সহজে ব্যবসায়িক ইমেইল সেট আপ করুন

আপনি সম্ভবত এখানে এসেছেন কারণ আপনি জানতে চান কীভাবে আপনার ব্যবসার জন্য ইমেইল সেট আপ করবেন, কিন্তু চান না যে এটি কঠিন হোক। হয়তো আপনি ইতিমধ্যেই বিষয়টি দেখেছেন, কিন্তু কিছু আর্টিকেলে এটি যতটা কঠিন মনে হয়েছে, তাতে নিরুৎসাহিত হয়েছেন।

আচ্ছা, চিন্তা করবেন না। আপনি সঠিক জায়গায় এসেছেন। আমরা ব্যবসায়িক ইমেইলের সব উপাদান (যা company email বা work email নামেও পরিচিত) সহজভাবে ব্যাখ্যা করব, যাতে আপনি খুব দ্রুত একটি সেট আপ, তৈরি এবং ব্যবহার করতে পারেন। আরও ভালো বিষয় হলো, আপনি বুঝতে পারবেন আপনি কী করছেন এবং কেন করছেন।

Business Email কী?

Business Email সাধারণত এমন নির্দিষ্ট সেবাকে বোঝায়, যা বিশেষভাবে ব্যবসার সেই চাহিদাগুলো পূরণের জন্য তৈরি, যেগুলো সাধারণ ব্যক্তিগত ব্যবহারকারীদের সাধারণত থাকে না।

• আরও ভালো নিরাপত্তা ফিচার — Business email provider-রা সাধারণত স্ট্যান্ডার্ড হিসেবে 2FA-এর মতো ফিচার দেয়, আপনার ডেটা এনক্রিপ্টেড অবস্থায় সংরক্ষণ করে, এবং উন্নত anti-spam filter-এর মতো অতিরিক্ত সুবিধাও দেয়। তারা সাধারণত বিজ্ঞাপনও দেখায় না, ফলে আপনাকে লক্ষ্য করে কাস্টম বিজ্ঞাপন দেখানোর জন্য আপনার ডেটা ব্যবহার করে লাভবান হওয়ার প্রবণতাও থাকে না — যা কিছু ফ্রি প্রোভাইডারের ক্ষেত্রে দেখা গেছে। সংক্ষেপে, একটি নির্ভরযোগ্য business email provider আপনাকে এই নিশ্চয়তা দেবে যে আপনি আপনার গ্রাহকদের এবং নিজের ব্যক্তিগত ডেটা সুরক্ষায় সর্বোচ্চ চেষ্টা করছেন।

• ব্যবসায়িক টুল — Business email service-এ সাধারণত অতিরিক্ত টুলও থাকে, যেমন alias functionality এবং shared calendar, যা ব্যবসায়িক জীবনের সঙ্গে আরও বেশি মানানসই। এগুলো সাধারণত ইমেইল আরও উন্নতভাবে filter করার সুযোগও দেয়, যা উচ্চ পরিমাণের মেইল সামলাতে থাকা company email address পরিচালনার সময় কাজে লাগে।

• আপনার ইমেইল ঠিকানায় ব্যবসার নাম রাখা — যুক্তিযুক্তভাবে, business email solution-এর সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফিচার হলো এমন ইমেইল ঠিকানা সহজে তৈরি করতে দেওয়া যাতে আপনার domain name থাকে (yourname@yourbusiness.com)। কোনো বার্তা সত্যি কি না তা নিয়ে সন্দেহ হলে বেশিরভাগ মানুষ প্রথমেই প্রেরকের ইমেইল ঠিকানাটি পরীক্ষা করে।

