Những ứng dụng email tốt nhất để tăng năng suất của bạn

Nhân viên trung bình dành khoảng 11 giờ trong tuần làm việc của họ để vật lộn với email.

Điều đó không chỉ đáng sợ mà còn là một lượng lớn thời gian bị lãng phí, lẽ ra có thể tập trung vào việc khác.

Các công cụ tăng năng suất email giúp bạn lấy lại một phần thời gian đó. Bạn có thể tìm thứ mình cần nhanh hơn, duy trì tập trung vào nhiệm vụ và cộng tác với người khác hiệu quả hơn.

Điều quan trọng là tìm được công cụ phù hợp với nhu cầu của bạn. Và đó chính xác là điều chúng ta sắp làm.

Top 7 công cụ tăng năng suất email trong năm 2026

Các công cụ tăng năng suất email thường thuộc một trong hai nhóm:

1. Những công cụ hoạt động đồng bộ với các công cụ khác

2. Những công cụ tự định vị là giải pháp ‘tất cả trong một’

Các công cụ này cũng tiếp cận năng suất từ những góc độ khác nhau, vì vậy điều quan trọng là phải hiểu bạn cần trợ giúp nhiều nhất ở đâu.

Dưới đây, chúng tôi đã đề cập đến nhiều công cụ tăng năng suất email hàng đầu — một số được thiết kế để hoạt động như giải pháp độc lập, số khác có thể được kết hợp để giúp bạn bao quát nhiều hơn.

ProofHub

Nếu ý tưởng của bạn về năng suất email là giữ hộp thư đến chỉ dành cho email và chuyển các nhiệm vụ sang một không gian làm việc riêng, thì ProofHub có thể là thứ bạn đang tìm kiếm. Bề ngoài, ProofHub hoạt động giống như các công cụ quản lý dự án khác. Bạn có thể xem các nhiệm vụ sắp tới trong một hệ thống phân cấp trực quan, phân công dự án, cập nhật tiến độ cho đồng nghiệp và giữ liên lạc qua trình nhắn tin tích hợp.

Biến email thành nhiệm vụ từ hộp thư đến của bạn

Nhưng nó đang chuyển các nhiệm vụ từ hộp thư đến của bạn vào công cụ quản lý dự án này, nơi ProofHub thực sự nổi trội. Tính năng email-in của ProofHub gán một địa chỉ email duy nhất cho mỗi nhiệm vụ và dự án. Sau đó, địa chỉ này có thể được dùng để tạo nhiệm vụ, gửi cập nhật và đưa ra bình luận từ email của bạn. Nếu bạn bất ngờ nhận được email về một thay đổi lớn đối với một trong các dự án đang triển khai, bạn có thể cập nhật nhiệm vụ mà không cần rời khỏi hộp thư đến.

Điều này cũng hiệu quả khi tạo một nhiệm vụ mới. Bằng cách tuân theo một vài quy tắc định dạng, bạn có thể thêm tên nhiệm vụ, ngày, thời gian bắt đầu và kết thúc, cùng bất kỳ người tham gia nào. Ngoài ra, mọi bình luận được thêm vào nhiệm vụ bạn vừa tạo sẽ được gửi thẳng đến hộp thư đến của bạn. Điều này giúp bạn không phải lục lọi hộp thư đến để tìm các cập nhật trước đó. Bạn có thể cập nhật nhiệm vụ khi nó còn trong đầu và giữ cho hộp thư đến chỉ tập trung vào email. Khi lịch trình đã được thiết lập, bạn có thể nhận email hằng ngày với lịch trình trong ngày để không bỏ lỡ bất kỳ nhiệm vụ nào.

Không có sắp xếp AI hoặc phím tắt

Điểm ProofHub còn thiếu là không có tính năng sắp xếp email bằng AI. Việc chuyển nhiệm vụ từ hộp thư đến sang bảng kanban trong ProofHub phần nào giúp giảm gánh nặng tinh thần, nhưng không giúp được nhiều với đống thư rác ngày càng chất đống trong hộp thư đến. Nếu bạn cũng đang tìm một lối tắt đến điều mà nhiều nhà cung cấp email tự động bằng AI hiện gọi là ‘Inbox Zero’, thì ProofHub sẽ không đáp ứng được.

Nói về lối tắt, ProofHub không có chúng. Phím tắt đã trở nên cực kỳ phổ biến kể từ khi Gmail quyết định tự động hóa một số tác vụ thành các tổ hợp phím nhanh. Điều này thực sự có thể tăng tốc quá trình xử lý hộp thư đến, nhưng thật không may, vì ProofHub không tích hợp hoàn toàn với email của bạn nên phím tắt không phải là một lựa chọn.

