बिज़नेस ईमेल आसानी से सेट करें

आप शायद यहाँ इसलिए हैं क्योंकि आप जानना चाहते हैं कि अपने बिज़नेस के लिए ईमेल कैसे सेट करें, लेकिन आप नहीं चाहते कि यह मुश्किल हो। हो सकता है आपने पहले ही इसके बारे में देखा हो, लेकिन कुछ लेखों में यह जितना चुनौतीपूर्ण लगता है, उससे आप हतोत्साहित हो गए हों।

खैर, चिंता न करें। आप सही जगह पर आए हैं। हम बिज़नेस ईमेल (जिसे कंपनी ईमेल या वर्क ईमेल भी कहा जाता है) के सभी तत्वों को समझाएँगे ताकि आप इसे तुरंत सेट अप, बना और उपयोग कर सकें। इससे भी बेहतर, आप यह समझेंगे कि आप जो कर रहे हैं उसका हर पहलू क्या है, और क्यों।

Business Email क्या है?

Business Email आमतौर पर उन विशेष सेवाओं को संदर्भित करता है जिन्हें खास तौर पर उन ज़रूरतों को पूरा करने के लिए बनाया गया है जो बिज़नेस को होती हैं, लेकिन आमतौर पर व्यक्तियों को नहीं।

• बेहतर सुरक्षा सुविधाएँ — बिज़नेस ईमेल प्रदाता आमतौर पर 2FA जैसी सुविधाएँ standard के रूप में देते हैं, आपके डेटा को encrypted रूप में संग्रहीत करते हैं, और बेहतर anti-spam filters जैसी अतिरिक्त सुविधाएँ भी प्रदान करते हैं। वे आमतौर पर विज्ञापन भी नहीं दिखाते, और इसलिए आपके डेटा का उपयोग करके आपको विशेष विज्ञापनों से लक्षित करने से लाभ नहीं उठाते — जो कुछ मुफ्त प्रदाताओं के बारे में जाना जाता है। संक्षेप में, एक प्रतिष्ठित बिज़नेस ईमेल प्रदाता आपको यह मानसिक शांति दे सकता है कि आप अपने ग्राहकों और अपने निजी डेटा की सुरक्षा के लिए हर संभव प्रयास कर रहे हैं।

• बिज़नेस टूल्स — बिज़नेस ईमेल सेवाओं में आमतौर पर अतिरिक्त टूल्स भी होते हैं, जैसे alias functionality और shared calendars, जो बिज़नेस जीवन के लिए अधिक उपयुक्त होते हैं। वे आमतौर पर ईमेल्स की अधिक उन्नत filtering की भी अनुमति देते हैं, जो तब उपयोगी हो सकती है जब आप अधिक मेल मात्रा वाले कंपनी ईमेल पते का प्रबंधन कर रहे हों।

• अपने ईमेल पते में अपने बिज़नेस का नाम शामिल करना — तर्कसंगत रूप से, बिज़नेस ईमेल समाधानों की सबसे महत्वपूर्ण विशेषता यह है कि वे आपको ऐसे ईमेल पते आसानी से बनाने देते हैं जिनमें आपका डोमेन नाम शामिल हो (yourname@yourbusiness.com)। यदि लोगों को यह संदेह हो कि कोई संदेश असली है या नहीं, तो वे सबसे पहले भेजने वाले के ईमेल पते की जाँच करते हैं।

आप यह और करीब से देख सकते हैं कि बिज़नेस ईमेल क्यों महत्वपूर्ण है, लेकिन व्यापक रूप से कहें तो यही वे विशेषताएँ हैं जो इसे मुफ्त ईमेल प्रदाताओं से अलग बनाती हैं।

बिज़नेस ईमेल में क्या-क्या शामिल होता है

अधिकांश लोगों के लिए, बिज़नेस ईमेल में आपके नाम का कोई रूप और उसके बाद आपके बिज़नेस का URL शामिल होगा — इसलिए यह yourname@yoursite.com जैसा दिखेगा। हमने हाल ही में इस बारे में अधिक विस्तार से चर्चा की थी कि आप अपना डोमेन कैसे चुन सकते हैं।

