Configura facilmente l'email aziendale

Probabilmente sei qui perché vuoi sapere come configurare l'email per la tua attività senza che sia complicato. Forse hai già cercato informazioni, ma alcuni articoli ti hanno scoraggiato perché fanno sembrare il processo difficile.

Beh, non preoccuparti. Sei nel posto giusto. Ti spiegheremo tutti gli elementi dell'email aziendale (nota anche come email aziendale o email di lavoro) così potrai configurarne, crearne e usarne una in pochissimo tempo. Ancora meglio, capirai ogni aspetto di ciò che stai facendo e il perché.

Che cos'è l'email aziendale?

L'email aziendale si riferisce in genere a servizi specifici progettati appositamente per soddisfare le esigenze che le aziende hanno e che gli individui tendono a non avere.

• Funzionalità di sicurezza migliori — I provider di email aziendale tendono a offrire funzionalità come 2FA di serie, archiviare i tuoi dati in forma crittografata e vantare anche funzioni extra come filtri antispam avanzati. Inoltre, tendono a non mostrare annunci pubblicitari e quindi non trarranno vantaggio dal sottrarre i tuoi dati per indirizzarti annunci personalizzati — cosa che alcuni provider gratuiti sono noti per fare. In breve, un provider affidabile di email aziendale dovrebbe darti la tranquillità di sapere che stai facendo tutto il possibile per proteggere i dati privati dei tuoi clienti e i tuoi.

• Strumenti aziendali — I servizi di email aziendale tendono anche ad avere strumenti aggiuntivi, come la funzionalità alias e i calendari condivisi, più adatti alla vita lavorativa. Tendono inoltre a consentire un filtraggio più avanzato delle email, che può essere utile quando gestisci un indirizzo email aziendale con volumi elevati di posta.

• Inserire il nome della tua attività nel tuo indirizzo email — Probabilmente la funzionalità più importante delle soluzioni di email aziendale è permetterti di creare facilmente indirizzi email che includono il tuo nome di dominio (yourname@yourbusiness.com). Il primo controllo che la maggior parte delle persone effettua se non è sicura che un messaggio sia reale è verificare l'indirizzo email del mittente.

Puoi approfondire perché l'email aziendale è importante, ma in generale queste sono le caratteristiche che la distinguono dai provider di email gratuiti.

In cosa consiste l'email aziendale

Per la maggior parte delle persone, un'email aziendale includerà una qualche forma del tuo nome seguita dall'URL della tua attività, quindi avrà un aspetto come yourname@yoursite.com. Di recente abbiamo parlato più nel dettaglio di come potresti scegliere il tuo dominio.

Poi c'è anche la funzionalità per creare e gestire alias (come info@ o support@).

Dal punto di vista del software, l'email aziendale spesso consiste in un portale web da cui accedi e consulti le tue email. A volte potresti avere un'app dedicata, ma più comunemente scoprirai che puoi aggiungere facilmente la tua email aziendale all'app che già usi sui dispositivi mobili, così da avere un accesso più semplice.

Di cosa hai bisogno per creare un indirizzo email aziendale?

Se hai seguito fin qui, probabilmente avrai capito che, per avere il tuo dominio all'interno del tuo indirizzo email, devi possedere un dominio. Elementi come @outlook.com sono noti come domini pubblici, quindi per sostituire questa parte devi possederla. Poiché questo è un requisito obbligatorio, la maggior parte dei servizi email rivolti alle aziende ti consente di registrare un dominio come parte del processo.

Ma visto che stai leggendo questo articolo, scommetto che hai già un dominio. Se possiedi già il dominio che vuoi usare, il processo è leggermente diverso, e questo è uno degli altri fattori che possono creare confusione quando si configura l'email aziendale. Ma separeremo questi due flussi/processi di acquisto così non potrai sbagliare.

Come ottenere un'email aziendale in 4 semplici passaggi

Il processo può variare a seconda della piattaforma che scegli. Parleremo delle basi, usando come esempio Spacemail, la nostra piattaforma specializzata per le aziende.

