Alojamiento de correo electrónico frente a proveedores de correo gratuito

¿Alguna vez te has preguntado cuántos proveedores de correo electrónico existen? Cuando realmente lo piensas, enseguida te das cuenta de que hay cientos de plataformas en todo el mundo, y el número no ha dejado de crecer desde que comenzó el correo electrónico. 

Las plataformas de correo electrónico suelen ofrecer correos gratuitos o correos empresariales. Los correos gratuitos te permiten crear una dirección de correo bajo el dominio del proveedor, como @google.com. Son rápidos y fáciles de configurar, y gratis. Esto es una buena noticia para tu saldo bancario, pero puede ser una mala noticia para la reputación y credibilidad de tu empresa. 

Por otro lado, tienes el hosting de correo electrónico o los correos empresariales. También son rápidos y fáciles de configurar, pero requieren una pequeña cuota mensual o anual. Pero pueden hacer maravillas por tu credibilidad al enviar correos de empresa, además de que normalmente incluyen mejor capacidad de entrega y seguridad.  En última instancia, enviar desde @mybusiness.com genera más confianza entre los clientes. 

¿Por qué pagar por algo que puedes conseguir gratis?

¿Por qué no usar correo gratuito? Es fácil imaginar que conseguir tu plan de correo gratis de una de las grandes empresas significa que estás ganando. Al fin y al cabo, en una recesión, ¿qué importa más que el coste? Entonces, ¿por qué necesitarías servicios de correo de pago?

Bueno, en primer lugar, es como dice el mantra: si el producto es gratis, tú eres el producto. Y, en un mundo de leyes como el RGPD, las empresas especialmente no pueden permitirse arriesgar los datos privados de sus clientes. Verse implicado en una filtración de datos podría tener consecuencias financieras y reputacionales mucho peores. Hace poco, mi querido Hotmail (ahora con la marca Outlook, por supuesto) introdujo por primera vez una tarifa en mi cuenta, decidiendo de forma retroactiva reducir bastante mi espacio en disco a menos que pagara. RIP «freemail».

Fue una medida impopular (en mi oficina de una sola persona, al menos). Después de haber llenado el espacio gratuito a lo largo de los años con montones de correos (soy increíblemente popular entre los spammers) y, por supuesto, gigabytes de archivos adjuntos que sirven como una mala forma de copia de seguridad (dime que no estás ignorando la misma triste realidad en tu bandeja de entrada…)

Pareció una maniobra poco limpia y, en aquel momento, no me di cuenta de que había una solución fácil. Pero la hay — más sobre eso más adelante.

Del mismo modo, para obtener las funciones más avanzadas de Gmail también tienes que actualizar. Bajo la marca Google Workspace, estos planes intentan imitar lo que hacen muchos otros proveedores de correo de pago al permitirte usar tu propio dominio, pero al venir acompañados de un montón de funciones que la empresa media probablemente no necesita, su considerable precio de unos 7,20 $ por usuario al mes se acumula rápidamente si tienes una empresa de cierto tamaño.

Así que incluso las opciones «gratuitas» ya no son tan gratuitas, y ni siquiera hemos empezado todavía. Si buscas alternativas a Google Workspace más asequibles y centradas, hay muchas opciones diseñadas específicamente para el correo electrónico, sin el equipaje extra.

¿Qué es un dominio de correo electrónico gratuito?

Los correos gratuitos suelen terminar en algo como @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com, etc. Eso se debe a que, cuando obtienes una dirección en ese dominio, como tunombre@gmail.com, no eres propietario ni controlas el dominio en sí; lo hacen Google, Yahoo o Microsoft.

No eres propietario del dominio
Un dominio compartido significa que miles o millones de usuarios envían correo desde el mismo dominio raíz. Como no eres propietario del dominio, no puedes configurar tus propios registros MX, SPF, DKIM o DMARC. Dependes por completo de la configuración de autenticación del proveedor, que se comparte entre millones de usuarios.

Falta de marca 
No importa si tu correo es professionalbusiness@gmail.com, sigue terminando en @gmail.com y, por desgracia, los clientes se darán cuenta. Eso se debe a que las direcciones con apariencia empresarial en un dominio gratuito para consumidores son un patrón común de phishing, y la gente ha aprendido a tratarlas con sospecha. Además, cada correo que envías desde un dominio gratuito lleva la marca del proveedor, no la tuya. Esto significa que, si usas una dirección de correo @gmail.com, se está reforzando la identidad de marca de Google en lugar de la tuya.

