Як залишатися в безпеці в електронній пошті в цифрову епоху

Важко повірити, що електронну пошту винайшли майже 50 років тому. Звісно, знадобився певний час, щоб вона стала доступною для таких людей, як ви і я. Але якщо перенестися в сьогодення, то електронною поштою користується вже понад половина світу.

Минулого року щодня було надіслано понад 360 мільярдів електронних листів, що наочно демонструє: хоча зараз існує більше розмовних способів швидко обмінюватися повідомленнями, електронна пошта все ще залишається надійною основою комунікації. Усе — від надсилання офіційних повідомлень і великих вкладень до простого збереження записів про покупки. Усе це неймовірно важливо.

Але, як і у випадку з найкращими інноваціями, її створення мало кілька застережень — і дедалі довший список проблем із безпекою.

Ніхто не застрахований

Коли ми думаємо про безпеку електронної пошти, ми природно згадуємо власний досвід. Той випадок, коли ми ледь не повірили шахрайському листу, або коли зламали поштову скриньку друга і нам довелося його попереджати. Але, мабуть, найбільшу загрозу електронна пошта становить для бізнесу. За повідомленнями, лише у 2024 році приголомшливі 94% організацій стали жертвами шахрайства.

Чому бізнес є такою ласою ціллю? По-перше, кожна людина — це потенційна точка слабкості. Чи то слабкі паролі, чи людська схильність довіряти іншим — існує безліч способів, якими колеги можуть стати жертвами атаки, і не всі вони очевидні.

Малий бізнес може бути особливо вразливим до шахрайських листів, які нібито надходять від клієнтів, постачальників послуг і партнерів — особливо якщо ви самотужки поєднуєте численні обов’язки власника малого бізнесу. Але й великі компанії зі спеціалізованими командами безпеки не є невразливими.

Достатньо лише поглянути на останні новини, щоб побачити приклади того, як електронна пошта може підвести великий бізнес. Компанію із Сінгапуру обманом змусили переказати 42,3 мільйона доларів на шахрайський рахунок через підроблений лист нібито від постачальника. INTERPOL допоміг повернути близько 41 мільйона, але це все одно була неймовірно дорога помилка.

Найпоширеніші загрози електронної пошти

Існує багато типів загроз електронної пошти. Найпоширеніші форми атак на електронну пошту проти бізнесу включають:

• Фішинг

• Шкідливе ПЗ

• Скомпрометована корпоративна електронна пошта

• Підроблені рахунки

На вершині списку небезпек — фішинг: у 91% випадків він пов’язаний із втратою даних. Це справжній кошмар у світі, де посилюються закони про захист даних, як-от GDPR і CCPA. Але зменшити ризик не так складно, як може здатися.

Безпека починається вдома

Захистити електронну пошту не так уже й складно. Є багато речей, які ви можете зробити, щоб створити ефективну першу лінію оборони — і це не коштуватиме вам нічого, окрім невеликої інвестиції часу.

Обізнаність про фішинг

Тут невелике навчання може дати вам дуже багато з погляду безпеки електронної пошти. Якщо ви солопідприємець або представник малого бізнесу, ви вже робите правильний крок, читаючи цю статтю! Якщо у вас більша команда, подумайте про те, щоб зібрати всіх разом і детально пояснити, що таке фішинг і в яких формах він може проявлятися. Хоча дехто може закочувати очі на базові речі, коли ви заглибитеся в численні способи прояву фішингу та навіть його розширення до «whaling», навіть ті, хто добре обізнаний із кіберзагрозами, освіжать свої знання.

На жаль, саме люди є слабкою ланкою, коли йдеться про фішинг. Він спирається на нашу психологію та притаманну нам довіру до інших. Саме тому величезною перевагою є взагалі не бачити фішингове повідомлення — ось чому варто шукати поштового провайдера, який серед своїх функцій надає пріоритет потужному антиспам-фільтру. Далі про це буде більше.

Надійні паролі

Окрім навчання, перша лінія захисту також є найпростішою для впровадження — це пароль. Тут також життєво важливо розуміти, як психологія може працювати проти нас. Заради зручності ми всі хочемо створити щось, що легко запам’ятати, але це може бути повною протилежністю безпеці. Дні народження, адреси електронної пошти, імена родичів або важливі речі з нашого життя можуть дати хакерам-людям фору. Але, звісно, справа не лише в цьому.

Коли для злому використовуються машини або скрипти, самі слова нас підводять — тому що зрештою вони обмежені, і ми з більшою ймовірністю обираємо одні, а не інші. Тому випадкові комбінації цифр, символів і великих/малих літер ускладнюють вгадування паролів. Менеджери паролів корисні для створення унікальних паролів, які спеціально розроблені так, щоб їх було важко зламати.

Але для тих, хто віддає перевагу паролю, який легко запам’ятати, хорошою альтернативою є використання цілої пам’ятної фрази як пароля. Довжина за визначенням робить його набагато безпечнішим. Додавання однієї додаткової малої літери до пароля робить його у 26 разів складнішим для злому. Додавання трьох малих літер робить це 263 — тобто 17 576 додаткових варіантів. Тож перевага довших паролів є експоненційною.

Двофакторна автентифікація

Двофакторна автентифікація (2FA) — це один із найкращих методів, які ви можете використовувати для захисту свого облікового запису, і сьогодні вона є необхідністю. Якщо для входу потрібен додатковий пристрій, наприклад телефон або ключ, будь-хто без цього обладнання не зможе увійти, навіть якщо зламає пароль. Крім того, якщо автентифікація відбувається в реальному часі на телефоні, ви дізнаєтеся, що хтось намагається отримати доступ до вашого облікового запису, і зможете вжити запобіжних заходів (наприклад, змінити пароль або виконати вихід з усіх пристроїв), щоб вирішити проблему.

