Email avatars: अलग-अलग providers profile pictures और branding को कैसे संभालते हैं

ब्रांडिंग में मदद के लिए अपने ईमेल खाते को व्यक्तिगत बनाना शायद ऐसी चीज़ न हो जिसके बारे में आपने सोचा हो, लेकिन यह ऐसी चीज़ है जिसका आपको शायद लाभ उठाना चाहिए, खासकर यदि आप अपना व्यवसाय बढ़ा रहे हैं।

लेकिन जब हम personalization की बात करते हैं, तो हमारा मतलब क्या होता है? आप अपने ईमेल खाते को किस हद तक व्यक्तिगत बना सकते हैं, यह आपके provider पर बहुत निर्भर करता है। बेशक, आप खुद को अधिक सहज महसूस कराने के लिए settings बदल सकते हैं (wallpapers, backgrounds, layouts), लेकिन यहाँ हमारी चिंता उस तत्व से है जिसे दूसरे लोग वास्तव में तब देख सकते हैं जब आप अपना ईमेल भेजते हैं: profile picture.

यहाँ, हम आपको email profile picture का अधिकतम लाभ उठाने के सबसे सामान्य तरीकों से परिचित कराएँगे।

ईमेल profile pictures

मैंने लगभग 2007 में अपने personal Hotmail account पर यह photo लगाई थी, और यह अब भी बनी हुई है। यह एक बिल्ली की तस्वीर है जिसके चेहरे से चूहे चिपके हुए हैं। आजकल हम शायद इसे meme कहेंगे, लेकिन तब यह शब्द बस किसी तेज-तर्रार millennial की आँखों में एक चमक भर था।

लेकिन मुझे यह एहसास नहीं था कि इतने समय से मेरी email profile picture केवल अन्य Hotmail/Outlook users को ही दिखाई दे रही है। अधिकांश email providers के साथ यही होता है — आपकी photo उसी service का उपयोग करने वाले अन्य लोगों को दिखाई देगी (Hotmail, Gmail, Zoho, आदि), लेकिन बाकी कोई इसे नहीं देखेगा। शायद आपको यह भी पता न हो कि कोई आपकी email picture देख सकता है — ऐसे में, हो सकता है मैंने आपको भविष्य की किसी शर्मिंदगी से बचा लिया हो (या शायद अतीत की किसी गलती पर रोशनी डाल दी हो)।

अन्य email providers के users मेरी email photo क्यों नहीं देख सकते?

यह केवल इसलिए है क्योंकि photos आपके provider के “internal” ecosystems में store होती हैं। photo सीधे उनके system से प्राप्त की जाती है, इसलिए जिनके पास उस system तक पहुँच नहीं है (बाकी सभी लोग) वे उसे fetch नहीं कर सकते।

ईमेल भेजना protocols (जैसे SMTP) पर निर्भर करता है, जो mail servers के बीच data transfer करने के standardized तरीके हैं। क्योंकि हर email provider को इन protocols का सही उपयोग करना होता है, हमारे messages, attachments, और अन्य features सार्वभौमिक रूप से सही ढंग से दिखाई देते हैं। लेकिन अब तक email profile pictures भेजने/प्राप्त करने का कोई standardized तरीका विकसित नहीं किया गया है।

क्या कोई workaround है जिससे कोई भी मेरी email profile pictures देख सके?

यदि आप ऐसे app की उम्मीद कर रहे हैं जो सभी email providers के साथ integrate हो और आपको email branding के लिए profile बनाने दे, तो आपको निराशा हो सकती है। इसका एक अधिक technical तरीका है, जिस पर हम बाद में आएँगे, लेकिन औसत व्यक्ति के लिए अलग-अलग mail platforms पर profile pictures दिखाने का वास्तव में कोई सार्वभौमिक रूप से मान्य तरीका नहीं है।

हालाँकि, एक बीच का तरीका है जिसके बारे में जानना उपयोगी है, यदि आप websites पर अपने email address को login के रूप में इस्तेमाल करके comments छोड़ना पसंद करते हैं।

