วิธีอุ่นเครื่องโดเมนการส่งอีเมลของคุณ

การวอร์มโดเมนสำหรับการส่งอีเมลเป็นขั้นตอนสำคัญเมื่อคุณใช้โดเมนที่เพิ่งจดทะเบียนใหม่ หรือหากโดเมนนั้นไม่เคยถูกใช้สำหรับส่งอีเมลมาก่อน กระบวนการนี้ช่วยสร้างชื่อเสียงในการส่งของคุณและปรับปรุงความสามารถในการส่งอีเมลให้ถึงผู้รับ การวอร์มเองเกี่ยวข้องกับการค่อยๆ เพิ่มปริมาณการส่งอีเมลของคุณเพื่อสร้างความน่าเชื่อถือกับผู้ให้บริการอีเมล (ESP) และหลีกเลี่ยงการถูกระบุว่าเป็นสแปม มิฉะนั้น จะมีความเสี่ยงอย่างมากที่ผู้ให้บริการอีเมล (เช่น Gmail, Yahoo, Outlook เป็นต้น) จะมองว่าโดเมนของคุณน่าสงสัย เนื่องจากยังไม่มีชื่อเสียงในการส่ง และอาจปฏิเสธอีเมลจากคุณหรือทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม

หมายเหตุ: ในส่วนของเรา ในฐานะผู้ให้บริการอีเมล เราทำทุกอย่างที่เป็นไปได้เพื่อรักษาความสามารถในการส่งอีเมลของคุณให้ดีอยู่เสมอ เช่น รักษาความสะอาดของ IP address ของเราด้วยการเฝ้าติดตาม IP address ตลอด 24/7 และติดต่อกับองค์กร blocklist อย่างรวดเร็วเพื่อนำ IP address ของเราออกจากรายการหากเกิดกรณีนั้นขึ้น เราตรวจสอบกิจกรรมสแปมบนเซิร์ฟเวอร์อย่างต่อเนื่องและดำเนินมาตรการที่จำเป็น เป็นต้น ในขณะเดียวกัน ก็มีบางปัจจัยที่ส่งผลต่อความสามารถในการส่งอีเมลของคุณซึ่งเราไม่สามารถควบคุมได้ตามธรรมชาติของมัน ซึ่งรวมถึงชื่อเสียงของโดเมนของคุณ (รวมถึงว่าโดเมนของคุณได้รับการวอร์มหรือไม่) เนื้อหาอีเมลของคุณ การดำเนินการกับอีเมลในฝั่งผู้รับ เป็นต้น

ต่อไปนี้คือคำแนะนำสำหรับการวอร์มชื่อโดเมนด้วยตนเองเพื่อให้การส่งอีเมลมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น:

• เริ่มต้นด้วยโดเมนที่สะอาด

หากโดเมนของคุณไม่ได้เพิ่งจดทะเบียนใหม่และเคยถูกใช้งานมาก่อน จำเป็นต้องตรวจสอบว่าโดเมนนั้นอยู่ใน blocklists ใดๆ หรือไม่ และจัดการให้เรียบร้อยก่อนเริ่มส่งอีเมลเป็นประจำ เรื่องนี้สำคัญมาก เพราะผู้ให้บริการอีเมลอาจปฏิเสธอีเมลที่ส่งจากโดเมนที่อยู่ใน blocklist ได้โดยตรง

บาง blocklists สามารถปลดบล็อกโดเมนของคุณโดยอัตโนมัติหลังจากผ่านไประยะหนึ่ง ดังนั้นคุณไม่จำเป็นต้องทำอะไรเลย (เช่น SpamCop มักจะนำโดเมนออกจากรายการหลัง 24 ชั่วโมง) ในทางกลับกัน blocklists อื่นๆ บางรายการอาจใช้เวลามากกว่าและต้องการข้อมูลมากกว่าในการนำคุณเข้าไปอยู่ในรายการ เนื่องจากมักใช้ข้อมูลจาก RBLs และตัวกรองสแปมหลายแหล่งเพื่อระบุว่าผู้ส่งน่าสงสัย ดังนั้น หากคุณไปอยู่ใน blacklist ประเภทนั้น กระบวนการอาจซับซ้อนขึ้นเล็กน้อย และคุณจะต้องติดต่อพวกเขาเพื่อนำโดเมนของคุณออกด้วยตนเอง โดยปกติ blocklists จำนวนมากจะมีข้อมูลที่จำเป็นบนเว็บไซต์เกี่ยวกับวิธีนำโดเมนของคุณออกจากรายการ ดังนั้นคุณสามารถดูจากเว็บไซต์ของพวกเขาหรือติดต่อทีมสนับสนุนหากเป็นกรณีนี้

