Συχνά οι πελάτες μάς ρωτούν πώς να επιλέξουν μια διεύθυνση email. Η επιλογή μιας διεύθυνσης email — που να είναι εύκολη να τη θυμάται κανείς και να ακούγεται επαγγελματική — είναι πιο σύνθετη απ’ όσο φαίνεται αρχικά. Και δεν το ρωτούν μόνο οι επιχειρήσεις. Το ρωτούν επίσης και πελάτες με προσωπικούς λογαριασμούς, αναζητώντας τον καλύτερο τρόπο να επιλέξουν τη σωστή διεύθυνση email.
Ας μπούμε λοιπόν κατευθείαν στο θέμα και ας καλύψουμε τα πάντα, ξεκινώντας από τις μικρές επιχειρήσεις που θέλουν να διασφαλίσουν ότι επιλέγουν μια απλή και επαγγελματική διεύθυνση email.
Βάλτε το όνομα της επιχείρησής σας στη διεύθυνση email σας
Είναι μια απλή συμβουλή, αλλά η μεγαλύτερη αλλαγή που μπορείτε να κάνετε. Αν επιλέξετε μια επαγγελματική διεύθυνση email που περιλαμβάνει το όνομα της επιχείρησής σας, θα σας αποδώσει σημαντικά οφέλη. Οι λόγοι για τους οποίους αξίζουν ξεχωριστό άρθρο, αλλά πιστέψτε μας, είναι ο ευκολότερος τρόπος να αποπνέετε επαγγελματισμό. Σκεφτείτε τα πιο πειστικά spam μηνύματα που λαμβάνετε — εκείνα που περνούν το αρχικό εσωτερικό σας φίλτρο και απαιτούν πιο προσεκτικό έλεγχο. Αν είστε σαν εμένα, το πρώτο πράγμα που θα κάνετε με τέτοια μηνύματα είναι να ελέγξετε τη διεύθυνση αποστολέα. Οτιδήποτε από @gmail ή @hotmail χτυπά αμέσως καμπανάκια κινδύνου όταν υποτίθεται ότι είναι μήνυμα από καταχωρημένη εταιρεία.Το να βάλετε το όνομα της επιχείρησής σας στη διεύθυνση email σας, ειδικά αν ήδη δραστηριοποιείστε online, είναι ένας απίστευτα απλός και οικονομικός τρόπος να φαίνεστε νόμιμοι και, κατ’ επέκταση, δυσκολεύει άλλους να προσποιηθούν ότι είναι η επιχείρησή σας. Αυτό θα έμοιαζε κάπως έτσι yourname@yourbusiness.com. Θα δούμε αργότερα πώς να ρυθμίσετε τα πάντα — καθώς είναι η ίδια διαδικασία τόσο για προσωπικούς όσο και για επαγγελματίες πελάτες.
Ας φανταστούμε λοιπόν ότι το έχετε ήδη κάνει αυτό. Τι άλλο θα θέλατε να λάβετε υπόψη;
Δομή διεύθυνσης email
Υπάρχουν πολλοί παράγοντες που πρέπει να λάβετε υπόψη όταν πρόκειται για το πώς θα διαμορφώσετε τη διεύθυνση email σας. Σε γενικές γραμμές μπορείτε να κάνετε ό,τι προτιμάτε - άλλωστε, δεν υπάρχει μια καθολικά συμφωνημένη δομή. Διαφορετικές εταιρείες χρησιμοποιούν ό,τι τους ταιριάζει καλύτερα ανάλογα με τις ανάγκες τους. Υπάρχουν όμως μερικά πράγματα που πρέπει να σκεφτείτε.
Πρέπει να χρησιμοποιείτε το όνομα και το επώνυμό σας στη διεύθυνση email σας;
Η χρήση και των δύο ονομάτων σας τείνει να δείχνει πιο επαγγελματική και, φυσικά, αποτρέπει την ασάφεια σε μεγαλύτερες εταιρείες όπου πολλοί άνθρωποι μπορεί να έχουν το ίδιο μικρό όνομα.
Αν χρησιμοποιείτε και τα δύο ονόματα, πρέπει να βάλετε τελεία;
Η χρήση τελείας είναι ένας αποτελεσματικός τρόπος για να διαχωρίζετε το όνομα από το επώνυμο. Διευκολύνει τη σαφή αναγνώριση του ονόματος και του επωνύμου, αλλά είναι επίσης απολύτως αποδεκτό να τα παρουσιάζετε χωρίς τελεία (ως μία λέξη).
