E-Mail-sicher bleiben im digitalen Zeitalter

Kaum zu glauben, dass die E-Mail vor fast 50 Jahren erfunden wurde. Natürlich dauerte es eine Weile, bis sie sich so weit verbreitete, dass Menschen wie Sie und ich sie nutzen konnten. Doch springen wir in die Gegenwart: Heute nutzt mehr als die Hälfte der Weltbevölkerung E-Mail.

Im vergangenen Jahr wurden täglich über 360 Milliarden E-Mails versendet, was deutlich zeigt, dass E-Mail trotz der vielen dialogorientierten Möglichkeiten, Nachrichten hin und her zu schicken, weiterhin eine verlässliche Säule der Kommunikation bleibt. Alles, vom Versenden formeller Nachrichten über größere Anhänge bis hin zur einfachen Dokumentation von Käufen. Alles unglaublich wichtig.

Doch wie bei den besten Innovationen brachte auch ihre Entstehung einige Vorbehalte mit sich — und eine wachsende Liste von Sicherheitsproblemen.

Niemand ist immun

Wenn wir an E-Mail-Sicherheit denken, denken wir natürlich an unsere individuellen Erfahrungen. An die Zeit, als wir fast auf eine Betrugs-E-Mail hereingefallen wären, oder als das Postfach eines Freundes gehackt wurde und wir ihn warnen mussten. Doch man kann wohl sagen, dass die größte Bedrohung, die von E-Mail ausgeht, Unternehmen betrifft. Berichten zufolge wurden allein im Jahr 2024 gewaltige 94% der Organisationen Opfer von Betrugsversuchen.

Warum sind Unternehmen ein so attraktives Ziel? Erstens ist jeder Mensch ein potenzieller Schwachpunkt. Ob es sich um miserable Passwörter handelt oder um die menschliche Tendenz, anderen zu vertrauen — es gibt zahlreiche Wege, auf denen Kolleginnen und Kollegen Opfer eines Angriffs werden können, und nicht alle sind offensichtlich.

Kleine Unternehmen können besonders anfällig für Betrugs-E-Mails sein, die vorgeben, von Kunden, Dienstleistern oder Lieferanten zu stammen — insbesondere, wenn Sie die vielen Aufgaben eines Kleinunternehmers im Alleingang bewältigen. Aber auch größere Unternehmen mit spezialisierten Sicherheitsteams sind nicht immun.

Man muss sich nur aktuelle Nachrichten ansehen, um Beispiele dafür zu finden, wie E-Mail für große Unternehmen schiefgehen kann. Ein Unternehmen in Singapur wurde durch eine gefälschte Lieferanten-E-Mail dazu gebracht, 42,3 Millionen US-Dollar auf ein betrügerisches Konto zu überweisen. INTERPOL half dabei, rund 41 Millionen zurückzuholen, aber es war dennoch ein unglaublich kostspieliger Fehler.

Die häufigsten E-Mail-Bedrohungen

Es gibt viele Arten von E-Mail-Bedrohungen. Zu den häufigsten Formen von E-Mail-Angriffen auf Unternehmen gehören:

• Phishing

• Malware

• Kompromittierte geschäftliche E-Mail

• Gefälschte Rechnungen

Ganz oben auf der Gefahrenliste steht Phishing: In 91% der Fälle kommt es dabei zu Datenverlust. Ein absoluter Albtraum in einer Welt mit immer strengeren Datenschutzgesetzen wie GDPR und CCPA. Doch das Risiko zu verringern, ist nicht so schwierig, wie Sie vielleicht denken.

Sicherheit beginnt zu Hause

E-Mails zu schützen muss nicht kompliziert sein. Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um eine wirksame erste Verteidigungslinie aufzubauen — und das kostet Sie nichts außer einer kleinen Investition an Zeit.

Phishing-Bewusstsein

Hier kann ein wenig Schulung Ihnen in Sachen E-Mail-Sicherheit viel ersparen. Wenn Sie Soloselbstständige:r sind oder ein kleines Unternehmen führen, machen Sie bereits das Richtige, indem Sie diesen Artikel lesen! Wenn Sie ein größeres Team haben, sollten Sie alle zusammensetzen und genau erklären, was Phishing ist und welche vielen Formen es annehmen kann. Manche verdrehen bei den Grundlagen vielleicht die Augen, aber wenn Sie tiefer auf die vielen Arten eingehen, in denen sich Phishing zeigen und sogar zu „Whaling“ ausweiten kann, bekommen selbst Menschen mit viel Erfahrung bei Cyberbedrohungen eine Auffrischung.

Menschen sind beim Phishing leider die Schwachstelle. Es setzt auf unsere Psychologie und das grundlegende Vertrauen, das wir anderen entgegenbringen. Deshalb ist es ein großer Vorteil, die Phishing-Nachricht gar nicht erst zu sehen — genau deshalb sollten Sie nach einem E-Mail-Anbieter suchen, der einen starken Anti-Spam-Filter zu seinen Prioritäten zählt. Dazu gleich mehr.