คุณสามารถใช้เครื่องมืออย่าง MultiRBL และ MXToolbox เพื่อตรวจสอบว่าโดเมนของคุณอยู่ใน blocklists ใดๆ หรือไม่ และเพื่อตรวจสอบคะแนนชื่อเสียงโดยรวมของโดเมนของคุณ

• ตรวจสอบว่าโดเมนของคุณมีอายุเท่าไร

โดเมนที่เพิ่งจดทะเบียนใหม่มักถูกตัวกรองสแปมทำเครื่องหมายว่าน่าสงสัย เนื่องจากพวกเขาประเมินอายุของโดเมน: หากมีอายุน้อยกว่า 30 วัน โดเมนจะถูกระบุว่าน่าสงสัยโดยอัตโนมัติ และอีเมลที่ส่งจากโดเมนนั้นมีแนวโน้มจะถูกปฏิเสธหรือถูกจัดไว้ในโฟลเดอร์สแปม ดังนั้น หากโดเมนของคุณมีอายุน้อยกว่า 30 วัน การเตรียมพร้อมสำหรับกระบวนการวอร์มจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งในกรณีนี้ เพื่อสร้างความน่าเชื่อถือกับผู้ให้บริการอีเมล เมื่อโดเมนของคุณมีอายุครบ 30 วัน โอกาสที่คุณจะพบปัญหาด้านการส่งหรือการถูกปฏิเสธอีเมลก็จะน้อยลง

หมายเหตุ: คุณสามารถตรวจสอบได้ว่าโดเมนของคุณจดทะเบียนเมื่อใดโดยใช้เครื่องมือ Whois Lookup เช่น เครื่องมือนี้.

• ตรวจสอบการตั้งค่า DNS ของโดเมน

คุณจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าโดเมนของคุณมีการตั้งค่า MX records ที่ถูกต้อง เพื่อให้คุณสามารถรับอีเมลได้ จากนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่า SPF, DKIM และ DMARC records ของโดเมนคุณได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้อง SPF ใช้กำหนดสิทธิ์ให้เซิร์ฟเวอร์ที่ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลในนามของโดเมนคุณ DKIM ใช้ยืนยันความถูกต้องของข้อความขาออก และ DMARC ช่วยปกป้องโดเมนของคุณจากการปลอมแปลงและการพยายามฟิชชิง โดยรวมแล้ว records เหล่านี้มีหน้าที่เกี่ยวกับการยืนยันตัวตนอีเมล และถูกออกแบบมาเพื่อช่วยป้องกันการปลอมแปลงอีเมลและการโจมตีแบบฟิชชิง คุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ DNS records เหล่านี้ได้ในคู่มือนี้.

สำหรับ Spacemail ให้ทำตามขั้นตอนในบทความเหล่านี้เพื่อตั้งค่า DKIM และ DMARC records สำหรับโดเมน รายการ DNS records ของ Spacemail ที่จำเป็นทั้งหมดมีอยู่ในบทความฐานความรู้นี้

• ใช้ชื่อ "From" ที่จดจำได้ง่าย

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ตั้งค่าทั้งชื่อ/นามสกุล หรือชื่อบริษัทของคุณให้แสดงในช่อง "From" และตั้งค่าลายเซ็น เพื่อให้อีเมลของคุณดูน่าเชื่อถือและมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น 

• ใช้เนื้อหาอีเมลที่ไม่เข้าข่ายสแปม

- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณไม่มีลิงก์หรือไฟล์แนบที่น่าสงสัย;

