Găzduire de email vs furnizori de email gratuit

Te-ai întrebat vreodată câți furnizori de email există? Când te gândești cu adevărat la asta, îți dai repede seama că există sute de platforme la nivel mondial, iar numărul a crescut încă de când a apărut pentru prima dată emailul. 

Platformele de email oferă de obicei fie emailuri gratuite, fie emailuri de business. Emailurile gratuite îți permit să creezi o adresă de email pe domeniul furnizorului, cum ar fi @google.com. Sunt rapide, ușor de configurat și gratuite. Asta este o veste bună pentru bugetul tău, dar poate fi o veste proastă pentru reputația și credibilitatea afacerii tale. 

Pe de altă parte, ai găzduirea de email sau emailurile de business. Și acestea sunt rapide și ușor de configurat, dar necesită o taxă lunară sau anuală mică. Însă pot face minuni pentru credibilitatea ta atunci când trimiți emailuri de companie, în plus de obicei includ o livrabilitate și o securitate mai bune.  În cele din urmă, trimiterea de la @mybusiness.com creează mai multă încredere în rândul clienților. 

De ce să plătești pentru ceva ce poți obține gratuit?

De ce să nu folosești email gratuit? Este ușor să-ți imaginezi că, dacă primești gratuit planul de email de la una dintre marile companii, ai de câștigat. La urma urmei, într-o recesiune ce contează mai mult decât costul? Așadar, de ce ai avea nevoie de servicii de email plătite?

Ei bine, în primul rând, este exact cum spune mantra: dacă produsul este gratuit, tu ești produsul. Și, într-o lume a unor legi precum GDPR, mai ales afacerile nu își pot permite să riște datele private ale clienților lor. Să fii prins într-o breșă de date ar putea avea implicații financiare și de reputație mult mai grave. Recent, iubitul meu Hotmail (acum branduit Outlook, desigur) a introdus pentru prima dată o taxă în contul meu, hotărând retroactiv să-mi reducă destul de substanțial spațiul pe disc dacă nu plăteam. RIP „freemail”.

A fost o mișcare nepopulară (cel puțin în biroul meu format dintr-o singură persoană). După ce am umplut spațiul gratuit de-a lungul anilor cu nenumărate emailuri (sunt incredibil de popular printre spammeri) și, desigur, cu gigabytes de atașamente care servesc drept o formă slabă de backup (spune-mi că nu ignori aceeași realitate tristă în inboxul tău…)

A părut o manevră lipsită de onestitate și, la momentul respectiv, nu mi-am dat seama că exista o soluție ușoară. Dar există — mai multe despre asta mai târziu.

În mod similar, pentru a obține cele mai avansate funcții ale Gmail trebuie și tu să faci upgrade. Branduite Google Workspace, aceste planuri încearcă să imite ceea ce fac mulți alți furnizori de email plătit, permițându-ți să folosești propriul domeniu, dar fiind însoțite de o mulțime de funcții de care afacerea medie probabil nu are nevoie, prețul lor considerabil de aproximativ $7.20 per utilizator, pe lună se adună rapid dacă ai o afacere de dimensiuni mari.

Așadar, nici măcar opțiunile „gratuite” nu mai sunt atât de gratuite și nici măcar nu am început încă. Dacă ești în căutarea unor alternative la Google Workspace mai accesibile și mai concentrate, există o mulțime de opțiuni concepute special pentru email, fără bagajul suplimentar.

Ce este un domeniu de email gratuit?

Emailurile gratuite se termină de obicei cu ceva de genul @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com etc. Asta pentru că atunci când obții o adresă pe acel domeniu, cum ar fi yourname@gmail.com, nu deții și nu controlezi domeniul în sine, ci Google, Yahoo sau Microsoft.

Nu deții domeniul
Un domeniu partajat înseamnă că mii sau milioane de utilizatori trimit emailuri de pe același domeniu rădăcină. Deoarece nu deții domeniul, nu îți poți configura propriile înregistrări MX, SPF, DKIM sau DMARC. Te bazezi în totalitate pe configurarea de autentificare a furnizorului, care este partajată între milioane de utilizatori.

Lipsa brandingului 
Nu contează dacă emailul tău este professionalbusiness@gmail.com, tot se termină în @gmail.com și, din păcate, clienții vor observa. Asta pentru că adresele cu aspect de business pe un domeniu gratuit pentru consumatori reprezintă un tipar comun de phishing, iar oamenii au învățat să le trateze cu suspiciune. În plus, fiecare email pe care îl trimiți de pe un domeniu gratuit poartă brandul furnizorului, nu pe al tău. Asta înseamnă că, dacă folosești o adresă de email @gmail.com, identitatea de brand a Google este consolidată în locul celei proprii.

