Cách chọn đúng địa chỉ email doanh nghiệp và cá nhân

Chúng tôi thường được khách hàng hỏi về cách chọn địa chỉ email. Việc chọn một địa chỉ email — dễ nhớ và nghe chuyên nghiệp — có nhiều điều cần cân nhắc hơn so với vẻ bề ngoài. Và không chỉ doanh nghiệp mới hỏi điều này. Khách hàng có tài khoản cá nhân cũng hỏi cách tốt nhất để chọn đúng địa chỉ email.

Vậy, hãy đi thẳng vào vấn đề và xem xét mọi khía cạnh, bắt đầu với các doanh nghiệp nhỏ muốn đảm bảo họ đang chọn một địa chỉ email đơn giản và chuyên nghiệp.

Đưa tên doanh nghiệp của bạn vào địa chỉ email

Đó là lời khuyên đơn giản, nhưng lại tạo ra thay đổi lớn nhất. Nếu bạn chọn một địa chỉ email doanh nghiệp có bao gồm tên doanh nghiệp của mình, điều đó sẽ mang lại lợi ích lâu dài. Lý do tại sao xứng đáng có hẳn một bài viết riêng, nhưng hãy tin chúng tôi, đó là cách dễ nhất để thể hiện sự chuyên nghiệp. Hãy nghĩ đến những email spam thuyết phục nhất mà bạn nhận được — những email vượt qua bộ lọc nội bộ ban đầu của bạn và đòi hỏi phải xem xét kỹ hơn. Nếu bạn giống tôi, điều đầu tiên bạn làm với những email như vậy là kiểm tra địa chỉ người gửi. Bất cứ thứ gì từ @gmail hoặc @hotmail đều ngay lập tức gióng lên hồi chuông cảnh báo khi nó được cho là một tin nhắn từ một công ty đã đăng ký.Đưa tên doanh nghiệp của bạn vào địa chỉ email, đặc biệt nếu bạn đã kinh doanh trực tuyến, là một cách cực kỳ đơn giản và hợp túi tiền để trông đáng tin cậy, và theo đó, khiến người khác khó mạo danh doanh nghiệp của bạn hơn. Nó sẽ trông như thế này yourname@yourbusiness.com. Chúng tôi sẽ nói đến cách thiết lập mọi thứ sau — vì đây là cùng một quy trình cho cả khách hàng cá nhân và khách hàng chuyên nghiệp.

Vậy hãy tưởng tượng là bạn đã làm điều này rồi. Bạn còn có thể muốn cân nhắc điều gì khác?

Cấu trúc địa chỉ email

Có rất nhiều yếu tố cần cân nhắc khi nói đến cách định dạng địa chỉ email của bạn. Nhìn chung, bạn có thể làm theo điều mình thích - suy cho cùng, không có một cấu trúc nào được thống nhất trên toàn cầu. Các công ty khác nhau dùng cách phù hợp nhất với họ tùy theo nhu cầu. Nhưng vẫn có một vài điều cần cân nhắc.

Bạn có nên dùng tên và họ trong địa chỉ email của mình không?

Việc dùng cả tên và họ thường trông chuyên nghiệp nhất, và tất nhiên, giúp tránh sự mơ hồ trong các công ty lớn nơi nhiều người có thể trùng tên.

Nếu bạn thực sự dùng cả tên và họ, bạn có nên dùng dấu chấm không?

Sử dụng dấu chấm là một cách hiệu quả để tách tên và họ. Điều này giúp dễ nhận biết rõ tên và họ hơn, nhưng việc trình bày chúng mà không có dấu chấm (như một từ liền) cũng hoàn toàn ổn.

Còn quyền riêng tư thì sao?

