วิธีเขียนอีเมลขอลางาน

ไม่มีใครชอบต้องคาดเดาว่าการลาของตนจะได้รับอนุมัติหรือไม่ อีเมลขอลางานที่เขียนอย่างดีจะให้รายละเอียดที่ผู้จัดการต้องใช้ในการตัดสินใจได้อย่างรวดเร็ว หากทำได้ดี จะสะท้อนความเป็นมืออาชีพ กำหนดความคาดหวังที่ชัดเจน และช่วยให้คุณได้เพลิดเพลินกับเวลาหยุดจริงๆ ยิ่งอีเมลของคุณชัดเจนมากเท่าไร ผู้จัดการของคุณก็ยิ่งตอบตกลงได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

อีเมลขอลางานคืออะไร และทำไมจึงสำคัญ?

การลางานก่อให้เกิดปัญหาสองอย่าง: ใครจะรับช่วงงานของคุณเมื่อคุณไม่อยู่ และคนเหล่านั้นจะรู้ได้อย่างไรว่าการลาของคุณเริ่มและสิ้นสุดเมื่อใด อีเมลขอลางานที่ส่งในเวลาที่เหมาะสมช่วยแก้ทั้งสองเรื่องนี้ได้ โดยจะระบุว่าคุณไม่อยู่เมื่อใด ทำไมคุณจึงไม่อยู่ และใครควรรับช่วงต่อ นอกจากนี้ คุณยังได้ประโยชน์จากการได้เพลิดเพลินกับเวลาที่ไม่อยู่จริงๆ โดยไม่ต้องกังวลว่าคุณจะกลับมาเจอกับปัญหากองโต

โดยปกติแล้วอีเมลนี้จะส่งถึงผู้จัดการ แผนก HR หรือบุคคลอื่นใดที่จำเป็นต้องได้รับแจ้ง มันแสดงถึงความเป็นมืออาชีพ ช่วยในการวางแผนภาระงาน สร้างบันทึกให้ฝ่าย HR และแสดงให้เห็นว่าคุณใส่ใจเพื่อนร่วมงานของคุณ แน่นอนว่ามีเหตุผลมากมายที่คุณอาจต้องการส่งอีเมลลักษณะนี้ แต่เพื่อความง่าย เราได้คัดเลือกบางกรณีไว้ด้านล่าง

ควรใช้อีเมลขอลางานเมื่อใด:

• ลาป่วยเมื่อคุณไม่สบาย

• ลาพักร้อนสำหรับวันหยุดที่วางแผนไว้

• วันลาส่วนตัวหรือลากิจ

• เหตุฉุกเฉิน เช่น คนในครอบครัวเจ็บป่วย

• การลาเพื่อดูแลบุตรสำหรับการลาคลอด/ลาเพื่อดูแลบุตร

รูปแบบที่ถูกต้องของอีเมลขอลางานคืออะไร?

หากคุณต้องการให้คำขอลาของคุณได้รับการอนุมัติ อีเมลนั้นต้องส่งถึงนายจ้างของคุณอย่างมีประสิทธิภาพ แค่ “สวัสดี” และ “ลาก่อน” อย่างเดียวไม่เพียงพอ โดยเฉพาะหากคุณส่งในนาทีสุดท้าย รูปแบบด้านล่างจะช่วยให้คุณสร้างอีเมลขอลางานที่ดูเป็นมืออาชีพ อธิบายการลางานของคุณ และได้รับการอนุมัติที่สำคัญที่สุด

หัวเรื่องที่ทำให้คำขอลาของคุณถูกสังเกตเห็น

อยากให้อีเมลของคุณดึงดูดความสนใจใช่ไหม? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวเรื่องของคุณสั้น เฉพาะเจาะจง และตรงประเด็น สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือให้หัวหน้าโทรหาคุณกลางวันหยุด ถามว่าคุณอยู่ที่ไหน เพราะหัวเรื่องของคุณกว้างเกินไปจนหลงอยู่ในกล่องอีเมลของเขา นี่คือสิ่งแรกที่หัวหน้าของคุณจะเห็น ดังนั้นทำให้มันมีความหมาย

