วิธีเลือกที่อยู่อีเมลธุรกิจและอีเมลส่วนตัวที่เหมาะสม

ลูกค้ามักถามเราบ่อยๆ ว่าควรเลือกที่อยู่อีเมลอย่างไร การเลือกที่อยู่อีเมล — ที่ทั้งจำง่ายและดูเป็นมืออาชีพ — มีรายละเอียดมากกว่าที่คิดในตอนแรก และไม่ใช่แค่ธุรกิจเท่านั้นที่ถาม ลูกค้าที่ใช้บัญชีส่วนตัวก็ถามเช่นกันว่าควรเลือกที่อยู่อีเมลที่เหมาะสมอย่างไร

ดังนั้น มาดูกันให้ครบทุกแง่มุม โดยเริ่มจากธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการมั่นใจว่ากำลังเลือกที่อยู่อีเมลที่เรียบง่ายและเป็นมืออาชีพ

ใส่ชื่อธุรกิจของคุณลงในที่อยู่อีเมล

นี่เป็นคำแนะนำที่เรียบง่าย แต่เปลี่ยนเกมได้มากที่สุด หากคุณเลือกที่อยู่อีเมลธุรกิจที่มีชื่อธุรกิจของคุณรวมอยู่ด้วย มันจะให้ผลดีอย่างมาก เหตุผลนั้นมากพอที่จะเขียนเป็นบทความแยกได้เลย แต่เชื่อเราเถอะ นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการสื่อความเป็นมืออาชีพ ลองนึกถึงข้อความสแปมที่น่าเชื่อที่สุดที่คุณเคยได้รับ — ข้อความที่ผ่านตัวกรองภายในเบื้องต้นของคุณมาได้ และต้องตรวจสอบอย่างละเอียดมากขึ้น ถ้าคุณเหมือนผม สิ่งแรกที่คุณจะทำกับข้อความแบบนี้คือเช็กที่อยู่ผู้ส่ง อะไรก็ตามที่มาจาก @gmail หรือ @hotmail จะทำให้เกิดสัญญาณเตือนทันที หากมันควรจะเป็นข้อความจากบริษัทที่จดทะเบียนแล้ว การใส่ชื่อธุรกิจของคุณลงในที่อยู่อีเมล โดยเฉพาะถ้าคุณทำธุรกิจออนไลน์อยู่แล้ว เป็นวิธีที่ง่ายและราคาไม่แพงอย่างเหลือเชื่อในการทำให้ดูน่าเชื่อถือ และต่อยอดไปถึงการทำให้คนอื่นแอบอ้างเป็นธุรกิจของคุณได้ยากขึ้น ซึ่งจะมีลักษณะเป็น yourname@yourbusiness.com เราจะพูดถึงวิธีตั้งค่าทั้งหมดในภายหลัง — เพราะเป็นกระบวนการเดียวกันทั้งสำหรับลูกค้าส่วนตัวและลูกค้ามืออาชีพ

งั้นลองสมมติว่าคุณทำสิ่งนี้ไปแล้ว มีอะไรอีกบ้างที่คุณอาจอยากพิจารณา?

โครงสร้างที่อยู่อีเมล

มีหลายปัจจัยที่ต้องพิจารณาเมื่อต้องตัดสินใจว่าจะจัดรูปแบบที่อยู่อีเมลของคุณอย่างไร โดยรวมแล้วคุณสามารถทำตามที่คุณชอบได้ เพราะท้ายที่สุดแล้วก็ไม่มีโครงสร้างสากลที่ทุกคนเห็นพ้องต้องกัน บริษัทต่างๆ ใช้สิ่งที่เหมาะกับตนเองที่สุดตามความต้องการของพวกเขา แต่ก็มีบางเรื่องที่ควรคำนึงถึง

คุณควรใช้ชื่อและนามสกุลในที่อยู่อีเมลของคุณหรือไม่?