Trường hợp sử dụng tốt nhất: Với tất cả những điều đã nói, sẽ không có gì ngạc nhiên khi ProofHub là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm xử lý khối lượng email lớn, như các agency marketing hoặc các nhóm làm việc từ xa cần quản lý nhiệm vụ và theo dõi dự án mà không phải liên tục chuyển đổi giữa các ứng dụng.

Ưu điểm

• Mỗi nhiệm vụ có một địa chỉ email riêng, vì vậy bạn có thể tạo hoặc cập nhật nhiệm vụ trực tiếp từ hộp thư đến.

• Không cần mở ứng dụng để cập nhật, chỉ cần gửi email đến địa chỉ của nhiệm vụ.

• Các công cụ lập kế hoạch trực quan như bảng Kanban và biểu đồ Gantt giúp tổ chức và ưu tiên công việc.

• Nhận email hằng ngày với lịch trình của bạn để luôn đi đúng hướng.

Nhược điểm

• ProofHub không tự động lọc hoặc sắp xếp email của bạn như một số công cụ hộp thư đến AI.

• Bạn không thể nhóm email theo mức độ ưu tiên hoặc thời gian để xem lại sau.

• Bạn vẫn sẽ cần một công cụ khác hoặc các quy tắc email để giữ thư rác ra khỏi hộp thư đến.

• Thiếu hỗ trợ phím tắt cho những người dùng muốn điều hướng nhanh mà không cần chuột.

Người dùng nói gì: xếp hạng G2

Người dùng đánh giá ProofHub 4.5 / 5.

Spark

Nếu bạn là người vừa ngồi vào bàn vào sáng thứ Hai đã ngay lập tức choáng ngợp bởi đống thư trong hộp thư đến, thì Spark có thể là thứ bạn đang tìm kiếm. Không giống ProofHub, Spark không đưa bạn ra khỏi hộp thư đến mà tăng tốc thời gian bạn làm việc trong đó. Spark giúp bạn sắp xếp, viết và quản lý email bằng các tính năng thông minh như AI, nhắc nhở email và các công cụ dành cho nhóm.

Cách nhanh hơn để đọc và viết email

Một trong những tính năng chính của nó là ‘Smart inbox’, tự động sắp xếp thư của bạn vào các danh mục Cá nhân, Thông báo và Bản tin. Nó có thể tùy chỉnh, cho phép bạn thêm hoặc bớt bộ lọc để phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình. Ngoài ra, ‘Smart inbox’ học từ hành vi của bạn và ngày càng sắp xếp email tốt hơn theo thời gian.

Các nhà cung cấp email đang đặt cược mạnh vào trợ lý AI, và một số làm rất tốt việc giúp bạn chinh phục trang giấy trắng khét tiếng. Hãy lấy trợ lý email của Spark, Spark +AI, làm ví dụ. Nó được xây dựng với mục đích duy nhất là giúp bạn viết ra những ý tưởng chuyên nghiệp trong thời gian ngắn nhất có thể, và nó làm điều đó khá tốt.

Các lời nhắc tiện lợi cho phép bạn tạo bản nháp email chỉ với một cú nhấp chuột, ngoài ra, khi bạn bắt đầu gõ, các lời nhắc sẽ cập nhật. Điều này có nghĩa là bạn có thể nhờ AI hỗ trợ ở bất kỳ giai đoạn nào trong mạch suy nghĩ của mình. Bạn cũng có thể tạo bản nháp bằng AI để dùng làm phản hồi mẫu cho các lần trả lời sau này. Thêm vào đó là việc AI có thể tóm tắt các chuỗi email và cuộc họp để cung cấp cho bạn ý chính nhanh chóng về mọi điều đã được nói, và bạn sẽ có một công cụ khá mạnh ngay trong hộp thư đến.

Tuyệt vời để viết nhanh, không phải để duy trì sự ngăn nắp

Spark tập trung vào việc tăng tốc quá trình đọc và viết email. Điểm nó còn yếu là ở giai đoạn tổ chức. Vì vậy, nếu tổ chức là nơi bạn cần trợ giúp, tốt nhất nên xem Spark như một phần bổ sung cho năng suất email chứ không phải một sản phẩm độc lập. Spark được xây dựng cho cộng tác, hỗ trợ nhiều nhà cung cấp email như Gmail, Outlook và Spacemail, cùng với tích hợp với các công cụ như Todoist, Asana và Zoom.

