Email-хостинг проти безкоштовних email-провайдерів

Ви коли-небудь замислювалися, скільки існує постачальників електронної пошти? Якщо справді про це подумати, то швидко розумієш, що у світі існують сотні платформ, і їхня кількість зростає відтоді, як електронна пошта вперше з’явилася. 

Платформи електронної пошти зазвичай пропонують або безкоштовну пошту, або бізнес-пошту. Безкоштовна пошта дає змогу створити адресу електронної пошти в домені постачальника, наприклад @google.com. Її швидко й легко налаштувати, і вона безкоштовна. Це добра новина для вашого гаманця, але погана новина для репутації та довіри до вашого бізнесу. 

З іншого боку, є хостинг електронної пошти або бізнес-пошта. Їх також швидко й легко налаштувати, але вони потребують невеликої щомісячної або щорічної плати. Водночас вони можуть суттєво підвищити вашу довіру під час надсилання корпоративних листів, а також зазвичай забезпечують кращу доставлюваність і безпеку.  Зрештою, надсилання з @mybusiness.com створює більше довіри в клієнтів. 

Навіщо платити за те, що можна отримати безкоштовно?

Чому б не використовувати безкоштовну електронну пошту? Легко уявити, що, отримуючи безкоштовний тариф електронної пошти від однієї з великих компаній, ви виграєте. Зрештою, під час рецесії що може бути важливішим за вартість? Тож навіщо вам платні послуги електронної пошти?

Ну, по-перше, як каже відома мантра: якщо продукт безкоштовний, то продукт — це ви. А у світі законів на кшталт GDPR бізнес, особливо, не може дозволити собі ризикувати приватними даними своїх клієнтів. Потрапити в ситуацію витоку даних може мати набагато гірші фінансові та репутаційні наслідки. Нещодавно мій улюблений Hotmail (тепер, звісно, під брендом Outlook) уперше запровадив плату для мого облікового запису, заднім числом вирішивши суттєво зменшити мій дисковий простір, якщо я не заплачу. Спочивай з миром, «безкоштовна пошто».

Це був непопулярний крок (принаймні в моєму офісі з однієї людини). За роки я заповнив безкоштовний простір безліччю листів (спамери мене просто обожнюють), і, звісно, гігабайтами вкладень, які слугують поганою формою резервного копіювання (скажіть, що ви не ігноруєте ту саму сумну реальність у своїй поштовій скриньці…)

Це здавалося нечесним, і тоді я не усвідомлював, що існує просте рішення. Але воно є — про це трохи пізніше.

Так само, щоб отримати найрозширеніші функції Gmail, вам також доведеться перейти на платний план. Під брендом Google Workspace ці плани намагаються імітувати те, що роблять багато інших платних постачальників електронної пошти, дозволяючи використовувати власний домен, але через поєднання з цілою купою функцій, які середньому бізнесу, ймовірно, не потрібні, їхня чимала ціна близько $7.20 за користувача на місяць швидко накопичується, якщо у вас великий бізнес.

Тож навіть «безкоштовні» варіанти вже не такі безкоштовні, а ми ще навіть не починали. Якщо ви шукаєте доступніші та більш цілеспрямовані альтернативи Google Workspace, існує безліч варіантів, створених спеціально для електронної пошти, без зайвого навантаження.

Що таке безкоштовний домен електронної пошти?

Безкоштовна пошта зазвичай закінчується на щось на кшталт @gmail.com , @yahoo.com, @microsoft.com тощо. Це тому, що коли ви отримуєте адресу в такому домені, як-от yourname@gmail.com, ви не володієте самим доменом і не контролюєте його — це роблять Google, Yahoo або Microsoft.

Ви не володієте доменом
Спільний домен означає, що тисячі або мільйони користувачів надсилають пошту з одного кореневого домену. Оскільки ви не володієте доменом, ви не можете налаштувати власні записи MX, SPF, DKIM або DMARC. Ви повністю покладаєтеся на налаштування автентифікації постачальника, які є спільними для мільйонів користувачів.

Брак брендингу 
Не має значення, чи ваша адреса professionalbusiness@gmail.com, вона все одно закінчується на @gmail.com, і, на жаль, клієнти це помітять. Це тому, що адреси, які звучать по-діловому, у безкоштовному споживчому домені є поширеним шаблоном фішингу, і люди навчилися ставитися до них із підозрою. До того ж кожен лист, який ви надсилаєте з безкоштовного домену, несе бренд постачальника, а не ваш. Це означає, що якщо ви використовуєте адресу електронної пошти @gmail.com, то посилюється ідентичність бренду Google, а не вашого власного.