การใช้ทั้งชื่อและนามสกุลมักดูเป็นมืออาชีพที่สุด และแน่นอนว่ายังช่วยป้องกันความกำกวมในบริษัทขนาดใหญ่ที่อาจมีหลายคนใช้ชื่อเดียวกัน

หากคุณใช้ทั้งชื่อและนามสกุล คุณควรใช้จุดไหม?

การใช้จุด (full stop/period) เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการแยกชื่อและนามสกุล ทำให้มองเห็นชื่อและนามสกุลได้ชัดเจนขึ้น แต่การเขียนติดกันโดยไม่ใช้จุด (เป็นคำเดียว) ก็ถือว่าใช้ได้เช่นกัน

แล้วเรื่องความเป็นส่วนตัวล่ะ?

การใช้ทั้งชื่อและนามสกุลในที่อยู่อีเมลธุรกิจของคุณ หมายความว่าใครก็ตามที่รู้ชื่อของคุณและชื่อบริษัท ก็อาจเดาที่อยู่อีเมลของคุณได้ เรื่องนี้มีทั้งข้อดีและข้อเสีย คุณอาจต้องแลกความโปร่งใสบางส่วนกับความเป็นส่วนตัวที่มากขึ้น ตัวอย่างเช่น ใช้อักษรย่อและนามสกุล (เช่น J. Brown@example.com) แทนการใช้ชื่อเต็ม

แล้วอักขระพิเศษอื่นๆ ล่ะ?

แม้ว่าจุดจะใช้ได้ แต่คุณควรหลีกเลี่ยงการใช้อักขระพิเศษอื่นๆ เพราะไม่ใช่มาตรฐาน และอาจทำให้เกิดความสับสน (เป็น en dash, em dash หรืออย่างอื่นกันแน่?) การใช้อักขระที่ไม่เป็นมาตรฐานอาจทำให้จดจำที่อยู่อีเมลได้ยากและพูดบอกกันด้วยวาจาได้ยาก — ยังไม่รวมถึงความแตกต่างของอักขระพิเศษในแต่ละภูมิภาค และความจริงที่ว่าบางตัวไม่อนุญาตให้ใช้ในที่อยู่อีเมล

สำหรับบทบาทที่ต้องการความปลอดภัยสูง คุณยังสามารถใช้อีเมลตามบทบาทหรือตามแผนกได้ เช่น:

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

สำหรับธุรกิจของผมเอง ผมใช้แค่ jamie@ — สำหรับผม มันให้ความรู้สึกเป็นทางการน้อยกว่า เป็นมิตรมากกว่า และในฐานะบริษัทที่มีคนเดียว การใช้ทั้งชื่อและนามสกุลก็ดูเป็นทางการเกินไปสำหรับลูกค้าของผม บางครั้งผมยังชอบความไม่เปิดเผยตัวตนที่เพิ่มขึ้นอีกชั้นที่มันมอบให้ด้วย

Alias คืออะไร และธุรกิจของฉันจำเป็นต้องมีไหม?

ที่อยู่อีเมลและ alias มีหน้าที่ต่างกัน และการเข้าใจความแตกต่างจะช่วยให้คุณตัดสินใจได้ว่าคุณจำเป็นต้องมีทั้งสองอย่างหรือไม่

ที่อยู่อีเมลจะเชื่อมโยงกับกล่องจดหมายเฉพาะเสมอ — หมายความว่ามีการเข้าสู่ระบบ มีพื้นที่เก็บข้อความ และสามารถส่งข้อความได้ โดยทั่วไปมักใช้โดยคนคนเดียว ส่วน alias จะแตกต่างออกไปเล็กน้อย — เป็นที่อยู่อีเมลเพิ่มเติมที่ส่งต่ออีเมลไปยังกล่องจดหมายที่มีอยู่แล้วหนึ่งกล่องหรือมากกว่า โดยไม่มี inbox หรือพื้นที่เก็บข้อมูลเป็นของตัวเอง เมื่อมีการส่งอีเมลไปยัง alias ระบบจะเปลี่ยนเส้นทางไปยังกล่องจดหมายที่เชื่อมโยงไว้โดยอัตโนมัติ