इसके अलावा, aliases बनाने और प्रबंधित करने की सुविधा भी होती है (जैसे info@ या support@)।

सॉफ़्टवेयर के संदर्भ में, बिज़नेस ईमेल में अक्सर एक वेब पोर्टल होता है जहाँ आप लॉग इन करके अपने ईमेल्स एक्सेस करते हैं। कभी-कभी आपको एक समर्पित ऐप मिल सकता है, लेकिन अधिकतर मामलों में आप पाएँगे कि आप अपने बिज़नेस ईमेल को अपने मोबाइल डिवाइस पर पहले से इस्तेमाल किए जा रहे ऐप में आसानी से जोड़ सकते हैं, जिससे एक्सेस करना आसान हो जाता है।

बिज़नेस ईमेल पता बनाने के लिए आपको क्या चाहिए?

अगर आप अब तक साथ बने हुए हैं, तो आपने शायद समझ लिया होगा कि अपने ईमेल पते में अपना खुद का डोमेन शामिल करने के लिए आपको एक डोमेन का मालिक होना ज़रूरी है। @outlook.com जैसी चीज़ों को सार्वजनिक डोमेन कहा जाता है, इसलिए इस हिस्से को बदलने के लिए उसका मालिक होना ज़रूरी है। क्योंकि यह एक अनिवार्य आवश्यकता है, बिज़नेस के लिए लक्षित अधिकांश ईमेल सेवाएँ प्रक्रिया के हिस्से के रूप में डोमेन रजिस्टर करने की सुविधा देती हैं।

लेकिन चूँकि आप यह पढ़ रहे हैं, मैं मानता/मानती हूँ कि आपके पास पहले से एक डोमेन है। अगर आपके पास वह डोमेन पहले से है जिसे आप इस्तेमाल करना चाहते हैं, तो प्रक्रिया थोड़ी अलग होती है, और यही उन अन्य कारणों में से एक है जो बिज़नेस ईमेल सेटअप को लेकर भ्रम पैदा कर सकते हैं। लेकिन हम इन दोनों खरीद प्रक्रियाओं/फ़्लो को अलग-अलग समझाएँगे ताकि आपसे कोई गलती न हो।

4 आसान चरणों में बिज़नेस ईमेल कैसे प्राप्त करें

आपके चुने हुए प्लेटफ़ॉर्म के आधार पर प्रक्रिया अलग हो सकती है। हम मूल बातें समझाएँगे और उदाहरण के तौर पर बिज़नेस के लिए हमारे विशेष प्लेटफ़ॉर्म Spacemail का संदर्भ लेंगे।

एक प्लान खरीदें

अधिकांश प्रदाता विभिन्न आकार के बिज़नेस की ज़रूरतों को ध्यान में रखते हुए कई तरह के ईमेल प्लान देते हैं। इसमें कोई चाल नहीं है - वही चुनें जो आपकी ज़रूरतों के लिए सबसे उपयुक्त हो। ध्यान रखें कि कई प्रोफ़ेशनल ईमेल सेवाएँ आपको बाद में अपने प्लान के तत्व अपग्रेड करने देती हैं - या यहाँ तक कि mailbox और users भी जोड़ने देती हैं, इसलिए अभी भविष्य की ज़रूरतों के लिए अतिरिक्त तैयारी करने की आवश्यकता नहीं है। जो चाहिए, वही चुनें।

अभी इस बात की चिंता न करें कि आपका डोमेन इसमें कैसे फिट बैठता है। आमतौर पर, कोई भी डोमेन किसी भी प्रदाता के साथ संगत होता है, और यह सब अगले चरण में होता है। हालाँकि, यदि आपका डोमेन उसी प्रदाता के पास है, तो कुछ लाभ मिलते हैं (जिन पर हम थोड़ी देर में आएँगे)।

