So schreiben Sie eine professionelle Kündigungs-E-Mail

Kündigungs-E-Mails sind nicht kompliziert, aber sie haben Gewicht. Wenn Sie es richtig machen, gehen Sie mit einem guten Eindruck. Wenn Sie es falsch machen, könnten Sie eine Brücke abbrechen, ohne es zu wollen. So schreiben Sie eine, die ihren Zweck erfüllt.

Was ist eine Kündigungs-E-Mail, und wann sollten Sie sie senden?

Vielleicht wurde Ihnen ein besserer Job angeboten, oder Sie brauchen eine Pause. Aber was auch immer Ihr Grund ist, die Kündigungs-E-Mail bestätigt offiziell, dass Sie gehen, damit Ihr Unternehmen beginnen kann, sich auf Ihre Abwesenheit vorzubereiten.

Vor ein paar Jahrzehnten hätten Sie Ihre Kündigung per Brief der HR-Dame übergeben und dabei die Peinlichkeit ertragen, den ganzen Arbeitstag zu wissen, dass Sie gehen. Seit COVID-19 haben sich die Zeiten geändert, und heutzutage erfüllt eine Kündigungs-E-Mail ihren Zweck. Natürlich können Sie Ihr Kündigungsschreiben auch persönlich abgeben, wenn Sie im Büro arbeiten.

Hier sind die besten Situationen, um eine zu senden:

• Dringende oder sofortige Kündigung –Wenn Sie aufgrund eines unvorhergesehenen Umstands oder eines Notfalls sofort kündigen müssen. So wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen Ihre Kündigung schnell erhält.

• Remote-Arbeit oder Abwesenheit vom Büro –Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, ist eine Kündigung per E-Mail die beste Wahl, besonders wenn Ihr Büro auf der anderen Seite der Welt liegt.

• Unternehmensrichtlinien oder Dokumentation –Manchmal kann Ihr Unternehmen auch dann eine Kündigung per E-Mail verlangen, wenn Sie persönlich gekündigt haben, damit eine elektronische Kopie vorliegt.

Was sollten Sie in eine professionelle Kündigungs-E-Mail aufnehmen?

Einen Job zu kündigen ist nie angenehm, aber das bedeutet nicht, dass es nicht reibungslos ablaufen kann. Idealerweise möchten Sie, dass der Prozess so schnell und geordnet wie möglich verläuft. Das bedeutet, dass Ihr Kündigungsschreiben ein paar bewährten Regeln folgen sollte.

1. Die Betreffzeile richtig formulieren

   Eine klare Betreffzeile sorgt dafür, dass Ihre E-Mail wahrgenommen wird, und macht es außerdem leicht, sie später wiederzufinden. Sie sollte Ihre Kündigung ausdrücklich erwähnen. Vermeiden Sie möglichst alles Vage und machen Sie von Anfang an klar, dass diese E-Mail Ihre Kündigungsmitteilung enthält

2. Von Anfang an den richtigen Ton treffen

   Wenn dies Ihre letzte Handlung als Mitarbeiter sein soll, ist es am besten, professionell zu bleiben. Der erste Satz sollte den Ton für den Rest der E-Mail setzen. Beginnen Sie mit einer professionellen Anrede und erläutern Sie im ersten Satz, dass Sie das Unternehmen verlassen werden, nennen Sie Ihre Position und geben Sie das Datum Ihres letzten Arbeitstags an.

3. Mit dem richtigen Ton gehen

   Wertschätzung bedeutet, im Guten auseinanderzugehen. Fügen Sie ein oder zwei Sätze hinzu, in denen Sie Ihrem Arbeitgeber für die Möglichkeit danken, mit ihm zusammenzuarbeiten. Selbst wenn Sie es kaum erwarten können zu gehen, ist es gute E-Mail-Etikette, sich für die Gelegenheit zu bedanken, und das wird sicher geschätzt.

4. Gehen, ohne lose Enden zu hinterlassen

   Sie könnten sagen, dass Sie bereit sind, eine neue Kraft einzuarbeiten oder ein wichtiges Projekt abzuschließen, bevor Sie gehen. Achten Sie darauf, innerhalb Ihrer Möglichkeiten zu bleiben. Sie wollen nicht mehr versprechen, als Sie leisten können, aber das zeigt Professionalität und guten Willen.