Trường hợp sử dụng tốt nhất: Vì tốc độ là trọng tâm chính ở đây, Spark phù hợp nhất với các chuyên gia và nhóm quản lý nhiều tài khoản email doanh nghiệp và cần vật lộn với một hộp thư đến bận rộn lúc 9 giờ sáng. Nếu bạn đang tìm kiếm các lối tắt tiện lợi và tích hợp AI, thì Spark có thể là ứng dụng dành cho bạn.

Ưu điểm

• Tự động sắp xếp email của bạn vào các danh mục như Cá nhân, Thông báo và Bản tin—kèm theo khả năng tùy chỉnh bộ lọc theo ý thích.

• Hộp thư đến thông minh của Spark ngày càng tốt hơn theo thời gian bằng cách thích ứng với cách bạn quản lý email.

• Spark +AI giúp soạn email nhanh chóng với các lời nhắc nhận biết ngữ cảnh được cập nhật khi bạn gõ.

• Phản hồi mẫu và gợi ý thông minh giúp giảm việc gõ lặp đi lặp lại.

• AI có thể tóm tắt các chuỗi email dài hoặc cuộc họp thành những ý chính dễ nắm bắt.

• Tích hợp với Gmail, Outlook và các công cụ như Todoist, Asana và Zoom.

Nhược điểm

• Spark không hỗ trợ nhiều về tổ chức nhiệm vụ hoặc dự án so với các công cụ chuyên dụng như ProofHub hoặc Todoist.

• Bạn sẽ không tìm thấy bảng Kanban, lịch hoặc biểu đồ Gantt được tích hợp sẵn.

• Spark tăng tốc xử lý email nhưng hoạt động tốt nhất khi kết hợp với một công cụ tập trung vào nhiệm vụ.

Người dùng nói gì: xếp hạng G2

Người dùng đánh giá Spark 4.7 / 5.

Todoist

Todoist hoạt động khá giống Proofhub. Nó làm hầu hết những gì ProofHub làm, nhưng tốt hơn. Todoist là một ứng dụng quản lý nhiệm vụ tích hợp với các nhà cung cấp hộp thư đến lớn như Gmail, Zoho Mail và Spark. Nhưng một lợi thế lớn của nó là tốc độ.

Nhiệm vụ nhanh hơn, AI thông minh hơn và thân thiện với phím tắt

Chúng tôi đã đề cập đến các quy tắc định dạng của ProofHub để tạo nhiệm vụ mà không cần rời khỏi hộp thư đến. Todoist nâng cấp quy trình này bằng cách khiến nó gần với ngôn ngữ tự nhiên nhất có thể. Nó mang lại cảm giác thông minh hơn, nhanh hơn và trực quan hơn nhiều. Nó không chỉ tạo sự kiện hoặc nhiệm vụ mà còn dùng AI để đưa ra hướng dẫn về cách hoàn thành. AI có thể chia nhỏ nhiệm vụ thành các phần dễ quản lý có thể chia sẻ với các thành viên khác trong nhóm.

Khi phần còn lại của nhóm bạn đã tham gia, lịch của Todoist làm rất tốt việc giúp mọi người đi đúng hướng. Bộ lọc thông minh cho phép bạn sắp xếp nhiệm vụ theo người tham gia, để bạn có thể thấy ai đang làm gì. Lịch cũng tích hợp với email của bạn, tự động thêm các sự kiện mới khi chúng xuất hiện.

Todoist cũng làm rất tốt việc tích hợp phím tắt. Chỉ với vài tổ hợp phím nhanh, bạn có thể điều hướng, tạo và phân công nhiệm vụ nhanh hơn nhiều.

Dùng nó để giữ ngăn nắp, không phải để sắp xếp email

Nhưng một lần nữa, nếu bạn đang tìm một công cụ giúp dọn dẹp hộp thư đến quá tải, Todoist không hỗ trợ nhiều. Nó có thể giúp bạn với các dự án và nhiệm vụ sắp tới, nhưng sẽ hoạt động tốt nhất khi kết hợp với một ứng dụng email thông minh có các tính năng AI khéo léo.

Trường hợp sử dụng tốt nhất: Todoist phù hợp nhất cho cá nhân và nhóm muốn tổ chức và quản lý các nhiệm vụ dựa trên email. Nếu điều bạn tìm kiếm là tốc độ và điều hướng trực quan, Todoist mang lại một vài lợi thế so với các nhà cung cấp khác.