Але щоб отримати максимум від 2FA, життєво важливо врахувати критичну вразливість: протоколи IMAP, SMTP і POP3. Простіше кажучи, ці протоколи дають змогу підключатися до ваших поштових серверів, особливо за допомогою сторонніх систем — як-от Outlook. Однак це має свою ціну.

Дозволяючи підключатися більшій кількості пристроїв, ви створюєте більше слабких місць — чи то несанкціонований доступ, чи завантаження листів на незахищені пристрої. POP3 особливо поганий, тому що не шифрує дані, які передаються. Це означає, що електронні листи, включно з їхнім вмістом і обліковими даними, можуть бути легко перехоплені зловмисниками. Крім того, він зазвичай видаляє листи із сервера під час передавання, що може призвести до втрати даних.

Вимкнення всіх цих протоколів на найвищому рівні — хороший спосіб захистити корпоративні поштові акаунти. Якщо ж вам потрібно використовувати один із них, розгляньте IMAP через SSL/TLS (також відомий як IMAPS).

Заборонивши небезпечні протоколи, увімкнувши 2FA та вибравши надійний пароль, ви робите все необхідне, щоб забезпечити базовий рівень захисту свого облікового запису.

Більш розширені функції

Звісно, є речі, які є трохи більш технічними. Можливо, вам доведеться вибрати преміального провайдера корпоративної електронної пошти, щоб отримати всі ці функції.

Позбудьтеся турбот завдяки потужній антиспам-фільтрації

Ми самі собі найгірші вороги, коли йдеться про спам, особливо фішинг. Без нас це просто ще один фальшивий лист, відправлений у нікуди. Щоб настали наслідки, потрібна людина.

Є багато способів і тактик, які можна використовувати, щоб зупинити email-спам і не дати йому переповнити вашу вхідну скриньку, але один із простих способів — переконатися, що у вас налаштована правильна фільтрація спаму. Вона може виявляти спам безліччю різних способів і навіть навчатися на основі того типу спаму, який ви отримуєте. Від порівняння таких речей, як відповідність відображуваного імені домену/адресі відправника, до виявлення інших нерегулярностей, які ми можемо не помітити в листах (наприклад, сертифікатів надсилання), вони працюють на кількох рівнях, щоб захистити нас.

Найкращий тип спам-фільтра також пропонує різні рівні фільтрації залежно від передбачуваного рівня загрози, забезпечуючи вам кращий захист від найнебезпечніших порушників. Так само вони дають можливість повернути помилково класифіковані повідомлення назад до вхідної скриньки, і їх більше ніколи не буде помилково позначено як спам. Це один із найважливіших чинників, які слід враховувати, обираючи поштового провайдера для малого бізнесу.

Використовуйте листи, захищені паролем

Більш просунуті поштові провайдери фактично пропонують зашифровані листи, для відкриття яких одержувач повинен використати пароль. Це гарантує, що навіть якщо лист буде перехоплено або до нього отримають доступ неавторизовані особи, вони не зможуть переглянути повідомлення без правильного пароля. Це чудова функція для надсилання чутливого або конфіденційного вмісту.

Зазвичай листи, захищені паролем, існують лише на вашому поштовому сервері. Замість надсилання вмісту листа одержувачу надсилається посилання, яке веде до місця зберігання повідомлення на вашому сервері, де він може ввести пароль, щоб відкрити лист.

Чому б не дізнатися, як шифрувати свої листи в Spacemail? Це допоможе вам захистити свої комунікації, коли потрібна додаткова конфіденційність.

Відстежуйте активність свого поштового акаунта

Деякі функції ідеально підходять для більших компаній, але також можуть бути корисними для солопідприємців, наприклад тих, хто дуже залучений у свій бізнес. Однією з таких функцій є можливість відстежувати активність свого акаунта.

Відстежуючи, де саме виконано вхід у ваші поштові акаунти і коли до них востаннє зверталися, ви можете за кілька кліків чітко зрозуміти, чи було порушення безпеки.

Регулярно перевіряти незнайомий час, місця або IP-адреси — хороша практика, яка дає змогу відстежувати будь-яку підозрілу поведінку у звичний і невимушений спосіб. Не кожен поштовий провайдер пропонує журнали активності, тому надавайте перевагу тим, хто їх має, — особливо якщо вони дають змогу віддалено вийти з невідомих сеансів входу.

Можна стверджувати, що цього не могло б статися, якби всі попередні поради були виконані, але чудово знати, що така можливість є на випадок найгіршого сценарію.

Будьте спокійні, знаючи, що ви захищені

Варто розглядати все це не як набір перешкод, а як серію швидких і простих кроків, які дадуть вам душевний спокій, коли йдеться про захист вашої електронної пошти. Жоден із наведених вище кроків не є складним для виконання.

Запровадивши прості практики, як-от обізнаність про фішинг, використання надійних паролів, увімкнення двофакторної автентифікації та застосування розширених функцій (наприклад, зашифрованих листів), ви зможете захистити свою електронну пошту та запобігти дорогим порушенням безпеки.

Пам’ятайте: захист електронної пошти — це не лише про захист конфіденційної інформації, а й про захист вашого бізнесу, вашої репутації та вашого душевного спокою. Вам потрібен правильний провайдер, щоб ваша електронна пошта залишалася надійним і безпечним інструментом комунікації в цьому дедалі більш цифровому світі.