अपनी खरीद पूरी करें। इसके बाद, यदि आपके पास अभी तक डोमेन नहीं है, तो इस बिंदु पर रुककर एक खरीद लें। यदि आप उसी सप्लायर को चुनते हैं जिसका उपयोग आप ईमेल प्लेटफ़ॉर्म के लिए कर रहे हैं, तो अनुभव आमतौर पर अधिक सहज होता है क्योंकि एक ही प्लेटफ़ॉर्म के तत्व आमतौर पर एक-दूसरे से ‘बात’ करने के लिए बनाए जाते हैं, जिससे प्रक्रिया अधिक स्वचालित हो जाती है। अपने डोमेन के चुनाव में जल्दबाज़ी न करें। एक चुनना अपने आप में लगभग एक कला है, और सही निर्णय लेने में मदद के लिए हम इस लेख को पढ़ने का सुझाव देते हैं।

सेटअप (या Unboxing™)

यदि आपका डोमेन और ईमेल प्रदाता एक ही हैं

इसके बाद, किसी भी ऐसे उत्पाद की तरह जिसे आपकी ज़रूरतों के अनुसार ढालना होता है, एक छोटी सेटअप प्रक्रिया होती है। Spaceship में इसे Unboxing™ कहा जाता है, और जैसे ही आपकी खरीद पूरी होती है, आपको अगला चरण के रूप में Unboxing प्रक्रिया सुझाई जाएगी।

एक बार चयन करने पर, पहला चरण है — आपने सही सोचा — एक डोमेन लिंक करना। यदि आपके पास Spaceship में डोमेन है और आप Spacemail चुनते हैं, तो आपका डोमेन अपने-आप dropdown menu में दिखाई देगा और आपको बस उसे चुनना होगा।

फिर, एक क्लिक में दोनों जुड़ जाते हैं। आप सीधे ‘mailbox बनाना’ पर जा सकते हैं।

अपने नए ईमेल को किसी दूसरे प्रदाता के डोमेन से जोड़ना

अगर आपका डोमेन किसी दूसरे प्रदाता के पास है तो यह कोई बड़ी बात नहीं है। इसका मतलब सिर्फ इतना है कि कुछ अतिरिक्त प्रक्रियाएँ होंगी, और ये डोमेन प्लेटफ़ॉर्म के बजाय आपके मौजूदा उत्पादों के साथ होंगी। यही बात कुछ लोगों के लिए भ्रम का कारण बन सकती है।

आप अपने DNS (Domain Name Server) records में कुछ नए MX/DKIM/SPF records जोड़ने वाले हैं। स्पष्ट करने के लिए, ये records ईमेल प्रदाता द्वारा निर्धारित किए जाते हैं, लेकिन डोमेन की ओर से जोड़े जाते हैं। (यदि आप Spacemail का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको एक pop-up guide दिखाई देगी जो बताएगी कि अपने DNS records कैसे सेट करें)। एक बार जोड़ दिए जाने पर, ये records मूल रूप से आपके डोमेन को ईमेल से संबंधित सभी चीज़ों के लिए आपके ईमेल प्रदाता के servers की ओर निर्देशित करते हैं।

अपने डोमेन के DNS records तक पहुँच या तो आपके डोमेन प्रदाता या होस्टिंग प्रदाता के माध्यम से होगी। यदि आप सुनिश्चित नहीं हैं, तो आप DNS checker tool का उपयोग करके इसकी पुष्टि कर सकते हैं, जैसे MXToolbox।

एक बार जब आपको पता चल जाए कि कहाँ देखना है, तो DNS records ढूँढना बहुत मुश्किल नहीं होगा — आखिरकार, वे आपके डोमेन को सेट करने का बहुत महत्वपूर्ण हिस्सा हैं। अधिकांश मामलों में, वे आपके डोमेन प्रदाता के पास होंगे। सेटिंग्स कहाँ स्थित हैं, यह आपके प्रदाता पर निर्भर करेगा, लेकिन आमतौर पर आपको अपने खाते में domain area ढूँढना होगा, डोमेन चुनना होगा जिसके लिए आप ईमेल पता बनाना चाहते हैं, और फिर उसकी सेटिंग्स तक पहुँचने के लिए क्लिक करना होगा। यह ‘Manage’ या ‘Settings’ या ‘Configure’ जैसा कोई बटन हो सकता है। इसके बाद, ‘DNS Records’ पर जाएँ। इसे ‘Advanced DNS’ जैसा कुछ भी कहा जा सकता है।