Ưu điểm

• Nhanh chóng tạo nhiệm vụ từ hộp thư đến bằng các cụm từ đơn giản, trực quan.

• Giúp chia nhỏ nhiệm vụ thành các bước dễ quản lý và đưa ra gợi ý để hoàn thành chúng.

• Sắp xếp nhiệm vụ theo người được giao hoặc dự án để giữ cho nhóm của bạn đồng bộ và khối lượng công việc rõ ràng.

• Tự động thêm các sự kiện và nhiệm vụ mới từ email của bạn.

• Phím tắt cho phép bạn điều hướng, tạo và phân công nhiệm vụ mà không cần chạm vào chuột.

Nhược điểm

• Todoist không giúp giảm sự lộn xộn của email hoặc sắp xếp hộp thư đến của bạn.

• Nó cần được kết hợp với một ứng dụng email thông minh để có phạm vi năng suất đầy đủ.

• Không có trợ lý viết AI hoặc công cụ tóm tắt.

Người dùng nói gì: xếp hạng G2

Người dùng đánh giá Todoist4.4 / 5.

Mailtrap

Không giống các công cụ quản lý hộp thư đến, Mailtrap giải quyết thách thức ở phần backend và đưa email của ứng dụng bạn đến hộp thư đến chính của người nhận một cách nhanh chóng và đáng tin cậy.

Gửi email đến đúng hộp thư đến chính

Các công ty như PayPal, Atlassian và Adobe tin tưởng Mailtrap để xử lý hàng triệu email vì nó mang lại tỷ lệ vào hộp thư đến cao và tốc độ gửi nhanh.

Cơ sở hạ tầng của Mailtrap được tối ưu cho email giao dịch, với các luồng gửi riêng cho email giao dịch và email hàng loạt để bảo vệ uy tín người gửi của bạn. Bạn có thể gửi email trong vài giây, không phải vài phút.

Ngoài ra, khi và nếu các vấn đề về gửi email phát sinh lúc 2 AM, đội ngũ hỗ trợ của Mailtrap luôn sẵn sàng giúp khắc phục sự cố và giải quyết vấn đề của bạn nhanh chóng.

Các tính năng như danh sách chặn, mẫu email và webhook cho thông báo sự kiện theo thời gian thực giúp bạn duy trì thực hành gửi sạch và luôn nắm được trạng thái gửi.

Cái nhìn cận cảnh hơn về hiệu suất email của bạn

Mailtrap cung cấp bảng điều khiển để theo dõi hiệu suất email của bạn từ nhiều góc độ khác nhau. Bạn có thể xem các chỉ số như email đã gửi thành công, tỷ lệ mở duy nhất, tỷ lệ nhấp, tỷ lệ trả lại và khiếu nại spam. Các thống kê cũng được mã hóa màu và sử dụng các ngưỡng dựa trên nghiên cứu sâu rộng liên ngành của nền tảng.

Hơn nữa, Mailtrap cho phép lưu nhật ký email của bạn trong tối đa 30 ngày, giúp bạn thấy chính xác điều gì đang xảy ra với từng email bạn gửi. Bằng cách này, bạn chỉ cần vào lịch sử email của mình và xem liệu nó đã vào thư mục chính hay vào spam.

Trường hợp sử dụng tốt nhất: Mailtrap phù hợp nhất cho các nhóm phát triển và sản phẩm muốn gửi email giao dịch và email hàng loạt ở quy mô lớn. Nếu bạn đang triển khai email đặt lại mật khẩu, thông báo tài khoản hoặc chuỗi onboarding người dùng, Mailtrap Email Delivery Platform cung cấp cho bạn cơ sở hạ tầng để đảm bảo những email đó thực sự đến được hộp thư đến.

Ưu điểm

• Nhiều tính năng giúp bạn đạt được và duy trì tỷ lệ gửi thành công cao.

• Bảng điều khiển tổng quan và báo cáo chi tiết để theo dõi hiệu suất email.

• Hỗ trợ chuyên gia 24/7 từ các kỹ sư và chuyên gia deliverability làm việc suốt ngày đêm.

• Các gói và tính năng có giá phải chăng để mở rộng an toàn và nhanh chóng mà không gặp trục trặc về hiệu suất.

• Trải nghiệm thân thiện với nhà phát triển với các đoạn mã dựng sẵn cho email API linh hoạt của nền tảng và các SDK được duy trì thường xuyên.