Việc dùng cả tên và họ trong địa chỉ email doanh nghiệp của bạn có nghĩa là bất kỳ ai bạn gặp, nếu biết tên bạn và công ty của bạn, đều có thể đoán ra địa chỉ email của bạn. Điều này vừa có mặt lợi vừa có mặt hại. Bạn có thể muốn đánh đổi một phần tính minh bạch để có được quyền riêng tư cao hơn. Ví dụ: dùng chữ cái đầu và họ (vd: J. Brown@example.com) thay vì dùng họ tên đầy đủ.

Còn các ký tự đặc biệt khác thì sao?

Mặc dù dấu chấm là ổn, bạn nên tránh dùng các ký tự đặc biệt khác. Đây là những ký tự không tiêu chuẩn và có thể gây nhầm lẫn (đó là dấu gạch ngang ngắn, gạch ngang dài hay hoàn toàn là thứ gì khác?). Việc dùng các ký tự không tiêu chuẩn có thể khiến địa chỉ email khó nhớ chính xác và khó đọc thành lời — chưa kể đến sự khác biệt theo khu vực trong các ký tự đặc biệt, và thực tế là một số ký tự không được phép dùng trong địa chỉ email.

Đối với các vai trò yêu cầu mức độ bảo mật cao, bạn cũng có thể dùng email theo vai trò hoặc theo phòng ban, chẳng hạn như:

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

Với doanh nghiệp của riêng tôi, tôi chỉ dùng jamie@ — với tôi, cách này tạo cảm giác bớt trang trọng hơn, thân thiện hơn, và với một công ty chỉ có một người thì việc dùng cả họ tên có vẻ trang trọng không cần thiết đối với khách hàng của tôi. Đôi khi, tôi cũng thích lớp ẩn danh bổ sung mà nó mang lại.

Bí danh là gì, và doanh nghiệp của tôi có cần chúng không?

Địa chỉ email và bí danh phục vụ các mục đích khác nhau, và hiểu được sự khác biệt giữa chúng có thể giúp bạn quyết định liệu bạn có cần cả hai hay không.

Một địa chỉ email luôn gắn với một hộp thư cụ thể — điều này có nghĩa là nó có thông tin đăng nhập, dung lượng lưu trữ thư và khả năng gửi thư. Thông thường, chúng được một người sử dụng. Bí danh thì hơi khác — đó là một địa chỉ email bổ sung dùng để chuyển tiếp email đến một hoặc nhiều hộp thư hiện có. Nó không có hộp thư đến hay không gian lưu trữ riêng. Khi một email được gửi đến bí danh, nó sẽ tự động được chuyển hướng đến hộp thư liên kết.

Chức năng của bí danh

Xử lý khối lượng thư lớn

Bí danh email đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp có khối lượng thư đến lớn. Trước hết, chúng có thể giúp tổ chức email tốt hơn, ví dụ, bạn có thể sắp xếp email theo địa chỉ mà chúng được gửi từ đó đến (vd: khách hàng, nhà cung cấp, v.v.).

Quyền riêng tư

Nhiều người chọn các loại địa chỉ mà chúng tôi đã liệt kê ở trên làm bí danh để giúp giữ ẩn danh cho nhân viên. Đặc biệt với các khiếu nại hoặc những trao đổi khó xử khác, nhân viên có thể sẽ đánh giá cao việc không bị gắn trực tiếp (theo tên) với những email họ gửi. Điều này dẫn chúng ta đến lợi ích chính của địa chỉ email bí danh…

Chia sẻ thư

Có lẽ chức năng hữu ích nhất của địa chỉ bí danh là chuyển tiếp các thư nhận được từ chúng đến nhiều hộp thư đến, ताकि mọi thành viên trong một phòng ban hoặc nhóm đều được cập nhật. Bạn hẳn đã quen với các bí danh như returns@ hoặc help@ — nhưng hãy chọn những bí danh phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn.

