电子邮件托管 vs 免费电子邮件服务商

你是否曾想过，电子邮件服务提供商到底有多少？当你认真思考时，很快就会意识到，全球有数百个平台，而且自电子邮件诞生以来，这个数量一直在增长。 

电子邮件平台通常提供免费邮箱或企业邮箱。免费邮箱允许你在服务提供商的域名下创建电子邮件地址，例如 @google.com。它们设置快速、简单，而且免费。这对你的钱包来说是个好消息，但对你的企业声誉和可信度来说可能是坏消息。 

另一方面，你还有电子邮件托管或企业邮箱。它们同样设置快速且简单，但需要支付少量月费或年费。不过，在发送公司邮件时，它们能极大提升你的可信度，而且通常还具备更好的送达率和安全性。 归根结底，使用 @mybusiness.com 发送邮件会让客户更信任你。 

既然可以免费获得，为什么还要付费？

为什么不使用免费邮箱？很容易想象，从某家大公司免费获得邮箱套餐意味着你占了便宜。毕竟，在经济衰退时期，还有什么比成本更重要？那么，你为什么还需要付费电子邮件服务呢？

首先，正如那句箴言所说，如果产品是免费的，那么你就是产品。而且，在 GDPR 这类法律存在的世界里，企业尤其承担不起让客户私人数据面临风险的代价。一旦卷入数据泄露事件，带来的财务和声誉影响可能会严重得多。最近，我自己心爱的 Hotmail（当然，现在品牌名已改为 Outlook）第一次开始向我的账户收费，事后决定大幅减少我的磁盘空间，除非我付费。RIP “免费邮箱”。

这并不是一个受欢迎的举动（至少在我这个只有我一人的办公室里是这样）。这些年来，我用大量邮件填满了免费空间（垃圾邮件发送者显然特别“喜欢”我），当然，还有数 GB 的附件，它们成了某种糟糕的备份方式（别告诉我你也没有在收件箱里忽视同样令人无奈的现实……）

这感觉有些不厚道，而且当时我并没有意识到其实有一个简单的解决方案。不过确实有——稍后再说。

同样地，要获得 Gmail 最先进的功能，你也必须升级。品牌名为 Google Workspace 的这些套餐，试图通过允许你使用自己的域名来模仿许多其他付费电子邮件服务提供商的做法，但由于它捆绑了大量普通企业可能并不需要的功能，其每位用户每月约 $7.20的高昂价格，如果你的企业规模较大，很快就会累积起来。

所以，即便是“免费”选项，如今也不再那么免费了，而我们甚至才刚刚开始。如果你正在寻找更实惠、更专注的Google Workspace 替代方案，其实有很多专为电子邮件设计的选择，没有那些额外负担。

什么是免费电子邮件域名？

免费邮箱通常以 @gmail.com、@yahoo.com、@microsoft.com 等结尾。这是因为当你在这类域名上获得一个地址，例如 yourname@gmail.com 时，你并不拥有或控制该域名本身，拥有和控制它的是 Google、Yahoo 或 Microsoft。

你并不拥有该域名
共享域名意味着成千上万甚至数百万用户都从同一个根域名发送邮件。由于你不拥有该域名，因此无法配置自己的 MX、SPF、DKIM 或 DMARC 记录。你完全依赖服务提供商的身份验证设置，而这些设置是数百万用户共享的。

缺乏品牌形象 
即使你的邮箱是 professionalbusiness@gmail.com，它仍然以 @gmail.com 结尾，而遗憾的是，客户会注意到这一点。这是因为，在免费的消费者域名上使用听起来像企业的地址，是一种常见的网络钓鱼模式，人们已经学会对此保持警惕。此外，你从免费域名发送的每一封邮件都带着服务提供商的品牌，而不是你的品牌。这意味着，如果你使用的是 @gmail.com 电子邮件地址，被强化的是 Google 的品牌识别，而不是你自己的。

为个人而建，而非为企业而设
免费电子邮件域名是为个人用户设计和构建的，而不是为企业。其功能往往优先考虑个人便利，而不是合规性、审计日志或共享邮箱等企业需求。这种以消费者为先的设计，也是免费网页邮箱历来成为垃圾邮件和账户创建滥用高频目标的原因；其验证门槛较低，设计目标是便于注册，而不是组织安全。

真正的专业电子邮件

那么，我们终于来到这场数字盛宴的重头戏：付费服务提供商。我们说的不是前面已经提到过的付费“免费邮箱”选项。

这些服务提供的是完全不同的东西。简单来说，它们是为企业设计的，并拥有独特的工具和功能，让掌握企业沟通变得容易得多。

也许最重要的是，这些服务提供商允许你在电子邮件地址中包含你的企业域名，因此你可以获得看起来很专业的 yourname@yourdomain.com 地址。通过巧妙地创建电子邮件地址，你还能从企业邮箱中获得更多价值。比如创建电子邮件别名，或者只使用姓名的一部分来保护匿名性。