Створено для окремих людей, а не для бізнесу
Безкоштовні домени електронної пошти розроблені й створені для окремого користувача, а не для бізнесу. Їхні функції зазвичай віддають пріоритет особистій зручності, а не бізнес-потребам, таким як відповідність вимогам, журнали аудиту чи спільні поштові скриньки. Такий орієнтований на споживача підхід також пояснює, чому безкоштовна вебпошта історично була масовою ціллю для спаму та зловживань під час створення облікових записів: бар’єри перевірки низькі й створені для простоти реєстрації, а не для безпеки організації.

Справжня професійна електронна пошта

І ось ми нарешті дісталися до найцікавішого в цій цифровій учті. Платні постачальники. Ми не говоримо про платні варіанти «безкоштовної пошти», які вже згадували.

Вони пропонують дещо зовсім інше. Простіше кажучи, вони створені для бізнесу й мають унікальні інструменти та функції, які значно полегшують керування діловими комунікаціями.

Мабуть, найважливіше те, що ці постачальники дають змогу включати домен вашого бізнесу в адреси електронної пошти, тож ви отримуєте професійні адреси на кшталт yourname@yourdomain.com. Є способи отримати більше від бізнес-пошти, якщо розумно підходити до створення адрес. Наприклад, створювати псевдоніми електронної пошти або зберігати анонімність, використовуючи лише частину свого імені.

Такі адреси одразу передають легітимність кожному, хто їх отримує. Вони чітко показують, що ви представляєте бізнес, а не шахрая, який видає себе за нього (і може зареєструвати адресу на кшталт yourbusiness@gmail.com.

Хостинг електронної пошти чи безкоштовні постачальники електронної пошти

І хостинг електронної пошти, і безкоштовні постачальники електронної пошти дають змогу надсилати та отримувати листи, але на цьому схожість закінчується. Якщо звести все до суті, між ними є реальні відмінності.

Безкоштовна електронна пошта чи платний хостинг бізнес-пошти

Власне доменне ім’я – У безкоштовних поштових скриньках ваша адреса закінчується чужим доменом, наприклад @gmail.com. Із хостингом вона закінчується вашим доменом, що робить вас схожими на справжній бізнес.

Без реклами – Безкоштовні постачальники електронної пошти часто показують рекламу, бо саме так вони заробляють на безкоштовному продукті. Хостингова електронна пошта не містить реклами, оскільки ви платите безпосередньо за послугу.

Краща безпека –  Безкоштовна електронна пошта має базовий захист. Хостингова електронна пошта зазвичай включає сильніші інструменти безпеки, як-от шифрування та фільтрацію спаму, спеціально створені для захисту бізнесу. 

Надійніша – Постачальники хостингу електронної пошти створені для бізнесів, які щодня залежать від електронної пошти, тому вони зазвичай пропонують кращий аптайм, тобто меншу ймовірність того, що ваша пошта перестане працювати. 

Справжня підтримка – З безкоштовними постачальниками електронної пошти, якщо щось піде не так, вам часто доводиться самостійно шукати допомогу на форумах. Із хостингом ви зазвичай отримуєте реальну підтримку клієнтів, яка допоможе вирішити проблему.

Що врахувати під час вибору електронної пошти для бізнесу

Але, як і в усьому, є важливі моменти, які слід мати на увазі, коли ви обираєте бізнес-пошту.

Функції відрізняються залежно від компанії, тому варто знати, на що звертати увагу. Їхні переваги зазвичай можна розділити на такі категорії.

Безпека та конфіденційність

Шифрування: Переконайтеся, що вибрана вами послуга пропонує рівень шифрування, який вас влаштовує, особливо коли йдеться про зберігання ваших даних. Хоча деякі безкоштовні сервіси можуть використовувати саме ці дані для продажу рекламодавцям, як ми вже згадували, одна з ключових переваг преміальних постачальників електронної пошти полягає в тому, що вони цього не роблять. Деякі сервіси активно шифрують ваші дані під час зберігання на серверах, тож навіть якщо їхню безпеку буде скомпрометовано, ваші дані не буде розкрито.

Двофакторна автентифікація (2FA): Підтримка 2FA для електронної пошти додає додатковий рівень безпеки, вимагаючи другу форму перевірки, окрім пароля. Зазвичай це телефон або спеціальний пристрій.

Активний моніторинг нових загроз: Мабуть, найважливіше з усього — обрати компанію, яка все ще активно оновлює свої заходи безпеки, щоб протидіяти найновішим загрозам. Імовірно, ви зможете швидко з’ясувати це, переглянувши їхню домашню сторінку на предмет нещодавніх оновлень, перевіривши блог компанії або подивившись, чи є в них якісна підтримка в реальному часі.