Tổng quan nhanh

Mười bí danh và hộp thư được dùng nhiều nhất

Cần một vài ví dụ về những địa chỉ email tốt nhất để giúp công việc kinh doanh của bạn dễ dàng hơn? Dưới đây là 10 địa chỉ email hàng đầu được khách hàng của chúng tôi chọn cho hộp thư và bí danh của họ.

Như bạn có thể thấy từ danh sách này, các công ty chủ yếu dùng những địa chỉ này để chỉ các phòng ban khác nhau và hợp lý hóa việc liên lạc trong tổ chức của họ.

Cách chọn địa chỉ email cá nhân

Giờ bạn đã có email doanh nghiệp, liệu bạn cũng có thể cải thiện địa chỉ email cá nhân của mình không? Làm thế nào để nâng cấp địa chỉ kiểu Gmail hoặc Hotmail thông thường của bạn để trông chuyên nghiệp?

Hãy đối mặt với thực tế, ngay cả hai mươi năm trước chúng ta cũng đã phải thêm năm sinh vào email để thu hẹp lựa chọn. Khi ngày càng nhiều người có nhiều tài khoản, tương lai còn có vẻ ảm đạm hơn. jamielong90@ trông đẹp hơn nhiều so với jamielong2819532@ — chưa kể chúng khó nhớ đến mức nào. Vậy chúng ta có thể làm gì? Có mẹo hay thủ thuật nào khác để có được đúng địa chỉ email không?

Trước hết, hãy nhớ các quy tắc ở trên

Đơn giản vì gần như tất cả chúng đều áp dụng ở đây nữa. Tránh bất cứ điều gì mang tính hài hước, các ký tự lạ có thể gây nhầm lẫn, v.v. Nếu bạn chọn số, hãy cố gắng khiến chúng có ý nghĩa nào đó với bạn, hoặc nếu không thể, hãy làm cho chúng dễ nhớ (jamielong666@) — thay vì đưa cả ngày sinh đầy đủ của bạn vào (jamielong111190@).

Tránh làm mọi thứ quá phức tạp, đặc biệt là về chính tả

Bạn có thể bị cám dỗ thêm vài chữ cái vào tên mình vì bạn dễ nhớ và nó vẫn còn trống, như jamieielongng — nhưng tôi đảm bảo điều đó sẽ gây nhầm lẫn về lâu dài trong chữ ‘longng’. Nếu tên của bạn vốn đã rất khó đánh vần hoặc thường xuyên bị nhầm với một tên khác, bạn thực sự có thể muốn đơn giản hóa hoặc rút ngắn nó để cuộc sống dễ dàng hơn trong những lúc không thể tránh khỏi phải đánh vần qua điện thoại.

Hãy cân nhắc dùng biệt danh hoặc sở thích thay thế

JohnGuitar@ có thể còn trống nhiều hơn JohnSmith@, và có lẽ cũng dễ nhớ hơn. Chỉ cần nhớ rằng bất kỳ từ nào bạn chọn cũng cần có tính lâu dài. Nếu đó không phải là điều bạn thực sự đam mê, nó có thể trở thành một địa chỉ email mà sau này bạn hối tiếc.

Việc thay đổi địa chỉ email sau này là một phiền toái mà bạn nên cố tránh nếu có thể, đặc biệt nếu bạn định dùng nó làm thông tin đăng nhập cho nhiều trang web hoặc tài khoản.

Tránh đưa vào quá nhiều thông tin cá nhân

Không ai gợi ý rằng bạn sẽ đưa họ thời con gái của mẹ mình hay tên thú cưng đầu tiên vào đó, nhưng hãy tránh dùng ngày sinh đầy đủ, thông tin địa chỉ hoặc bất cứ điều gì khác có thể gây ra vấn đề bảo mật nếu rơi vào tay kẻ xấu. Hãy nhớ rằng địa chỉ của bạn là thứ hiển thị công khai.

Chọn một miền công cộng hoặc nhà cung cấp email ít được biết đến hơn

Miền công cộng là những miền mà bất kỳ ai cũng có thể dùng để đăng ký địa chỉ email — đó là các gmails và hotmails của bạn.