आपको कई records पहले से मौजूद दिखाई देंगे। इनके साथ सावधान रहें — इन्हें संपादित या हटाएँ नहीं। ऐसा करने से आपकी वेबसाइट या किसी अन्य सेवा की कार्यक्षमता में समस्या आ सकती है जिससे ये जुड़े हो सकते हैं। जब तक आपने पहले अपने डोमेन के साथ कोई ईमेल प्लेटफ़ॉर्म इस्तेमाल न किया हो (नीचे देखें), आपको केवल नए records ही जोड़ने चाहिए।

आम तौर पर वे records जिन्हें आपको जोड़ना होगा

ये इस बात पर भी निर्भर करेंगे कि आप कौन-सी सेवा उपयोग कर रहे हैं, लेकिन यहाँ भी हम उदाहरण के तौर पर Spacemail का उपयोग करेंगे। record entry system आमतौर पर इस तरह संरचित होता है कि नए records जोड़ना सहज लगे।

MXRecords (Mail Exchange)

MX records यह निर्दिष्ट करते हैं कि ईमेल संदेश कहाँ पहुँचाए जाने चाहिए। वे उन mail servers की ओर संकेत करते हैं जो आने वाले ईमेल्स को संभालने के लिए ज़िम्मेदार होते हैं। ये सुनिश्चित करेंगे कि आपके ईमेल सही तरीके से डिलीवर हों। Spacemail के लिए आप जो MX records जोड़ेंगे, वे ये हैं।

SPF Records (Sender Policy Framework)

SPF records ईमेल spoofing (जब कोई ईमेल के माध्यम से आपका रूप धारण करता है) को रोकते हैं, यह निर्दिष्ट करके कि कौन-से servers आपके डोमेन की ओर से ईमेल भेजने के लिए अधिकृत हैं। इससे वैध ईमेल्स की आसानी से पहचान हो पाती है। Spacemail के लिए आप जो SPF record आमतौर पर जोड़ेंगे, वह यह है:

DKIM Records (DomainKeys Identified Mail)

DKIM outgoing emails में एक digital signature जोड़ता है, जिससे उन्हें ट्रेस करना आसान हो जाता है और spoofing को रोका जा सकता है। Spacemail से जुड़े प्रत्येक डोमेन के लिए DKIM records अपने-आप सेट हो जाते हैं, और आप इसे Advanced DNS में देख सकते हैं।

DMARC records (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC एक policy framework है जो SPF (Sender Policy Framework) और DKIM (DomainKeys Identified Mail) को संरेखित करके ईमेल authentication को बेहतर बनाता है। यह आगे चलकर ईमेल spoofing, phishing और डोमेन के दुरुपयोग को रोकने में मदद करता है, यह सुनिश्चित करके कि आने वाले ईमेल वैध और अधिकृत हैं।

Spacemail DMARC records अपने-आप सेट नहीं करता क्योंकि वे आपकी व्यक्तिगत प्राथमिकताओं के आधार पर बहुत भिन्न होते हैं। यदि आप चाहें या इसकी आवश्यकता हो, तो हम MXToolbox के इस DMARC generator का उपयोग करने की सलाह देते हैं।

हम दृढ़ता से सलाह देते हैं कि अपने डोमेन के लिए DMARC record सेट करें ताकि ईमेल सुरक्षा बेहतर हो और आपके डोमेन की प्रतिष्ठा सुरक्षित रहे।

क्या मुझे records हटाने की ज़रूरत पड़ेगी?