วิธีทำให้หัวเรื่องนั้นโดดเด่น

ทำให้สั้นไว้ –ตั้งเป้าไว้ไม่เกิน 50 ตัวอักษรเป็นกำลังดี คุณคงไม่อยากให้ข้อความของคุณถูกตัดหายไปครึ่งหนึ่งเพียงเพราะคุณอยากแต่งหัวเรื่องให้อลังการเกินไป

เฉพาะเจาะจง เฉพาะเจาะจง เฉพาะเจาะจง – ระบุวันที่ให้ชัดเจน เช่น “Request for leave - Jan 1 - Jan 8” การใส่วันที่ไว้ล่วงหน้าเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการป้องกันความเข้าใจผิด

เริ่มต้นด้วยเหตุผล– จะช่วยให้ชัดเจนมากขึ้น เพิ่มรายละเอียด เช่น “Request for sick leave / Request for vacation leave.” ยิ่งบริษัทของคุณทราบข้อมูลล่วงหน้ามากเท่าไร ก็ยิ่งจัดการได้ง่ายขึ้นเท่านั้น

ทำไมคำขึ้นต้นของคุณอาจเป็นกุญแจสู่การอนุมัติ

คำขอลางานก็คือคำขออย่างแท้จริง ด้วยเหตุนี้ จึงควรเพิ่มความเป็นทางการและรักษาความเป็นมืออาชีพไว้ คุณอาจเป็นเพื่อนสนิทกับหัวหน้าหรือเจ้าหน้าที่ HR แต่เมื่อถึงช่วงเวลาแบบนี้ ความสุภาพให้เกียรติมักได้ผลดีกว่า นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดในการทำให้คำขอของคุณได้รับการตอบรับอย่างดี อีกทั้งยังช่วยปกป้องคุณจากความเข้าใจผิดหากอีเมลถูกฝ่าย HR เก็บไว้ใช้อ้างอิงในอนาคต

สิ่งที่ผู้จัดการมองหาในอีเมลขอลาจริงๆ

เมื่อผ่านเรื่องพิธีการไปแล้ว ก็ถึงเวลาสำหรับรายละเอียดสำคัญ เนื้อหาในอีเมลขอลางานคือส่วนที่คุณสามารถอธิบายรายละเอียดว่าทำไมคุณจึงต้องลาและวางแผนจะลาเมื่อใด ให้รายละเอียดมากเท่าที่คุณสบายใจจะบอก และพยายามระบุวันที่ให้ชัดเจนเพื่อให้บริษัทของคุณเตรียมตัวสำหรับการไม่อยู่ของคุณได้ แน่นอนว่าคุณมีบทบาทสำคัญมาก และพวกเขาจำเป็นต้องหาคนมารับช่วงแทน

นั่นคือจุดที่แผนส่งต่องานเข้ามามีบทบาท การระบุว่าใครจะรับช่วงความรับผิดชอบของคุณ งานใดที่ยังค้างอยู่ และกำหนดส่งของงานเหล่านั้น จะช่วยให้ผู้เกี่ยวข้องมั่นใจว่าการไม่อยู่ของคุณจะไม่ก่อให้เกิดความสับสน อย่าลืมแนบเอกสารใดๆ ที่จะช่วยให้โครงการที่ยังค้างอยู่มีความชัดเจนมากขึ้น การเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมที่พวกเขาต้องใช้เพื่อให้ทุกอย่างดำเนินต่อไปได้อย่างราบรื่นอาจสร้างความแตกต่างอย่างมาก

และก่อนที่คุณจะกดส่ง อย่าลืมยืนยันว่าคำขอของคุณได้รับแล้ว สิ่งนี้ช่วยให้คุณสบายใจว่าคำขอของคุณถูกอ่านแล้ว เป็นการสะกิดเบาๆ ให้ผู้จัดการหรือฝ่าย HR ตอบกลับ และช่วยป้องกันความเข้าใจผิดในภายหลัง คุณสามารถขอการยืนยันได้โดยเพิ่มประโยคสุภาพ เช่น:

• “โปรดยืนยันว่าคุณได้รับคำขอนี้แล้ว”

• “รบกวนแจ้งให้ฉันทราบเมื่อได้รับคำขอนี้แล้วได้ไหม?”