Центри обробки даних: Завдяки зберіганню даних за допомогою розподіленого методу зберігання забезпечується певний рівень резервування для зберігання вашої електронної пошти. Це означає, що дані навряд чи буде втрачено так, як це може статися, якщо ви зберігаєте всі свої повідомлення на персональному комп’ютері, і з ним щось трапиться.

Налаштування та брендинг

Доменне ім’я: Як ми вже згадували, можливість використовувати своє доменне ім’я для адрес електронної пошти — це чудова функція, яку пропонують майже всі професійні платформи електронної пошти, ставлячи ваш бренд у центр того, що вони роблять.

Розширені фільтри: Можливість ефективніше керувати електронними листами — ще одна ключова перевага професійних сервісів електронної пошти. Коли ви отримуєте величезну кількість листів, можливість сортувати й класифікувати їх різними способами дає змогу підтримувати чисту та практичну поштову скриньку.

Поштові скриньки для кількох користувачів: Для багатьох бізнесів критично важливою є можливість додавати кількох користувачів для працівників. Крім того, псевдоніми та catch-all адреси (наприклад info@yoursite.com) можуть бути корисною функцією для захисту особистості працівників або для того, щоб кілька людей могли стежити за однією й тією самою поштовою скринькою.

Надійність

Гарантія безвідмовної роботи: Вам потрібен спокій, що ви зможете отримати доступ до своєї електронної пошти будь-коли, вдень чи вночі. Надійність — ключовий чинник під час вибору постачальника професійної електронної пошти. Шукайте гарантії на рівні близько 99.9%, щоб бути впевненими, що отримуєте належний рівень доступності. Іноді компанії пропонують відшкодування, якщо не дотримуються своїх гарантій. Варто перевірити їхню політику щодо цього, щоб знати, на що ви можете розраховувати.

Масштабованість: Можливо, зараз у вас немає кількох користувачів, але, сподіваємося, ваш бізнес зростатиме. Вибір сервісу, який може зростати разом із вашим бізнесом і дає змогу легко додавати або видаляти облікові записи, може зекономити вам багато часу та зусиль у майбутньому.

Підтримка клієнтів

Як ми вже згадували щодо того, що компанія має встигати за онлайн-загрозами, хороший відділ обслуговування клієнтів є обов’язковим — особливо якщо ви новачок у професійній електронній пошті. Існують варіанти з цілодобовими чатами в реальному часі, тож вам ніколи не доведеться довго чекати на допомогу, якщо вона знадобиться.

Керування спамом

Шукайте надійні фільтри спаму, які ефективно блокують небажану пошту, водночас мінімізуючи хибні спрацьовування (коли легітимні листи позначаються як спам). В ідеалі вам потрібен фільтр спаму, який добре працює одразу після налаштування, але також дає змогу перевизначати його за потреби. Найголовніше, ви маєте чітко бачити, що було поміщено в карантин, адже всі ми стикалися з ситуацією, коли лист не надходить через надто агресивний фільтр спаму.

Варіанти підключення та інтеграції

Мати доступ до нашої електронної пошти в будь-який момент — це не лише очікування сучасної епохи, а й необхідність. Постачальник, доступний завжди й звідусіль, є обов’язковим. Найкращі професійні платформи електронної пошти пропонують просту інтеграцію з наявними поштовими клієнтами, такими як Outlook або Gmail.

Представляємо Spacemail

Spacemail, від Spaceship, — це нова сучасна платформа електронної пошти, створена з нуля для бізнесу. Вона має всі інструменти, про які ми згадували в цій статті, — від розширеного антиспам-керування до частих оновлень щодо загроз безпеці.

Ви можете легко інтегрувати її у своє наявне програмне забезпечення для використання на будь-якому пристрої або отримати доступ через захищений онлайн-портал вебпошти у своєму улюбленому браузері. А команда експертів служби підтримки клієнтів 24/7 завжди готова допомогти, коли вам це потрібно.

Чи знаєте ви про наш простий Migration Tool? Він дає змогу перенести будь-який наявний вміст електронної пошти до вашого тарифу Spacemail. Це робить перехід простим, і ви збережете легкий доступ до важливих листів у своєму наявному обліковому записі. Спробуйте Spacemail вже сьогодні — від лише $0.41 на місяць. Ви навіть можете вибрати безкоштовний 30-денний пробний період. Ви нічого не втрачаєте, якщо спробуєте нашу абсолютно нову сучасну платформу електронної пошти.