Τι γίνεται με το απόρρητο;
Η χρήση και των δύο ονομάτων σας στην επαγγελματική σας διεύθυνση email σημαίνει ότι οποιοσδήποτε γνωρίζετε και έχει το όνομά σας και την εταιρεία σας μπορεί να καταλάβει τη διεύθυνση email σας. Αυτό μπορεί να είναι και καλό και κακό. Ίσως θελήσετε να ανταλλάξετε ένα στοιχείο διαφάνειας με μεγαλύτερη ιδιωτικότητα. Για παράδειγμα, να χρησιμοποιείτε αρχικά και επώνυμο (π.χ.: J. Brown@example.com) αντί για πλήρη ονόματα.
Τι γίνεται με άλλους ειδικούς χαρακτήρες;
Παρόλο που οι τελείες είναι εντάξει, καλό είναι να αποφεύγετε άλλους ειδικούς χαρακτήρες. Αυτοί δεν είναι τυπικοί και μπορεί να προκαλέσουν σύγχυση (είναι en dash, em dash ή κάτι εντελώς διαφορετικό;). Η χρήση μη τυπικών χαρακτήρων μπορεί να κάνει τις διευθύνσεις email δύσκολες να τις θυμάται κανείς σωστά και να τις λέει προφορικά — χωρίς καν να αναφέρουμε τις τοπικές παραλλαγές στους ειδικούς χαρακτήρες και το γεγονός ότι κάποιοι δεν επιτρέπονται στις διευθύνσεις email.
Για ρόλους που απαιτούν υψηλή ασφάλεια, μπορείτε επίσης να χρησιμοποιείτε email βάσει ρόλου ή τμήματος, όπως:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
Για τη δική μου επιχείρηση χρησιμοποιώ απλώς το jamie@ — για μένα, φαίνεται λιγότερο επίσημο, πιο φιλικό, και ως εταιρεία ενός ατόμου φαινόταν αχρείαστα επίσημο στους πελάτες μου να έχω και τα δύο ονόματά μου. Μερικές φορές, απολαμβάνω επίσης το επιπλέον επίπεδο ανωνυμίας που προσφέρει.
Τι είναι τα aliases και τα χρειάζεται η επιχείρησή μου;
Μια διεύθυνση email και ένα alias εξυπηρετούν διαφορετικούς σκοπούς, και η κατανόηση των διαφορών τους μπορεί να σας βοηθήσει να αποφασίσετε αν χρειάζεστε και τα δύο.
Μια διεύθυνση email συνδέεται πάντα με ένα συγκεκριμένο γραμματοκιβώτιο — αυτό σημαίνει ότι διαθέτει σύνδεση, χώρο αποθήκευσης για μηνύματα και δυνατότητα αποστολής μηνυμάτων. Συνήθως, αυτά χρησιμοποιούνται από ένα άτομο. Ένα alias είναι λίγο διαφορετικό — είναι μια επιπλέον διεύθυνση email που προωθεί τα email σε ένα ή περισσότερα υπάρχοντα γραμματοκιβώτια. Δεν έχει δικά του εισερχόμενα ή χώρο αποθήκευσης. Όταν ένα email αποστέλλεται σε ένα alias, ανακατευθύνεται αυτόματα στο συνδεδεμένο γραμματοκιβώτιο.
Λειτουργίες των aliases
Διαχείριση μεγάλου όγκου αλληλογραφίας
Τα email aliases είναι ιδιαίτερα χρήσιμα για επιχειρήσεις με μεγάλο όγκο εισερχόμενης αλληλογραφίας. Πρώτον, μπορούν να επιτρέψουν καλύτερη οργάνωση των email, για παράδειγμα, μπορείτε να ταξινομείτε τα email ανάλογα με τη διεύθυνση από την οποία προήλθαν (π.χ.: πελάτες, προμηθευτές κ.λπ.).
