créer une boîte mail ».

Connecter votre nouvel e-mail à un domaine chez un autre fournisseur

Ce n’est pas un problème si votre domaine est chez un autre fournisseur. Cela signifie simplement quelques processus supplémentaires, qui se déroulent avec vos produits existants plutôt qu’avec la plateforme de domaine elle-même. C’est ce qui peut être source de confusion pour certaines personnes.

Vous allez ajouter de nouveaux enregistrements MX/DKIM/SPF à vos enregistrements DNS (Domain Name Server). Pour clarifier, ces enregistrements sont définis par le fournisseur d’e-mail, mais ajoutés du côté du domaine. (Si vous utilisez Spacemail, vous verrez une fenêtre contextuelle menant à un guide qui vous explique comment définir vos enregistrements DNS). Une fois ajoutés, ces enregistrements dirigent essentiellement votre domaine vers les serveurs de votre fournisseur d’e-mail pour tout ce qui concerne l’e-mail.

L’accès aux enregistrements DNS de votre domaine se fera soit chez votre fournisseur de domaine, soit chez votre hébergeur. Si vous n’êtes pas sûr, vous pouvez le confirmer en utilisant un outil de vérification DNS, comme MXToolbox.

Une fois que vous savez où chercher, trouver les enregistrements DNS ne sera pas trop difficile — après tout, ils constituent une partie très importante de la configuration de votre domaine. Dans la plupart des cas, ils se trouvent chez votre fournisseur de domaine. L’emplacement des paramètres varie selon le fournisseur, mais en général, vous devrez localiser la section domaine dans votre compte, sélectionner le domaine pour lequel vous souhaitez créer l’adresse e-mail, puis cliquer pour accéder à ses paramètres. Cela peut être un bouton comme « Gérer » ou « Paramètres » ou « Configurer ». Ensuite, accédez à « Enregistrements DNS’. Cela peut aussi s’appeler quelque chose comme « DNS avancé ».

Vous devriez voir plusieurs enregistrements déjà présents. Faites attention avec ceux-ci — ne les modifiez pas et ne les supprimez pas. Cela pourrait entraîner des problèmes de fonctionnement pour votre site web, ou pour tout autre service auquel ils pourraient être connectés. À moins que vous n’ayez déjà utilisé une plateforme e-mail avec votre domaine auparavant (voir ci-dessous), vous ne devrez qu’ajouter de nouveaux enregistrements.

Enregistrements typiques à ajouter

Cela dépendra également du service que vous utilisez, mais nous prendrons ici aussi Spacemail comme exemple. Le système de saisie des enregistrements est généralement structuré de manière à rendre l’ajout de nouveaux enregistrements intuitif.

Enregistrements MX (Mail Exchange)

Les enregistrements MX indiquent où les messages e-mail doivent être distribués. Ils pointent vers les serveurs de messagerie responsables du traitement des e-mails entrants. Ils garantissent que vos e-mails sont correctement distribués. Voici les enregistrements MX que vous ajouteriez pour Spacemail.

Enregistrements SPF (Sender Policy Framework)

Les enregistrements SPF empêchent l’usurpation d’e-mail (quelqu’un se faisant passer pour vous par e-mail) en précisant quels serveurs sont autorisés à envoyer des e-mails au nom de votre domaine. Cela permet d’identifier facilement les e-mails légitimes. L’enregistrement SPF que vous ajouteriez habituellement pour Spacemail est le suivant :

Enregistrements DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM ajoute une signature numérique aux e-mails sortants, ce qui les rend plus faciles à tracer et aide à prévenir l’usurpation. Les enregistrements DKIM sont configurés automatiquement pour chaque domaine connecté à Spacemail, et vous pouvez les trouver dans DNS avancé.

Enregistrements DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC est un cadre de politique qui renforce l’authentification des e-mails en alignant SPF (Sender Policy Framework) et DKIM (DomainKeys Identified Mail). Il aide davantage à prévenir l’usurpation d’e-mail, le phishing et l’abus de domaine en garantissant que les e-mails entrants sont légitimes et autorisés.

Spacemail ne configure pas automatiquement les enregistrements DMARC, car ils varient fortement selon vos préférences personnelles. Si vous le souhaitez ou si cela est nécessaire, nous recommandons d’utiliser ce générateur DMARC de MXToolbox.

Nous recommandons vivement de configurer un enregistrement DMARC pour votre domaine afin d’améliorer la sécurité des e-mails et de protéger la réputation de votre domaine.

Devrai-je supprimer des enregistrements ?

Si vous avez déjà utilisé un fournisseur d’e-mail avec votre domaine, vous devrez peut-être supprimer certains enregistrements existants. Il devrait être facile de les identifier, car ils seront également étiquetés MX/DKIM/SPF/DMARC dans leur classification.

Une fois ce travail de fond terminé, le processus sera à peu près le même que si vous aviez enregistré votre domaine chez le même fournisseur. Par exemple, avec Spacemail, vous ajoutez simplement votre domaine manuellement à l’étape 1 du processus Unboxing (au lieu de le sélectionner dans le menu déroulant, comme vous le feriez si vous l’aviez enregistré chez Spaceship). Là encore, cela varie d’un fournisseur à l’autre, mais sur Spacemail, c’est la première étape du processus Unboxing.

