数字时代保持电子邮件安全

很难相信，电子邮件几乎是在50年前发明的。当然，它花了一段时间才逐渐普及到像你我这样的普通人也能使用。但快进到今天，全球已有一半以上的人在使用电子邮件。

去年，每天有超过3600亿封电子邮件被发送，这清楚地表明，尽管如今我们有更多更具对话性的方式来来回回发送消息，电子邮件仍然是通信中坚定不移的支柱。从发送正式信息、大型附件，到仅仅记录购买行为，一切都离不开它。这些都极其重要。

但就像最好的创新一样，它的诞生也伴随着一些注意事项——以及不断增加的安全问题清单。

没有人能免疫

当我们想到电子邮件安全时，自然会想到我们个人的经历。比如那次我们差点上了诈骗邮件的当，或者朋友的邮箱被黑，我们不得不提醒他们。但可以说，电子邮件带来的最大威胁其实是针对企业的。据报道，仅在 2024 年，就有高达 94% 的组织成为诈骗的受害者。

为什么企业会成为如此诱人的目标？首先，每个人都可能是一个薄弱点。无论是糟糕的密码，还是人类倾向于信任他人的天性，同事们都有许多可能成为攻击受害者的方式，而且并不都是显而易见的。

小型企业尤其容易受到冒充客户、服务提供商和供应商的诈骗邮件攻击——特别是当您独自一人兼顾小企业主的诸多职责时。但即使是拥有专业安全团队的大型企业，也并非免疫。

我们只需看看最近的新闻，就能看到电子邮件给大企业带来问题的例子。一家新加坡公司因一封伪造的供应商电子邮件而被骗，将 4230 万美元转入了一个欺诈账户。国际刑警组织帮助他们追回了约 4100 万美元，但这仍然是一次代价极其高昂的错误。

最常见的电子邮件威胁

电子邮件威胁有很多类型。针对企业最常见的电子邮件攻击形式包括：

• 网络钓鱼

• 恶意软件

• 企业电子邮件被入侵

• 虚假发票

在危险清单中位居首位的是网络钓鱼，91% 的案例都涉及数据丢失。在 GDPR 和 CCPA 等数据保护法律日益增多的世界里，这绝对是一场噩梦。但要降低这种风险，其实并没有你想象的那么困难。

安全始于自身

保护电子邮件安全并不一定很复杂。您可以做很多事情来建立一道有效的第一防线——除了投入一点时间之外，几乎不需要任何成本。

网络钓鱼意识

在这方面，一点点培训就能在电子邮件安全上为您省下很多麻烦。如果您是个体创业者或小型企业主，那么阅读这篇文章本身就是在做正确的事！如果您有更大的团队，可以考虑让大家坐下来，一起详细了解什么是网络钓鱼，以及它可能以哪些形式出现。虽然有些人可能会对基础内容翻白眼，但当您更深入地讲解网络钓鱼可能出现的多种方式，甚至如何扩展为“鲸钓”时，即使是那些熟悉网络威胁的人也会得到一次复习。

遗憾的是，在网络钓鱼面前，人类才是薄弱环节。它利用的是我们的心理，以及我们对他人天然的信任。因此，根本看不到网络钓鱼信息本身就是一个巨大的优势——这也是为什么您应该寻找将强大的反垃圾邮件过滤功能作为重点特性的电子邮件服务提供商。稍后我们会详细说明。

强密码

撇开培训不谈，第一道防线也是最容易实施的——密码。在这里，了解心理因素如何对我们不利也同样重要。为了方便，我们都想创建容易记住的内容，但这可能恰恰是安全的反义词。生日、电子邮件地址、亲属姓名，或我们生活中的重要事物，都可能让人工黑客抢占先机。但当然，事情远不止于此。

当机器或脚本被用于攻击时，单词本身会让我们失望——因为归根结底，它们是有限的，而我们更有可能选择其中某些词。因此，数字、符号以及大小写字母的随机组合会让密码更难被猜中。密码管理器有助于生成专门设计成难以破解的唯一密码。

但对于那些更喜欢容易记住的密码的人来说，一个不错的替代方案是使用整句令人难忘的短语作为密码。从定义上讲，长度会让它更安全。给密码额外增加一个小写字母，会使其被破解的难度增加 26 倍。增加三个小写字母，则会变成 26^3——也就是多出 17,576 种可能性。因此，更长密码带来的好处是指数级的。

双重身份验证

双重身份验证 (2FA) 是您可以使用的最佳方法之一，用于保护您的账户，而且在今天已是必需。通过要求使用手机或密钥等辅助设备登录，即使有人破解了密码，没有这类硬件的人也无法登录。此外，如果是在手机上进行实时验证，您会意识到有人正在尝试访问您的账户，并能够采取预防措施（例如更改密码或统一退出登录）来解决问题。