Conceput pentru persoane fizice, nu pentru afaceri
Domeniile de email gratuite sunt concepute și create pentru utilizatorul individual, nu pentru afaceri. Funcțiile tind să prioritizeze confortul personal în detrimentul nevoilor de business, cum ar fi conformitatea, jurnalele de audit sau căsuțele poștale partajate. Acest design orientat spre consumator explică și de ce webmailul gratuit a fost istoric o țintă de volum mare pentru spam și abuzul de creare a conturilor; barierele de verificare sunt reduse și concepute pentru ușurința înscrierii, nu pentru securitatea organizațională.

Email profesional adevărat

Și astfel, ajungem în sfârșit la esența acestui festin digital. Furnizorii plătiți. Nu vorbim despre opțiunile plătite de „freemail” pe care le-am menționat deja.

Acestea oferă ceva destul de diferit. Mai simplu spus, sunt concepute pentru afaceri și au instrumente și funcții unice care fac mult mai ușoară gestionarea comunicărilor de business.

Poate cel mai important, acești furnizori îți permit să incluzi domeniul afacerii tale în adresele de email, astfel încât să obții adrese cu aspect profesional de tipul yourname@yourdomain.com. Există moduri prin care poți obține mai mult de la emailul de business dacă ești inteligent în felul în care îți creezi adresele de email. Lucruri precum crearea de aliasuri de email sau păstrarea anonimatului folosind doar o parte din numele tău.

Aceste adrese transmit imediat legitimitate oricui le primește. Ele arată clar că ești din partea afacerii și nu un escroc care se dă drept aceasta (care ar putea înregistra o adresă precum yourbusiness@gmail.com.

Găzduire email vs furnizori de email gratuit

Atât găzduirea de email, cât și furnizorii de email gratuit îți permit să trimiți și să primești emailuri, dar aici se termină asemănările. Dacă reduci totul la esență, există diferențe reale între cele două.

Email gratuit vs găzduire plătită de email de business

Propriul tău nume de domeniu – Cu inboxurile gratuite, adresa ta se termină în domeniul altcuiva, cum ar fi @gmail.com. Cu găzduirea, se termină în domeniul tău, ceea ce te face să pari o afacere reală.

Fără reclame – Furnizorii de email gratuit afișează adesea reclame pentru că așa fac bani dintr-un produs gratuit. Emailul găzduit nu are reclame, deoarece plătești direct pentru serviciu.

Securitate mai bună –  Emailul gratuit vine cu protecție de bază. Emailul găzduit include de obicei instrumente de securitate mai puternice, precum criptare și filtrare spam, create special pentru a proteja o afacere. 

Mai fiabil – Furnizorii de găzduire email sunt construiți pentru afaceri care depind zilnic de email, așa că tind să ofere un timp de funcționare mai bun, ceea ce înseamnă șanse mai mici ca emailul tău să nu funcționeze. 

Asistență reală – Cu furnizorii de email gratuit, dacă ceva nu merge bine, de multe ori ești pe cont propriu și cauți pe forumuri de ajutor. Cu găzduirea, de obicei primești asistență reală pentru clienți care te ajută să rezolvi problema.

Lucruri de luat în considerare când alegi emailul pentru afaceri

Dar, ca în orice altceva, există aspecte importante de care trebuie să ții cont atunci când îți alegi emailul de business.

Funcțiile variază de la o companie la alta, așa că este o idee bună să știi ce să cauți. Beneficiile lor se împart în general în următoarele domenii.

Securitate și confidențialitate

Criptare: Asigură-te că serviciul pe care îl alegi oferă un nivel de criptare cu care ești mulțumit, mai ales când vine vorba de stocarea datelor tale. Deși unele servicii gratuite ar putea exploata chiar aceste date pentru a le vinde advertiserilor, așa cum am menționat, unul dintre principalele argumente de vânzare ale furnizorilor premium de email este că nu fac acest lucru. Unele servicii îți criptează activ datele atunci când sunt stocate pe servere, astfel încât chiar dacă securitatea lor ar fi compromisă, datele tale nu ar fi dezvăluite.

Autentificare în doi factori (2FA): Suportul pentru email 2FA adaugă un nivel suplimentar de securitate prin solicitarea unei a doua forme de verificare, dincolo de simpla parolă. De obicei, aceasta va fi sub forma unui telefon sau a unui dispozitiv dedicat.

Monitorizarea activă a noilor amenințări: Poate cel mai important lucru dintre toate este să alegi o companie care încă își actualizează activ măsurile de securitate pentru a face față celor mai recente amenințări. Probabil poți afla rapid aceste informații scanând pagina lor principală pentru actualizări recente, verificând blogul companiei sau văzând dacă au suport live bun.