5. Bevor Sie auf Senden klicken

   Beginnen Sie mit einer passenden Grußformel, und wenn Sie sie noch nicht angegeben haben, fügen Sie unter Ihrem Namen Ihre persönlichen Kontaktdaten hinzu. So kann Ihr Arbeitgeber Sie bei Rückfragen erreichen oder Ihnen später offizielle Dokumente zusenden. Bevor Sie sich freuen und auf den Senden-Button drücken, ist es außerdem wichtig, Ihre E-Mail auf Fehler Korrektur zu lesen.

   Letztlich möchten Sie so reibungslos wie möglich zur Tür hinausgehen. Folgen Sie der obigen Vorlage, und Sie kommen praktisch mühelos hindurch. Hier ist eine Erinnerung an diese Schritte.

So schreiben Sie Schritt für Schritt eine Kündigungs-E-Mail

1. Der Zeitpunkt ist wichtig – Es gibt einen richtigen Zeitpunkt zum Versenden von E-Mails und einen falschen. Sprechen Sie zuerst mit Ihrem Vorgesetzten, entweder persönlich oder per Videoanruf, und senden Sie dann die E-Mail. Vermeiden Sie Wochenenden oder späte Nachtstunden. Zielen Sie auf den späten Nachmittag unter der Woche, wenn der Arbeitsfluss weniger wahrscheinlich gestört wird.

2. Die Betreffzeile richtig formulieren – Halten Sie sie kurz und klar. Zum Beispiel: „Kündigung – [Ihr Name]“. So weiß Ihr Vorgesetzter genau, was er öffnet.

3. Das Datum klar angeben– Beginnen Sie mit den wichtigsten Informationen und seien Sie eindeutig. Beispiel: „Hiermit kündige ich formell meine Position als [Job Title] bei [Company Name]. Mein letzter Arbeitstag wird der [Date] sein.“ Prüfen Sie Ihre Kündigungsfrist und stellen Sie sicher, dass Ihr Enddatum diese widerspiegelt.

4. Mit einer positiven Note gehen – Selbst wenn der Job nicht perfekt war, gehen Sie im Guten. Beispiel:

   „Vielen Dank für die Gelegenheit und die Unterstützung in den vergangenen [X] Jahren. Ich habe die Chance geschätzt, mich weiterzuentwickeln und mit einem großartigen Team zu arbeiten.“

5. Das letzte Angebot – Ein kurzes, aufrichtiges Angebot bewirkt viel. Beispiel: „Ich helfe gern bei Übergabeaufgaben oder allem, was den Übergang in meinen letzten Wochen erleichtert.“ Versprechen Sie nur, was Sie realistisch leisten können.

Beispiele für Kündigungs-E-Mails, die funktionieren

Professionelle E-Mails schreiben hat viel mit Übung zu tun. Sobald Sie flüssiger werden, kommen die Worte von selbst. Aber gerade am Anfang kann es hilfreich sein, ein paar Standardbeispiele parat zu haben, die Sie bei Bedarf schnell hervorholen können. Hier sind einige professionelle Beispiele für Kündigungs-E-Mails, die Ihnen den Einstieg erleichtern.

Standardvorlage für eine Kündigungs-E-Mail

Betreff: Kündigung – [Ihr Name]

Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],

Bitte betrachten Sie diese E-Mail als formelle Mitteilung meiner Kündigung meiner Position als [your job title]. Mein letzter Arbeitstag wird [e.g., August 30, 2025] sein.

Ich möchte mich für die Möglichkeiten und die Unterstützung bedanken, die ich während meiner Zeit im Unternehmen erhalten habe. Es war mir eine Freude, mit Ihnen und dem Team zusammenzuarbeiten, und ich habe [mention something positive, e.g. “valuable skills in project management”] gelernt.

Ich setze mich dafür ein, diesen Übergang so reibungslos wie möglich zu gestalten. Alle offenen Aufgaben werden abgeschlossen, bevor ich gehe, und ich helfe gern dabei, meine Nachfolge einzuarbeiten oder Unterlagen bereitzustellen, die die Übergabe erleichtern.

Nochmals vielen Dank für Ihr Verständnis. Ich hoffe, wir bleiben in Kontakt. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Kurze Vorlage für eine Kündigungs-E-Mail

Betreff: Kündigung – [Ihr Name]

Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],

Hiermit kündige ich formell meine Position als [Job title] bei [Company name] mit Wirkung zum [Date].