หน้าที่ของ alias

การจัดการอีเมลจำนวนมาก

Email aliases มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับธุรกิจที่มีอีเมลขาเข้าจำนวนมาก อย่างแรกคือช่วยให้จัดระเบียบอีเมลได้ดีขึ้น ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแยกอีเมลตามที่อยู่ที่ส่งเข้ามาได้ (เช่น ลูกค้า ซัพพลายเออร์ เป็นต้น)

ความเป็นส่วนตัว

หลายคนเลือกใช้ที่อยู่ประเภทที่เราระบุไว้ข้างต้นเป็น alias เพื่อช่วยให้พนักงานไม่เปิดเผยตัวตน โดยเฉพาะเมื่อเป็นเรื่องร้องเรียนหรือการสื่อสารที่ละเอียดอ่อนอื่นๆ พนักงานมักจะรู้สึกสบายใจมากกว่าหากไม่ถูกเชื่อมโยงโดยตรง (ด้วยชื่อ) กับอีเมลที่พวกเขาส่ง และนี่ก็นำไปสู่ประโยชน์หลักของที่อยู่อีเมลแบบ alias…

การแชร์อีเมล

บางทีหน้าที่ที่มีประโยชน์ที่สุดของที่อยู่ alias คือการส่งต่อข้อความที่ได้รับไปยัง inbox หลายกล่อง เพื่อให้สมาชิกทุกคนในแผนกหรือทีมได้รับข้อมูลครบถ้วน คุณคงคุ้นเคยกับ alias อย่าง returns@ หรือ help@ — แต่ควรเลือกแบบที่เหมาะกับธุรกิจของคุณที่สุด

ภาพรวมโดยย่อ

10 อันดับ alias และ mailbox ที่มีการใช้งาน

ต้องการตัวอย่างที่อยู่อีเมลที่ดีที่สุดเพื่อช่วยให้ธุรกิจของคุณทำงานได้ง่ายขึ้นไหม? นี่คือ 10 อันดับที่อยู่อีเมลที่ลูกค้าของเราเลือกใช้สำหรับ mailbox และ alias ของพวกเขา

อย่างที่คุณเห็นจากรายการนี้ บริษัทต่างๆ มักใช้ที่อยู่เหล่านี้เพื่อระบุแผนกต่างๆ และทำให้การสื่อสารภายในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

วิธีเลือกที่อยู่อีเมลส่วนตัว

ตอนนี้คุณมีอีเมลธุรกิจแล้ว คุณจะปรับปรุงที่อยู่อีเมลส่วนตัวของคุณได้ด้วยไหม? คุณจะยกระดับที่อยู่แบบ Gmail หรือ Hotmail ทั่วไปให้ดูเป็นมืออาชีพได้อย่างไร?

พูดกันตรงๆ แม้แต่เมื่อยี่สิบปีก่อน เราก็ต้องใส่ปีเกิดลงในอีเมลเพื่อให้ชื่อไม่ซ้ำแล้ว ยิ่งตอนนี้คนมีหลายบัญชีกันมากขึ้น อนาคตก็ดูยิ่งมืดมน jamielong90@ ดูดีกว่า jamielong2819532@ มาก — ยังไม่ต้องพูดถึงว่าจำยากแค่ไหน แล้วเราจะทำอย่างไรได้บ้าง? มีเคล็ดลับหรือวิธีอื่นในการได้ที่อยู่อีเมลที่เหมาะสมไหม?