Créer une boîte mail

Une fois que vous avez terminé de créer ces enregistrements, ou simplement lié votre domaine, le reste est un jeu d’enfant. Choisissez le nom que vous souhaitez pour votre boîte mail (très probablement le vôtre pour commencer). N’oubliez pas de consulter nos conseils sur les conventions de nommage, mais rappelez-vous — puisque vous utilisez votre propre domaine, cela peut techniquement être tout ce que vous voulez ! Rien n’est déjà pris. Vous pourriez vouloir vous démarquer en n’utilisant qu’une seule lettre : j@yoursite.com — c’est plutôt cool, non ? Sinon, vous pouvez créer une adresse e-mail professionnelle qui inclut votre nom complet, votre intitulé de poste ou votre fonction.

Ajouter des catch-alls et des alias

Un catch-all est exactement ce que son nom indique — si quelqu’un saisit anything@yoursite.com, il sera redirigé vers le catch-all. Vous pouvez vouloir qu’il s’agisse d’une boîte de réception secondaire afin d’éviter un afflux de courriers indésirables. Les catch-alls sont particulièrement utiles pour récupérer les fautes d’orthographe dans les noms, ou d’autres variantes comme info@yoursite.com que les gens pourraient essayer s’ils ne savent pas à qui écrire.

Avec Spacemail, configurer un catch-all est particulièrement simple. Sur votre panneau de lancement, vous verrez l’option dans Spacemail Manager - le launchpad de Spacemail. Ici, vous pouvez définir votre boîte mail catch-all. Cela peut être votre boîte mail principale - il n’est pas nécessaire de passer à un forfait supérieur.

Pendant ce temps, les alias vous permettent de créer des adresses e-mail d’entreprise qui redirigent vers plusieurs destinataires (par ex. : pour des services), et permettent également l’anonymat. Vous les avez vus utilisés dans presque toutes les entreprises. Avec Spacemail, ajouter une boîte mail supplémentaire à n’importe quel forfait est une amélioration peu coûteuse, et cinq sont incluses en standard avec notre forfait Advanced. En savoir plus sur l’utilisation des alias.

Ajouter les touches finales à votre compte e-mail

Cela varie d’un fournisseur à l’autre, mais une fois la configuration du compte e-mail terminée et votre toute nouvelle boîte de réception opérationnelle, vous voudrez personnaliser quelques derniers éléments.

Définir votre nom d’affichage & ajouter une signature

Nous parlons ici des bases. Cela vaut la peine de les vérifier pour en être sûr. Vous voulez que vos e-mails s’affichent correctement dès le premier. Ainsi, vous assurer que votre nom est correct, ajouter une signature à chaque e-mail et, de manière générale, parcourir les Paramètres vous aidera à chaque fois. Nous vous garantissons que vous trouverez quelque chose à ajuster. De plus, vous pouvez vouloir définir la langue de la plateforme selon votre préférence afin de la rendre encore plus accessible pour vous.

Ajouter votre nouvelle adresse à un client de messagerie tiers

De nombreux fournisseurs d’e-mail professionnel vous permettent de le faire. Pouvoir intégrer votre nouvelle adresse e-mail dans une application que vous utilisez déjà est un moyen très simple de garder le contrôle. Et vous pouvez toujours revenir à l’application web à tout moment si vous souhaitez profiter de toutes les fonctionnalités et de tous les avantages.

Pour ce faire, activez simplement l’accès IMAP/SMTP/POP3 dans les Paramètres de Spacemail, puis suivez les instructions de configuration dans le client de messagerie de votre choix. En général, elles se trouvent dans le menu des paramètres de votre application existante et portent un libellé du type « Ajouter un compte ».

Migrer des e-mails

Certains fournisseurs d’e-mail professionnel facilitent l’importation des e-mails. Cela peut être utile si vous gérez vos communications professionnelles ailleurs et souhaitez conserver une trace de tout.

Même si le fournisseur que vous avez choisi ne propose pas d’outil de migration sur mesure, vous pouvez généralement effectuer une solution manuelle en téléchargeant vos e-mails, puis en les réimportant sur votre serveur de messagerie. Cependant, cela aura toujours des inconvénients (comme le risque d’erreur humaine), sans parler du fait que cela prend du temps. Un fournisseur doté d’un outil de migration simple est certainement un plus si c’est quelque chose que vous souhaitez faire. Par exemple, avec Spacemail, notre outil de migration personnalisé offre une expérience de migration plus sûre et plus sécurisée. Il vous sera demandé si vous souhaitez migrer des e-mails existants dans le cadre du processus Unboxing, mais vous pouvez le faire à tout moment en allant dans « Settings’ et en trouvant la section « Email migration’.

Définir des règles de filtrage du spam

Enfin, vous pouvez vouloir définir des règles de filtrage qui protègent votre adresse e-mail dès le départ. Vous pouvez vouloir bloquer immédiatement des spammeurs connus qui ont déjà un historique avec votre entreprise, mais l’un des avantages de l’e-mail professionnel est un système de filtrage du spam plus robuste.

Avec Spacemail, vous pouvez ajuster vos paramètres de filtrage en allant dans Spacemail Manager, en cliquant sur « Gérer », puis sur « Gestion du spam », qui apparaît dans le menu à droite de votre écran.

Profitez des avantages

Tout est maintenant configuré, et vous êtes prêt à envoyer ces premiers e-mails de test à vos amis (eh bien, il faut vérifier que tout s’affiche correctement !). Restez informé de toutes les nouveautés de Spacemail, ou laissez un commentaire avec vos réflexions et idées ci-dessous. Découvrez par vous-même les forfaits Spacemail — nous vous garantissons que l’un d’eux conviendra parfaitement à votre entreprise.