- หลีกเลี่ยงการใช้รูปแบบข้อความ เช่น ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (เช่น OPEN) ตัวอักษรที่เว้นวรรคระหว่างกัน (เช่น O P E N) และเครื่องหมายวรรคตอนมากเกินไป (เช่น O.P.E.N);

- หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลเปล่าหรืออีเมลที่มีเพียงคำเดียว;

- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้คำอย่าง ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’ ทั้งในเนื้อหาข้อความและหัวเรื่อง;

- หลีกเลี่ยงการใช้คำที่มักกระตุ้นตัวกรองสแปม ทั้งในเนื้อหาข้อความและหัวเรื่อง (เช่น 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize เป็นต้น)

ข้อความของคุณควรมีอย่างน้อย 5-6 ประโยค โดยใช้คำเต็ม (ไม่มีลำดับตัวอักษรแบบสุ่ม) และควรแตกต่างกันทุกครั้ง (มิฉะนั้น ผู้ให้บริการอีเมลอาจมองว่าเป็นการส่งอีเมลจำนวนมาก)

คุณสามารถดูคำแนะนำเพิ่มเติมได้ในคู่มือนี้: เหตุใดอีเมลจึงไปอยู่ในสแปม และควรทำอย่างไร

• เริ่มส่งอีเมลแบบค่อยเป็นค่อยไป

ในช่วงเริ่มต้น คุณอาจต้องมีที่อยู่อีเมลอย่างน้อย 5 รายการจากผู้ให้บริการอีเมลที่แตกต่างกันเพื่อใช้ส่งข้อความไปหา (เช่น AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook เป็นต้น) คุณอาจส่งอีเมลไปยังที่อยู่อีเมลของคนรู้จัก (เพียงขอให้ผู้รับมีส่วนร่วมกับอีเมลของคุณ) หรือใช้อีเมลของคุณเองกับผู้ให้บริการอีเมลที่แตกต่างกัน

เริ่มต้นด้วยการส่งอีเมลในปริมาณน้อยในช่วงวันแรกๆ ของกระบวนการวอร์ม และค่อยๆ เพิ่มจำนวนอีเมลที่คุณส่งในแต่ละสัปดาห์ การส่งอีเมลจำนวนมากเกินไปเร็วเกินไปอาจทำให้ถูกตัวกรองป้องกันสแปมระบุได้ ต่อไปนี้คือตารางตัวอย่างที่คุณสามารถใช้เป็นแนวทางได้:

สัปดาห์ที่ 1: 10 อีเมล

สัปดาห์ที่ 2: 30 อีเมล

สัปดาห์ที่ 3: 80 อีเมล

สัปดาห์ที่ 4: 100 อีเมล

สัปดาห์ที่ 5: 150 อีเมล

สัปดาห์ที่ 6: 200 อีเมล

โปรดทราบว่านี่เป็นเพียงแนวทางโดยประมาณเท่านั้น และคุณไม่จำเป็นต้องปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด แต่ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้เพิ่มหรือลดปริมาณอย่างฉับพลัน

Spacemail เช่นเดียวกับผู้ให้บริการอีเมลทุกราย มีการบังคับใช้ขีดจำกัดการส่งรายชั่วโมง/รายวัน คุณสามารถตรวจสอบได้ที่นี่:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/

อนุญาตให้วอร์มโดเมนได้เมื่อดำเนินการด้วยตนเองและอย่างมีความรับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น โดยค่อยๆ เพิ่มปริมาณการส่งของคุณกับผู้รับจริงที่ยินยอมรับอีเมล อย่างไรก็ตาม ไม่อนุญาตให้ใช้เครื่องมือวอร์มอัตโนมัติ เครือข่ายการมีส่วนร่วมแบบจำลอง หรือรายชื่ออีเมลที่ไม่ได้รับการยืนยัน เนื่องจากกิจกรรมดังกล่าวอาจส่งผลเสียต่อความสามารถในการส่งโดยรวมและกระทบต่อผู้ใช้อื่น

