El correo electrónico se trata de crear conexiones. Cuantas más personas reciban tus correos con éxito, más conexiones construyes. Aquí te mostramos cómo hacerlo correctamente.
Por qué es importante dirigirse correctamente a varias personas en un correo electrónico
Un correo grupal es igual que cualquier otro correo. Tu enfoque principal debe ser el profesionalismo y la etiqueta del correo electrónico. El correo electrónico es principalmente un medio profesional, lo que significa que lo que envías importa. Importa para las relaciones futuras y los resultados futuros.
También se trata de hacer que las personas se sientan tomadas en cuenta, pero eso es más difícil cuando envías correos grupales.
¿Cómo te diriges a varias personas en un correo electrónico?
Tu enfoque principal debe ser el tamaño del grupo y quiénes están incluidos. Para grupos pequeños, como cuando te diriges a dos personas en un correo, debes saludar a las personas por nombre para hacerlo más personal.
Para grupos más grandes, un saludo general como “Hola equipo” o “Estimados colegas” suele ser más práctico. Asegúrate de respetar cualquier título formal como Profesor, Dr. o Sr., y piensa cuidadosamente en el orden de los nombres. Tal vez quieras ordenarlos por antigüedad, poniendo a los clientes antes que a los miembros del equipo interno, o simplemente en orden alfabético para mantener las cosas simples.
Si están en el correo, nómbralos
Mencionar a las personas por nombre es la forma más personal de comenzar tu correo. Genera respeto y hace que todos se sientan incluidos. Recomendamos mencionar a las personas por nombre solo en grupos de 2 a 4 personas. Si mencionas a más que eso, puede empezar a verse un poco ridículo.
Ten en cuenta que en algunas culturas y países, usar nombres de pila no siempre es apropiado en los primeros correos, así que asegúrate de respetar tu propio contexto local. Quizá necesites cambiar a apellidos más Sr. o Sra. durante los primeros correos antes de haber creado una conexión.
La forma correcta de saludar por nombre:
Hola John, Maria y Sam,
Buenos días Alex, Jamie y Taylor,
Hola Chris y Morgan,
Saludos grupales bien hechos
A menudo es más fácil asegurarse de que todos se sientan respetados cuando envías un correo a una o dos personas. Pero al dirigirte a un grupo en un correo electrónico, esto se vuelve más difícil. Cuanto más grande sea el grupo, más entra en juego el contexto.
Cuando hablamos de contexto, nos referimos al propósito del correo electrónico. Si estás actualizando a un equipo cercano sobre los preparativos de la fiesta de Navidad, el tono será muy diferente a cuando te comunicas con líderes senior o en un entorno corporativo más estructurado.
Cuando envías correos entre departamentos, a gerentes, clientes o socios externos, es más seguro inclinarse por un tono un poco más formal, especialmente si te estás presentando por primera vez. Entre amigos o colegas cercanos, puedes ser un poco más casual.
La forma correcta de saludar a un grupo:
Saludos informales:
¡Hola equipo!
Hola a todos,
Saludos formales para grupos:
Estimados colegas,
¡Buenos días!
Buenos días a todos,
Estimado equipo directivo,
La mejor manera de usar títulos formales
Convertirse en doctor en cualquier disciplina no es fácil y, después de todo su esfuerzo, la mayoría esperará que uses su título formal. Aquí no solo hablamos de doctores en el sentido médico; también podrían ser profesores universitarios, tener un doctorado en negocios, y la lista sigue. Pero, sea cual sea el título, es importante que lo respetes en tu comunicación por correo electrónico.
Cuando envías un correo a un Dr., Profesor, Sr., Sra., etc., lo más probable es que tu destinatario espere un tono profesional. Eso significa evitar saludos demasiado casuales y asegurar coherencia entre todos los incluidos en el correo. Es decir, no uses un título para una persona y no para otra en el mismo correo.
La jerarquía también es importante. Si tienes varios destinatarios con títulos, intenta enumerarlos en orden. Eso significa Profesor antes que Doctor y Doctor antes que Sr., etc.
La forma correcta de usar títulos:
Estimados Dr. Lee, Sra. Carter y Sr. Brown,
Estimado Dr. Smith y equipo,
Estimados directores y jefes de departamento.
Estimado equipo directivo,
Cómo incluir a todos con respeto
En entornos profesionales, la antigüedad siempre se respeta. Los directores generales dan el discurso más importante, tienen la mejor oficina del edificio y normalmente obtienen el mejor asiento en la mesa. Los correos electrónicos no son diferentes.
Cuando te diriges a varias personas en un correo electrónico, el orden de los nombres y el uso de la puntuación pueden comunicar respeto de forma sutil. El orden en que enumeras a los destinatarios debe ser intencional. Eso significa mencionar primero a quienes tienen mayor antigüedad y al final a quienes tienen menor antigüedad.
También podrías necesitar considerar a quienes trabajan fuera de tu empresa y a los colegas internos. Aquí, enumerar primero a los empleados externos puede comunicar respeto, especialmente si buscas una asociación a largo plazo. Una vez que hayas considerado la antigüedad y la diferencia entre internos y externos, podría tener sentido organizar al resto en orden alfabético.
Cómo incluir a todos con respeto:
Jerarquía o antigüedad – En entornos formales o corporativos, enumera primero a la persona de mayor rango. P. ej., Estimados Dr. Evans, Sra. Khan y Sr. Patel,
Externos antes que internos –Cuando envíes correos a clientes junto con tu equipo interno, enumera primero al cliente. P. ej., Estimada Sra. Roberts y equipo.