Ιδιωτικότητα
Πολλοί άνθρωποι επιλέγουν τα είδη διευθύνσεων που αναφέραμε παραπάνω ως aliases για να βοηθήσουν στη διατήρηση της ανωνυμίας των μελών του προσωπικού. Ιδιαίτερα σε παράπονα ή άλλες δύσκολες επικοινωνίες, το προσωπικό πιθανότατα εκτιμά το να μη συνδέεται άμεσα (ονομαστικά) με την αλληλογραφία που στέλνει. Αυτό μας οδηγεί όμορφα στο βασικό πλεονέκτημα των alias διευθύνσεων email…
Κοινή χρήση αλληλογραφίας
Ίσως η πιο χρήσιμη λειτουργία των alias διευθύνσεων είναι η προώθηση των μηνυμάτων που λαμβάνουν σε πολλαπλά εισερχόμενα, ώστε κάθε μέλος ενός τμήματος ή ομάδας να είναι ενήμερο. Θα είστε εξοικειωμένοι με aliases όπως returns@ ή help@ — αλλά επιλέξτε αυτά που ταιριάζουν καλύτερα στην επιχείρησή σας.
Με μια ματιά
Τα δέκα πιο χρησιμοποιημένα aliases και γραμματοκιβώτια
Χρειάζεστε μερικά παραδείγματα από τις καλύτερες διευθύνσεις email που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να κάνετε τη ζωή της επιχείρησής σας πιο εύκολη; Εδώ είναι οι 10 κορυφαίες διευθύνσεις email που επιλέγουν οι πελάτες μας για τα γραμματοκιβώτια και τα aliases τους.
|
Όπως μπορείτε να δείτε από αυτή τη λίστα, οι εταιρείες χρησιμοποιούν κυρίως αυτές τις διευθύνσεις για να δηλώσουν διαφορετικά τμήματα και να βελτιστοποιήσουν την επικοινωνία μέσα στον οργανισμό τους.
Πώς να επιλέξετε προσωπικές διευθύνσεις email
Τώρα που έχετε το επαγγελματικό σας email, μπορείτε να βελτιώσετε και την προσωπική σας διεύθυνση email; Πώς μπορείτε να αναβαθμίσετε τη συνηθισμένη σας διεύθυνση τύπου Gmail ή Hotmail ώστε να δείχνει επαγγελματική;
Ας το παραδεχτούμε, ακόμη και πριν από είκοσι χρόνια έπρεπε να προσθέτουμε το έτος γέννησής μας στο email μας για να το ξεχωρίσουμε. Με περισσότερους ανθρώπους να έχουν πολλαπλούς λογαριασμούς, το μέλλον φαίνεται ακόμη πιο δυσοίωνο. Το jamielong90@ δείχνει πολύ καλύτερο από το jamielong2819532@ — για να μην αναφέρουμε πόσο δύσκολο είναι να τα θυμάται κανείς. Οπότε τι μπορούμε να κάνουμε; Υπάρχουν άλλα hacks και κόλπα για να αποκτήσετε τη σωστή διεύθυνση email;
Πρώτα απ’ όλα, θυμηθείτε τους παραπάνω κανόνες
Απλώς επειδή σχεδόν όλοι ισχύουν και εδώ. Αποφύγετε οτιδήποτε κωμικό, ασυνήθιστους χαρακτήρες που θα μπορούσαν να προκαλέσουν σύγχυση και ούτω καθεξής. Αν επιλέγετε αριθμούς, προσπαθήστε να έχουν κάποια σημασία για εσάς ή, αν δεν μπορείτε να το κάνετε αυτό, να είναι εύκολο να τους θυμάστε (jamielong666@) — αντί να συμπεριλάβετε την πλήρη ημερομηνία γέννησής σας (jamielong111190@).
Αποφύγετε την υπερβολική πολυπλοκότητα, ειδικά στην ορθογραφία
Μπορεί να μπείτε στον πειρασμό να προσθέσετε μερικά γράμματα στο όνομά σας επειδή μπορείτε να το θυμάστε εύκολα και είναι διαθέσιμο το jamieielongng — αλλά σας εγγυώμαι ότι θα προκαλέσει σύγχυση μακροπρόθεσμα. Αν το όνομά σας είναι από τη φύση του πολύ δύσκολο να γραφτεί σωστά ή συχνά συγχέεται με κάποιο άλλο, ίσως στην πραγματικότητα θέλετε να το απλοποιήσετε ή να το συντομεύσετε για να κάνετε τη ζωή σας πιο εύκολη στις αναπόφευκτες στιγμές που θα πρέπει να το συλλαβίσετε στο τηλέφωνο.