আপনি কেন business email গুরুত্বপূর্ণ তা আরও কাছ থেকে দেখতে পারেন, তবে মোটের ওপর এগুলোই সেই ফিচার যা এটিকে ফ্রি ইমেইল প্রোভাইডারদের থেকে আলাদা করে।

business email-এ কী কী থাকে

বেশিরভাগ মানুষের ক্ষেত্রে, business email-এ আপনার নামের কোনো একটি রূপের পরে আপনার ব্যবসার URL থাকবে — তাই এটি দেখতে হবে yourname@yoursite.com-এর মতো। আমরা সম্প্রতি কীভাবে আপনি আপনার ডোমেইন বেছে নিতে পারেন তা আরও বিস্তারিতভাবে আলোচনা করেছি।

এছাড়াও, alias তৈরি ও পরিচালনার সুবিধাও রয়েছে (যেমন info@ বা support@)।

সফটওয়্যারের দিক থেকে, ব্যবসায়িক ইমেইলে প্রায়ই একটি ওয়েব পোর্টাল থাকে যেখানে আপনি লগ ইন করে আপনার ইমেইলগুলো অ্যাক্সেস করতে পারেন। কখনও কখনও একটি নির্দিষ্ট অ্যাপও পেতে পারেন, তবে বেশি ক্ষেত্রে আপনি দেখবেন যে মোবাইল ডিভাইসে আপনি যে বিদ্যমান অ্যাপ ব্যবহার করেন তাতেই সহজে আপনার ব্যবসায়িক ইমেইল যোগ করা যায়, ফলে ব্যবহার আরও সহজ হয়।

একটি ব্যবসায়িক ইমেইল ঠিকানা তৈরি করতে আপনার কী কী দরকার?

এতক্ষণে আপনি সম্ভবত বুঝে গেছেন যে আপনার ইমেইল ঠিকানার মধ্যে নিজের ডোমেইন রাখতে হলে আপনাকে একটি ডোমেইনের মালিক হতে হবে। @outlook.com-এর মতো জিনিসগুলো public domain নামে পরিচিত, তাই এই অংশটি বদলাতে হলে সেটির মালিকানা আপনার থাকতে হবে। যেহেতু এটি একটি বাধ্যতামূলক শর্ত, তাই ব্যবসার জন্য তৈরি বেশিরভাগ ইমেইল সেবা এই প্রক্রিয়ার অংশ হিসেবে ডোমেইন রেজিস্টার করার সুযোগ দেয়।

তবে আপনি যেহেতু এটি পড়ছেন, আমি ধরে নিচ্ছি আপনার ইতিমধ্যেই একটি ডোমেইন আছে। আপনি যদি ব্যবহার করতে চান এমন ডোমেইন আগে থেকেই আপনার থাকে, তাহলে প্রক্রিয়াটি কিছুটা ভিন্ন হয়, আর এটিই ব্যবসায়িক ইমেইল সেট আপ নিয়ে বিভ্রান্তির আরেকটি কারণ হতে পারে। তবে আমরা এই দুই ধরনের ক্রয়প্রবাহ/প্রক্রিয়াকে আলাদা করে দেখাব, যাতে আপনার ভুল হওয়ার সুযোগ না থাকে।

৪টি সহজ ধাপে কীভাবে ব্যবসায়িক ইমেইল পাবেন

আপনি যে প্ল্যাটফর্মটি বেছে নেন তার ওপর নির্ভর করে প্রক্রিয়াটি ভিন্ন হতে পারে। আমরা মূল বিষয়গুলো আলোচনা করব এবং উদাহরণ হিসেবে ব্যবসার জন্য আমাদের বিশেষায়িত প্ল্যাটফর্ম Spacemail-এর উল্লেখ করব।

একটি প্ল্যান কিনুন

বেশিরভাগ প্রোভাইডার বিভিন্ন আকারের ব্যবসার চাহিদা অনুযায়ী নানা ধরনের ইমেইল প্ল্যান অফার করে। এখানে কোনো কৌশল নেই — আপনার প্রয়োজনের সঙ্গে সবচেয়ে ভালো মেলে এমনটি বেছে নিন। মনে রাখবেন, অনেক পেশাদার ইমেইল সেবা পরে আপনার প্ল্যানের বিভিন্ন অংশ আপগ্রেড করার সুযোগ দেয় — এমনকি mailbox ও user যোগ করারও সুযোগ থাকে, তাই এখনই ভবিষ্যতের সবকিছু ভেবে নেওয়ার দরকার নেই। আপনার যা দরকার, সেটাই নিন।