Một số tên tuổi lớn có các tùy chọn miền công cộng khác (ít được biết đến hơn) có thể còn trống nhiều hơn so với những miền phổ biến nhất của họ. Ví dụ, bên cạnh @hotmail chủ lực, Microsoft cũng đã cho phép chúng ta đăng ký @live @outlook và @msn trong nhiều năm, cũng như các biến thể dùng miền quốc gia (như .co.uk). Tương tự, Apple đã dùng @mac.com, @icloud.com và những miền khác trong nhiều năm.

Tìm đến những lựa chọn ít phổ biến hơn từ các ông lớn có thể cho phép bạn tạo một địa chỉ email gần với điều bạn muốn hơn. Ưu điểm là bạn vẫn sẽ có một phần mở rộng miền dễ nhớ và một cái tên phù hợp hơn nhiều.

Hãy là chính mình bằng cách dùng miền cá nhân trong địa chỉ email

Nhưng tại sao phải chật vật nhặt nhạnh những mẩu vụn rơi ra từ một bữa tiệc buffet hai mươi năm tuổi, khi bạn có thể tự tạo ra cả một bữa tiệc mới cho riêng mình?

Bởi vì bạn không cần phải có doanh nghiệp (thậm chí cũng không cần vận hành một trang web) để đăng ký miền và nhận tất cả những lợi ích mà chúng tôi đã nêu cho doanh nghiệp. Việc đăng ký miền riêng của bạn bắt đầu từ khoảng một đô la mỗi năm, nhưng sẽ không bao giờ quá tốn kém.

Việc có gói email riêng nghĩa là về cơ bản bạn có thể chọn gần như bất cứ thứ gì bạn muốn làm tên của mình vì bạn sở hữu miền đó (và miền đó cũng được cá nhân hóa). Bạn có thể có jamie@greatdesigns.art hoặc đơn giản là jamie@jamielong.com nếu bạn không muốn sáng tạo lắm. Các khả năng bỗng nhiên có vẻ vô tận — nhưng chắc hẳn việc thiết lập không hề dễ. Có lẽ bạn phải là doanh nghiệp hay gì đó…

Thiết lập địa chỉ email tùy chỉnh của bạn mà không cần website/hosting

Thực ra là không. Việc thiết lập cực kỳ dễ dàng. Có thể bạn sẽ ngạc nhiên khi biết rằng bạn không cần hosting hay một website thực sự để có địa chỉ email tùy chỉnh của riêng mình!

Cách dễ nhất để thiết lập một tài khoản email như thế này là đăng ký một miền, rồi chỉ cần thêm một dịch vụ thư kiểu cắm là chạy để nó làm phần khó cho bạn. Bạn có thể tạo hộp thư, thiết lập các bản ghi thư và có dung lượng lưu trữ mà không cần gói hosting. Bạn thậm chí còn có thể nhận thư trên ứng dụng email mà mình ưa thích.

Dùng trên di động và đưa ra lựa chọn phù hợp cho bạn

Hãy thực tế mà nói, tất cả chúng ta đều đã quen với ứng dụng trên điện thoại, vì vậy một địa chỉ email có thể dễ dàng thêm vào đó là một điểm cộng rất lớn. Điều này rất dễ thiết lập và hoạt động với bất kỳ nhà cung cấp nào cho phép tích hợp IMAP/SMTP. Đó là tất cả những gì bạn cần lưu ý khi lựa chọn. Vì vậy, hãy nhớ xem các gói email cho doanh nghiệp khác nhau để đảm bảo bạn đang chọn đúng giải pháp phù hợp.

Bạn thậm chí còn có thể di chuyển email hiện có của mình sang một dịch vụ tốt hơn nếu cần.

Hãy nhớ rằng, tất cả đều xoay quanh bạn và những gì bạn cần.