Σκεφτείτε να χρησιμοποιήσετε αντ’ αυτού παρατσούκλια ή χόμπι
Το JohnGuitar@ μπορεί να έχει μεγαλύτερη διαθεσιμότητα από το JohnSmith@ και πιθανότατα να είναι και πιο αξιομνημόνευτο. Απλώς να θυμάστε ότι οποιαδήποτε λέξη επιλέξετε πρέπει να έχει διάρκεια στον χρόνο. Αν δεν είναι κάτι για το οποίο νιώθετε πραγματικά πάθος, μπορεί να καταλήξει να γίνει μια διεύθυνση email που θα μετανιώσετε.
Η αλλαγή της διεύθυνσης email σας αργότερα είναι μια ταλαιπωρία που καλό είναι να αποφύγετε όπου είναι δυνατόν, ιδιαίτερα αν σκοπεύετε να τη χρησιμοποιείτε ως σύνδεση για πολλούς ιστότοπους ή λογαριασμούς.
Αποφύγετε να συμπεριλάβετε υπερβολικά πολλές προσωπικές πληροφορίες
Κανείς δεν λέει να βάλετε το πατρικό επώνυμο της μητέρας σας ή το πρώτο σας κατοικίδιο, αλλά αποφύγετε να χρησιμοποιείτε την πλήρη ημερομηνία γέννησής σας, στοιχεία διεύθυνσης ή οτιδήποτε άλλο θα μπορούσε να προκαλέσει ζητήματα ασφάλειας σε λάθος χέρια. Θυμηθείτε, η διεύθυνσή σας είναι δημόσια ορατή.
Επιλέξτε έναν λιγότερο γνωστό δημόσιο τομέα ή πάροχο email
Οι δημόσιοι τομείς είναι εκείνοι που μπορεί να χρησιμοποιήσει οποιοσδήποτε για να καταχωρήσει μια διεύθυνση email — είναι τα gmails και τα hotmails σας.
Μερικά από τα μεγάλα ονόματα έχουν και άλλες (λιγότερο γνωστές) επιλογές δημόσιων τομέων που μπορεί να έχουν καλύτερη διαθεσιμότητα από τις πιο δημοφιλείς τους. Για παράδειγμα, παράλληλα με το βασικό τους @hotmail, η Microsoft μάς έχει επιτρέψει επίσης να καταχωρούμε @live @outlook και @msn με τα χρόνια, καθώς και παραλλαγές που χρησιμοποιούν τομείς χωρών (όπως .co.uk). Αντίστοιχα, η Apple έχει χρησιμοποιήσει τα @mac.com, @icloud.com, μεταξύ άλλων, με τα χρόνια.
Αναζητώντας τις λιγότερο δημοφιλείς προσφορές των κολοσσών, ίσως μπορέσετε να δημιουργήσετε μια διεύθυνση email πιο κοντά σε αυτό που θέλετε. Το πλεονέκτημα είναι ότι θα εξακολουθείτε να έχετε μια αξιομνημόνευτη κατάληξη τομέα και ένα όνομα που ταιριάζει πολύ καλύτερα.
Να είστε ο εαυτός σας χρησιμοποιώντας έναν προσωπικό τομέα στη διεύθυνση email σας
Αλλά γιατί να ψάχνετε στα ψίχουλα που έπεσαν από έναν μπουφέ είκοσι ετών, όταν μπορείτε να δημιουργήσετε ένα εντελώς νέο γεύμα δικό σας;
Επειδή δεν χρειάζεται να έχετε επιχείρηση (ή ακόμη και να διαχειρίζεστε ιστότοπο) για να καταχωρήσετε έναν τομέα και να αποκτήσετε όλα τα οφέλη που περιγράψαμε για τις επιχειρήσεις. Η καταχώρηση του δικού σας τομέα ξεκινά από περίπου ένα δολάριο τον χρόνο, αλλά δεν πρόκειται ποτέ να σας κοστίσει ακριβά.