Diseñado para particulares, no para empresas
Los dominios de correo electrónico gratuitos están diseñados y creados para el usuario individual, no para las empresas. Las funciones suelen priorizar la comodidad personal frente a necesidades empresariales como el cumplimiento normativo, los registros de auditoría o los buzones compartidos. Este diseño orientado al consumidor también explica por qué el webmail gratuito ha sido históricamente un objetivo de gran volumen para el spam y el abuso en la creación de cuentas; las barreras de verificación son bajas y están pensadas para facilitar el registro, no para la seguridad organizativa.

Correo electrónico profesional de verdad

Y así, por fin llegamos al plato fuerte de este festín digital. Los proveedores de pago. No estamos hablando de las opciones de «freemail» de pago que ya hemos mencionado.

Estos ofrecen algo bastante diferente. En pocas palabras, están diseñados para empresas y cuentan con herramientas y funciones únicas que facilitan mucho dominar las comunicaciones empresariales.

Quizá lo más importante es que estos proveedores te permiten incluir el dominio de tu empresa en las direcciones de correo electrónico, para que obtengas direcciones con aspecto profesional como tunombre@tudominio.com. Hay formas de sacar más partido al correo empresarial siendo inteligente con la manera en que creas tus direcciones de correo. Cosas como crear alias de correo electrónico o preservar tu anonimato usando solo una parte de tu nombre.

Estas direcciones transmiten legitimidad de inmediato a cualquiera que las reciba. Dejan claro que perteneces a la empresa y no eres un estafador que suplanta su identidad (que podría registrar una dirección como yourbusiness@gmail.com.

Hosting de correo electrónico frente a proveedores de correo gratuito

Tanto el hosting de correo electrónico como los proveedores de correo gratuito te permiten enviar y recibir correos, pero ahí terminan las similitudes. Si lo reduces a lo esencial, hay diferencias reales entre ambos.

Correo gratuito frente a hosting de correo empresarial de pago

Tu propio nombre de dominio – Con las bandejas de entrada gratuitas, tu dirección termina en el dominio de otra persona, como @gmail.com. Con el hosting, termina en tu dominio, lo que hace que parezcas una empresa real.

Sin anuncios – Los proveedores de correo gratuito suelen mostrar anuncios porque así es como ganan dinero con un producto gratuito. El correo alojado no tiene anuncios, ya que pagas directamente por el servicio.

Mejor seguridad –  El correo gratuito incluye protección básica. El correo alojado suele incluir herramientas de seguridad más sólidas, como cifrado y filtrado de spam, creadas específicamente para proteger a una empresa. 

Más fiable – Los proveedores de hosting de correo electrónico están pensados para empresas que dependen del correo cada día, por lo que tienden a ofrecer un mejor tiempo de actividad, lo que significa menos posibilidades de que tu correo deje de funcionar. 

Soporte real – Con los proveedores de correo gratuito, si algo sale mal, a menudo estás por tu cuenta buscando en foros de ayuda. Con el hosting, normalmente obtienes soporte al cliente real para ayudar a solucionar el problema.

Aspectos a tener en cuenta al elegir correo electrónico para empresas

Pero, como con cualquier cosa, hay consideraciones importantes que debes tener en cuenta al elegir tu correo empresarial.

Las funciones varían de una empresa a otra, así que conviene saber qué buscar. Sus ventajas suelen dividirse en las siguientes áreas.

Seguridad y privacidad

Cifrado: Asegúrate de que el servicio que elijas ofrezca un nivel de cifrado con el que te sientas cómodo, especialmente cuando se trata de almacenar tus datos. Aunque algunos servicios gratuitos podrían explotar precisamente esos datos para venderlos a anunciantes, como hemos mencionado, uno de los principales argumentos de venta de los proveedores de correo premium es que no lo hacen. Algunos servicios cifran activamente tus datos cuando se almacenan en servidores para que, incluso si su seguridad se viera comprometida, tus datos no quedaran expuestos.

Autenticación de dos factores (2FA): La compatibilidad con 2FA por correo electrónico añade una capa extra de seguridad al requerir una segunda forma de verificación además de una contraseña. Normalmente, será en forma de un teléfono o un dispositivo dedicado.

Supervisión activa de nuevas amenazas: Quizá lo más importante de todo sea elegir una empresa que siga activamente actualizando sus medidas de seguridad para hacer frente a las amenazas más recientes. Probablemente puedas comprobar esta información rápidamente revisando su página de inicio en busca de actualizaciones recientes, consultando el blog de la empresa o viendo si tienen un buen soporte en directo.

