Los clientes nos preguntan a menudo cómo elegir una dirección de correo electrónico. Elegir una dirección de correo electrónico —que sea memorable y suene profesional— tiene más complejidad de lo que parece a primera vista. Y no solo lo preguntan las empresas. Los clientes con cuentas personales también preguntan cuál es la mejor manera de elegir la dirección de correo electrónico adecuada.
Así que, vayamos directamente al grano y cubramos todos los aspectos, empezando por las pequeñas empresas que quieren asegurarse de elegir una dirección de correo electrónico sencilla y profesional.
Incluye el nombre de tu empresa en tu dirección de correo electrónico
Es un consejo sencillo, pero el que más cambia las reglas del juego. Si eliges una dirección de correo electrónico empresarial que incluya el nombre de tu empresa, te dará grandes beneficios. Las razones por las que merecen un artículo por sí solas, pero créenos, es la forma más fácil de transmitir profesionalidad. Piensa en los mensajes de spam más convincentes que recibes: los que superan tu filtro interno inicial y requieren una inspección más detallada. Si eres como yo, lo primero que harás con mensajes como esos será comprobar la dirección del remitente. Cualquier cosa de @gmail o @hotmail hace saltar inmediatamente las alarmas cuando se supone que es un mensaje de una empresa registrada.Incluir el nombre de tu empresa en tu dirección de correo electrónico, especialmente si ya operas online, es una forma increíblemente sencilla y asequible de parecer legítimo y, por extensión, hace más difícil que otros se hagan pasar por tu empresa. Esto tendría este aspecto: yourname@yourbusiness.com. Más adelante veremos cómo configurarlo todo, ya que es el mismo proceso tanto para clientes particulares como profesionales.
Así que imaginemos que ya has hecho esto. ¿Qué más podrías querer tener en cuenta?
Estructura de una dirección de correo electrónico
Hay muchos factores que tener en cuenta a la hora de dar estilo a tu dirección de correo electrónico. En general, puedes hacer lo que prefieras; al fin y al cabo, no existe una estructura acordada universalmente. Cada empresa usa lo que mejor le conviene según sus necesidades. Pero hay algunas cosas que debes tener en cuenta.
¿Deberías usar tu nombre y apellido en tu dirección de correo electrónico?
Usar ambos nombres suele parecer lo más profesional y, por supuesto, evita ambigüedades en empresas grandes donde varias personas pueden compartir el mismo nombre.
Si usas ambos nombres, ¿deberías usar un punto?
Usar un punto es una forma eficaz de separar el nombre y el apellido. Facilita identificar claramente el nombre y el apellido, pero también está perfectamente bien presentarlos sin punto (como una sola palabra).
¿Y qué pasa con la privacidad?
Usar ambos nombres en la dirección de correo electrónico de tu empresa significa que cualquiera que te conozca y tenga tu nombre y el de tu empresa podrá averiguar tu dirección de correo electrónico. Esto puede ser tanto bueno como malo. Puede que quieras sacrificar un elemento de transparencia a cambio de una mayor privacidad. Por ejemplo, usar iniciales y apellidos (p. ej.: J. Brown@example.com) en lugar de nombres completos.
¿Y qué pasa con otros caracteres especiales?
Aunque los puntos están bien, conviene evitar otros caracteres especiales. No son estándar y podrían dar lugar a confusión (¿es una raya corta, una raya larga o algo completamente distinto?). Usar caracteres no estándar puede hacer que las direcciones de correo electrónico sean difíciles de recordar correctamente y de decir en voz alta —y eso sin mencionar las variaciones regionales en los caracteres especiales y el hecho de que algunos no están permitidos en las direcciones de correo electrónico.
Para funciones que requieren alta seguridad, también podrías usar correos basados en funciones o departamentos, como:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Para mi propio negocio, simplemente uso jamie@ —para mí, resulta menos formal, más cercano y, al ser una empresa de una sola persona, me parecía innecesariamente formal para mis clientes usar mis dos nombres. A veces, también disfruto de la capa extra de anonimato que proporciona.
¿Qué son los alias y los necesita mi empresa?
Una dirección de correo electrónico y un alias cumplen funciones distintas, y entender sus diferencias puede ayudarte a decidir si necesitas ambos.