Nhược điểm

• Gói miễn phí bị giới hạn ở một chỗ ngồi người dùng duy nhất và không cung cấp quyền truy cập đầy đủ vào hỗ trợ.

• Trình tạo tự động hóa khá cơ bản và không hướng đến các chiến lược email marketing nâng cao.

Người dùng nói gì: xếp hạng G2

Người dùng đánh giá Mailtrap 4.8 / 5.

Missive

Missive là sự kết hợp tốt nhất của cả hai thế giới giữa Spark và Proofhub. Nó cho phép bạn có trải nghiệm ưu tiên hộp thư đến, (tức là trông và cảm giác như một hộp thư đến thông thường thay vì giao diện quản lý nhiệm vụ hoặc helpdesk), nhưng lại có rất nhiều chức năng vượt ra ngoài ứng dụng email thông thường của bạn—đề cập nội bộ, phân công, quản lý nhiệm vụ và tự động hóa được hỗ trợ bởi AI). Nó đặc biệt được yêu thích bởi các nhóm có dịch vụ tương tác cao và khối lượng lớn, như các công ty kế toán, đại lý du lịch, công ty logistics và vận tải, v.v.

Biến hộp thư đến của bạn thành trung tâm chỉ huy cộng tác

Hai điều khiến Missive nổi bật là các tính năng cộng tác và mức độ linh hoạt, tùy chỉnh theo từng doanh nghiệp.

Đối với cộng tác, công cụ này cho phép các nhóm thêm bất kỳ loại tài khoản email nào (dùng chung hoặc cá nhân), sau đó chia sẻ, thảo luận và cùng soạn thảo tin nhắn. Bạn có thể mặc định chia sẻ tất cả tin nhắn trong một hộp thư đến (tạo thành hộp thư đến của nhóm) hoặc chia sẻ từng tin nhắn riêng lẻ từ tài khoản cá nhân. Không còn phải chụp màn hình tin nhắn rồi dán vào Slack hoặc chuyển tiếp các chuỗi thư bên ngoài để thảo luận nội bộ. Bạn chỉ cần trao đổi trực tiếp trong luồng đó mà không bao giờ mất ngữ cảnh.

Về khả năng tùy chỉnh, Missive có một bộ kích hoạt và hành động rất lớn trong quy trình quy tắc, cho phép bạn tạo các tự động hóa được thiết kế riêng cho doanh nghiệp của mình. Dù đó là quy tắc thỏa thuận mức dịch vụ để đảm bảo mọi người trong nhóm phản hồi trong một khoảng thời gian nhất định hay quy tắc tự động phân công để chuyển các khách hàng cụ thể cho những người nhất định. Ngoài ra, Missive có hơn 25 tích hợp, bao gồm HubSpot và Asana, để bạn có thể xem các giao dịch và nhiệm vụ ngay trong hộp thư đến. Họ cũng có API tùy chỉnh cho những ai am hiểu kỹ thuật và thực sự muốn hộp thư đến của mình có ngữ cảnh kinh doanh trong cùng một giao diện.

Tính linh hoạt là con dao hai lưỡi

Missive là một sản phẩm rất trung lập, nghĩa là nó không dành riêng cho bất kỳ lĩnh vực nào và cũng không đưa ra nhiều chỉ dẫn cứng nhắc về cách bạn nên thiết lập mọi thứ. Điều đó rất tuyệt vì có thể đáp ứng hàng chục ngành nghề, nhưng tính linh hoạt cũng có thể tạo ra sự phức tạp không cần thiết nếu bạn xây dựng những hệ thống rối rắm. Khuyến nghị của chúng tôi là hãy xem các hướng dẫn và trao đổi với đội ngũ hỗ trợ của họ, những người phản hồi rất nhanh.

Trường hợp sử dụng tốt nhất:Missive là tiêu chuẩn vàng cho cộng tác và tính linh hoạt, khiến nó rất phù hợp với các nhóm có nhiều giao tiếp bên ngoài hằng ngày—hãy nghĩ đến bất động sản, du lịch, luật, logistics và hơn thế nữa. Tiết kiệm cho bạn thêm vài cú nhấp chuột trên mỗi email, khi bạn gửi hàng trăm email mỗi ngày, sẽ giúp bạn lấy lại hàng giờ mỗi tuần.

Ưu điểm

• Hoạt động với mọi nhà cung cấp email (Gmail, Outlook, IMAP) và trên mọi thiết bị.

• Được thiết kế cho khối lượng lớn—phím tắt, phản hồi mẫu và tự động hóa.

