Як звертатися до кількох людей в електронному листі: найкращі практики

Електронна пошта — це насамперед про побудову зв’язків. Що більше людей успішно отримують ваші листи, то більше зв’язків ви будуєте. Ось як робити це правильно.

Чому важливо правильно звертатися до кількох людей в електронному листі

Груповий лист — це такий самий лист, як і будь-який інший. Вашою головною увагою мають бути професіоналізм і етикет електронного листування. Електронна пошта — це насамперед професійний засіб спілкування, а це означає, що те, що ви надсилаєте, має значення. Це впливає на майбутні стосунки та майбутні результати.

Йдеться також про те, щоб люди відчували, що їх помічають, але це складніше, коли ви надсилаєте групові листи.

Як звертатися до кількох людей в електронному листі?

Вашою головною увагою мають бути розмір групи та те, хто до неї входить. Для менших груп, наприклад якщо ви звертаєтеся до двох людей в електронному листі, варто вітати людей поіменно, щоб зробити звернення більш особистим.

Для більших груп загальне привітання на кшталт “Привіт, командо” або “Шановні колеги” зазвичай практичніше. Обов’язково зважайте на будь-які офіційні титули, як-от Professor, Dr. або Mr., і ретельно продумуйте порядок імен. Можливо, варто впорядкувати їх за старшинством, спочатку клієнтів, потім членів внутрішньої команди, або просто за абеткою, щоб усе було простіше.

Якщо вони є в листі, назвіть їх

Перелічення людей поіменно — це найособистіший спосіб почати лист. Це демонструє повагу й дає кожному відчути свою включеність. Ми рекомендуємо перелічувати людей поіменно лише для груп із 2–4 осіб. Якщо перелічувати більше, це може почати виглядати трохи безглуздо.

Майте на увазі, що в деяких культурах і країнах використання імен не завжди доречне в перших кількох листах, тож переконайтеся, що ви зважаєте на свій місцевий контекст. Можливо, у перших кількох листах, перш ніж налагодити зв’язок, вам варто використовувати прізвища разом із Mr. або Mrs.

Правильний спосіб привітатися поіменно:

• Привіт, John, Maria і Sam,

• Доброго ранку, Alex, Jamie і Taylor,

• Привіт, Chris і Morgan,

Як правильно вітати групу

Часто легше переконатися, що всі почуваються шанобливо, коли ви пишете одному чи двом людям. Але коли ви звертаєтеся до групи в електронному листі, це стає складніше. Що більша група, то більше значення має контекст.

Коли ми говоримо про контекст, ми маємо на увазі мету листа. Якщо ви повідомляєте згуртовану команду про організацію різдвяної вечірки, тон буде дуже відрізнятися від спілкування з керівництвом або в більш структурованому корпоративному середовищі.

Коли ви пишете між відділами, менеджерам, клієнтам або зовнішнім партнерам, безпечніше дотримуватися трохи формальнішого тону, особливо якщо ви вперше представляєтеся. У спілкуванні з друзями або близькими колегами можна бути трохи невимушенішими.

Правильний спосіб привітати групу:

Неформальні привітання:

• Привіт, командо!

• Вітаю всіх,

Формальні привітання для групи:

• Шановні колеги,

• Доброго ранку!

• Доброго ранку всім,

• Шановна команда керівництва,

Найкращий спосіб використовувати офіційні титули

Стати доктором наук у будь-якій галузі непросто, і після всієї цієї наполегливої праці більшість очікуватиме, що ви використовуватимете їхній офіційний титул. Тут ми говоримо не лише про лікарів у медичному сенсі — це також можуть бути університетські професори, люди з докторським ступенем у бізнесі тощо. Але яким би не був титул, важливо поважати його у вашому електронному листуванні.

Коли ви надсилаєте листа Dr., Professor, Mr., Ms тощо, ваш адресат, найімовірніше, очікуватиме професійного тону. Це означає, що слід уникати надто невимушених привітань і забезпечувати послідовність щодо всіх у листі. Тобто не варто використовувати титул для однієї людини й не використовувати для іншої в тому самому листі.

Ієрархія також важлива. Якщо у вас кілька одержувачів із титулами, спробуйте перелічувати їх у відповідному порядку. Тобто Professor перед Doctor, а Doctor перед Mr. тощо.

Правильний спосіб використовувати титули:

• Шановні Dr. Lee, Ms. Carter і Mr. Brown,

• Шановні Dr. Smith і команда,

• Шановні директори та керівники відділів.

• Шановна команда керівництва,

Як шанобливо звернутися до всіх

У професійному середовищі старшинство завжди поважають. Генеральні директори виголошують найважливішу промову, мають найкращий кабінет у будівлі й зазвичай отримують найкраще місце за столом. З електронними листами так само.

Коли ви звертаєтеся до кількох людей в електронному листі, порядок імен і використання розділових знаків можуть тонко передавати повагу. Порядок, у якому ви перелічуєте одержувачів, має бути навмисним. Це означає, що спочатку слід згадувати тих, хто має найвищий статус, а наприкінці — тих, хто має найнижчий.