Gravatar (जिसका अर्थ है Globally Recognised Avatar) आपको एक email profile बनाने देता है और उसे आपके email address से जोड़ता है। कोई भी website जो Gravatar को integrate करती है (उदाहरण के लिए, अधिकांश WordPress sites में यह default रूप से enabled होता है), वहाँ आपका “avatar” (जिसका इस संदर्भ में शाब्दिक अर्थ mail profile picture है) जहाँ भी आप post करेंगे, दिखाई देगा।

ईमेल profile picture के विचार

हो सकता है आप मुझसे आगे निकल गए हों, लेकिन आइए जल्दी से उन तरीकों पर नज़र डालें जिनसे आप अपनी mail profile picture का उपयोग कर सकते हैं। Mail pictures काफ़ी सहज होती हैं, लेकिन कुछ बातों को ध्यान में रखना उचित है… निम्न में से किसी एक को लक्ष्य बनाने की कोशिश करें:

• पेशेवर और आसानी से पहचानी जाने वाली — यदि आप ही आपका brand हैं, तो एक साफ़-सुथरी, पेशेवर headshot (actor-style) आपके व्यवसाय के लिए कमाल कर सकती है। कोशिश करें कि इस तस्वीर में आपके व्यवसाय की tone of voice झलके (चाहे वह professional हो, fun हो, या abstract)।

• चित्रित और रचनात्मक — शायद आप अपने व्यवसाय का चेहरा नहीं बनना चाहते — कम से कम सीधे तौर पर नहीं। आप AI-generated cartoon avatar का उपयोग कर सकते हैं, या फिर बस कोई non-specific pattern। वैकल्पिक रूप से, कुछ ऐसा जो आपके व्यवसाय का प्रतिनिधित्व करे। Dog grooming business किसी खास तौर पर प्यारे चार-पैर वाले client को चुन सकता है। अपने चयन में थोड़ा अप्रत्यक्ष होना जिज्ञासा पैदा कर सकता है और कर्मचारियों को अपनी फोटो लगाए बिना भी व्यक्तिगत पहचान दे सकता है।

• कंपनी का logo या कुछ प्रतीकात्मक —किसी व्यवसाय के लिए, खासकर जिसमें कई कर्मचारी हों, शायद सबसे स्वाभाविक विकल्प company logo का उपयोग करना है। आप इसमें थोड़ा बदलाव भी कर सकते हैं, जैसे आसान पहचान के लिए हर किसी को अपना अलग रंग देना।

ध्यान रखें कि हर व्यक्ति की पसंद उसी provider का उपयोग करने वाले बाकी सभी लोगों को दिखाई देगी, और इसमें बाहरी clients भी शामिल हो सकते हैं। खासकर जब आप अपनी email picture के लिए कुछ मज़ेदार या अनोखा चुन रहे हों, तो सोचें कि जब आप बुरी खबर भेज रहे हों या किसी कठिन deal पर बातचीत कर रहे हों, तब वह कैसा लगेगा।

आप कुछ ऐसा चाहते हैं जो उन परिस्थितियों में भी सम्मान उत्पन्न कर सके।

ईमेल picture के क्या करें और क्या न करें

करें

• इस पर थोड़ा समय और विचार लगाएँ— यह सोचते हुए कि अलग-अलग परिस्थितियों में यह कैसा प्रभाव डालेगा।

• इसे अपडेट करते रहने का संकल्प लें, और समय-समय पर बदलते रहें - यदि यह कुछ अनोखा है, तो साधारण logo की तुलना में इससे जल्दी ऊबन पैदा होने की संभावना अधिक है

• पेशेवरों से सुझाव लें — ऐसे tips देखें जो आपको पेशेवर दिखने वाली तस्वीर लेने में मदद कर सकें, या सही संदेश भेजने के लिए किसी professional photographer को hire भी करें। एक dark, pixelated, या selfie-style image शायद बिना image के मुकाबले भी बदतर लगे।

न करें

• कुछ ऐसा न लगाएँ जो गैर-पेशेवर लगे — जैसा ऊपर बताया गया है, यह बहुत आसानी से बिना image इस्तेमाल करने से भी बदतर हो सकता है।