• Hỗ trợ tài khoản email dùng chung và cá nhân.

• Giao diện hộp thư đến quen thuộc.

• Tự xây dựng tích hợp của riêng bạn bằng API tùy chỉnh.

• Tích hợp với hơn 25 công cụ bao gồm OpenAI, Asana, HubSpot, Salesforce và nhiều công cụ khác.

Nhược điểm

• Chức năng AI yêu cầu bạn tự cung cấp khóa của mình.

• Có lịch nhưng khá cơ bản.

• Không có chế độ ngoại tuyến.

Người dùng nói gì: xếp hạng G2

Người dùng đánh giá Missive 4.6 / 5.

Moosend

Moosend có cách tiếp cận khác với “năng suất email”. Nó sẽ không giúp bạn đạt inbox zero nhanh hơn trong Gmail. Thay vào đó, nó được xây dựng cho các nhóm dành hàng giờ mỗi tuần để gửi email chào mừng, theo dõi, khuyến mãi, nhắc nhở, thúc đẩy tương tác lại lặp đi lặp lại và muốn tự động hóa công việc đó để nó không còn nằm trong thư mục bản nháp.

Tự động hóa các email lặp đi lặp lại

Lợi ích năng suất cốt lõi của Moosend là biến công việc email có thể lặp lại thành các quy trình làm việc. Bạn có thể xây dựng tự động hóa từ đầu hoặc bắt đầu từ các mẫu dựng sẵn (recipes) rồi điều chỉnh theo thời gian và logic của riêng mình. Khi đã hoạt động, các quy trình này sẽ chạy tự động, giảm bớt các tác vụ email lặp đi lặp lại.

Nền tảng này cũng bao gồm trình chỉnh sửa email kéo thả và AI Writer tích hợp để hỗ trợ dòng tiêu đề, nội dung thư và kiểm tra nội dung, rất tiện khi tốc độ quan trọng hơn câu chữ hoàn hảo. Điều tương tự cũng áp dụng cho hơn 100 mẫu email dựng sẵn, phản hồi tốt của Moosend. Chúng có thể được dùng nguyên trạng hoặc tùy chỉnh theo ý thích của bạn.

Moosend cũng bao gồm landing page và biểu mẫu đăng ký, vì vậy bạn có thể thu thập khách hàng tiềm năng và gửi thư theo dõi mà không cần dựa vào nhiều công cụ. Điều này giúp quy trình được gói gọn tương đối trong một hệ thống.

Phù hợp hơn cho tự động hóa hơn là dọn dẹp hộp thư đến

Điểm khác biệt của Moosend so với các công cụ như Spark hoặc Missive là nó không giúp bạn quản lý hộp thư đến cá nhân. Nó sẽ không sắp xếp email vào các danh mục thông minh hay tóm tắt chuỗi thư. Nếu thách thức chính của bạn là phân loại thư đến, bạn vẫn sẽ cần một công cụ hộp thư đến chuyên dụng.

Nền tảng này phù hợp hơn với các nhóm muốn tự động hóa giao tiếp qua email thay vì quản lý sự lộn xộn của email.

Trường hợp sử dụng tốt nhất:Moosend phù hợp nhất cho các nhóm nhỏ, doanh nghiệp thương mại điện tử và marketer muốn giảm công việc email thủ công bằng cách tự động hóa giao tiếp với khách hàng, đặc biệt khi landing page và thu thập khách hàng tiềm năng là một phần của quy trình làm việc.

Ưu điểm

• Quy trình tự động hóa nâng cao được kích hoạt bởi hành vi người dùng.

• Mẫu tự động hóa dựng sẵn để tăng tốc thiết lập.

• Bao gồm landing page và biểu mẫu thu thập khách hàng tiềm năng.

• Báo cáo chi tiết để theo dõi lượt mở, lượt nhấp và mức độ tương tác.

Nhược điểm

• Không giúp sắp xếp hoặc dọn gọn hộp thư đến của bạn.

• Không cung cấp nhiều tích hợp gốc.

• Không được thiết kế như một hệ thống quản lý nhiệm vụ hoặc dự án.

Người dùng nói gì: xếp hạng G2

Người dùng đánh giá Moosend 4.7/5

EmailAnalytics

Điểm khác biệt trong danh sách của chúng tôi, không cung cấp khả năng gửi và nhận email cũng như không tổ chức các tác vụ email, là EmailAnalytics.