Acquista un piano

La maggior parte dei provider offre una gamma di piani email che riflettono le diverse dimensioni delle aziende. Non c'è nessun trucco: scegli quello che rispecchia meglio le tue esigenze. Tieni presente che molti servizi email professionali ti consentono di aggiornare elementi del tuo piano in seguito, o persino di aggiungere caselle di posta e utenti, quindi non c'è bisogno di pensare già ora al futuro. Scegli ciò di cui hai bisogno.

Per il momento non preoccuparti di come il tuo dominio si inserisca in tutto questo. Di solito, qualsiasi dominio è compatibile con qualsiasi provider, e tutto questo avviene nel passaggio successivo. Tuttavia, avere il tuo dominio con lo stesso provider offre alcuni vantaggi (di cui parleremo tra poco).

Completa l'acquisto. Poi, se non hai ancora un dominio, fermati a questo punto per acquistarne uno. Se scegli lo stesso fornitore che stai usando per la piattaforma email, il percorso tende a essere più fluido perché gli elementi della stessa piattaforma sono solitamente progettati per “comunicare” tra loro, rendendo il processo più automatizzato. Non avere fretta nella scelta del dominio. Sceglierne uno è quasi un'arte a sé, e ti suggeriamo di leggere questo articolo per prendere la decisione giusta.

Configurazione (o Unboxing™)

Se il tuo dominio e il provider email coincidono

Poi, come per qualsiasi prodotto che deve essere adattato alle tue esigenze, c'è un breve processo di configurazione. Con Spaceship, questo si chiama Unboxing™, e nel momento in cui il tuo acquisto è completato vedrai il processo di Unboxing suggerito come passaggio successivo.

Una volta selezionato, il primo passaggio è — hai indovinato — collegare un dominio. Se possiedi un dominio con Spaceship e scegli Spacemail, il tuo dominio apparirà automaticamente nel menu a discesa e dovrai semplicemente selezionarlo.

Poi, con un clic, i due vengono collegati. Puoi passare direttamente a ‘Creazione di una casella di posta’.

Collegare la tua nuova email a un dominio con un altro provider

Non è un problema se il tuo dominio è con un altro provider. Significa solo un paio di processi aggiuntivi, che avvengono con i tuoi prodotti esistenti piuttosto che con la piattaforma del dominio stessa. Questo può essere ciò che causa un po' di confusione per alcuni.

Dovrai aggiungere alcuni nuovi record MX/DKIM/SPF ai tuoi record DNS (Domain Name Server). Per chiarire, questi record sono stabiliti dal provider email, ma aggiunti dal lato del dominio. (Se usi Spacemail, vedrai un pop-up con una guida che ti spiega come impostare i tuoi record DNS). Una volta aggiunti, questi record indirizzano sostanzialmente il tuo dominio verso i server del tuo provider email per tutto ciò che riguarda la posta elettronica.

L'accesso ai record DNS del tuo dominio sarà disponibile presso il tuo provider di dominio o di hosting. Se non ne sei sicuro, puoi verificarlo usando uno strumento di controllo DNS, come MXToolbox.

Una volta che sai dove cercare, trovare i record DNS non sarà troppo difficile — dopotutto, sono una parte davvero importante della configurazione del tuo dominio. Nella maggior parte dei casi, si troveranno presso il tuo provider di dominio. La posizione delle impostazioni varierà a seconda del provider, ma in genere dovrai individuare l'area dominioall'interno del tuo account,selezionare il dominioper cui desideri creare l'indirizzo email e poi fare clic per accedere alle sue impostazioni. Potrebbe trattarsi di un pulsante come ‘Gestisci’ o ‘Impostazioni’ o ‘Configura’. Poi, vai a ‘Record DNS’. Potrebbe anche chiamarsi qualcosa come ‘DNS avanzato’.

Dovresti vedere diversi record già presenti. Fai attenzione con questi — non modificarli né rimuoverli. Farlo potrebbe causare problemi di funzionalità al tuo sito web o a qualsiasi altro servizio a cui potrebbero essere collegati. A meno che tu non abbia già usato una piattaforma email con il tuo dominio (vedi sotto), dovrai solo aggiungere nuovi record.