यदि आपने पहले कभी अपने डोमेन के साथ किसी ईमेल प्रदाता का उपयोग किया है, तो आपको कुछ मौजूदा records हटाने पड़ सकते हैं। इन्हें पहचानना आसान होना चाहिए क्योंकि इनके classification में MX/DKIM/SPF/DMARC भी लिखा होगा।

यह पृष्ठभूमि का काम पूरा होने के बाद, प्रक्रिया लगभग वैसी ही होगी जैसी तब होती यदि आपने अपना डोमेन उसी प्रदाता के साथ रजिस्टर किया होता। उदाहरण के लिए, Spacemail में आप unboxing process के पहले चरण में बस अपना डोमेन manually जोड़ते हैं (dropdown से चुनने के बजाय, जैसा आप Spaceship के साथ रजिस्टर करने पर करते)। फिर से, यह प्रदाता के अनुसार अलग-अलग होगा, लेकिन Spacemail में यह unboxing process का पहला चरण है।

mailbox बनाना

एक बार जब आप वे records बना लें, या बस अपना डोमेन लिंक कर लें, तो बाकी सब बहुत आसान है। अपने mailbox के लिए वह नाम चुनें जो आप चाहते हैं (शुरुआत में संभवतः अपना ही)। naming conventions के लिए हमारे सुझाव देखना न भूलें, लेकिन याद रखें — क्योंकि आप अपना खुद का डोमेन इस्तेमाल कर रहे हैं, यह तकनीकी रूप से कुछ भी हो सकता है जो आप चाहें! कुछ भी पहले से लिया हुआ नहीं है। आप सिर्फ एक अक्षर का उपयोग करके प्रभाव डालना चाह सकते हैं: j@yoursite.com — यह काफ़ी बढ़िया है, है ना? वैकल्पिक रूप से, आप ऐसा वर्क ईमेल पता बना सकते हैं जिसमें आपका पूरा नाम, job title, या role शामिल हो।

catch-all और aliases जोड़ना

catch-all बिल्कुल वैसा ही है जैसा इसका नाम बताता है — यदि कोई anything@yoursite.com टाइप करता है, तो वह catch-all पर redirect हो जाएगा। आप चाह सकते हैं कि यह junk mail की बाढ़ से बचने के लिए एक secondary inbox हो। catch-all विशेष रूप से नामों की गलत वर्तनी, या info@yoursite.com जैसे अन्य रूपों को प्राप्त करने के लिए उपयोगी होते हैं, जिन्हें लोग तब आज़मा सकते हैं जब उन्हें पता न हो कि किसे लिखना है।

Spacemail के साथ, catch-all सेट करना विशेष रूप से आसान है। अपने launch panel पर, आपको Spacemail Manager में यह विकल्प दिखाई देगा - Spacemail के लिए launchpad। यहाँ, आप अपना catch-all mailbox सेट कर सकते हैं। यह आपका primary mailbox हो सकता है - upgrade करने की कोई ज़रूरत नहीं है।

वहीं दूसरी ओर, aliases आपको ऐसे कंपनी ईमेल पते बनाने की अनुमति देते हैं जो कई recipients को redirect होते हैं (जैसे: departments के लिए), और anonymity भी प्रदान करते हैं। आपने इन्हें लगभग हर बिज़नेस में इस्तेमाल होते देखा होगा। Spacemail के साथ, किसी भी प्लान में additional mailbox जोड़ना एक शानदार कम-लागत वाला upgrade है, और हमारे advanced plan में standard के रूप में पाँच शामिल हैं। जानें कि aliases का उपयोग कैसे किया जा सकता है।

अपने ईमेल खाते में अंतिम स्पर्श जोड़ना

ये प्रदाता के अनुसार अलग-अलग होंगे, लेकिन ईमेल खाता सेटअप पूरा होने के बाद, और आपका चमचमाता नया inbox चालू हो जाने पर, आप कुछ अंतिम चीज़ों को personalize करना चाहेंगे।