但要充分发挥 2FA 的作用，解决一个关键漏洞至关重要：IMAP、SMTP 和 POP3 协议。简单来说，这些协议允许您连接到电子邮件服务器，尤其是在使用第三方系统时——例如 Outlook。不过，这也要付出代价。

允许更多设备连接，就意味着您创造了更多薄弱点，无论是未经授权的访问，还是将电子邮件下载到不安全的设备上。POP3 尤其糟糕，因为它不会对传输中的数据进行加密。这意味着电子邮件，包括其内容和凭据，都很容易被恶意行为者截获。它还倾向于在邮件传输时将其从服务器中删除，这可能导致数据丢失。

在最高级别关闭所有这些协议，是保护公司电子邮件账户安全的好方法。如果您确实需要使用其中一种，请考虑通过 SSL/TLS 使用 IMAP（也称为 IMAPS）。

通过禁用不安全协议、启用 2FA 并选择安全密码，您就已经在基础层面上尽一切努力保护您的账户安全。

更高级的功能

当然，还有一些技术性稍强的内容。您可能需要选择高级企业电子邮件服务提供商，以确保获得所有这些功能。

借助强大的反垃圾邮件过滤，免除后顾之忧

说到垃圾邮件，尤其是网络钓鱼，我们往往是自己最大的敌人。没有我们的参与，它不过是另一封被发往虚空的虚假邮件。只有人类介入，后果才会出现。

有很多方法和策略可以阻止电子邮件垃圾信息塞满您的收件箱，但一个简单的方法是确保您拥有合适的垃圾邮件过滤功能。它可以通过无数不同方式识别垃圾邮件，甚至根据您收到的垃圾邮件类型进行学习。从比较显示名称是否与发件人的域名/地址匹配，到发现我们可能在邮件中注意不到的其他异常情况（例如发送证书），它们会在多个层面上发挥作用来保护我们。

最佳类型的垃圾邮件过滤器还会根据感知到的威胁级别提供不同程度的过滤，让您对最严重的垃圾邮件发送者获得更强保护。同样，它们还允许您将被错误分类的邮件重新放回收件箱，并且以后不再被错误标记为垃圾邮件。在为小型企业选择电子邮件服务提供商时，它们是最值得考虑的因素之一。

使用受密码保护的电子邮件

更高级的电子邮件服务提供商实际上会提供加密电子邮件，要求收件人使用密码才能打开。这可以确保即使电子邮件被拦截或被未经授权的一方访问，他们也无法在没有正确密码的情况下查看邮件内容。对于发送敏感或机密内容来说，这是一个很棒的功能。

通常，受密码保护的电子邮件只存在于您的邮件服务器上。系统不会将电子邮件内容直接发送给收件人，而是发送一个链接，将他们带到您的服务器上存储该消息的位置，在那里他们可以输入密码来打开电子邮件。

为什么不来了解一下如何在 Spacemail 中加密您的电子邮件？当您需要额外隐私时，它将帮助您保护通信内容。

监控您的电子邮件账户活动

有些功能非常适合较大的企业，但对个体创业者也同样有用，例如那些对自己业务高度关注的人。其中一个这样的功能，就是能够监控您账户的活动。

通过跟踪您的电子邮件账户具体在哪些地方登录，以及上次访问时间，您只需点击几下，就能清楚判断自己是否遭遇了安全漏洞。

定期检查不熟悉的时间、地点或 IP 地址是一种良好做法，它能让您以日常且轻松的方式跟踪任何可疑行为。并非每个电子邮件服务提供商都提供活动日志，因此请优先选择提供此功能的服务——尤其是那些允许您对未知登录进行远程退出的服务。

您可能会说，如果前面的所有建议都做到了，这种情况就不会发生，但在任何最坏情况下，知道有这样的功能存在总是令人安心的。

安心休息，知道自己受到保护

值得把这一切看作不是一组障碍，而是一系列快速且简单的步骤，让您在保护电子邮件安全方面获得安心。以上这些步骤没有一个是难以实现的。

通过采用简单做法，例如提高网络钓鱼意识、使用强密码、启用双重身份验证，以及利用高级功能（如加密电子邮件），您可以保护您的电子邮件，并防止代价高昂的安全漏洞。

请记住，保护电子邮件安全不仅仅是为了保护敏感信息——也是为了保护您的企业、您的声誉以及您的安心。您需要合适的服务提供商，以确保在这个日益数字化的世界中，您的电子邮件始终是值得信赖且安全的沟通工具。