• किसी भी विवादास्पद चीज़ का उपयोग न करें— या यहाँ तक कि ऐसी चीज़ भी नहीं जो आपको ठीक लगे, लेकिन किसी और को विवादास्पद लग सकती हो। इसकी बस कोई ज़रूरत नहीं है, और यह जोखिम लेने लायक नहीं है।

• किसी भी x-rated चीज़ का उपयोग न करें— इसे किसी व्याख्या की ज़रूरत नहीं है। इससे लगभग निश्चित रूप से email sanctions लगेंगे, और आपको शिकायतें भी मिल सकती हैं।

BIMI email क्या है, और मैं इसका उपयोग कैसे कर सकता/सकती हूँ?

BIMI authentication protocols (जैसे DMARC, SPF, और DKIM) के साथ काम करता है, ताकि व्यवसाय अधिकांश mainstream inboxes में अपने emails के बगल में logo दिखा सकें। यह profile picture को सार्वभौमिक रूप से दिखाने के सबसे करीब की चीज़ है, लेकिन यह सख्ती से official logos तक सीमित है।

एक email branding framework के रूप में, यह किसी व्यवसाय की authenticity को validate करने में मदद करता है। यह spoofing और phishing attacks के खिलाफ सुरक्षा की एक और परत भी जोड़ता है, जहाँ कोई आपके company email का रूप धारण करता है।

यह अतिरिक्त सुरक्षा एक bonus है, लेकिन provider के आधार पर इसमें एक कम-से-कम नहीं कहे जाने वाला catch हो सकता है। आमतौर पर, BIMI का उपयोग केवल वे व्यवसाय कर सकते हैं जिनके logos आधिकारिक रूप से verified हों। आम तौर पर, इसमें किसी authority के साथ इसे trademark के रूप में register करना शामिल होता है, जैसे किसी मान्यता प्राप्त trademark office में (उदा., U.S. में USPTO, UK में UKIPO)।

यह office logo के ownership की पुष्टि करेगा, और BIMI protocol सेट up करने के लिए प्राप्त certificate की आवश्यकता होगी। उदाहरण के लिए, Gmail और Apple email के साथ, व्यवसायों को Verified Mark Certificate (VMC) प्राप्त करना होता है, जो सुनिश्चित करता है कि logo आधिकारिक रूप से trademarked है।

आसान BIMI setups

Yahoo और Fastmail जैसे अन्य providers को इस आधिकारिक चरण की आवश्यकता नहीं होती। इसके बजाय, आप उन्हें अधिक सीधे तरीके से set up कर सकते हैं:

1. DMARC को सही तरीके से configure करें — आपके domain में DMARC policy "quarantine" या "reject" पर set होनी चाहिए।

2. अपने logo को तैयार करें — अपने brand logo को SVG Tiny PS format में convert करें। यही वह format है जिसका उपयोग किया जाता है, इसलिए सुनिश्चित करें कि logo अच्छा दिखे, और उसे अपने server पर upload करें।

3. BIMI record प्रकाशित करें – BIMI record एक विशेष प्रकार का TXT record है जिसे आपको अपने domain के DNS (Domain Name System) में रखना होगा, जो विशेष रूप से uploaded SVG Tiny PS format के स्थान की ओर संकेत करता है।

कुछ अतिरिक्त शर्तें भी हो सकती हैं। उदाहरण के लिए, Yahoo केवल mass emails पर BIMI images दिखाता है। वे BIMI images दिखाने के लिए केवल अच्छी rating वाले sending domains पर ही विचार करते हैं। यदि company logo दिखाना आपके लिए बहुत महत्वपूर्ण है, तो यह अधिक विस्तार से देखने लायक बात है, लेकिन कई लोगों को यह इसकी कीमत से अधिक झंझट लगेगा, खासकर जब सभी प्रतिबंधों को ध्यान में रखा जाए।

ईमेल profile pictures कैसे बदलें (provider के अनुसार)

अब वापस आते हैं साधारण display picture पर। आप यहाँ तक आ चुके हैं, और आपने समझ लिया है कि आप बस अपने email के लिए एक display picture सेट करना चाहते हैं ताकि आपके provider का उपयोग करने वाले दूसरे लोग उसे देख सकें। यह कैसे करें?