अपना display name सेट करना & signature जोड़ना

हम यहाँ बिल्कुल बुनियादी बातों की बात कर रहे हैं। इन्हें जाँच लेना उचित है ताकि सब सही रहे। आप चाहते हैं कि आपके ईमेल पहले ही ईमेल से सही दिखें। इसलिए, यह सुनिश्चित करना कि आपका नाम सही है, हर ईमेल में एक signature जोड़ना, और सामान्य रूप से Settings को देखना हर बार आपकी मदद करेगा। हम गारंटी देते हैं कि आपको कुछ न कुछ बदलने लायक ज़रूर मिलेगा। इसके अलावा, आप प्लेटफ़ॉर्म को अपनी पसंदीदा भाषा पर सेट करना चाह सकते हैं ताकि यह आपके लिए और भी सुलभ हो जाए।

अपने नए पते को किसी third-party email client में जोड़ना

कई बिज़नेस ईमेल प्रदाता आपको ऐसा करने की अनुमति देते हैं। अपने नए ईमेल पते को उस ऐप में एकीकृत कर पाना जिसे आप पहले से उपयोग करते हैं, चीज़ों पर नज़र रखने का बहुत आसान तरीका है। और जब भी आप पूरी सुविधाओं और लाभों का उपयोग करना चाहें, आप हमेशा web application पर वापस जा सकते हैं।

ऐसा करने के लिए, बस Spacemail की IMAP/SMTP/POP3 access को Settings में enable करें और फिर अपनी पसंद के email client में setup instructions का पालन करें। आमतौर पर, ये आपके मौजूदा ऐप के settings menu में होते हैं, और इन पर ‘Add an account’ जैसा लेबल होता है।

ईमेल्स माइग्रेट करना

कुछ बिज़नेस ईमेल प्रदाता ईमेल्स इम्पोर्ट करना आसान बनाते हैं। यह उपयोगी हो सकता है यदि आप अपनी बिज़नेस संचार व्यवस्था कहीं और चला रहे थे और सब कुछ का रिकॉर्ड रखना चाहते हैं।

भले ही आपका चुना हुआ प्रदाता कोई विशेष migration tool न देता हो, आप आमतौर पर अपने ईमेल डाउनलोड करके और फिर उन्हें अपने mail server पर दोबारा अपलोड करके किसी तरह का manual workaround कर सकते हैं। हालाँकि, इसमें हमेशा कुछ कमियाँ होंगी (जैसे मानवीय त्रुटि की संभावना), और यह समय लेने वाला भी है। यदि आप यह करना चाहते हैं, तो आसान migration tool वाला प्रदाता निश्चित रूप से एक बड़ा लाभ है। उदाहरण के लिए, Spacemail में, हमारा custom migration tool अधिक सुरक्षित और संरक्षित migration अनुभव प्रदान करता है। unboxing process के हिस्से के रूप में आपसे पूछा जाएगा कि क्या आप मौजूदा ईमेल्स माइग्रेट करना चाहते हैं, लेकिन आप इसे कभी भी ‘Settings’ में जाकर और ‘Email migration’ बॉक्स ढूँढकर कर सकते हैं।

spam filtering rules सेट करें

अंत में, आप शुरू से ही अपने ईमेल पते की सुरक्षा के लिए filter rules सेट करना चाह सकते हैं। आप उन ज्ञात spammers को तुरंत block करना चाह सकते हैं जिनका आपके बिज़नेस के साथ खराब रिकॉर्ड रहा है, लेकिन प्रोफ़ेशनल बिज़नेस ईमेल का एक लाभ अधिक मज़बूत spam filtration system है।

Spacemail के साथ, आप Spacemail Manager में जाकर, ‘Manage’ पर क्लिक करके, फिर ‘Spam management’ चुनकर अपनी filter settings समायोजित कर सकते हैं, जो आपकी स्क्रीन के दाईं ओर मेनू में दिखाई देता है।

लाभों का आनंद लें

अब आपका सेटअप पूरा हो गया है, और आप अपने दोस्तों को वे पहले test emails भेजने के लिए तैयार हैं (खैर, आपको यह तो जाँचना ही होगा कि सब ठीक दिख रहा है!)। Spacemail की सभी नई releases के साथ अपडेट रहें, या नीचे अपने विचार और सुझाव साझा करें। खुद Spacemail plans देखें — हम गारंटी देते हैं कि उनमें से एक आपके बिज़नेस के लिए सही रहेगा।