Можливо, вам також доведеться враховувати тих, хто працює поза вашою компанією, і внутрішніх колег. У такому разі перелік зовнішніх співробітників першими може передавати повагу, особливо якщо ви прагнете довгострокового партнерства. Після врахування старшинства та поділу на внутрішніх і зовнішніх учасників решту можна впорядкувати за абеткою.

Як шанобливо звернутися до всіх:

• Ієрархія або старшинство – У формальному або корпоративному середовищі спочатку вказуйте найстаршу за посадою людину. Наприклад: Шановні Dr. Evans, Ms. Khan і Mr. Patel,

• Зовнішні перед внутрішніми –Коли ви пишете клієнтам разом із вашою внутрішньою командою, спочатку вказуйте клієнта. Наприклад: Шановні Ms. Roberts і команда.

• Алфавітний порядок – Коли всі рівні, алфавітний порядок — найбезпечніший варіант. Наприклад: Привіт, Angela, Brian і Carlos,

Як використовувати CC і BCC, коли пишете кільком людям

Далі вам потрібно буде додати адреси електронної пошти кількох одержувачів. На цьому етапі корисно зрозуміти різницю між CC і BCC.

CC означає carbon copy. BCC означає blind carbon copy. Слово "blind" буде для вас головною підказкою, коли ви з’ясовуватимете, як використовувати ці два варіанти.

• Використовуйте CC, коли одержувачі мають бачити один одного й можуть відповідати.

• Використовуйте BCC, коли одержувачі не повинні бачити один одного (приховано) і потрібна конфіденційність. Зазвичай це найкращий варіант для масових розсилок.

Коли правильно використовувати CC

Ідея CC походить із часів старих друкарських машинок. Ви вставляли аркуш копіювального паперу й одразу отримували дві копії. Електронна пошта запозичила цю саму ідею, використовуючи CC для надсилання копії повідомлення комусь іншому.

Коли ви додаєте когось у поле CC, ви не звертаєтеся до нього безпосередньо, а лише надсилаєте йому копію. Наприклад, ви спілкуєтеся із зовнішнім клієнтом і хочете, щоб ваш керівник був у курсі. Ви вкажете зовнішнього клієнта в полі To, а адресу електронної пошти вашого керівника — у полі CC. Так клієнт бачитиме, що ваш керівник обізнаний із ситуацією.

Коли правильно використовувати CC:

• Оновлення проєкту з наглядом – Ви пишете колезі по команді щодо завдання. Вашому менеджеру потрібна видимість, але не дія. Додайте менеджера в CC, щоб він був у курсі.

• Співпраця між командами– Ви координуєте роботу з іншим відділом і хочете, щоб обидві команди були узгоджені. Додайте іншу команду в CC, коли пишете своєму дизайнеру, щоб вони залишалися в курсі.

• Звітування про статус– Ви надсилаєте щотижневе оновлення своєму керівнику та копіюєте зацікавлених сторін. Ви можете додати керівника в CC, щоб він міг стежити за вашим прогресом.

Коли правильно використовувати BCC

Інші одержувачі не бачать поле BCC, але можуть бачити одержувачів у полях CC і To. Це корисно, якщо ви хочете надіслати комусь копію листа так, щоб інші одержувачі про це не знали.

Використовуйте BCC для великих списків розсилки, публічних оголошень або інших ситуацій, коли одержувачі не знають один одного й не повинні бачити дані один одного. Ви також можете використовувати BCC, щоб непомітно включити когось у розмову.

Коли правильно використовувати BCC:

• Інформаційний бюлетень– Ви надсилаєте оновлення компанії 300 підписникам. Додайте себе в поле To, а всіх підписників — у BCC.

• Список гостей – Ви запрошуєте 100 зовнішніх гостей, які не знають один одного. Додайте їх у поле BCC, щоб ніхто з них випадково не натиснув «відповісти всім».

• Непомітний нагляд– Директор хоче спостерігати за розмовою без участі в ній. Додайте його в поле BCC, щоб він міг спостерігати.

Помилки в групових листах, на які варто звернути увагу

Надсилання листів кільком людям — це справа звички; щоразу це стає легше. Якщо пам’ятати наведені нижче поради, вам буде простіше почати.

• Перевантажене привітання – Ваш лист не повинен нагадувати вчителя, який перевіряє присутність на початку уроку. Якщо у вас понад 3–4 одержувачі, використовуйте колективне привітання, наприклад “Привіт, командо”.

• Непослідовний тон – Вирішіть, чи хочете ви бути неформальними чи формальними. “Dear Dr. Lee and John” створює дисбаланс. Дотримуйтеся однакового рівня формальності для всіх одержувачів і переконайтеся, що він відповідає культурі компанії.

• Використання неправильного поля– Надмірне використання CC ускладнює розуміння того, хто насправді має діяти, тоді як використання BCC у спільній розмові може виглядати надто потайливо й підірвати довіру.

• Ігнорування ієрархії або культурних норм – Перелік імен у випадковому порядку, пропуск титулів або надто невимушені привітання зі старшим керівництвом змусять людей відчути неповагу.

• Не згадати ключових учасників у привітанні– Усі хочуть відчувати, що їх цінують. Якщо ви пишете кільком людям, не забудьте згадати їх усіх, щоб кожен відчував повагу.