• “ฉันจะขอบคุณมากหากได้รับการตอบกลับสั้นๆ เพื่อยืนยันว่าคำขอของฉันเรียบร้อยดี”

วิธีลงท้ายคำขอลางานอย่างถูกต้อง

คำลงท้ายของคุณคือสิ่งสุดท้ายที่พวกเขาจะได้อ่าน รักษาความสุภาพ คำนึงถึงมารยาทในการใช้อีเมล และหากคุณต้องการสร้างความรู้สึกที่ดีเป็นพิเศษ ให้เพิ่มคำขอบคุณสั้นๆ สำหรับเวลาและการพิจารณาของพวกเขา เมื่อเสร็จแล้ว ให้ลงท้ายด้วยชื่อของคุณใต้คำลงท้ายแบบเป็นทางการ เช่น ‘Best regards’ หรือ ‘Sincerely’ เมื่อเขียนอีเมลขอลางานแบบง่ายถึงผู้จัดการ การมีตัวอย่างพร้อมใช้งานจะช่วยได้มาก ลองดูตารางเปรียบเทียบด้านล่าง

คุณจะเขียนอีเมลขอลางานสำหรับสถานการณ์ต่างๆ อย่างไร?

เมื่อเขียนอีเมลขอลางานแบบง่าย การเข้าใจรูปแบบคือก้าวแรก แต่ตัวอย่างจะช่วยให้เห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น ด้านล่างนี้คุณจะพบตัวอย่างอีเมลขอลางานที่คุณสามารถนำไปใช้ ปรับแก้ และส่งได้อย่างมั่นใจ

ตัวอย่างอีเมลลาป่วย

Subject: คำขอลาป่วย – March 12–13Dear [Manager/ HR],

ฉันรู้สึกไม่สบายและจำเป็นต้องลาป่วยในวันที่ March 12 และ 13 เพื่อพักฟื้น โปรดแจ้งให้ฉันทราบหากคุณต้องการใบรับรองแพทย์หรือรายละเอียดเพิ่มเติมใดๆ รบกวนยืนยันว่าคุณได้รับคำขอนี้แล้วได้ไหม?

ขอบคุณ,[Your name]

ตัวอย่างอีเมลลาหยุดส่วนตัว/ลากิจ

Subject: คำขอลาหยุดส่วนตัว – April 5Dear [Manager/ HR],

ฉันต้องการลาหยุดหนึ่งวันในวันศุกร์ที่ April 5 เพื่อไปทำธุระส่วนตัว โปรดแจ้งให้ฉันทราบว่าสะดวกหรือไม่ หรือหากคุณต้องการรายละเอียดเพิ่มเติมใดๆ ฉันจะขอบคุณหากได้รับการตอบกลับสั้นๆ เพื่อยืนยันว่าได้รับคำขอนี้แล้ว

ขอแสดงความนับถือ,[Your name]

ตัวอย่างอีเมลลาพักร้อน

Subject: คำขอลาพักร้อน – July 10–21Dear [Manager/ HR],

ฉันต้องการขอลาพักร้อนตั้งแต่ July 10 ถึง July 21 ฉันจะทำรายงานปัจจุบันให้เสร็จก่อนออกไป และส่งต่องานการโทรหาลูกค้าที่กำลังดำเนินอยู่ให้ Daniel

โปรดยืนยันว่าได้รับคำขอนี้แล้ว ขอบคุณล่วงหน้า[Your name]

ตัวอย่างอีเมลลาฉุกเฉิน

Subject: คำขอลาฉุกเฉิน – ตั้งแต่ May 2Dear [Manager/ HR],

เนื่องจากเหตุฉุกเฉินในครอบครัว ฉันจำเป็นต้องขอลาเริ่มตั้งแต่ May 2 ฉันจะแจ้งความคืบหน้าให้คุณทราบทันทีที่รู้ว่าฉันจะต้องไม่อยู่นานแค่ไหน รบกวนยืนยันการได้รับคำขอนี้ได้ไหม?