Theo dõi hiệu suất email

Điểm EmailAnalytics tỏa sáng là khả năng đi sâu vào hiệu suất email của nhóm bạn. Xem nhóm của bạn gửi và nhận bao nhiêu email vào từng ngày trong tuần. Thứ Ba có phải là ngày bận rộn nhất không? Nhóm của bạn có cần thêm trách nhiệm vào thứ Sáu không?

Bạn có thể theo dõi và tối ưu hiệu suất email, mô hình sử dụng và các chỉ số năng suất. EmailAnalytics tích hợp với nền tảng email bạn chọn rồi bắt đầu thu thập dữ liệu về thời gian phản hồi, khối lượng email và xu hướng tương tác. Sau đó, bạn sẽ được cung cấp báo cáo chi tiết về hiệu suất của nhóm cũng như các khuyến nghị có thể hành động để cải thiện hiệu quả email.

EmailAnalytics rất phù hợp cho các nhóm bán hàng và hỗ trợ. Nó cho thấy các thành viên trong nhóm phản hồi email nhanh như thế nào và họ theo dõi lại thường xuyên ra sao. Điều này giúp bạn thấy ai đang làm tốt và ai có thể cần hỗ trợ. Các tính năng chính bao gồm theo dõi số lượng email được gửi, tốc độ phản hồi, mức độ hoạt động của các cuộc trò chuyện qua email và cách người dùng so sánh với nhau. Bạn cũng có thể nhận các bản tóm tắt hằng ngày hoặc hằng tuần gửi thẳng đến hộp thư đến.

Báo cáo, không phải phản hồi

EmailAnalytics là một công cụ mạnh mẽ để có được thông tin chi tiết về hiệu suất nhóm, nhưng nếu bạn đang tìm cách trả lời hoặc sắp xếp email, bạn sẽ cần kết hợp nó với một nền tảng thực hành hơn.

Trường hợp sử dụng tốt nhất:EmailAnalytics tập trung nhiều hơn vào những gì nhóm của bạn có thể làm và cách họ có thể cải thiện, thay vì cung cấp cho họ các công cụ để làm điều đó. Nó phù hợp nhất cho các nhóm muốn theo dõi nhiều email doanh nghiệp và nâng cao năng suất email, đặc biệt là các nhóm hỗ trợ khách hàng, bộ phận bán hàng hoặc quản lý đang tìm kiếm thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu.

Ưu điểm

• Theo dõi khối lượng email, thời gian phản hồi và mô hình sử dụng để cho thấy cách nhóm của bạn giao tiếp.

• Hoạt động với nền tảng email hiện có của bạn và bắt đầu thu thập dữ liệu ngay lập tức.

• Nhận các bản tóm tắt chi tiết và đề xuất để cải thiện hiệu quả email của nhóm.

• Giúp xác định những người có hiệu suất cao nhất, chỉ ra điểm nghẽn và định hướng phát triển nhóm.

• Chọn báo cáo hằng ngày hoặc hằng tuần để luôn cập nhật mà không cần kiểm tra thủ công.

Nhược điểm

• Bạn không thể gửi, nhận hoặc quản lý email trực tiếp qua Email Analytics.

• Tập trung vào giám sát và phân tích, vì vậy cần kết hợp với các công cụ khác để hành động dựa trên thông tin chi tiết.

Người dùng nói gì: xếp hạng G2

Người dùng đánh giá EmailAnalytics 4.5 / 5.

Lợi ích của việc sử dụng công cụ tăng năng suất email

Hầu hết chúng ta dành nhiều thời gian trong hộp thư đến hơn mức muốn thừa nhận. Các công cụ tăng năng suất email sẽ không giải quyết mọi thứ, nhưng chúng có thể giúp các tác vụ hằng ngày nhanh hơn, gọn gàng hơn và bớt khó chịu hơn một chút.

Tốc độ và hiệu quả

Lợi ích rõ ràng nhất của các công cụ tăng năng suất email là tốc độ. Nếu bạn từng dành hàng giờ tìm kiếm trong luồng email để tìm một tin nhắn hoặc tệp đính kèm duy nhất, thì bạn sẽ biết việc đó tốn thời gian đến mức nào.

Công cụ email phù hợp có thể tăng tốc việc này, dù là thông qua giao diện tùy chỉnh dựa trên trò chuyện như Spike hay các công cụ AI giúp bạn tìm kiếm tệp cụ thể và cung cấp bản tóm tắt cuộc trò chuyện. Cộng thêm khả năng tạo email và quản lý hộp thư đến trong vài giây, bạn đang dần lấy lại 11 giờ mà chúng tôi đã đề cập trước đó.