এই মুহূর্তে আপনার ডোমেইন কীভাবে এর সঙ্গে মানানসই হবে তা নিয়ে চিন্তা করবেন না। সাধারণত, যেকোনো ডোমেইন যেকোনো প্রোভাইডারের সঙ্গে সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়, এবং এসব পরের ধাপেই ঘটে। তবে একই প্রোভাইডারের কাছে আপনার ডোমেইন থাকলে কিছু সুবিধা পাওয়া যায় (যা আমরা একটু পরেই আলোচনা করব)।

আপনার কেনাকাটা সম্পন্ন করুন। এরপর, যদি আপনার এখনো ডোমেইন না থাকে, তাহলে এই পর্যায়ে থেমে একটি কিনুন। আপনি যদি ইমেইল প্ল্যাটফর্মের জন্য যে সরবরাহকারী ব্যবহার করছেন, সেই একই সরবরাহকারীকে বেছে নেন, তাহলে সাধারণত প্রক্রিয়াটি আরও মসৃণ হয়, কারণ একই প্ল্যাটফর্মের উপাদানগুলো সাধারণত একে অপরের সঙ্গে ‘কথা বলার’ জন্য তৈরি করা হয়, ফলে প্রক্রিয়াটি আরও স্বয়ংক্রিয় হয়। ডোমেইন বাছাইয়ে তাড়াহুড়ো করবেন না। একটি বেছে নেওয়া নিজেই প্রায় এক ধরনের শিল্প, এবং সঠিক সিদ্ধান্ত নিতে আমরা এই আর্টিকেলটি পড়ার পরামর্শ দিই।

সেটআপ (অথবা Unboxing™)

যদি আপনার ডোমেইন এবং ইমেইল প্রোভাইডার একই হয়

এরপর, আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী মানিয়ে নিতে হয় এমন যেকোনো পণ্যের মতোই, এখানে একটি ছোট সেটআপ প্রক্রিয়া রয়েছে। Spaceship-এ একে বলা হয় Unboxing™, এবং আপনার কেনাকাটা সম্পন্ন হওয়ার সঙ্গে সঙ্গেই আপনি পরবর্তী ধাপ হিসেবে Unboxing প্রক্রিয়ার পরামর্শ দেখতে পাবেন।

এটি নির্বাচন করার পর প্রথম ধাপ হলো — ঠিক ধরেছেন — একটি ডোমেইন লিঙ্ক করা। যদি আপনার Spaceship-এ একটি ডোমেইন থাকে এবং আপনি Spacemail বেছে নেন, তাহলে আপনার ডোমেইন স্বয়ংক্রিয়ভাবে dropdown menu-তে দেখা যাবে এবং আপনি শুধু সেটি নির্বাচন করবেন।

তারপর, এক ক্লিকেই দুটিকে সংযুক্ত করা হবে। আপনি সরাসরি ‘একটি mailbox তৈরি করা’ অংশে যেতে পারেন।

অন্য প্রোভাইডারের ডোমেইনের সঙ্গে আপনার নতুন ইমেইল সংযুক্ত করা

আপনার ডোমেইন অন্য কোনো প্রোভাইডারের কাছে থাকলেও সমস্যা নেই। এর মানে শুধু কয়েকটি অতিরিক্ত প্রক্রিয়া থাকবে, এবং সেগুলো ডোমেইন প্ল্যাটফর্মে নয়, বরং আপনার বিদ্যমান পণ্যের মধ্যেই সম্পন্ন হবে। কিছু মানুষের জন্য বিভ্রান্তির একটি কারণ এটাই হতে পারে।

