Với một số người, địa chỉ email chỉ là thứ cần có cho đủ thủ tục. Bạn đang mua sắm trực tuyến, được yêu cầu thêm email, và bạn điền vào một địa chỉ đã vội tạo từ vài năm trước.
Với những người khác, địa chỉ email là sức mạnh xây dựng thương hiệu, gói gọn mọi điều tốt đẹp nhất của công ty họ vào trong một dòng chữ và những ký hiệu uốn lượn.
Cả hai loại đều có thể cực kỳ hữu ích. Bạn chỉ cần biết khi nào và ở đâu nên dùng chúng.
Địa chỉ email trông như thế nào?
Địa chỉ email có ba phần. Tên miền, tên người dùng và ký hiệu @ ở giữa. Đây là cách chúng hoạt động.
Tên miền
Tên miền là mọi thứ đứng sau @. Nhiệm vụ của nó là cho internet biết nơi gửi email đến. Khi bạn gửi email, hệ thống trước tiên sẽ nhìn vào tên miền. Tên miền trỏ đến máy chủ email xử lý thư cho trang web hoặc công ty đó.
Nếu ta hình dung việc gửi email giống như gửi một bưu kiện, thì tên miền sẽ chỉ đến thành phố và địa chỉ đường nơi người đó sống.
Tên người dùng — Phần cục bộ
Ngược lại, phần cục bộ là mọi thứ đứng trước @. Nó cho hệ thống email biết thư này dành cho ai khi thư đến nơi. Tiếp tục với phép so sánh người đưa thư, người phát thư trước tiên chuyển lá thư đến tòa nhà. Sau đó tòa nhà (máy chủ) dùng tên người dùng để chuyển nó đến đúng người.Để kết lại bằng một ví dụ cuối cùng dùng alex@gmail.com:
Gmail.com đưa email đến Gmail.
Alex cho Gmail biết cần đưa thư vào tài khoản nào
Phần @
Và rồi còn có ký hiệu uốn lượn ở giữa: dấu @. Tại sao nó lại ở đó?
Trở lại những năm 1970, nhà phát minh ra email, Ray Tomlinson, cần một ký hiệu đặt giữa tên người dùng và tên miền. Ban đầu, ông nghĩ đến việc dùng dấu phẩy hoặc dấu gạch chéo. Nhưng những ký hiệu đó đã được dùng rất nhiều trong mã máy tính và tên người dùng, điều này sẽ gây nhầm lẫn. Vì vậy, ông tìm một ký hiệu mà hầu như không ai dùng. Hầu hết các ký hiệu đều đã được dùng, ngoại trừ một ký hiệu, đó là @.
Ký hiệu @ chủ yếu từng được dùng trong kế toán. Nó thể hiện giá của một món hàng, như “12 chiếc bánh quy @ $1 mỗi chiếc.” Khi áp dụng cho email, nó hoạt động hoàn hảo, vì nghĩa đen của nó là “at”, như trong tên tại tên miền.
|
Địa chỉ email được dùng để làm gì?
Có một lý do khiến bạn tạo những địa chỉ email đứng đắn hơn khi lớn lên. Đó là vì email rất quan trọng đối với mọi phần trong cuộc sống số của chúng ta. Dưới đây là những lúc bạn có thể cần đến một địa chỉ email:
Để trò chuyện (trực tuyến) – Nếu bạn định gửi email, thì khá hiển nhiên là bạn sẽ cần một địa chỉ email. Có rất nhiều nơi bạn có thể tạo một địa chỉ.
Để đăng ký – Nếu bạn đang đăng ký một trang web hoặc ứng dụng, bạn sẽ cần một địa chỉ email. Ngay cả khi bạn đăng ký bằng Google, mọi thứ phía sau hậu trường vẫn đều dẫn về một email.
Để khôi phục mật khẩu – Trừ khi bạn dùng cùng một mật khẩu cho mọi lần đăng ký (ý tưởng tồi), có lẽ bạn sẽ quên nó vào lúc nào đó. Nếu điều đó xảy ra, email thường là phương án dự phòng được ưu tiên.
Cho hoạt động kinh doanh– Địa chỉ email của bạn định hình mức độ chuyên nghiệp mà bạn thể hiện. Gửi email từ @mybusiness.com sẽ ngay lập tức tạo cảm giác hợp pháp và đáng tin cậy.
Cho danh tính trực tuyến – Email được xem là trang trọng và lâu dài hơn các ứng dụng nhắn tin. Đó là lý do ngân hàng, chính phủ, nhà tuyển dụng và tòa án vẫn dựa vào nó.
Ví dụ về địa chỉ email
Khi bạn đã biết email cá nhân và email doanh nghiệp bao quát mọi việc bạn sẽ làm trực tuyến, bạn không cần thêm nhiều email nữa —bạn chỉ cần biết nên dùng cái nào và cách tạo cái phù hợp.
Ví dụ về địa chỉ email cá nhân
Email cá nhân phù hợp nhất cho mọi tình huống hoặc giao tiếp không chính thức. Đó có thể là liên hệ với bạn bè, đăng ký ngoài công việc hoặc mua sắm trực tuyến. Chúng trông như thế này.