Ich schätze die Möglichkeiten, die ich während meiner Zeit hier hatte, und möchte Ihnen für Ihre Unterstützung und Begleitung danken. Mit freundlichen Grüßen [Ihr Name]

Kündigungs-E-Mail für Remote-Mitarbeiter

Betreff: Kündigungsmitteilung – [Ihr Name]

Sehr geehrte/r [Name des Vorgesetzten],

Hiermit reiche ich formell meine Kündigung meiner Position als [Job title] bei [Company name] ein. Mein letzter Arbeitstag wird der [Date] sein.

Angesichts unserer Remote-Arbeitsregelung wollte ich sicherstellen, dass ich meine Kündigung schriftlich klar kommuniziere. Gern vereinbare ich mit Ihnen einen Videoanruf, um den Übergang und die nächsten Schritte zu einem für Sie passenden Zeitpunkt zu besprechen.

Ich habe die Flexibilität und das Vertrauen, die mit der Remote-Arbeit bei [Company name] einhergingen, wirklich geschätzt. In meiner verbleibenden Zeit werde ich dafür sorgen, meine laufenden Projekte zu dokumentieren, und stehe zur Verfügung, um bei der Einarbeitung einer Nachfolge oder der Übergabe von Verantwortlichkeiten an andere Teammitglieder zu helfen.

Vielen Dank für die Unterstützung und Zusammenarbeit. Es war mir eine Freude, mit Ihnen und dem Team zusammenzuarbeiten. Mit besten Grüßen [Ihr Name]

Häufige Fehler, die Sie beim Schreiben einer Kündigungs-E-Mail vermeiden sollten

• Vermeiden Sie den Rundumschlag – Selbst wenn Sie unter schwierigen Umständen gehen, ist eine Kündigungs-E-Mail nicht der richtige Ort, um Ihrem Ärger Luft zu machen. Bleiben Sie neutral und professionell.

• Das Datum, das Sie angeben müssen – Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren letzten Arbeitstag angeben. Andernfalls wird HR Ihnen hinterherlaufen.

• Der Fehler in der Betreffzeile– Das Letzte, was Sie wollen, ist, dass Ihre E-Mail übersehen oder ignoriert wird. Formulieren Sie die Betreffzeile klar, damit offensichtlich ist, worum es in Ihrer E-Mail geht.

• Der CC-Fehler– Selbst die beste Kündigungs-E-Mail ist wertlos, wenn die richtige Person sie nicht sieht. Senden Sie sie an einen Vorgesetzten oder an HR und achten Sie darauf, nicht versehentlich jemand anderen in CC zu setzen.

• Den richtigen Ton treffen –Das Format einer Kündigungs-E-Mail ist wichtig. Halten Sie es professionell, so einfach ist das. Kein Slang, keine GROSSBUCHSTABEN und ganz sicher keine Emojis.

So kündigen Sie professionell (nächste Schritte nach dem Senden der E-Mail)

Die obigen Tipps bringen Sie schon sehr weit beim Schreiben einer professionellen E-Mail. Was bleibt, sind die letzten zehn Prozent. Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, dorthin zu gelangen.

• Bestätigung erhalten –Eine Bestätigung von Ihrem Arbeitgeber stellt sicher, dass alle bezüglich Ihres Austrittsdatums auf dem gleichen Stand sind. Senden Sie eine Erinnerung, wenn Sie sie noch nicht erhalten haben.

• Das Exit-Interview –Exit-Interviews sind manchmal Teil des Offboarding-Prozesses. Überlegen Sie im Voraus, welches Feedback Sie geben könnten, und halten Sie es konstruktiv und respektvoll.

• Der Abschluss –Bevor Sie gehen, stellen Sie sicher, dass Sie alle Geräte zurückgeben, etwa Computer oder Ausweise. Sich an die IT zu wenden, ist ein guter Anfang.

• Kontakte pflegen –Geschäftliche Kontakte können Gold wert sein. Wenn Sie ein Unternehmen verlassen, ist es eine gute Idee, Kollegen nach ihren Kontaktdaten zu fragen.

• Stark abschließen – Es mag verlockend sein, sich nach der Kündigung zurückzulehnen und zu entspannen, aber professionell zu bleiben hilft dabei, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und ein gutes Arbeitszeugnis zu sichern.

Fazit

Wie alles andere erfordern auch Kündigungs-E-Mails Übung. Die obige Vorlage und die Beispiele für Selbstvorstellungs-E-Mails helfen Ihnen beim Einstieg, und sobald Sie flüssiger sind, schreiben Sie im Handumdrehen perfekte Kündigungs-E-Mails.