Làm nóng một tên miền để gửi email là một bước quan trọng khi bạn sử dụng tên miền mới đăng ký hoặc nếu tên miền đó chưa từng được dùng để gửi email. Quá trình này giúp xây dựng uy tín gửi thư của bạn và cải thiện khả năng gửi đến hộp thư. Việc làm nóng bao gồm tăng dần số lượng email gửi đi để tạo dựng niềm tin với các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP) và tránh bị đánh dấu là thư rác. Nếu không, sẽ có nguy cơ đáng kể là các nhà cung cấp dịch vụ email (như Gmail, Yahoo, Outlook, v.v.) sẽ coi tên miền của bạn là đáng ngờ vì nó chưa có uy tín gửi thư và sẽ từ chối email của bạn hoặc đánh dấu chúng là thư rác.
LƯU Ý: Về phía chúng tôi, với tư cách là nhà cung cấp dịch vụ email, chúng tôi làm mọi điều có thể để duy trì khả năng gửi đến tốt cho email của bạn, ví dụ như giữ cho địa chỉ IP của chúng tôi sạch bằng cách giám sát địa chỉ IP 24/7 và nhanh chóng liên hệ với các tổ chức blocklist để gỡ địa chỉ IP của chúng tôi khỏi danh sách nếu điều đó xảy ra, chúng tôi liên tục theo dõi mọi hoạt động spam trên máy chủ và thực hiện các biện pháp cần thiết, v.v. Đồng thời, có một số yếu tố ảnh hưởng đến khả năng gửi đến email của bạn mà chúng tôi không thể tác động do bản chất của chúng. Điều này bao gồm uy tín tên miền của bạn (bao gồm việc tên miền của bạn đã được làm nóng hay chưa), nội dung email của bạn, các hành động với email ở phía người nhận, v.v.
Dưới đây là các khuyến nghị để làm nóng tên miền thủ công nhằm cải thiện khả năng gửi đến email:
Bắt đầu với một tên miền sạch
Nếu tên miền của bạn không phải mới đăng ký và đã từng được sử dụng trước đó, bạn cần kiểm tra xem tên miền có xuất hiện trong bất kỳ blocklist nào hay không và làm sạch nó trước khi bắt đầu gửi email thường xuyên. Điều này rất quan trọng vì các nhà cung cấp dịch vụ email có thể đơn giản từ chối các email được gửi từ một tên miền nằm trong blocklist.
Một số blocklist có thể tự động gỡ chặn tên miền của bạn sau một thời gian, vì vậy bạn không cần làm gì cả (ví dụ: SpamCop thường gỡ tên miền khỏi danh sách sau 24 giờ). Mặt khác, một số blocklist khác có thể cần nhiều thời gian và thông tin hơn để đưa bạn vào danh sách của họ vì họ thường sử dụng thông tin từ nhiều RBL và bộ lọc spam khác nhau để gắn nhãn người gửi là đáng ngờ. Do đó, nếu bạn bị đưa vào một trong những danh sách đen đó, quy trình có thể sẽ phức tạp hơn một chút và bạn sẽ cần liên hệ với họ để yêu cầu gỡ tên miền của mình theo cách thủ công. Nhiều blocklist thường có sẵn thông tin cần thiết trên trang web của họ về cách gỡ tên miền khỏi danh sách, vì vậy bạn có thể tham khảo trang web của họ hoặc liên hệ với đội ngũ hỗ trợ của họ nếu rơi vào trường hợp này.
Bạn có thể sử dụng các công cụ như MultiRBL và MXToolbox để xác minh xem tên miền của bạn có xuất hiện trong bất kỳ blocklist nào hay không và để kiểm tra điểm uy tín tổng thể của tên miền.
Kiểm tra tuổi của tên miền
Các tên miền mới đăng ký thường bị bộ lọc spam đánh dấu là đáng ngờ vì chúng đánh giá tuổi của tên miền: nếu dưới 30 ngày, tên miền sẽ tự động bị đánh dấu là đáng ngờ và email phát sinh từ đó có khả năng bị từ chối hoặc bị đưa vào thư mục Spam. Vì vậy, nếu tên miền của bạn dưới 30 ngày tuổi, việc sẵn sàng cho quá trình làm nóng là đặc biệt cần thiết trong trường hợp này để xây dựng niềm tin với các nhà cung cấp dịch vụ email. Khi tên miền của bạn đạt 30 ngày tuổi, khả năng bạn gặp vấn đề về khả năng gửi đến hoặc bị từ chối email sẽ thấp hơn.