这些地址会立即向任何收到它们的人传达合法性。它们清楚表明你来自该企业，而不是冒充者（后者可能会注册类似 yourbusiness@gmail.com 的地址）。

电子邮件托管与免费电子邮件服务提供商

电子邮件托管和免费电子邮件服务提供商都允许你发送和接收电子邮件，但相似之处也仅止于此。归根结底，两者之间确实存在真正的差异。

免费邮箱与付费企业邮箱托管

你自己的域名 – 使用免费邮箱时，你的地址会以别人的域名结尾，例如 @gmail.com。使用托管邮箱时，则会以你的域名结尾，这会让你看起来像一家真正的企业。

无广告 – 免费电子邮件服务提供商通常会展示广告，因为这是他们通过免费产品赚钱的方式。托管邮箱没有广告，因为你是直接为服务付费。

更好的安全性 –  免费邮箱提供基础保护。托管邮箱通常包含更强大的安全工具，例如加密和垃圾邮件过滤，并且是专门为保护企业而构建的。 

更可靠 – 电子邮件托管服务提供商是为每天依赖电子邮件的企业而构建的，因此通常能提供更好的正常运行时间，也就意味着你的邮箱宕机的可能性更小。 

真正的支持 – 使用免费电子邮件服务提供商时，如果出了问题，你往往只能自己去帮助论坛搜索答案。使用托管邮箱时，你通常能获得真正的客户支持来帮助解决问题。

为企业选择电子邮件时需要考虑的事项

但是，和任何事情一样，在选择企业邮箱时，也有一些重要因素需要牢记。

不同公司的功能各不相同，因此最好知道该关注什么。它们的优势通常可归纳为以下几个方面。

安全与隐私

加密： 确保你选择的服务提供你满意的加密级别，尤其是在存储数据方面。正如我们提到的，一些免费服务可能会挖掘这些数据并出售给广告商，而高级电子邮件服务提供商的一个关键卖点就是他们不仅不会这样做。有些服务还会在你的数据存储于服务器上时主动对其加密，这样即使他们的安全系统遭到破坏，你的数据也不会被泄露。

双重身份验证 (2FA)： 支持电子邮件 2FA可通过要求除密码之外的第二种验证形式来增加一层额外安全性。通常，这会是手机或专用设备。

主动监控新威胁：也许最重要的一点是，选择一家仍在积极更新其安全措施以应对最新威胁的公司。你通常可以通过快速浏览其主页上的最新更新、查看公司博客，或看看他们是否提供良好的实时支持，来判断这一点。

数据中心： 通过使用分布式存储方法来存储数据，你的电子邮件存储就具备了一定程度的冗余。这意味着数据极不可能像把所有邮件都存储在个人电脑上且电脑出问题时那样丢失。

自定义与品牌塑造

域名： 正如我们提到的，能够将你的域名用于电子邮件地址是一项很棒的功能，几乎所有专业电子邮件平台都提供这一点，让你的品牌成为其服务的核心。

增强型过滤器：让你能够更高效地管理电子邮件，也是专业电子邮件服务的另一大卖点。当你收到大量邮件时，能够以不同方式对其进行排序和分类，可以帮助你保持邮箱整洁且实用。

多用户邮箱：对许多企业来说，能够为员工添加多个用户至关重要。此外，别名和 catch-all（例如 info@yoursite.com）在保护员工身份，或让不止一人监控同一个邮箱时，也会是非常有用的功能。

可靠性

正常运行时间保证： 你希望安心地在任何时间，无论白天还是夜晚，都能访问电子邮件。可靠性是选择专业电子邮件服务提供商时的关键因素。请寻找大约 99.9% 的保证，以确保你获得合适级别的正常运行时间。有时，如果公司未能达到其保证，他们会提供补偿。值得查看他们在这方面的政策，这样你就知道自己的权益所在。

可扩展性： 你现在可能还没有多个用户，但希望你的企业会不断成长。选择一种能够随着你的业务一同成长、让你轻松添加或删除账户的服务，日后可能会为你节省大量时间和精力。

客户支持

就像我们前面提到的，确保公司能够跟上在线威胁的最新变化一样，优秀的客户服务部门也是必不可少的——尤其是当你刚开始使用专业电子邮件时。市面上有些选择提供 24 小时在线聊天支持，确保你在需要帮助时无需等待太久。

垃圾邮件管理

寻找强大的垃圾邮件过滤器，它们能够有效拦截垃圾邮件，同时尽量减少误报（即把合法邮件标记为垃圾邮件）。理想情况下，你需要一个开箱即用效果良好、但在必要时也允许你手动覆盖设置的垃圾邮件过滤器。最重要的是，你要能够清楚查看哪些邮件已被隔离，因为我们都经历过由于垃圾邮件过滤器过于敏感而导致邮件未送达的情况。

连接与集成选项

在现代社会，随时随地都能轻松访问电子邮件不仅是预期，更是一种必需。无论我们身在何处，始终可访问的服务提供商都是必须的。最好的专业电子邮件平台可轻松集成到现有电子邮件客户端中，例如 Outlook 或 Gmail。

介绍 Spacemail

Spacemail，由 Spaceship 推出，是一个全新的先进电子邮件平台，从零开始专为企业打造。它具备我们在本文中提到的所有工具，从高级反垃圾邮件管理到频繁的安全威胁更新。

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