আপনাকে আপনার DNS (Domain Name Server) records-এ কিছু নতুন MX/DKIM/SPF records যোগ করতে হবে। পরিষ্কার করে বললে, এই recordsগুলো ইমেইল প্রোভাইডার নির্ধারণ করে, কিন্তু ডোমেইনের দিক থেকে যোগ করা হয়। (আপনি যদি Spacemail ব্যবহার করেন, তাহলে DNS records কীভাবে সেট করবেন তা নির্দেশনা দেওয়া একটি pop-up guide দেখতে পাবেন)। যোগ করার পর, এই recordsগুলো মূলত ইমেইল-সংক্রান্ত সবকিছুর জন্য আপনার ডোমেইনকে আপনার ইমেইল প্রোভাইডারের server-গুলোর দিকে নির্দেশ করে।

আপনার ডোমেইনের DNS records-এ অ্যাক্সেস সাধারণত আপনার ডোমেইন বা হোস্টিং প্রোভাইডারের কাছেই থাকবে। আপনি যদি নিশ্চিত না হন, তাহলে MXToolbox-এর মতো একটি DNS checker tool ব্যবহার করে এটি নিশ্চিত করতে পারেন।

কোথায় খুঁজতে হবে তা একবার জানলে, DNS records খুঁজে পাওয়া খুব কঠিন হবে না — কারণ এগুলো আপনার ডোমেইন সেট আপের খুবই গুরুত্বপূর্ণ অংশ। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, এগুলো আপনার ডোমেইন প্রোভাইডারের কাছেই থাকবে। সেটিংস কোথায় থাকবে তা প্রোভাইডারভেদে ভিন্ন হবে, তবে সাধারণত আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টের domain area খুঁজে বের করতে হবে,ডোমেইনটি নির্বাচন করতে হবে যেটির জন্য আপনি ইমেইল ঠিকানা তৈরি করতে চান, এবং তারপর তার settings-এ যেতে ক্লিক করতে হবে। এটি ‘Manage’ বা ‘Settings’ বা ‘Configure’ ধরনের কোনো button হতে পারে। এরপর ‘DNS Records’-এ যান। এটিকে ‘Advanced DNS’ নামেও ডাকা হতে পারে।

আপনি সম্ভবত দেখবেন যে সেখানে ইতিমধ্যেই বেশ কয়েকটি record আছে। এগুলোর ক্ষেত্রে সতর্ক থাকুন — এগুলো সম্পাদনা বা মুছে ফেলবেন না। তা করলে আপনার ওয়েবসাইটের কার্যকারিতায় সমস্যা হতে পারে, অথবা অন্য কোনো সংযুক্ত সেবাতেও সমস্যা হতে পারে। আপনি যদি এর আগে আপনার ডোমেইনের সঙ্গে কোনো ইমেইল প্ল্যাটফর্ম ব্যবহার না করে থাকেন (নিচে দেখুন), তাহলে আপনার শুধু নতুন records যোগ করাই উচিত।

সাধারণত যেসব records আপনাকে যোগ করতে হবে

এগুলোও আপনি যে সেবা ব্যবহার করছেন তার ওপর নির্ভর করবে, তবে এখানেও আমরা Spacemail-কে উদাহরণ হিসেবে ব্যবহার করব। record entry system সাধারণত এমনভাবে সাজানো থাকে যাতে নতুন records যোগ করা সহজবোধ্য হয়।

MXRecords (Mail Exchange)

MX records নির্ধারণ করে ইমেইল বার্তাগুলো কোথায় পৌঁছাবে। এগুলো সেই mail server-গুলোর দিকে নির্দেশ করে, যেগুলো incoming email পরিচালনার দায়িত্বে থাকে। এগুলো নিশ্চিত করবে যে আপনার ইমেইলগুলো সঠিকভাবে পৌঁছায়। Spacemail-এর জন্য আপনি যে MX records যোগ করবেন, সেগুলো হলো এগুলো।

SPF Records (Sender Policy Framework)