LƯU Ý: Bạn có thể kiểm tra thời điểm tên miền của mình được đăng ký bằng các công cụ Whois Lookup, như công cụ này.
Xác minh cài đặt DNS của tên miền
Bạn cần đảm bảo rằng tên miền của mình đã được thiết lập đúng bản ghi MX để có thể nhận email. Sau đó, hãy đảm bảo các bản ghi SPF, DKIM và DMARC của tên miền được cấu hình chính xác. SPF cho phép các máy chủ được quyền gửi email thay mặt cho tên miền của bạn, DKIM xác minh tính xác thực của thư gửi đi và DMARC giúp bảo vệ tên miền của bạn khỏi các hành vi giả mạo và lừa đảo. Tóm lại, các bản ghi này chịu trách nhiệm cho việc xác thực email và được thiết kế để giúp ngăn chặn giả mạo email và các cuộc tấn công lừa đảo. Bạn có thể xem thêm thông tin về các bản ghi DNS này trong hướng dẫn này.
Đối với Spacemail, hãy làm theo các bước trong những bài viết này để cấu hình bản ghi DKIM và DMARC cho tên miền. Danh sách đầy đủ các bản ghi DNS Spacemail bắt buộc được cung cấp trong bài viết này của Knowledge base.
Sử dụng tên "From" dễ nhận biết
Hãy đảm bảo thiết lập cả Tên/Họ của bạn hoặc tên Công ty để hiển thị trong trường "From" và thêm chữ ký để email của bạn trông hợp lệ và được cá nhân hóa hơn.
Sử dụng nội dung không mang tính spam cho email
- Đảm bảo thư của bạn không chứa liên kết hoặc tệp đính kèm đáng ngờ;
- Tránh sử dụng các kiểu định dạng như toàn bộ chữ in hoa (ví dụ: OPEN), các chữ cái có khoảng trắng giữa chúng (ví dụ: O P E N) và dấu câu quá mức (ví dụ: O.P.E.N);
- Tránh gửi email trống hoặc chỉ có một từ;
- Đảm bảo bạn không sử dụng những từ như ‘test’, ‘testing’, ‘test test test’, ‘hello’, ‘hi’ cả trong nội dung thư lẫn dòng tiêu đề;
- Tránh sử dụng các từ ngữ thường kích hoạt bộ lọc spam cả trong nội dung thư lẫn dòng tiêu đề (ví dụ: 100% free, winning, urgent, cure, loan, luxury, investment, become a member, prize, v.v.).
Thư của bạn nên chứa ít nhất 5-6 câu với từ ngữ đầy đủ (không có các chuỗi chữ cái ngẫu nhiên) và phải khác nhau mỗi lần gửi (nếu không, nhà cung cấp email có thể coi đó là gửi thư hàng loạt).
Bạn có thể xem thêm các khuyến nghị trong hướng dẫn này: Vì sao email vào thư rác và cần làm gì
Bắt đầu gửi email dần dần
Ban đầu, bạn có thể cần ít nhất 5 địa chỉ email với các nhà cung cấp email khác nhau để gửi thư đến (ví dụ: AOL, Yahoo, Gmail, Hotmail, Outlook, v.v.). Bạn có thể gửi email đến các địa chỉ quen thuộc (chỉ cần nhờ người nhận tương tác với email của bạn) hoặc các địa chỉ email của chính bạn trên những nhà cung cấp email khác nhau.