Record tipici che dovrai aggiungere

Anche questi dipenderanno dal servizio che stai usando, ma useremo ancora Spacemail come esempio. Il sistema di inserimento dei record tende a essere strutturato in modo da rendere intuitiva l'aggiunta di nuovi record.

Record MX (Mail Exchange)

I record MX specificano dove devono essere consegnati i messaggi email. Puntano ai server di posta responsabili della gestione delle email in arrivo. Questi garantiranno che le tue email vengano recapitate correttamente. Questi sono i record MX che aggiungeresti per Spacemail.

Record SPF (Sender Policy Framework)

I record SPF impediscono lo spoofing email (qualcuno che si spaccia per te via email) specificando quali server sono autorizzati a inviare email per conto del tuo dominio. Questo consente di identificare facilmente le email legittime. Il record SPF che di solito aggiungeresti per Spacemail è questo:

Record DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM aggiunge una firma digitale alle email in uscita, rendendole più facili da tracciare e aiutando a prevenire lo spoofing. I record DKIM vengono impostati automaticamente per ogni dominio collegato a Spacemail e puoi trovarli nel DNS avanzato.

Record DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC è un framework di policy che migliora l'autenticazione delle email allineando SPF (Sender Policy Framework) e DKIM (DomainKeys Identified Mail). Aiuta ulteriormente a prevenire spoofing email, phishing e abuso del dominio garantendo che le email in arrivo siano legittime e autorizzate.

Spacemail non configura automaticamente i record DMARC perché variano molto in base alle tue preferenze personali. Se lo desideri o se è necessario, consigliamo di usare questo generatore DMARC di MXToolbox.

Consigliamo vivamente di configurare un record DMARC per il tuo dominio per migliorare la sicurezza delle email e proteggere la reputazione del tuo dominio.

Dovrò eliminare dei record?

Se in passato hai già usato un provider email con il tuo dominio, potresti dover eliminare alcuni record esistenti. Dovrebbe essere facile identificarli perché saranno anch'essi etichettati come MX/DKIM/SPF/DMARC nella loro classificazione.

Dopo che questo lavoro preliminare sarà completato, il processo sarà molto simile a quello che seguiresti se avessi registrato il tuo dominio con lo stesso provider. Per esempio, con Spacemail, devi semplicemente aggiungere manualmente il tuo dominio nel primo passaggio del processo di unboxing (anziché selezionarlo dal menu a discesa, come faresti se avessi registrato con Spaceship). Anche in questo caso, varierà da provider a provider, ma in Spacemail è il primo passaggio del processo di unboxing.

Creazione di una casella di posta

Una volta che hai finito di creare quei record, o hai semplicemente collegato il tuo dominio, il resto sarà tutto in discesa. Scegli il nome che vuoi per la tua casella di posta (molto probabilmente il tuo, per iniziare). Non dimenticare di consultare i nostri suggerimenti sulle convenzioni di denominazione, ma ricorda — poiché stai usando il tuo dominio, può tecnicamente essere qualsiasi cosa tu voglia! Nulla è già occupato. Potresti voler osare usando una sola lettera: j@yoursite.com — niente male, vero? In alternativa, potresti creare un indirizzo email di lavoro che includa il tuo nome completo, il tuo titolo professionale o il tuo ruolo.

Aggiunta di catch-all e alias

Un catch-all è esattamente ciò che sembra — se qualcuno digita anything@yoursite.com verrà reindirizzato al catch-all. Potresti volerlo come casella di posta secondaria per evitare un afflusso di posta indesiderata. I catch-all sono particolarmente utili per intercettare errori di ortografia nei nomi o altre varianti come info@yoursite.com che le persone potrebbero provare se non sanno a chi scrivere.

Con Spacemail, impostare un catch-all è particolarmente semplice. Nel tuo pannello di avvio vedrai l'opzione in Spacemail Manager - il launchpad di Spacemail. Qui puoi impostare la tua casella catch-all. Può essere la tua casella principale - non è necessario fare un upgrade.