Orden alfabético – Cuando todos están al mismo nivel, el orden alfabético es tu opción más segura. P. ej., Hola Angela, Brian y Carlos,
Cómo usar CC y BCC al enviar correos a varias personas
A continuación, tendrás que agregar las direcciones de correo electrónico de varios destinatarios. En esta etapa, ayuda entender la diferencia entre CC y BCC.
CC significa copia carbón. BCC significa copia carbón oculta. La palabra "oculta" será tu mayor pista para entender cómo usar estas dos opciones.
Usa CC cuando los destinatarios deban verse entre sí y puedan responder.
Usa BCC cuando los destinatarios no deban verse entre sí (oculto) y se requiera privacidad. Normalmente, esta es la mejor opción para correos masivos.
El momento adecuado para usar CC
La idea de CC viene de los viejos tiempos de las máquinas de escribir. Colocabas una hoja de papel carbón y obtenías dos copias a la vez. El correo electrónico tomó esta misma idea, usando CC para enviar una copia del mensaje a otra persona.
Cuando agregas a alguien al campo CC, no te estás dirigiendo directamente a esa persona, solo le estás enviando una copia. Por ejemplo, estás hablando con un cliente externo y quieres mantener informado a tu jefe. Pondrías al cliente externo en el campo Para, y el correo de tu jefe iría en el campo CC. De esa manera, el cliente puede ver que tu jefe está al tanto de la situación.
El momento adecuado para usar CC:
Actualización de proyecto con supervisión – Envías un correo a un compañero sobre una tarea. Tu gerente necesita visibilidad, pero no intervenir. Pon a tu gerente en CC para mantenerlo al tanto.
Colaboración entre equipos– Te estás coordinando con otro departamento y quieres que ambos equipos estén alineados. Pon al otro equipo en CC cuando envíes un correo a tu diseñador para mantenerlos actualizados.
Reporte de estado– Envías una actualización semanal a tu supervisor y copias a las partes interesadas. Puedes poner a tu supervisor en CC para que pueda dar seguimiento a tu progreso.
El momento adecuado para usar BCC
Los demás destinatarios no pueden ver el campo BCC, pero sí pueden ver a los destinatarios en los campos CC y Para. Esto es útil si quieres enviarle a alguien una copia del correo sin que los demás destinatarios lo sepan.
Usa BCC para listas de correo grandes, anuncios públicos u otras situaciones en las que los destinatarios no se conocen entre sí y no deberían ver los datos de los demás. También puedes usar BCC para incluir discretamente a alguien en una conversación.
El momento adecuado para usar BCC:
Boletín– Envías una actualización de la empresa a 300 suscriptores. Agrégate al campo Para y pon a todos tus suscriptores en BCC.
Lista de invitados – Invitas a 100 invitados externos que no se conocen entre sí. Agrégalos al campo BCC para que uno de ellos no haga accidentalmente un “responder a todos”.
Supervisión discreta– Un director quiere observar una conversación sin participar. Agrégalo al campo BCC para que pueda observar.
Errores en correos grupales a los que debes prestar atención
Enviar correos a varias personas es cuestión de práctica; se vuelve más fácil cada vez que lo haces. Recordar los siguientes consejos te ayudará a empezar.
Sobrecargar el saludo – Tu correo no debería sentirse como un maestro pasando lista al inicio de la clase. Si tienes más de 3 o 4 destinatarios, entonces usa un saludo colectivo como “Hola equipo”.
Tono inconsistente – Decide si quieres ser informal o formal. “Estimado Dr. Lee y John” crea un desequilibrio. Mantén el mismo nivel de formalidad entre los destinatarios y asegúrate de que esté alineado con la cultura de la empresa.
Usar el campo incorrecto– Usar demasiado CC hace más difícil ver quién realmente necesita tomar acción, mientras que usar BCC en una conversación colaborativa puede parecer reservado y dañar la confianza.
Ignorar la jerarquía o las normas culturales – Enumerar nombres en un orden aleatorio, omitir títulos o usar saludos demasiado casuales con la alta dirección hará que las personas se sientan irrespetadas.
Dejar fuera a participantes clave en el saludo– Todos quieren sentirse valorados. Si envías un correo a unas cuantas personas, recuerda mencionarlas a todas para que todos se sientan respetados.
Preguntas frecuentes
Por lo general, no. Cuando diriges un correo a varios destinatarios y el grupo es mayor de tres o cuatro personas, enumerar cada nombre puede verse torpe y forzado. En la mayoría de los casos, un saludo colectivo como “Hola equipo” es la forma más práctica y profesional de dirigirte a varios destinatarios.
Usa CC cuando las personas deban ver quién más recibió el correo. Usa BCC cuando la privacidad sea importante, como en correos masivos o anuncios donde los destinatarios no se conocen entre sí y no deberían ver los datos de los demás.
La forma correcta de dirigirte a varios destinatarios es usar un saludo neutral y respetuoso como, “Estimado equipo,” “Hola a todos,” o “Estimado comité de contratación,” según el contexto. Esto mantiene un tono inclusivo sin arriesgar errores.
Sí, en la mayoría de los lugares de trabajo modernos es perfectamente aceptable. Si no estás seguro del tono o cuando envías correos a altos directivos o clientes externos, puedes ajustarlo ligeramente a algo más formal, como “Estimados colegas,” para mantenerlo acorde con la situación.
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