Hãy bắt đầu bằng cách gửi số lượng email thấp trong những ngày đầu của quá trình làm nóng và tăng dần số lượng email bạn gửi theo từng tuần. Gửi quá nhiều email quá nhanh có thể khiến bạn bị các bộ lọc chống spam đánh dấu. Dưới đây là một lịch trình khả thi mà bạn có thể làm theo:
Tuần 1: 10 email
Tuần 2: 30 email
Tuần 3: 80 email
Tuần 4: 100 email
Tuần 5: 150 email
Tuần 6: 200 email
Xin lưu ý rằng đây chỉ là một kế hoạch gần đúng và bạn không nhất thiết phải tuân theo một cách nghiêm ngặt, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không tăng hoặc giảm số lượng một cách đột ngột.
Spacemail, giống như mọi nhà cung cấp email khác, áp dụng các giới hạn gửi theo giờ/theo ngày. Bạn có thể kiểm tra tại đây:https://www.spaceship.com/knowledgebase/spacemail-email-limits/
Việc làm nóng tên miền được cho phép khi được thực hiện thủ công và có trách nhiệm, ví dụ như tăng dần số lượng gửi đến những người nhận thật sự đã đồng ý nhận thư. Tuy nhiên, các công cụ làm nóng tự động, mạng lưới tương tác mô phỏng hoặc danh sách gửi thư chưa được xác minh đều không được phép, vì những hoạt động như vậy có thể gây hại cho khả năng gửi đến tổng thể và ảnh hưởng đến những người dùng khác.
Xin cũng lưu ý rằng các dịch vụ email của chúng tôi không được thiết kế cho việc gửi thư hàng loạt. Mọi hoạt động email thương mại không được yêu cầu, gửi hàng loạt hoặc tự động đều bị cấm theo chính sách chống spam không khoan nhượng của chúng tôi. Để biết chi tiết, hãy xem Acceptable Use Policy -https://www.spaceship.com/legal/hosting-aup/ - và Điều khoản dịch vụ Spacemail - https://www.spaceship.com/legal/spacemail/
LƯU Ý: Spaceship, giống như mọi nhà cung cấp dịch vụ email khác, có các giới hạn cụ thể theo giờ và theo ngày về số lượng thư mà người dùng có thể gửi. Bạn có thể kiểm tra tại đây.
Vui lòng lưu ý rằng các dịch vụ của chúng tôi không được thiết kế cho việc gửi thư hàng loạt và bạn có thể muốn sử dụng một số công cụ chuyên dụng khác cho mục đích này. Ngoài ra, mọi thư thương mại không được yêu cầu hoặc thư gửi hàng loạt đều bị cấm trên máy chủ của chúng tôi vì chúng tôi có chính sách chống spam không khoan nhượng. Bạn có thể xem Acceptable Use Policy, mục Email and Anti-spam Policy của chúng tôi.
Duy trì tương tác
Sau khi bạn gửi email xong, việc trả lời tất cả các email đó là rất quan trọng để các nhà cung cấp email hiểu rằng những thư bạn gửi là hợp lệ và không phải spam. Tỷ lệ phản hồi đặc biệt quan trọng đối với Gmail vì họ sử dụng yếu tố này để xác định mức độ tương tác với email. Mức độ tương tác càng cao - càng tốt.
Khi trả lời email, hãy cố gắng giữ cách tiếp cận tự nhiên và trả lời như bạn vẫn thường làm trong các thư từ khác để nội dung nghe trung tính. Nếu một số email bị nhà cung cấp email đánh dấu là spam/thư rác, điều quan trọng là phải đánh dấu chúng là không phải spam và chuyển chúng vào thư mục Hộp thư đến. Bạn cũng có thể nhờ người nhận đánh dấu email của bạn là quan trọng.
Bằng cách này, khi email của bạn được mở, được trả lời và có tương tác, đó sẽ là những tín hiệu cho các nhà cung cấp dịch vụ email rằng tên miền của bạn có uy tín. Theo thời gian, nếu bạn duy trì cách tiếp cận như vậy, bạn sẽ nhận thấy ngày càng ít email bị các nhà cung cấp email đánh dấu là spam. Điều này thường xảy ra sau vài tuần kể từ khi bắt đầu quá trình làm nóng. Đây là lúc bạn có thể tiếp tục gửi thư từ thông thường của mình mà không có nguy cơ cao email bị các nhà cung cấp email của người nhận đánh dấu là spam.