ขอแสดงความนับถือ,[Your name]

ตัวอย่างอีเมลลาคลอด/ลาเพื่อดูแลบุตร

Subject: คำขอลาเพื่อดูแลบุตร – August 14–October 9Dear [Manager/ HR],

ฉันเขียนมาเพื่อขอลาเพื่อดูแลบุตรอย่างเป็นทางการตั้งแต่ August 14 ถึง October 9 โปรดแจ้งให้ฉันทราบหากคุณต้องการเอกสารประกอบหรือรายละเอียดเพิ่มเติมใดๆ ฉันจะขอบคุณมากหากคุณช่วยยืนยันว่าได้รับคำขอนี้แล้ว

ด้วยความขอบคุณ,[Your name]

เคล็ดลับสำคัญในการทำให้คำขอลาของคุณได้รับอนุมัติอย่างรวดเร็วมีอะไรบ้าง?

อยากให้คำขอลาของคุณได้รับการอนุมัติอย่างรวดเร็วใช่ไหม? นี่คือสิ่งที่ควรทำ:

• เข้าเรื่องให้เร็ว– อย่าทำให้คำขอของคุณจมอยู่กับคำอธิบายมากเกินไป ใส่ข้อมูลสำคัญไว้ด้านหน้าและตัดส่วนที่เหลือออก

• วันที่และแผนส่งต่องาน – การให้เวลาบริษัทของคุณปรับตัวกับการไม่อยู่ของคุณเป็นสิ่งสำคัญ ระบุวันที่ให้ชัดเจนและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแผนรองรับเมื่อคุณไม่อยู่

• ส่งล่วงหน้า (ยกเว้นกรณีฉุกเฉิน) – บริษัทของคุณต้องการเวลาในการเตรียมตัวสำหรับการไม่อยู่ของคุณ ดังนั้นอย่าลืมส่งอีเมลในเวลาที่เหมาะสม พยายามแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์

• แจ้งว่าสามารถติดต่อได้หากเร่งด่วน – บริษัทส่วนใหญ่มักไม่คาดหวังให้คุณทำงานระหว่างลา แต่การแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณยังติดต่อได้ในกรณีฉุกเฉินสามารถช่วยคลายความกังวลได้

วิธีปิดคำขอลาของคุณให้พร้อมสำหรับการอนุมัติ

คุณเกือบเสร็จแล้ว แต่รายละเอียดสุดท้ายอาจเป็นตัวชี้ขาดว่าคำขอของคุณจะสำเร็จหรือไม่ ตั้งแต่วิธีการใช้ถ้อยคำไปจนถึงวิธีติดตามผล รายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ มีผลต่อการที่ผู้จัดการของคุณจะมองว่าอีเมลของคุณอนุมัติได้ง่ายหรือมองข้ามได้ง่าย หากทำสิ่งเหล่านี้ได้ดี คุณจะหลีกเลี่ยงความล่าช้า ความเข้าใจผิด หรือการโต้ตอบไปมาที่น่าอึดอัดได้

วิธีอธิบายเรื่องการลาให้ผู้จัดการของคุณอย่างสุภาพ

การอธิบายเรื่องการลาให้ผู้จัดการของคุณฟังนั้นขึ้นอยู่กับน้ำเสียง จังหวะเวลา และการเตรียมตัว ข้อความรีบๆ อย่าง “พรุ่งนี้ทำงานไม่ได้ ขอโทษนะ” กลางที่ประชุมไม่ได้ช่วยอะไรคุณเลย เริ่มจากตรวจสอบนโยบายการลาหรือ PTO ของบริษัท เพื่อให้คุณรู้ว่าอะไรทำได้และคุณควรแจ้งล่วงหน้านานเท่าไร การเตรียมตัวมาพร้อมแสดงถึงความเคารพต่อกระบวนการและทำให้ผู้จัดการของคุณตอบตกลงได้ง่ายขึ้น

จากนั้น ให้ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณจะไม่อยู่เมื่อใด ให้รายละเอียดเกี่ยวกับเหตุผลเท่าที่จำเป็น และที่สำคัญที่สุดคือแสดงให้เห็นว่าคุณได้คำนึงถึงผลกระทบต่อทีมของคุณแล้ว ผู้จัดการจะชื่นชมเมื่อคุณยอมรับว่ามันอาจรบกวนการทำงานและอธิบายว่าคุณจะลดผลกระทบนั้นอย่างไร ซึ่งอาจหมายถึงการทำงานสำคัญให้เสร็จก่อน ส่งต่องานให้เพื่อนร่วมงาน หรือทิ้งบันทึกที่ชัดเจนไว้เพื่อไม่ให้มีอะไรตกหล่น