SPF records ইমেইল spoofing (কেউ ইমেইলের মাধ্যমে আপনার পরিচয় ধারণ করা) প্রতিরোধ করে, কারণ এগুলো নির্ধারণ করে কোন server-গুলো আপনার ডোমেইনের পক্ষ থেকে ইমেইল পাঠানোর অনুমোদনপ্রাপ্ত। এর ফলে বৈধ ইমেইল সহজে শনাক্ত করা যায়। Spacemail-এর জন্য আপনি সাধারণত যে SPF record যোগ করবেন, তা হলো এটি:

DKIM Records (DomainKeys Identified Mail)

DKIM outgoing email-এ একটি digital signature যোগ করে, ফলে সেগুলো ট্রেস করা সহজ হয় এবং spoofing প্রতিরোধ করা যায়। Spacemail-এর সঙ্গে সংযুক্ত প্রতিটি ডোমেইনের জন্য DKIM records স্বয়ংক্রিয়ভাবে সেট করা হয়, এবং আপনি এটি Advanced DNS-এ খুঁজে পাবেন।

DMARC records (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance)

DMARC হলো একটি policy framework, যা SPF (Sender Policy Framework) এবং DKIM (DomainKeys Identified Mail)-কে সমন্বয় করে ইমেইল authentication আরও শক্তিশালী করে। এটি incoming email বৈধ এবং অনুমোদিত কি না তা নিশ্চিত করে email spoofing, phishing এবং domain abuse প্রতিরোধে আরও সহায়তা করে।

Spacemail স্বয়ংক্রিয়ভাবে DMARC records সেট আপ করে না, কারণ এগুলো আপনার ব্যক্তিগত পছন্দের ওপর অনেকটাই নির্ভর করে। আপনি চাইলে বা প্রয়োজন হলে, আমরা MXToolbox-এর এই DMARC generator ব্যবহার করার পরামর্শ দিই।

ইমেইল নিরাপত্তা উন্নত করতে এবং আপনার ডোমেইনের সুনাম রক্ষা করতে আমরা আপনার ডোমেইনের জন্য একটি DMARC record সেট আপ করার জোরালো পরামর্শ দিই।

আমাকে কি records মুছে ফেলতে হবে?

আপনি যদি আগে কখনও আপনার ডোমেইনের সঙ্গে কোনো ইমেইল প্রোভাইডার ব্যবহার করে থাকেন, তাহলে কিছু বিদ্যমান records মুছে ফেলতে হতে পারে। এগুলো চিহ্নিত করা সহজ হওয়ার কথা, কারণ তাদের classification-এ MX/DKIM/SPF/DMARC লেবেলও থাকবে।

এই পটভূমির কাজ শেষ হলে, প্রক্রিয়াটি অনেকটাই একই হবে যেমনটি হতো যদি আপনি একই প্রোভাইডারের কাছে আপনার ডোমেইন রেজিস্টার করতেন। উদাহরণস্বরূপ, Spacemail-এ আপনি unboxing process-এর প্রথম ধাপে শুধু আপনার ডোমেইনটি manually যোগ করবেন (Spaceship-এ রেজিস্টার করলে যেমন dropdown থেকে নির্বাচন করতেন, তার বদলে)। আবারও বলি, এটি প্রোভাইডারভেদে ভিন্ন হবে, তবে Spacemail-এ এটি unboxing process-এর প্রথম ধাপ।

একটি mailbox তৈরি করা

আপনি ওই records তৈরি করা শেষ করলে, অথবা শুধু আপনার ডোমেইন লিঙ্ক করলেই, বাকি কাজ খুব সহজ। আপনার mailbox-এর জন্য যে নামটি চান তা বেছে নিন (শুরুতে সম্ভবত আপনার নিজের নামই)। নামকরণের নিয়ম নিয়ে আমাদের পরামর্শগুলো দেখতে ভুলবেন না, তবে মনে রাখবেন — যেহেতু আপনি নিজের ডোমেইন ব্যবহার করছেন, তাই এটি প্রযুক্তিগতভাবে আপনার ইচ্ছামতো যেকোনো কিছু হতে পারে! কিছুই আগে থেকে নেওয়া নেই। আপনি চাইলে শুধু একটি অক্ষর ব্যবহার করেও দারুণ দেখাতে পারেন: j@yoursite.com — বেশ চমৎকার, তাই না? বিকল্পভাবে, আপনি আপনার পুরো নাম, job title, বা role-সহ একটি কাজের ইমেইল ঠিকানা তৈরি করতে পারেন।