Starke Passwörter

Abgesehen von Schulungen ist die erste Verteidigungslinie auch die am einfachsten umzusetzende — ein Passwort. Sich bewusst zu machen, wie Psychologie gegen uns arbeiten kann, ist auch hier entscheidend. Aus Bequemlichkeit möchten wir alle etwas Einprägsames erstellen, aber das kann das Gegenteil von Sicherheit sein. Geburtstage, E-Mail-Adressen, Namen von Verwandten oder wichtige Dinge in unserem Leben können menschlichen Hackern einen Vorsprung verschaffen. Aber natürlich geht es um mehr als nur das.

Wenn Maschinen oder Skripte zum Hacken eingesetzt werden, lassen uns Wörter selbst im Stich — denn letztlich sind sie endlich, und wir wählen manche eher als andere. Daher machen zufällige Kombinationen aus Zahlen, Symbolen sowie Groß- und Kleinbuchstaben Passwörter schwerer zu erraten. Passwort-Manager sind nützlich, um einzigartige Passwörter zu erzeugen, die absichtlich schwer zu knacken sind.

Für diejenigen jedoch, die ein leicht zu merkendes Passwort bevorzugen, ist eine gute Alternative, eine ganze einprägsame Phrase als Passwort zu verwenden. Die Länge macht es per Definition deutlich sicherer. Das Hinzufügen eines zusätzlichen Kleinbuchstabens zu einem Passwort macht es 26-mal schwerer zu knacken. Drei zusätzliche Kleinbuchstaben machen es 263 — also 17.576 zusätzliche Möglichkeiten. Der Vorteil längerer Passwörter ist also exponentiell.

Zwei-Faktor-Authentifizierung

Die Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) ist eine der besten Methoden, die Sie nutzen können, um Ihr Konto zu schützen, und heute ein Muss. Wenn für die Anmeldung ein zweites Gerät wie ein Telefon oder ein Schlüssel erforderlich ist, kann sich niemand ohne diese Hardware anmelden, selbst wenn das Passwort geknackt wurde. Außerdem werden Sie, wenn die Authentifizierung live auf einem Telefon erfolgt, darauf aufmerksam gemacht, dass jemand versucht, auf Ihr Konto zuzugreifen, und können vorbeugende Maßnahmen ergreifen (wie Passwortänderungen oder globale Abmeldungen), um das Problem zu beheben.

Um jedoch das Beste aus 2FA herauszuholen, ist es entscheidend, eine kritische Schwachstelle anzugehen: die Protokolle IMAP, SMTP und POP3. Einfach ausgedrückt ermöglichen diese Protokolle die Verbindung zu Ihren E-Mail-Servern, insbesondere über Systeme von Drittanbietern — wie Outlook. Das hat jedoch seinen Preis.

Indem Sie mehr Geräten die Verbindung erlauben, schaffen Sie mehr Schwachstellen — sei es durch unbefugten Zugriff oder durch das Herunterladen von E-Mails auf unsichere Geräte. POP3 ist besonders problematisch, weil es übertragene Daten nicht verschlüsselt. Das bedeutet, dass E-Mails einschließlich ihres Inhalts und der Zugangsdaten leicht von böswilligen Akteuren abgefangen werden können. Außerdem werden E-Mails beim Übertragen häufig vom Server gelöscht, was zu Datenverlust führen kann.

Alle diese Protokolle auf höchster Ebene zu deaktivieren, ist eine gute Möglichkeit, die geschäftlichen E-Mail-Konten Ihres Unternehmens zu schützen. Wenn Sie eines davon verwenden müssen, ziehen Sie IMAP über SSL/TLS (auch als IMAPS bekannt) in Betracht.

Indem Sie unsichere Protokolle verbieten, 2FA aktivieren und ein sicheres Passwort wählen, tun Sie auf grundlegender Ebene alles, um Ihr Konto zu schützen.

Erweiterte Funktionen

Natürlich gibt es auch Dinge, die etwas technischer sind. Möglicherweise müssen Sie sich für einen Premium-E-Mail-Anbieter für Unternehmen entscheiden, um sicherzustellen, dass Sie all diese Funktionen erhalten.

Lagern Sie die Sorge mit starker Anti-Spam-Filterung aus

Wir sind beim Thema Spam, insbesondere Phishing, unsere eigenen schlimmsten Feinde. Ohne uns ist es nur eine weitere gefälschte E-Mail, die ins Nichts geschickt wird. Erst ein Mensch sorgt dafür, dass Konsequenzen entstehen.