วิธีจัดโครงสร้างอีเมลของคุณหากคุณต้องลาซ้ำเป็นประจำ

การลาซ้ำเป็นประจำ เช่น การนัดพบแพทย์ทุกสัปดาห์หรือภาระผูกพันส่วนตัวที่มีเป็นประจำ ต้องการคำอธิบายมากกว่าการลาหยุดเพียงวันเดียวเล็กน้อย เคล็ดลับคือทำให้รูปแบบและช่วงเวลาชัดเจนอย่างยิ่ง ระบุวันที่ให้ชัดเจน (วันเริ่มต้นและวันสิ้นสุด) ความถี่ (ทุกวันพุธ ทุกวันศุกร์เว้นสัปดาห์) และเป็นการลาทั้งวันหรือครึ่งวัน

การลาซ้ำเป็นประจำ เช่น การเรียนทุกสัปดาห์ การนัดหมายต่อเนื่อง หรือเรื่องส่วนตัว ต้องการความชัดเจนเป็นพิเศษเพื่อให้ผู้จัดการของคุณวางแผนได้ อีเมลของคุณควรสั้นแต่เฉพาะเจาะจง: อธิบายรูปแบบ (รายสัปดาห์ รายสองสัปดาห์) กำหนดวันเริ่มต้นและวันสิ้นสุดให้ชัดเจน และระบุว่าคุณจะจัดการความรับผิดชอบของคุณอย่างไรในช่วงที่ไม่อยู่

สิ่งที่ควรใส่ในอีเมลขอลาซ้ำเป็นประจำของคุณ:

• ​​เพิ่มหัวเรื่องที่ชัดเจนพร้อมระบุการลาซ้ำเป็นประจำและวันที่

• ระบุเหตุผลให้สั้น กระชับ และเป็นมืออาชีพ

• ระบุความถี่ ระยะเวลา และวันเริ่มต้น/สิ้นสุดให้ชัดเจน

• ใส่แผนส่งต่องานสำหรับงานต่างๆ

• ยืนยันว่าคุณได้ตรวจสอบนโยบายการลา/PTO แล้ว

• ลงท้ายอย่างสุภาพและขอการยืนยัน

ไม่มีการตอบกลับ? นี่คือสิ่งที่คุณควรทำต่อไป

บางครั้งอีเมลขอลางานของคุณอาจถูกกลบ ถูกมองข้าม หรือบางทีผู้จัดการของคุณอาจมีวันที่ยุ่งมากจนลืมตอบ หากคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับหลังจากเวลาที่สมเหตุสมผล โดยทั่วไปคือ 2–3 วันทำการ การเตือนอย่างสุภาพ คือสิ่งที่คุณควรทำต่อไป

อีเมลติดตามผลของคุณควรสั้น เป็นมิตร และตรงประเด็น เริ่มด้วยคำทักทาย กล่าวถึงอีเมลฉบับก่อนของคุณ ถามว่าพวกเขามีโอกาสได้ตรวจดูหรือยัง และระบุอย่างสุภาพว่าทำไมการตอบกลับอย่างทันท่วงทีจึงสำคัญ จากนั้นให้ใส่คำขอที่ชัดเจนและเรียบง่าย: “คุณช่วยยืนยันได้ไหมว่าคำขอลาของฉันได้รับการอนุมัติแล้วหรือยัง?” ปิดท้ายด้วยคำลงท้ายอย่างสุภาพและคำขอบคุณ วิธีนี้ทำงานคล้ายกับจดหมายขอบคุณหลังการสัมภาษณ์ มาก มันช่วยเตือนให้พวกเขานึกถึงคุณและช่วยให้คุณจบการสื่อสารในแง่บวก เป็นความคิดที่ดีที่จะไม่ถล่มกล่องจดหมายของพวกเขา ส่งอีเมลติดตามผลเพียงหนึ่งหรือสองฉบับ โดยเว้นระยะห่างกันสองสามวัน หากหลังจากนั้นคุณยังไม่ได้รับการตอบกลับ ให้พิจารณาเตือนด้วยตนเอง หรือแจ้งฝ่าย HR หากจำเป็น