Centros de datos: Al almacenar los datos mediante un método de almacenamiento distribuido, existe un nivel de redundancia en el almacenamiento de tu correo electrónico. Esto significa que es muy poco probable que los datos se pierdan como podría ocurrir si guardas todos tus mensajes en tu ordenador personal y algo sale mal.

Personalización y marca

Nombre de dominio: Como hemos mencionado, la posibilidad de usar tu nombre de dominio para direcciones de correo electrónico es una gran función que ofrecen casi todas las plataformas de correo profesional, poniendo tu marca en el centro de lo que hacen.

Filtros mejorados: Permitirte gestionar los correos electrónicos de forma más eficaz es otro argumento de venta clave de los servicios de correo profesional. Cuando recibes grandes cantidades de correos, poder ordenarlos y clasificarlos de distintas maneras te permite mantener un buzón limpio y práctico.

Buzones para varios usuarios: Para muchas empresas es crucial la posibilidad de añadir varios usuarios para los miembros del personal. Además, los alias y catch-alls (como info@yoursite.com) pueden ser una función útil a la hora de proteger la identidad de los trabajadores o de permitir que más de una persona supervise el mismo buzón.

Fiabilidad

Garantía de tiempo de actividad: Quieres la tranquilidad de saber que puedes acceder a tu correo electrónico a cualquier hora, de día o de noche. La fiabilidad es un factor clave a la hora de elegir tu proveedor de correo profesional. Busca garantías de alrededor del 99.9% para asegurarte de que obtienes el nivel adecuado de tiempo de actividad. A veces, las empresas ofrecen reembolsos si no cumplen sus garantías. Merece la pena consultar su política al respecto para saber a qué atenerte.

Escalabilidad: Puede que ahora no tengas varios usuarios, pero con suerte tu empresa crecerá. Elegir un servicio que pueda crecer junto con tu empresa, permitiéndote añadir o eliminar cuentas fácilmente, podría ahorrarte mucho tiempo y energía más adelante.

Atención al cliente

Al igual que mencionamos la importancia de asegurarse de que la empresa se mantiene al día con las amenazas en línea, un buen departamento de atención al cliente es imprescindible, especialmente si eres nuevo en el correo profesional. Hay opciones con chats en directo las 24 horas, lo que garantiza que nunca tendrás que esperar mucho para recibir ayuda si alguna vez la necesitas.

Gestión del spam

Busca filtros de spam sólidos que bloqueen eficazmente el correo no deseado mientras minimizan los falsos positivos (correos legítimos marcados como spam). Lo ideal es que quieras un filtro de spam que funcione bien desde el primer momento, pero que también te permita anularlo cuando sea necesario. Sobre todo, querrás poder revisar claramente lo que se ha puesto en cuarentena, porque todos hemos pasado por eso cuando un correo no llega debido a un filtro de spam demasiado agresivo.

Opciones de conexión e integración

Tener nuestros correos al alcance de la mano en todo momento no solo se espera en la era moderna, sino que es una necesidad. Un proveedor que sea accesible en todo momento, estemos donde estemos, es imprescindible. Las mejores plataformas de correo profesional ofrecen una integración sencilla con clientes de correo ya existentes, como Outlook o Gmail.

Presentamos Spacemail

Spacemail, de Spaceship, es una nueva plataforma de correo electrónico de última generación creada desde cero para empresas. Tiene todas las herramientas que hemos mencionado en este artículo, desde una gestión antispam avanzada hasta actualizaciones frecuentes sobre amenazas de seguridad.

Puedes integrarlo fácilmente en tu software actual para usarlo en cualquier dispositivo, o acceder a él a través del portal seguro de webmail online usando tu navegador favorito. Con un equipo de expertos de atención al cliente 24/7, listo para echarte una mano siempre que lo necesites.

¿Conoces nuestra sencilla herramienta de migración? Te permite mover cualquier contenido de correo electrónico existente que puedas tener a tu plan Spacemail. Hace que cambiar sea fácil, y mantendrás un acceso sencillo a los correos importantes que tienes en tu cuenta actual. Prueba Spacemail hoy mismo, desde solo 0,98 $ al mes. Incluso puedes elegir una prueba gratuita de 30 días. No tienes nada que perder por probar nuestra plataforma de correo electrónico completamente nueva y de última generación.