電郵寄存 vs 免費電郵供應商

你有冇曾經諗過，究竟有幾多電郵服務供應商？當你認真諗一諗，就會好快發現全球有數以百計嘅平台，而且自從電郵誕生以來，呢個數字一直都喺度增長。 

電郵平台通常提供免費電郵或者商務電郵。免費電郵可以畀你喺供應商嘅網域之下建立電郵地址，例如 @google.com。佢哋設定快捷又簡單，而且免費。對你嘅荷包嚟講係好消息，但對你嘅商業聲譽同可信度就未必係好事。 

另一方面，你亦可以選擇電郵寄存或商務電郵。佢哋同樣快捷又容易設定，但需要支付少量月費或年費。不過，當你發送公司電郵時，佢哋可以大大提升你嘅可信度，而且通常仲包括更佳嘅送達率同安全性。 最終，用 @mybusiness.com 發送會令客戶更信任你。 

點解要為免費都攞到嘅嘢付費？

點解唔用免費電郵？好容易令人覺得，從其中一間大公司免費取得電郵方案，就好似自己賺到咁。畢竟喺經濟衰退之下，仲有乜嘢比成本更重要？咁點解你仲會需要付費電郵服務？

首先，正如嗰句格言所講，如果產品係免費，咁你就係產品。而且喺有 GDPR 呢類法規嘅世界入面，尤其係企業，根本承受唔起客戶私人資料外洩嘅風險。一旦捲入資料外洩事件，帶嚟嘅財務同聲譽影響可能嚴重得多。最近，就連我心愛嘅 Hotmail（而家當然改名做 Outlook）都第一次向我個帳戶收費，事後先決定大幅削減我嘅磁碟空間，除非我肯畀錢。RIP「免費電郵」。

呢個做法感覺好唔光明正大（至少喺我呢間得我一個人嘅辦公室入面係咁）。多年嚟，我已經用大量電郵塞滿咗免費空間（垃圾郵件發送者真係好鍾意我），當然仲有幾 GB 嘅附件，充當一種好差嘅備份方式（唔好同我講你冇喺收件箱入面面對同一個令人無奈嘅現實……）

當時感覺好似被人陰咗一招，而嗰陣我亦唔知道原來有個簡單解決方法。不過其實有——之後會再講。

同樣地，如果你想用 Gmail 最先進嘅功能，你亦都要升級。呢啲方案以 Google Workspace 品牌推出，嘗試模仿好多其他付費電郵供應商嘅做法，容許你使用自己嘅網域；但由於綁定咗一大堆一般企業未必需要嘅功能，如果你嘅企業規模唔細，佢每位用戶每月約 $7.20 嘅可觀價格，好快就會累積成一筆大開支。

所以，就連「免費」選項而家都唔再真係咁免費，而我哋甚至仲未正式開始。如果你想搵更實惠而且更專注嘅 Google Workspace alternatives，市面上有好多專為電郵而設計嘅選擇，冇咁多額外包袱。

乜嘢係免費電郵網域？

免費電郵通常會以 @gmail.com、@yahoo.com、@microsoft.com 等結尾。原因係當你喺嗰個網域取得一個地址，例如 yourname@gmail.com，你並唔擁有或者控制嗰個網域本身，擁有同控制嘅係 Google、Yahoo 或 Microsoft。

你並不擁有該網域
共用網域代表成千上萬甚至數以百萬計嘅用戶，都會由同一個根網域發送郵件。由於你唔擁有該網域，所以你無法設定自己嘅 MX、SPF、DKIM 或 DMARC 記錄。你完全依賴供應商嘅驗證設定，而呢啲設定係由數以百萬計嘅用戶共用。

缺乏品牌形象 
就算你嘅電郵係 professionalbusiness@gmail.com，佢始終都係以 @gmail.com 結尾，而不幸地，客戶係會留意到。原因係喺免費消費者網域上使用聽落似商業用途嘅地址，係一種常見嘅網絡釣魚模式，而人哋亦已經學識對呢類地址保持戒心。再者，你每封由免費網域寄出嘅電郵，帶出嘅都係供應商嘅品牌，而唔係你自己嘅。即係話，如果你用緊 @gmail.com 電郵地址，被強化嘅會係 Google 嘅品牌識別，而唔係你自己嘅。

為個人而設，而唔係為企業而設
免費電郵網域係為個人用戶而設計同建立，唔係為企業而設。功能通常會優先考慮個人便利，多過企業需要，例如合規、審計日誌或者共用郵箱。呢種以消費者為先嘅設計，亦係點解免費網頁郵件歷來都係垃圾郵件同濫用建立帳戶嘅高流量目標；驗證門檻低，重點係方便註冊，而唔係組織安全。

真正專業電郵

講到呢度，我哋終於去到呢場數碼盛宴嘅重點：付費供應商。我哋唔係講緊前面已經提過嘅付費「免費電郵」選項。

呢啲服務提供嘅係截然不同嘅嘢。簡單嚟講，佢哋係為企業而設，並且具備獨特工具同功能，令你更容易掌握商務通訊。

或者最重要嘅係，呢啲供應商容許你喺電郵地址中加入你嘅商業網域，令你可以擁有專業外觀嘅 yourname@yourdomain.com 地址。如果你聰明咁建立電郵地址，仲可以由商務電郵獲得更多好處。例如建立 電郵別名，或者只使用你名字嘅一部分去保留匿名性。