โปรดทราบด้วยว่าบริการอีเมลของเราไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการส่งอีเมลจำนวนมาก กิจกรรมอีเมลเชิงพาณิชย์แบบไม่พึงประสงค์ การส่งจำนวนมาก หรือการส่งอัตโนมัติใดๆ เป็นสิ่งต้องห้ามภายใต้นโยบายสแปมแบบไม่ยอมรับโดยเด็ดขาดของเรา สำหรับรายละเอียด โปรดดู Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - และข้อกำหนดการให้บริการของ Spacemail - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/

หมายเหตุ: Spaceship เช่นเดียวกับผู้ให้บริการอีเมลทุกราย มีขีดจำกัดเฉพาะรายชั่วโมงและรายวันสำหรับจำนวนข้อความที่ผู้ใช้สามารถส่งได้ คุณสามารถตรวจสอบได้ที่นี่.

โปรดคำนึงว่าบริการของเราไม่ได้ออกแบบมาสำหรับการส่งอีเมลจำนวนมาก และคุณอาจต้องการใช้เครื่องมือเฉพาะทางอื่นสำหรับวัตถุประสงค์นี้ นอกจากนี้ อีเมลเชิงพาณิชย์ที่ไม่พึงประสงค์หรืออีเมลจำนวนมากใดๆ เป็นสิ่งต้องห้ามบนเซิร์ฟเวอร์ของเรา เนื่องจากเรามีนโยบายสแปมแบบไม่ยอมรับโดยเด็ดขาด คุณสามารถดูAcceptable Use Policy ของเราได้ในส่วน Email and Anti-spam Policy .

• รักษาการมีส่วนร่วม

เมื่อคุณส่งอีเมลออกไปแล้ว การตอบกลับอีเมลทั้งหมดเป็นสิ่งสำคัญมาก เพื่อให้ผู้ให้บริการอีเมลเรียนรู้ว่าข้อความที่คุณส่งนั้นถูกต้องและไม่ใช่สแปม อัตราการตอบกลับมีความสำคัญเป็นพิเศษสำหรับ Gmail เนื่องจากพวกเขาใช้สิ่งนี้ในการพิจารณาการมีส่วนร่วมกับอีเมล ยิ่งมีส่วนร่วมมากเท่าไร ก็ยิ่งดีเท่านั้น

เมื่อทำการตอบกลับอีเมล ให้พยายามรักษาแนวทางที่เป็นธรรมชาติและตอบกลับตามปกติเหมือนที่คุณทำในการติดต่อสื่อสารอื่นๆ เพื่อให้น้ำเสียงเป็นกลาง หากอีเมลบางฉบับถูกผู้ให้บริการอีเมลทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม/ขยะ สิ่งสำคัญคือต้องทำเครื่องหมายว่าไม่ใช่สแปมและย้ายไปยังโฟลเดอร์กล่องจดหมายเข้า คุณอาจขอให้ผู้รับทำเครื่องหมายอีเมลของคุณว่าเป็นอีเมลสำคัญได้เช่นกัน

ด้วยวิธีนี้ เมื่ออีเมลของคุณถูกเปิด ถูกตอบกลับ และมีการโต้ตอบ สิ่งเหล่านี้จะเป็นสัญญาณให้ผู้ให้บริการอีเมลทราบว่าโดเมนของคุณมีความน่าเชื่อถือ เมื่อเวลาผ่านไป หากคุณรักษาแนวทางนี้ไว้ คุณจะสังเกตเห็นว่าอีเมลถูกทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปมน้อยลงเรื่อยๆ โดยผู้ให้บริการอีเมล ซึ่งมักจะเกิดขึ้นหลังจากเริ่มกระบวนการวอร์มไปแล้วไม่กี่สัปดาห์ นี่คือช่วงเวลาที่คุณสามารถเริ่มส่งการติดต่อสื่อสารตามปกติได้ โดยมีความเสี่ยงต่ำที่อีเมลของคุณจะถูกผู้ให้บริการอีเมลของผู้รับทำเครื่องหมายว่าเป็นสแปม