Una dirección de correo electrónico siempre está relacionada con un buzón específico; esto significa que tiene inicio de sesión, almacenamiento para mensajes y capacidad para enviar mensajes. Normalmente, la usa una sola persona. Un alias es ligeramente diferente: es una dirección de correo electrónico adicional que reenvía correos a uno o varios buzones existentes. No tiene su propia bandeja de entrada ni espacio de almacenamiento. Cuando se envía un correo a un alias, se redirige automáticamente al buzón asociado.
Funciones de los alias
Gestionar grandes volúmenes de correo
Los alias de correo electrónico son especialmente útiles para empresas con grandes volúmenes de correo entrante. En primer lugar, pueden permitir una mejor organización del correo; por ejemplo, puedes clasificar los correos según la dirección de la que proceden (p. ej.: clientes, proveedores, etc.).
Privacidad
Muchas personas eligen los tipos de direcciones que hemos enumerado arriba como alias para ayudar a mantener en el anonimato a los miembros del personal. Especialmente en el caso de quejas u otras comunicaciones delicadas, es probable que el personal agradezca no estar asociado directamente (por nombre) con los correos que envían. Esto nos lleva muy bien al principal beneficio de las direcciones de correo alias…
Compartir correo
Quizá la función más útil de las direcciones alias sea reenviar los mensajes que reciben a varias bandejas de entrada, para que todos los miembros de un departamento o equipo estén al tanto. Te resultarán familiares alias como returns@ o help@, pero elige los que mejor se adapten a tu empresa.
De un vistazo
Los diez alias y buzones más usados
¿Necesitas algunos ejemplos de las mejores direcciones de correo electrónico para facilitarle la vida a tu empresa? Estas son las 10 direcciones de correo electrónico más elegidas por nuestros clientes para sus buzones y alias.
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Como puedes ver en esta lista, las empresas usan principalmente estas direcciones para indicar distintos departamentos y agilizar las comunicaciones dentro de su organización.
Cómo elegir direcciones de correo electrónico personales
Ahora que ya tienes tu correo electrónico empresarial, ¿puedes mejorar también tu dirección de correo personal? ¿Cómo puedes hacer que tu dirección habitual de estilo Gmail o Hotmail tenga un aspecto profesional?
Seamos sinceros: incluso hace veinte años teníamos que añadir nuestro año de nacimiento al correo electrónico para acotarlo. Con más personas teniendo varias cuentas, el futuro parece aún más desolador. jamielong90@ tiene mucho mejor aspecto que jamielong2819532@, por no hablar de lo difíciles que serán de recordar. Entonces, ¿qué podemos hacer? ¿Hay otros trucos y recursos para conseguir la dirección de correo electrónico adecuada?
En primer lugar, recuerda las reglas anteriores
Simplemente porque prácticamente todas se aplican aquí también. Evita cualquier cosa cómica, caracteres inusuales que puedan causar confusión, etc. Si eliges números, intenta que tengan algún significado para ti o, si no puedes hacerlo, que sean memorables (jamielong666@) en lugar de incluir tu fecha de nacimiento completa (jamielong111190@).
Evita complicarlo demasiado, especialmente con la ortografía
Puede resultar tentador añadir unas cuantas letras a tu nombre porque te resulta fácil de recordar y está disponible, como jamieielongng, pero te garantizo que va a causar confusión a la larga. Si tu nombre es naturalmente muy difícil de deletrear o se confunde con frecuencia con otro, quizá te convenga simplificarlo o acortarlo para hacerte la vida más fácil en esos inevitables momentos de tener que deletrearlo por teléfono.
Considera usar apodos o aficiones en su lugar
JohnGuitar@ podría tener mayor disponibilidad que JohnSmith@ y probablemente también sea más memorable. Solo recuerda que cualquier palabra que elijas debe tener durabilidad. Si no es algo que realmente te apasione, podría convertirse en una dirección de correo electrónico de la que te arrepientas.
Cambiar tu dirección de correo electrónico más adelante es una molestia que deberías intentar evitar siempre que sea posible, especialmente si planeas usarla como inicio de sesión para varios sitios web o cuentas.
Evita incluir demasiada información personal
Nadie sugiere que vayas a poner el apellido de soltera de tu madre o el nombre de tu primera mascota, pero evita usar tu fecha de nacimiento completa, información de tu dirección o cualquier otra cosa que pueda causar problemas de seguridad en manos equivocadas. Recuerda que tu dirección es pública.