呢啲地址會即時向任何收件人傳達合法性。佢哋清楚表明你係嚟自該企業，而唔係冒充者（對方可能會註冊一個類似 yourbusiness@gmail.com 嘅地址）。

電郵寄存 vs 免費電郵供應商

電郵寄存同免費電郵供應商都可以畀你收發電郵，但相似之處亦止於此。歸根究底，兩者之間確實有明顯分別。

免費電郵 vs 付費商務電郵寄存

你自己嘅網域名稱 – 使用免費收件箱時，你嘅地址會以其他人嘅網域結尾，例如 @gmail.com。使用寄存服務時，就會以你自己嘅網域結尾，令你睇落更似一間真正嘅企業。

冇廣告 – 免費電郵供應商通常會顯示廣告，因為呢個就係佢哋點樣由免費產品賺錢。寄存電郵就冇廣告，因為你係直接為服務付費。

更佳安全性 –  免費電郵只提供基本保護。寄存電郵通常包括更強嘅安全工具，例如加密同垃圾郵件過濾，專為保護企業而設。 

更可靠 – 電郵寄存供應商係為每日都依賴電郵嘅企業而建立，所以通常會提供更佳正常運作時間，即係你嘅電郵停擺嘅機會更低。 

真正支援 – 使用免費電郵供應商時，如果出咗問題，你通常只可以靠自己去搵求助論壇。使用寄存服務時，你通常可以獲得真正嘅客戶支援，幫你解決問題。

為企業選擇電郵時要考慮嘅事項

不過，同其他事情一樣，當你選擇商務電郵時，都有一啲重要因素需要留意。

唔同公司提供嘅功能各有不同，所以最好知道應該留意啲乜。佢哋嘅好處一般可以分為以下幾個範疇。

安全與私隱

加密： 確保你選擇嘅服務提供你滿意嘅加密程度，尤其係喺儲存你資料方面。正如我哋提過，有啲免費服務可能會挖掘呢啲資料，再賣畀廣告商；而高級電郵供應商其中一個主要賣點，就係佢哋唔會咁做。部分服務更會喺資料儲存於伺服器時主動加密，咁就算佢哋嘅安全性受到破壞，你嘅資料都唔會被揭露。

雙重驗證 (2FA)： 支援 電郵 2FA，透過要求密碼以外嘅第二種驗證方式，增加額外一層安全保障。通常會係手機或者專用裝置。

主動監察新威脅：或者最重要嘅一點，就係揀一間仍然積極更新安全措施，以應對最新威脅嘅公司。你大概可以好快透過瀏覽佢哋首頁上嘅最新更新、查看公司網誌，或者睇下佢哋有冇良好嘅即時支援，去判斷到呢方面資訊。

資料中心： 透過使用分散式儲存方法去儲存資料，你嘅電郵儲存就會具備一定程度嘅冗餘。即係話，資料幾乎唔可能會以你將所有訊息都儲存在個人電腦，而電腦又出問題時嗰種方式咁樣遺失。

自訂與品牌形象

網域名稱： 正如我哋提過，能夠將你嘅網域名稱用於電郵地址，係一項非常出色嘅功能，而幾乎所有專業電郵平台都提供呢項功能，將你嘅品牌放喺核心位置。

加強篩選功能：令你可以更有效管理電郵，亦係專業電郵服務另一個主要賣點。當你收到大量電郵時，能夠用唔同方式去排序同分類，會令你更容易保持郵箱整潔同實用。

多用戶郵箱：對好多企業嚟講，能夠為員工新增多個用戶係非常重要。另外，別名同 catch-all（例如 info@yoursite.com）喺保護員工身份，或者畀多過一個人監察同一個郵箱方面，都可以係一項實用功能。

可靠性

正常運作時間保證： 你一定想安心，知道自己無論日夜任何時間都可以存取電郵。可靠性係選擇專業電郵供應商時嘅關鍵因素。建議留意大約 99.9% 嘅保證，確保你獲得合適水平嘅正常運作時間。有時公司如果未能達到保證，仲會提供退款。值得查看佢哋喺呢方面嘅政策，咁你就清楚自己嘅權益。

可擴展性： 你而家未必有多個用戶，但希望你嘅業務會持續增長。選擇一項可以隨住你業務一齊成長嘅服務，令你之後可以輕鬆新增或刪除帳戶，可能會為你日後節省大量時間同精力。

客戶支援

正如我哋提過，要確保公司有持續跟上網絡威脅嘅最新發展，一個優秀嘅客戶服務部門亦都係必需——尤其如果你係第一次接觸專業電郵。市面上有啲選擇提供 24 小時即時聊天支援，確保如果你有需要，唔使等太耐就可以獲得幫助。

垃圾郵件管理

請留意強大嘅垃圾郵件篩選器，佢哋可以有效阻擋垃圾郵件，同時盡量減少誤判（即係將正常電郵標記為垃圾郵件）。理想情況下，你會想要一個開箱即用、效果良好，但喺有需要時亦容許你手動覆寫設定嘅垃圾郵件篩選器。最重要係，你要可以清楚檢視有乜嘢被隔離，因為我哋都試過，某封電郵因為垃圾郵件篩選器過度活躍而收唔到。

連接與整合選項

喺現代社會，隨時隨地都可以接觸到我哋嘅電郵，唔單止係預期，更加係必需。無論我哋身處何地，都可以隨時存取嘅供應商係不可或缺。最好嘅專業電郵平台會提供輕鬆整合至現有電郵用戶端，例如 Outlook 或 Gmail。

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Spacemail, by Spaceship, 係一個全新、最先進嘅電郵平台，從零開始專為企業而打造。佢具備我哋喺本文提到嘅所有工具，由進階反垃圾郵件管理到頻繁嘅安全威脅更新，一應俱全。

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