Centre de date: Prin stocarea datelor folosind o metodă de stocare distribuită, există un anumit nivel de redundanță pentru stocarea emailurilor tale. Asta înseamnă că este foarte puțin probabil ca datele să se piardă în modul în care s-ar putea întâmpla dacă îți stochezi toate mesajele pe computerul personal și acesta se defectează.

Personalizare și branding

Nume de domeniu: Așa cum am menționat, posibilitatea de a folosi numele domeniului tău pentru adresele de email este o funcție excelentă pe care aproape toate platformele profesionale de email o oferă, punând brandul tău în centrul a ceea ce fac.

Filtre îmbunătățite: Posibilitatea de a gestiona mai eficient emailurile este un alt argument-cheie de vânzare pentru serviciile profesionale de email. Când primești un număr mare de emailuri, posibilitatea de a le sorta și clasifica în moduri diferite îți permite să menții o căsuță poștală curată și pragmatică.

Căsuțe poștale pentru mai mulți utilizatori: Pentru multe afaceri, capacitatea de a adăuga mai mulți utilizatori pentru membrii personalului este crucială. În plus, aliasurile și catch-all-urile (precum info@yoursite.com) pot fi o funcție utilă când vine vorba de protejarea identității angajaților sau de a permite mai multor persoane să monitorizeze aceeași căsuță poștală.

Fiabilitate

Garanția timpului de funcționare: Vrei liniștea sufletească de a ști că îți poți accesa emailul în orice moment, zi sau noapte. Fiabilitatea este un factor-cheie când vine vorba de alegerea furnizorului tău profesional de email. Caută garanții de aproximativ 99.9% pentru a fi sigur că obții nivelul potrivit de uptime. Uneori, companiile oferă rambursări dacă nu reușesc să își respecte garanțiile. Merită să le verifici politica în această privință, ca să știi exact care este situația.

Scalabilitate: Poate că acum nu ai mai mulți utilizatori, dar sperăm că afacerea ta va crește. Alegerea unui serviciu care poate crește odată cu afacerea ta, permițându-ți să adaugi sau să elimini cu ușurință conturi, te-ar putea scuti mai târziu de mult timp și energie.

Asistență pentru clienți

La fel cum am menționat despre necesitatea de a te asigura că firma ține pasul cu amenințările online, un departament bun de relații cu clienții este esențial — mai ales dacă ești nou în lumea emailului profesional. Există opțiuni cu chat live 24 de ore din 24, asigurându-te că nu vei aștepta niciodată prea mult pentru ajutor dacă vei avea nevoie de el.

Gestionarea spamului

Caută filtre spam robuste care blochează eficient mesajele nedorite, reducând în același timp la minimum alarmele false (emailuri legitime marcate ca spam). În mod ideal, îți dorești un filtru spam care funcționează bine din start, dar care îți permite și să îl suprascrii atunci când este nevoie. Mai presus de toate, vrei să poți vedea clar ce a fost pus în carantină, pentru că ni s-a întâmplat tuturor ca un email să nu ajungă din cauza unui filtru spam prea agresiv.

Opțiuni de conectare și integrare

Să avem emailurile la îndemână în orice moment nu este doar ceva așteptat în epoca modernă, ci o necesitate. Un furnizor care este accesibil în permanență, oriunde ne-am afla, este esențial. Cele mai bune platforme profesionale de email oferă integrare ușoară în clienții de email existenți, precum Outlook sau Gmail.

Vă prezentăm Spacemail

Spacemail, de la Spaceship, este o nouă platformă de email de ultimă generație, construită de la zero pentru afaceri. Are toate instrumentele pe care le-am menționat în acest articol, de la gestionare avansată anti-spam până la actualizări frecvente privind amenințările de securitate.

O poți integra cu ușurință în software-ul existent pentru a o folosi pe orice dispozitiv sau o poți accesa prin portalul webmail online securizat folosind browserul tău preferat. Cu o echipă de experți în asistență pentru clienți disponibilă 24/7, gata să îți dea o mână de ajutor ori de câte ori ai nevoie.

Știi despre instrumentul nostru ușor de migrare? Îți permite să muți orice conținut de email existent pe care l-ai putea avea în planul tău Spacemail. Face schimbarea ușoară și vei păstra acces facil la emailurile importante pe care le ai în contul existent. Încearcă Spacemail astăzi, începând de la doar $0.98 pe lună. Poți chiar să alegi o perioadă de probă gratuită de 30 de zile. Nu ai nimic de pierdut dacă încerci noua noastră platformă de email de ultimă generație.