Gmail (Google Mail)

इन सरल चरणों का पालन करके Gmail पर अपनी mail profile picture बदलें:

1. Gmail में sign in करें — अपने Gmail account में log in करें, जैसा आप सामान्यतः करते हैं।

2. अपनी profile picture पर click करें — ऊपर दाएँ कोने में, और "Manage your Google Account" चुनें।

3. pen icon पर click करें — profile picture editor window तक त्वरित पहुँच के लिए।

4. नई image upload करें — "Change" चुनें, फिर यह चुनें:

5. Adjust & Save — आवश्यकता अनुसार image को crop या adjust करें, फिर "Save as Profile Picture" पर click करें।

Hotmail (Outlook.com)

Outlook/Hotmail पर अपनी profile picture अपडेट करने और उसे network के अन्य सभी सदस्यों को दिखाई देने योग्य बनाने के लिए इन निर्देशों का पालन करें।

1. Outlook में sign in करें — Outlook.com पर जाएँ और log in करें।

2. Profile Settings खोलें — ऊपर दाएँ कोने में अपनी profile picture (या initials) पर click करें और "My Profile" चुनें।

3. Profile Picture बदलें — "Change Picture" पर click करें।

4. नई image upload करें — "Choose File" पर click करें, अपने computer से एक image चुनें, और उसे upload करें।

5. Adjust & Save — आवश्यकता होने पर image को crop या resize करें, फिर "Save" पर click करें.

6. Microsoft services में sync करें — आपकी नई profile picture Outlook, Skype, और अन्य Microsoft apps में दिखाई देगी।

Zoho Mail

इन चरणों का पालन करके लोकप्रिय mail app Zoho Mail पर अपनी picture बदलें।

1. Zoho Mail में log in करें — Zoho Mail पर जाएँ और sign in करें।

2. Profile Settings तक पहुँचें — ऊपर दाएँ कोने में अपने avatar पर click करें और "My Account" चुनें।

3. “Edit” पर click करें — और अपनी profile picture चुनें।

4. नई profile picture upload करें — profile picture क्षेत्र पर click करें और "Upload New" चुनें।

5. एक image चुनें — अपने computer से एक photo चुनें और उसे upload करें।

6. Visibility सेट करें — चुनें कि आपकी profile picture कौन देख सकता है (public, private, या restricted)।

7. Changes save करें — update को अंतिम रूप देने के लिए "Done" पर click करें।

अन्य email providers की तरह, Zoho Mail आपकी picture उन सभी recipients को दिखाएगा जो उनके network का उपयोग करते हैं।

Spacemail

अब Spacemail की बात करें। आप हमारी personalization settings के साथ आसानी से picture सेट कर सकते हैं और उसे हमारे network पर बाकी सभी लोगों को दिखाई देने योग्य बना सकते हैं।

1. Spacemail में log in करें — app के माध्यम से या spacemail.com पर अपने email account तक पहुँचें

2. गोल profile icon पर click करें — जो screen के ऊपर दाएँ कोने में आपका initial दिखाता है

3. एक image upload करें — अपने computer से एक file चुनें और उसे upload करें।

4. Adjust & Save — आवश्यकता होने पर image को crop या resize करें, फिर changes save करें।

और यह इतना आसान है!

ईमेल profile photos सेट करना और रीसेट करना

उम्मीद है, आपने यह सीखा होगा कि email profile photo के लिए क्या उपयोग करना चाहिए। चाहे आप पेशेवर रूप से क्या करना है यह देख रहे हों (BIMI जैसी किसी चीज़ के साथ या बस company logo का उपयोग करके) या कुछ अधिक व्यक्तिगत चुन रहे हों, यह न भूलें कि किसी भी logos या pictures को up-to-date रखें ताकि जो भी आपकी email photo (या avatar) देख सके, उसे आपके व्यवसाय का वर्तमान रूप दिखाई दे।