catch-all এবং alias যোগ করা

একটি catch-all ঠিক নামের মতোই কাজ করে — কেউ যদি anything@yoursite.com টাইপ করে, সেটি catch-all-এ redirect হবে। junk mail-এর ঢল এড়াতে আপনি চাইতে পারেন এটি একটি secondary inbox হোক। catch-all বিশেষভাবে উপকারী নামের ভুল বানান ধরার জন্য, বা info@yoursite.com-এর মতো অন্য ভ্যারিয়েশন ধরার জন্য, যা মানুষ ব্যবহার করতে পারে যদি তারা না জানে কাকে লিখতে হবে।

Spacemail-এ catch-all সেট করা বিশেষভাবে সহজ। আপনার launch panel-এ আপনি Spacemail Manager-এ এই অপশনটি দেখতে পাবেন - Spacemail-এর launchpad। এখানে আপনি আপনার catch-all mailbox সেট করতে পারবেন। এটি আপনার primary mailbox-ও হতে পারে - আপগ্রেড করার দরকার নেই।

অন্যদিকে, alias আপনাকে এমন company email address তৈরি করতে দেয় যা একাধিক recipient-এর কাছে redirect হয় (যেমন: বিভাগগুলোর জন্য), এবং anonymity-ও দেয়। প্রায় প্রতিটি ব্যবসায়ই আপনি এগুলোর ব্যবহার দেখেছেন। Spacemail-এ, যেকোনো প্ল্যানে একটি additional mailbox যোগ করা একটি দারুণ কম-খরচের আপগ্রেড, এবং আমাদের advanced plan-এ স্ট্যান্ডার্ড হিসেবে পাঁচটি অন্তর্ভুক্ত থাকে। alias কীভাবে ব্যবহার করা যায় সে সম্পর্কে আরও জানুন।

আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টে শেষের ছোঁয়া যোগ করা

এগুলো প্রোভাইডারভেদে ভিন্ন হবে, তবে ইমেইল অ্যাকাউন্ট সেটআপ সম্পন্ন হওয়ার পর এবং আপনার ঝকঝকে নতুন inbox চালু হয়ে গেলে, আপনি কিছু শেষের বিষয় ব্যক্তিগতকরণ করতে চাইবেন।

আপনার display name সেট করুন & একটি signature যোগ করুন

এখানে আমরা একেবারে মৌলিক বিষয় নিয়ে কথা বলছি। এগুলো ঠিক আছে কি না তা যাচাই করে নেওয়া ভালো। আপনি চাইবেন আপনার ইমেইলগুলো প্রথমটি থেকেই সঠিকভাবে প্রদর্শিত হোক। তাই আপনার নাম সঠিক আছে কি না নিশ্চিত করা, প্রতিটি ইমেইলে একটি signature যোগ করা, এবং সাধারণভাবে Settings ঘেঁটে দেখা আপনাকে প্রতিবারই সাহায্য করবে। আমরা নিশ্চিত, আপনি কিছু না কিছু পরিবর্তন করার মতো জিনিস খুঁজে পাবেন। এছাড়াও, প্ল্যাটফর্মটিকে আপনার পছন্দের ভাষায় সেট করতে পারেন, যাতে এটি আপনার জন্য আরও সহজলভ্য হয়।