Các định dạng email cá nhân nổi bật và ví dụ:
firstname.lastname@gmail.com – alex.morgan@gmail.com
firstname123@yahoo.com – emily.jones@yahoo.com
firstnamelastname@outlook.com – samwilson@outlook.com
firstinitiallastname@gmail.com – j.taylor@gmail.com
Mẹo hay: Việc đăng ký nhiều lần bằng cùng một địa chỉ email có thể làm hộp thư đến của bạn đầy thư rác. Hãy dùng bí danh email để tạo nhiều hộp thư đến cho một địa chỉ email duy nhất rồi lọc thư rác.
Ví dụ về địa chỉ email doanh nghiệp
Một địa chỉ email doanh nghiệp cho phép bạn thêm tên miền tùy chỉnh để tăng độ tin cậy. Điều này có nghĩa là bạn có thể thêm tên doanh nghiệp hoặc thương hiệu vào địa chỉ email của mình để việc giao tiếp trực tuyến trông hợp pháp và thống nhất. Dưới đây là một vài định dạng để bạn bắt đầu.
Các định dạng email doanh nghiệp tốt nhất và ví dụ:
firstname.lastname@mybrand.com – alex.morgan@mybrand.com
firstinitiallastname@brand.com – s.wilson@brand.com
firstname@company.com – alex@brightstudio.com
hello@company.studio – hello@bright.studio
support@company.io – support@techflow.io
Mẹo hay:Sức hút của .com là không thể phủ nhận, nhưng nếu tên thương hiệu của bạn đã bị lấy mất hoặc bạn đang chật vật để làm cho nó phù hợp, thì một TLD hiện đại như .io hoặc .AI vẫn có thể trông chuyên nghiệp đồng thời giúp bạn dễ tạo một địa chỉ email phù hợp hơn.
|
Email cá nhân và email doanh nghiệp – khác nhau ở điểm nào?
Chúng tôi đã đề cập khi nào nên dùng từng loại, nhưng sẽ hữu ích hơn nếu so sánh email miễn phí và email pro cạnh nhau để có cái nhìn rõ ràng hơn.
|
Ghép tất cả lại với nhau
Hy vọng giờ đây đã rõ rằng địa chỉ email phụ thuộc rất nhiều vào ngữ cảnh. Sparkleforce123@Gmail.com có thể là lựa chọn phù hợp cho diễn đàn trực tuyến của bạn, nhưng có lẽ sẽ không giúp bạn nhận được cuộc gọi lại cho một buổi phỏng vấn xin việc. Điều này không có nghĩa là email cá nhân không có giá trị — chúng chỉ cần được dùng đúng chỗ.
Nếu bạn muốn quảng bá thương hiệu của mình, hoặc trông chuyên nghiệp (hoặc cả hai), thì email chuyên nghiệp là lựa chọn phù hợp. Email cá nhân nên lấp đầy những khoảng trống còn lại, và nếu bạn chưa chắc chắn, bạn luôn có thể quay lại hướng dẫn này.
Câu hỏi thường gặp
Ý nghĩa của một địa chỉ email đôi khi có thể gây nhầm lẫn, nhưng nói đơn giản, đó là địa chỉ kỹ thuật số mà mọi người dùng để gửi tin nhắn cho bạn trực tuyến. Nó hoạt động bằng cách cho các hệ thống email biết tin nhắn dành cho ai và cần được gửi đến đâu. Tốt nhất, bạn nên hình dung nó như một địa chỉ bưu chính cho hộp thư đến của mình.
Một địa chỉ email có ba phần chính: Tên người dùng (phần cục bộ) – Mọi thứ đứng trước ký hiệu @. Phần này xác định hộp thư cụ thể. Ký hiệu @ – Có nghĩa là “at” và kết nối tên người dùng với tên miền. Tên miền – Mọi thứ đứng sau @. Phần này cho internet biết cần sử dụng máy chủ email nào. Kết hợp lại, các phần này giúp tin nhắn đến đúng người.
Có. Email ID và địa chỉ email có cùng một nghĩa. Bạn có thể nghe thấy “email ID” thường xuyên hơn trong các biểu mẫu hoặc bộ phận hỗ trợ khách hàng, nhưng nếu bạn đang thắc mắc “email ID là gì”, thì trên thực tế nó cũng giống như địa chỉ email.
Một ví dụ đơn giản về email ID trông như thế này: jane.doe@gmail.com. Định dạng này tuân theo cấu trúc tiêu chuẩn: tên người dùng + @ + tên miền. Các ví dụ cho doanh nghiệp có thể sử dụng tên công ty thay vì nhà cung cấp miễn phí.
Có thể khó để định nghĩa email cho mục đích cá nhân và công việc, nhưng phần lớn điều đó phụ thuộc vào ngữ cảnh. Địa chỉ email cá nhân thường sử dụng nhà cung cấp miễn phí như Gmail hoặc Outlook và phù hợp cho việc đăng ký hằng ngày cũng như các tin nhắn cá nhân. Địa chỉ email doanh nghiệp sử dụng tên miền tùy chỉnh (như @company.com), trông chuyên nghiệp hơn và giúp xây dựng sự tin cậy cũng như nhận diện thương hiệu. Điều này có nghĩa là định nghĩa về địa chỉ email có thể khác nhau tùy theo ngữ cảnh. Nếu bạn đang giao tiếp thông thường, email cá nhân là đủ. Nếu bạn đang đại diện cho một doanh nghiệp hoặc thương hiệu, địa chỉ email doanh nghiệp là lựa chọn tốt hơn.
Bài viết đề xuất
Chia sẻ suy nghĩ của bạn