Cải thiện khả năng tổ chức với lịch ảo

Nếu bạn cần hình dung các nhiệm vụ sắp tới trong lịch ảo, các công cụ tăng năng suất có thể mang lại sự cải thiện lớn cho kỹ năng tổ chức của bạn. Khả năng kéo nhiệm vụ và sự kiện trực tiếp từ email rồi chuyển chúng sang một không gian làm việc ảo chỉ trong vài giây có nghĩa là bạn có thể bắt tay vào việc nhanh hơn. Bạn cũng có thể thêm các thành viên cụ thể trong nhóm để đảm bảo mọi người đều được tổ chức tốt và cùng chung một định hướng.

Tập trung vào những email quan trọng với bộ lọc AI

Một trong những trở ngại lớn nhất đối với năng suất email là lượng nhiễu khổng lồ mà hộp thư đến có thể tạo ra. Các công cụ tăng năng suất email có thể giúp làm im tiếng sự nhiễu loạn đó bằng bộ lọc AI thông minh để bạn có thể tập trung vào những email cần sự chú ý của mình, ngoài ra, các lời nhắc thông minh sẽ cho bạn biết khi nào và ở đâu cần tập trung.

Tích hợp và cộng tác

Cũng có yếu tố ‘mix and match’ khi nói đến các công cụ tăng năng suất email. Chúng ta liên tục nghe về ‘productivity stacks’ khi nhắc đến các công cụ AI. Thực ra, các công cụ email cũng được xây dựng cho tích hợp và cộng tác. Nếu một công cụ nào đó đang giúp bạn ở một khía cạnh năng suất nhưng lại hoàn toàn vô dụng ở khía cạnh khác, thì bạn luôn có lựa chọn kết hợp nhiều công cụ để hỗ trợ mình.

Mẹo để tối đa hóa năng suất email

Khi bạn đã cài đặt công cụ, có một vài mẹo có thể giúp tối đa hóa giá trị bạn nhận được về mặt năng suất.

Đặt thời gian riêng để kiểm tra email

Hãy bắt đầu bằng cách lên lịch những thời điểm cụ thể để kiểm tra email trong ngày, thay vì liên tục phản ứng với các tin nhắn mới ngay khi chúng đến. Các công cụ tăng năng suất có thể hỗ trợ bằng các tính năng ‘trả lời sau’ có thể lên lịch email vào những thời điểm nhất định trong ngày. Kết hợp điều này với bản nháp email AI, và bạn thực sự đang làm việc gần như trên chế độ tự động.

Sử dụng bộ lọc và hủy đăng ký khỏi những thứ gây lộn xộn

Thiết lập quy tắc và bộ lọc cũng có thể tạo ra khác biệt lớn. Bạn cũng nên dành vài phút để hủy đăng ký khỏi các bản tin hoặc chương trình khuyến mãi không còn mang lại giá trị. Bằng cách sắp xếp email đến vào các thư mục hoặc đánh dấu những email quan trọng, bạn sẽ giảm bớt sự lộn xộn và thấy rõ điều gì quan trọng nhất. Công cụ tăng năng suất email phù hợp có thể tự động làm điều này cho bạn và sẽ thông minh hơn khi bạn cung cấp nhiều dữ liệu đầu vào hơn, vì vậy rất đáng để tìm kiếm một công cụ có đúng những gì bạn cần.

Học phím tắt

Cuối cùng, một vài phím tắt cơ bản trong ứng dụng email của bạn có thể tiết kiệm đáng ngạc nhiên nhiều thời gian, cho phép bạn nhanh chóng lưu trữ, trả lời hoặc tìm kiếm email mà không cần nhấp qua các menu. Nếu bạn đã đăng ký một công cụ như Spark cung cấp rất nhiều phím tắt dựng sẵn, thì toàn bộ quy trình có thể trở nên mượt mà hơn nhiều.

Kết luận

Cuối cùng, việc chọn ứng dụng tăng năng suất email tốt nhất phụ thuộc vào mục tiêu của bạn. Trước hết, điều quan trọng là phải hiểu rõ nhu cầu cụ thể của mình. Khi đó, bạn sẽ ở vị thế tốt hơn để tiến lên và chọn công cụ phù hợp nhất cho mình.

Điều quan trọng nữa là phải nhớ rằng các công cụ tăng năng suất email thường đi theo cặp. Vì vậy, hãy tìm hiểu kỹ và thử nghiệm ‘stack’ phù hợp cho hộp thư đến của bạn.