তৃতীয়-পক্ষের ইমেইল client-এ আপনার নতুন ঠিকানা যোগ করা

অনেক business email provider আপনাকে এটি করতে দেয়। আপনি আগে থেকেই যে অ্যাপ ব্যবহার করেন তাতে আপনার নতুন ইমেইল ঠিকানাটি একীভূত করতে পারা সবকিছু ট্র্যাক রাখার খুব সহজ উপায়। আর যখনই পূর্ণ ফিচার ও সুবিধা ব্যবহার করতে চাইবেন, তখনই আপনি web application-এ ফিরে যেতে পারবেন।

এটি করতে, Spacemail-এর IMAP/SMTP/POP3 access Settings-এ enable করুন এবং তারপর আপনার পছন্দের email client-এ setup instructions অনুসরণ করুন। সাধারণত, এগুলো আপনার বিদ্যমান অ্যাপের settings menu-তে থাকে, এবং ‘Add an account’ ধরনের নামে চিহ্নিত থাকে।

ইমেইল মাইগ্রেট করা

কিছু business email provider ইমেইল import করা সহজ করে। এটি কাজে লাগতে পারে যদি আপনি আগে অন্য কোথাও আপনার ব্যবসায়িক যোগাযোগ পরিচালনা করে থাকেন এবং সবকিছুর একটি রেকর্ড রাখতে চান।

আপনার নির্বাচিত প্রোভাইডার যদি কোনো বিশেষ migration tool না-ও দেয়, তবুও সাধারণত আপনি ইমেইল download করে পরে আপনার mail server-এ reupload করার মাধ্যমে কোনো না কোনো manual workaround করতে পারেন। তবে এর সবসময়ই কিছু অসুবিধা থাকবে (যেমন মানবিক ভুলের সুযোগ), তার ওপর এটি সময়সাপেক্ষও। যদি আপনি এটি করতে চান, তাহলে সহজ migration tool-সহ কোনো প্রোভাইডার অবশ্যই একটি বাড়তি সুবিধা। উদাহরণস্বরূপ, Spacemail-এ আমাদের custom migration tool আরও নিরাপদ ও সুরক্ষিত migration experience দেয়। unboxing process-এর অংশ হিসেবে আপনাকে জিজ্ঞেস করা হবে আপনি বিদ্যমান ইমেইল মাইগ্রেট করতে চান কি না, তবে আপনি যেকোনো সময় ‘Settings’-এ গিয়ে ‘Email migration’ box খুঁজে এটি করতে পারেন।

spam filtering rules সেট করুন

সবশেষে, আপনি শুরু থেকেই আপনার ইমেইল ঠিকানাকে সুরক্ষিত রাখতে filter rules সেট করতে চাইতে পারেন। আপনার ব্যবসার সঙ্গে আগে থেকেই খারাপ রেকর্ড আছে এমন পরিচিত spammer-দের আপনি সঙ্গে সঙ্গেই block করতে চাইতে পারেন, তবে পেশাদার business email-এর একটি সুবিধা হলো আরও শক্তিশালী spam filtration system।

Spacemail-এ, আপনি Spacemail Manager-এ গিয়ে, ‘Manage’-এ ক্লিক করে, তারপর ‘Spam management’ নির্বাচন করে আপনার filter settings সমন্বয় করতে পারেন, যা আপনার স্ক্রিনের ডান পাশের menu-তে দেখা যায়।

সুবিধাগুলো উপভোগ করুন

এখন আপনার সেটআপ সম্পন্ন, এবং বন্ধুদের কাছে প্রথম test email পাঠানোর জন্য আপনি প্রস্তুত (আচ্ছা, সবকিছু ঠিকঠাক দেখাচ্ছে কি না তা তো যাচাই করতেই হবে!)। Spacemail-এর সব নতুন release সম্পর্কে আপডেট থাকুন, অথবা নিচে আপনার মতামত ও ধারণা জানান। নিজেই Spacemail plan-গুলো দেখে নিন — আমরা নিশ্চিত, এর মধ্যে একটি আপনার ব্যবসার জন্য একদম উপযুক্ত হবে।