Nel frattempo, gli alias ti consentono di creare indirizzi email aziendali che reindirizzano a più destinatari (ad esempio: per i reparti) e permettono anche l'anonimato. Li avrai visti usare in quasi tutte le aziende. Con Spacemail, aggiungere una casella di posta aggiuntiva a qualsiasi piano è un ottimo upgrade a basso costo, e cinque sono incluse di serie con il nostro piano advanced. Scopri di più su come possono essere usati gli alias.

Aggiungere i tocchi finali al tuo account email

Questi varieranno da provider a provider, ma dopo che la configurazione dell'account email sarà completata e la tua nuova scintillante casella di posta sarà attiva e funzionante, vorrai personalizzare alcune cose finali.

Imposta il tuo nome visualizzato e aggiungi una firma

Qui parliamo proprio delle basi. Vale la pena controllarle per esserne sicuri. Vuoi che le tue email vengano visualizzate correttamente fin dalla prima. Quindi assicurarti che il tuo nome sia corretto, aggiungere una firma a ogni email e in generale dare un'occhiata alle Impostazioni ti aiuterà ogni volta. Ti garantiamo che troverai qualcosa da modificare. Inoltre, potresti voler impostare la piattaforma nella tua lingua preferita per renderla ancora più accessibile.

Aggiungere il tuo nuovo indirizzo a un client email di terze parti

Molti provider di email aziendale ti consentono di farlo. Poter integrare il tuo nuovo indirizzo email in un'app che usi già è un modo davvero semplice per tenere tutto sotto controllo. E puoi sempre tornare all'applicazione web ogni volta che vuoi sfruttare tutte le funzionalità e i vantaggi completi.

Per farlo, basta abilitare l'accesso IMAP/SMTP/POP3 nelle Impostazioni di Spacemail e poi seguire le istruzioni di configurazione nel client email che preferisci. Di solito, queste si trovano nel menu delle impostazioni della tua app esistente e sono etichettate con qualcosa come ‘Aggiungi un account’.

Migrazione delle email

Alcuni provider di email aziendale rendono facile importare le email. Questo può essere utile se hai gestito le comunicazioni della tua attività altrove e vuoi conservare una registrazione di tutto.

Anche se il provider che hai scelto non offre uno strumento di migrazione dedicato, di solito puoi eseguire una sorta di procedura manuale scaricando le tue email e poi ricaricandole sul tuo server di posta. Tuttavia, questo avrà sempre degli svantaggi (come il margine di errore umano), per non parlare del fatto che richiede tempo. Un provider con uno strumento di migrazione semplice è sicuramente un vantaggio se è qualcosa che vuoi fare. Per esempio, con Spacemail, il nostro strumento di migrazione personalizzato offre un'esperienza di migrazione più sicura e protetta. Ti verrà chiesto se desideri migrare le email esistenti come parte del processo di unboxing, ma puoi farlo in qualsiasi momento andando su ‘Impostazioni’ e trovando il riquadro ‘Migrazione email’.

Imposta regole di filtro antispam

Infine, potresti voler impostare fin da subito regole di filtro che proteggano il tuo indirizzo email. Potresti voler bloccare immediatamente gli spammer noti che hanno già una storia con la tua attività, ma uno dei vantaggi dell'email aziendale professionale è un sistema di filtraggio dello spam più robusto.

Con Spacemail, puoi regolare le impostazioni del filtro andando su Spacemail Manager, facendo clic su ‘Gestisci’, poi su ‘Gestione spam’, che appare nel menu a destra dello schermo.

Goditi i vantaggi

Ora è tutto pronto e sei pronto a inviare quelle prime email di prova ai tuoi amici (beh, devi pur controllare che tutto sembri a posto!). Resta aggiornato su tutte le novità di Spacemail, oppure commenta qui sotto con le tue opinioni e idee. Dai un'occhiata ai piani Spacemail — ti garantiamo che uno sarà perfetto per la tua attività.