Es gibt viele Wege und Taktiken, mit denen Sie E-Mail-Spam stoppen können, damit Ihr Posteingang nicht überlastet wird. Eine einfache Maßnahme ist jedoch, sicherzustellen, dass Sie die richtige Spam-Filterung haben. Diese kann Spam auf unzählige verschiedene Arten erkennen und sogar anhand der Art von Spam lernen, den Sie erhalten. Vom Abgleich, ob etwa der Anzeigename mit der Domain/Adresse des Absenders übereinstimmt, bis hin zum Erkennen anderer Unregelmäßigkeiten, die uns in E-Mails möglicherweise nicht auffallen (wie Versandzertifikate), arbeiten sie auf mehreren Ebenen, um uns zu schützen.

Die beste Art von Spam-Filter bietet außerdem verschiedene Filterstufen je nach wahrgenommenem Bedrohungsgrad und ermöglicht Ihnen so besseren Schutz vor den schlimmsten Übeltätern. Ebenso bieten sie die Möglichkeit, falsch klassifizierte Nachrichten wieder in Ihren Posteingang zu verschieben, ohne dass sie jemals wieder fälschlich als Spam markiert werden. Sie sind einer der wichtigsten Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie als kleines Unternehmen Ihren E-Mail-Anbieter auswählen.

Verwenden Sie passwortgeschützte E-Mails

Fortschrittlichere E-Mail-Anbieter bieten tatsächlich verschlüsselte E-Mails an, bei denen der Empfänger ein Passwort eingeben muss, um sie zu öffnen. Dadurch wird sichergestellt, dass selbst dann, wenn die E-Mail abgefangen wird oder Unbefugte darauf zugreifen, die Nachricht ohne das richtige Passwort nicht gelesen werden kann. Das ist eine großartige Funktion für den Versand sensibler oder vertraulicher Inhalte.

Normalerweise existieren passwortgeschützte E-Mails nur auf Ihrem Mailserver. Anstatt den E-Mail-Inhalt an den Empfänger zu senden, wird ein Link verschickt, der ihn zu dem Ort führt, an dem die Nachricht auf Ihrem Server gespeichert ist und wo er das Passwort eingeben kann, um die E-Mail zu öffnen.

Warum nicht lernen, wie Sie Ihre E-Mails in Spacemail verschlüsseln? Das hilft Ihnen, Ihre Kommunikation zu schützen, wenn zusätzliche Privatsphäre erforderlich ist.

Überwachen Sie die Aktivität Ihres E-Mail-Kontos

Einige Funktionen sind ideal für größere Unternehmen, können aber auch für Soloselbstständige nützlich sein, zum Beispiel für diejenigen mit großem Interesse an ihrem Unternehmen. Eine solche Funktion ist die Möglichkeit, die Aktivität Ihres Kontos zu überwachen.

Indem Sie genau nachverfolgen, wo Ihre E-Mail-Konten angemeldet sind und wann zuletzt auf sie zugegriffen wurde, können Sie mit nur wenigen Klicks klar erkennen, ob es eine Sicherheitsverletzung gegeben hat.

Regelmäßig nach unbekannten Zeiten, Orten oder IP-Adressen zu suchen, ist eine gute Praxis und ermöglicht es Ihnen, verdächtiges Verhalten auf routinemäßige und unkomplizierte Weise im Blick zu behalten. Nicht jeder E-Mail-Anbieter bietet Aktivitätsprotokolle an, daher sollten Sie diejenigen bevorzugen, die dies tun — insbesondere, wenn sie es Ihnen ermöglichen, unbekannte Anmeldungen aus der Ferne abzumelden.

Sie könnten argumentieren, dass dies nicht passieren könnte, wenn alle vorherigen Ratschläge befolgt werden, aber es ist großartig zu wissen, dass diese Möglichkeit für den schlimmsten Fall vorhanden ist.

Lehnen Sie sich entspannt zurück in dem Wissen, dass Sie geschützt sind

Es lohnt sich, all dies nicht als eine Reihe von Hindernissen zu betrachten, sondern als eine Serie schneller und einfacher Schritte, die Ihnen Sicherheit beim Schutz Ihrer E-Mails geben. Keiner der oben genannten Schritte ist schwer umzusetzen.

Indem Sie einfache Praktiken wie Phishing-Bewusstsein, die Verwendung starker Passwörter, das Aktivieren der Zwei-Faktor-Authentifizierung und die Nutzung erweiterter Funktionen (wie verschlüsselte E-Mails) übernehmen, können Sie Ihre E-Mails schützen und kostspielige Sicherheitsverletzungen verhindern.

Denken Sie daran: Beim Schutz Ihrer E-Mails geht es nicht nur darum, sensible Informationen zu schützen — es geht darum, Ihr Unternehmen, Ihren Ruf und Ihr Sicherheitsgefühl zu schützen. Sie brauchen den richtigen Anbieter, damit Ihre E-Mail in dieser zunehmend digitalen Welt ein vertrauenswürdiges und sicheres Kommunikationsmittel bleibt.