Το να έχετε το δικό σας πρόγραμμα email σημαίνει ότι μπορείτε βασικά να επιλέξετε ό,τι θέλετε ως όνομα, επειδή σας ανήκει ο τομέας (και ο τομέας είναι επίσης εξατομικευμένος). Θα μπορούσατε να έχετε jamie@greatdesigns.art ή το απλό παλιό jamie@jamielong.com αν δεν έχετε πολλή φαντασία. Οι δυνατότητες ξαφνικά μοιάζουν ατελείωτες — αλλά σίγουρα δεν είναι εύκολο να το ρυθμίσετε. Μάλλον πρέπει να είστε επιχείρηση ή κάτι τέτοιο…
Ρύθμιση της προσαρμοσμένης σας διεύθυνσης email χωρίς website/hosting
Στην πραγματικότητα, όχι. Είναι απίστευτα εύκολο να το ρυθμίσετε. Ίσως σας εκπλήξει το ότι δεν χρειάζεστε hosting ή έναν πραγματικό ιστότοπο για να έχετε τη δική σας προσαρμοσμένη διεύθυνση email!
Ο ευκολότερος τρόπος να ρυθμίσετε έναν λογαριασμό email σαν αυτόν είναι να καταχωρήσετε έναν τομέα και έπειτα απλώς να προσθέσετε μια υπηρεσία αλληλογραφίας τύπου plug-and-play που κάνει το δύσκολο κομμάτι για εσάς. Μπορείτε να δημιουργήσετε το γραμματοκιβώτιό σας, να ρυθμίσετε τις εγγραφές αλληλογραφίας και να αποκτήσετε χώρο αποθήκευσης χωρίς να χρειάζεστε πρόγραμμα hosting. Μπορείτε ακόμη και να λαμβάνετε μηνύματα στην εφαρμογή email που προτιμάτε.
Πηγαίνοντας σε mobile και κάνοντας τη σωστή επιλογή για εσάς
Ας το παραδεχτούμε, όλοι έχουμε συνηθίσει την εφαρμογή στο τηλέφωνό μας, οπότε μια διεύθυνση email που μπορεί εύκολα να προστεθεί εκεί είναι τεράστιο πλεονέκτημα. Αυτό ρυθμίζεται εύκολα και λειτουργεί με οποιουσδήποτε παρόχους επιτρέπουν ενσωματώσεις IMAP/SMTP. Αυτό είναι το μόνο που χρειάζεται να προσέξετε όταν επιλέγετε. Γι’ αυτό βεβαιωθείτε ότι εξετάζετε διαφορετικά προγράμματα email για επιχειρήσεις ώστε να βεβαιωθείτε ότι επιλέγετε αυτό που σας ταιριάζει.
Μπορείτε ακόμη και να μεταφέρετε το υπάρχον email σας σε μια καλύτερη υπηρεσία, αν χρειάζεται.
Θυμηθείτε, όλα έχουν να κάνουν με εσάς και με αυτό που χρειάζεστε.
Συχνές ερωτήσεις
Η σωστή διεύθυνση email εξαρτάται από το τι θέλετε από αυτήν. Ωστόσο, έχοντας έναν επαγγελματικό λογαριασμό email, θα πρέπει να μπορείτε να επιλέξετε σχεδόν οτιδήποτε θέλετε ως διεύθυνση email σας, χωρίς τα προβλήματα διαθεσιμότητας που θα συναντούσατε με κάτι όπως το Gmail ή το Outlook.
Μια διεύθυνση email αποτελείται από δύο μέρη. Το όνομα και το domain, τα οποία χωρίζονται με το σύμβολο @. Συνήθως, θα έχει τη μορφή name@business.com.
Ίσως θελήσετε να λάβετε υπόψη τόσο τη διαφάνεια όσο και την ιδιωτικότητα όταν επιλέγετε τη μορφή του ονόματός σας που θα χρησιμοποιήσετε σε μια διεύθυνση email. Θέλετε να μπορεί ο καθένας να σας αναγνωρίζει στο διαδίκτυο ή θα προτιμούσατε να διατηρήσετε έναν βαθμό ανωνυμίας; Ανάλογα με την προτίμησή σας, μπορείτε να εξετάσετε μια παραλλαγή από τα εξής: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com ή ακόμη και κάτι άσχετο όπως manager@business.com.
Δεν υπάρχουν διευθύνσεις email που να είναι αυτόματα καλές ή κακές (με εξαίρεση εκείνες που είναι προφανώς αντιεπαγγελματικές). Όλα εξαρτώνται από την προτίμηση, από το πώς θέλετε να σας αντιλαμβάνονται οι αναγνώστες σας και από τον τόνο που θέλετε να πετύχετε.
Προτεινόμενα άρθρα
Μοιραστείτε τις σκέψεις σας