Elige un dominio público o proveedor de correo menos conocido
Los dominios públicos son aquellos que cualquiera puede usar para registrar una dirección de correo electrónico: son tus gmails y hotmails.
Algunos de los grandes nombres tienen otras opciones de dominio público (menos conocidas) que podrían tener mejor disponibilidad que las más populares. Por ejemplo, junto con su emblemático @hotmail, Microsoft también nos ha permitido registrar @live, @outlook y @msn a lo largo de los años, así como variaciones que usan dominios de país (como .co.uk). Del mismo modo, Apple ha usado @mac.com, @icloud.com, entre otros, a lo largo de los años.
Buscar las ofertas menos populares de los gigantes podría permitirte crear una dirección de correo electrónico más cercana a lo que quieres. La ventaja es que seguirás teniendo una extensión de dominio memorable y un nombre mucho más adecuado.
Sé tú mismo usando un dominio personal en tu dirección de correo electrónico
Pero ¿por qué molestarte rebuscando entre las migas caídas de un bufé de hace veinte años, cuando puedes crear un festín completamente nuevo por tu cuenta?
Porque no necesitas tener una empresa (ni siquiera gestionar un sitio web) para registrar un dominio y obtener todas las ventajas que hemos descrito para las empresas. Registrar tu propio dominio empieza en alrededor de un dólar al año, pero nunca te va a costar una fortuna.
Tener tu propio plan de correo electrónico significa que básicamente puedes elegir casi cualquier cosa como nombre porque eres el propietario del dominio (y el dominio también está personalizado). Podrías tener jamie@greatdesigns.art o el clásico jamie@jamielong.com si no te sientes muy imaginativo. De repente, las posibilidades parecen infinitas, pero seguro que no es fácil de configurar. Probablemente tengas que ser una empresa o algo así…
Configurar tu dirección de correo electrónico personalizada sin un sitio web/hosting
En realidad, no. Es increíblemente fácil de configurar. Puede que te sorprenda saber que no necesitas hosting ni un sitio web real para tener tu propia dirección de correo electrónico personalizada.
La forma más fácil de configurar una cuenta de correo electrónico como esta es registrar un dominio y luego simplemente añadir un servicio de correo de tipo plug-and-play que haga por ti la parte difícil. Puedes crear tu buzón, configurar los registros de correo y obtener espacio de almacenamiento sin necesidad de un plan de hosting. Incluso puedes recibir mensajes en tu aplicación de correo electrónico preferida.
Pasarte al móvil y tomar la decisión adecuada para ti
Seamos sinceros: todos estamos acostumbrados a la aplicación del teléfono, así que una dirección de correo electrónico que se pueda añadir fácilmente a ella es una gran ventaja. Esto es fácil de configurar y funciona con cualquier proveedor que permita integraciones IMAP/SMTP. Eso es todo en lo que debes fijarte al elegir. Así que asegúrate de consultar distintos planes de correo electrónico para empresas para asegurarte de que eliges el más adecuado.
Incluso puedes migrar tu correo electrónico actual a un servicio mejor si es necesario.
Recuerda: todo gira en torno a ti y a lo que necesitas.
Preguntas frecuentes
La dirección de correo electrónico adecuada depende de lo que quieras obtener de ella. Sin embargo, al tener una cuenta de correo electrónico empresarial, deberías poder elegir casi cualquier cosa que quieras como dirección de correo electrónico sin los problemas de disponibilidad que encontrarías con algo como Gmail o Outlook.
Una dirección de correo electrónico se compone de dos partes: el nombre y el dominio, separados por el símbolo @. Normalmente, tendrá este aspecto: name@business.com.
Puede que quieras tener en cuenta tanto la transparencia como la privacidad al decidir qué formato de nombre usar en una dirección de correo electrónico. ¿Quieres que todo el mundo pueda identificarte en línea o prefieres mantener cierto grado de anonimato? Según tus preferencias, podrías considerar una variación de las siguientes: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com o incluso algo no relacionado, como manager@business.com.
No hay direcciones de correo electrónico que sean automáticamente buenas o malas (con la excepción de las que son obviamente poco profesionales). Todo depende de las preferencias, de cómo quieres que te perciban tus lectores y del tono que quieras transmitir.
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