อย่างแรก จำกฎข้างต้นไว้

เพราะแทบทั้งหมดใช้ได้กับกรณีนี้เช่นกัน หลีกเลี่ยงสิ่งที่ดูตลก อักขระแปลกๆ ที่อาจทำให้สับสน และอื่นๆ หากคุณจะใช้ตัวเลข พยายามให้มันมีความหมายกับคุณ หรือถ้าทำไม่ได้ ก็ทำให้จำง่าย (jamielong666@) — แทนที่จะใส่วันเดือนปีเกิดเต็มๆ ของคุณ (jamielong111190@)

หลีกเลี่ยงความซับซ้อนเกินไป โดยเฉพาะเรื่องการสะกด

คุณอาจรู้สึกอยากเพิ่มตัวอักษรบางตัวเข้าไปในชื่อของคุณ เพราะคุณจำได้ง่ายและมันยังว่างอยู่ เช่น jamieielongng — แต่ผมรับรองเลยว่ามันจะทำให้เกิดความสับสนในระยะ‘longng’ หากชื่อของคุณสะกดยากโดยธรรมชาติ หรือมักถูกสับสนกับชื่ออื่น คุณอาจอยากทำให้มันง่ายขึ้นหรือสั้นลง เพื่อให้ชีวิตง่ายขึ้นในช่วงเวลาที่เลี่ยงไม่ได้ที่ต้องสะกดชื่อทางโทรศัพท์

ลองพิจารณาใช้ชื่อเล่นหรืองานอดิเรกแทน

JohnGuitar@ อาจมีโอกาสว่างมากกว่า JohnSmith@ และก็น่าจะจำง่ายกว่าด้วย เพียงจำไว้ว่าคำที่คุณเลือกควรใช้ได้ในระยะยาว หากมันไม่ใช่สิ่งที่คุณรู้สึกผูกพันจริงๆ มันอาจกลายเป็นที่อยู่อีเมลที่คุณมานึกเสียดายในภายหลัง

การเปลี่ยนที่อยู่อีเมลในภายหลังเป็นเรื่องยุ่งยากที่คุณควรพยายามหลีกเลี่ยงหากเป็นไปได้ โดยเฉพาะถ้าคุณวางแผนจะใช้มันเป็นข้อมูลเข้าสู่ระบบสำหรับหลายเว็บไซต์หรือหลายบัญชี

หลีกเลี่ยงการใส่ข้อมูลส่วนตัวมากเกินไป

ไม่มีใครแนะนำให้คุณใส่นามสกุลเดิมของแม่หรือชื่อสัตว์เลี้ยงตัวแรกของคุณหรอก แต่ก็ควรหลีกเลี่ยงการใช้วันเดือนปีเกิดเต็ม ที่อยู่ หรือข้อมูลอื่นใดที่อาจก่อให้เกิดปัญหาด้านความปลอดภัยหากตกไปอยู่ในมือที่ไม่เหมาะสม จำไว้ว่าที่อยู่ของคุณเป็นข้อมูลที่สาธารณะมองเห็นได้

เลือก public domain หรือผู้ให้บริการอีเมลที่ไม่ค่อยเป็นที่รู้จัก

Public domains คือโดเมนที่ใครๆ ก็ใช้ลงทะเบียนที่อยู่อีเมลได้ — เช่น gmails และ hotmails

ผู้ให้บริการรายใหญ่บางรายมีตัวเลือก public domain อื่นๆ (ที่ไม่ค่อยเป็นที่รู้จัก) ซึ่งอาจมีชื่อว่างมากกว่าตัวเลือกยอดนิยมที่สุด ตัวอย่างเช่น นอกจาก @hotmail ซึ่งเป็นตัวหลักแล้ว Microsoft ยังเปิดให้ลงทะเบียน @live @outlook และ @msn ตลอดหลายปีที่ผ่านมา รวมถึงรูปแบบที่ใช้ country domains (เช่น .co.uk) ด้วย เช่นเดียวกัน Apple ก็เคยใช้ @mac.com, @icloud.com และอื่นๆ ตลอดหลายปีที่ผ่านมา

การมองหาตัวเลือกที่ได้รับความนิยมน้อยกว่าจากผู้ให้บริการรายใหญ่อาจช่วยให้คุณสร้างที่อยู่อีเมลที่ใกล้เคียงกับสิ่งที่คุณต้องการมากขึ้น ข้อดีคือคุณยังคงได้โดเมนส่วนขยายที่จำง่าย และชื่อที่เหมาะกับคุณมากกว่าเดิม

เป็นตัวของตัวเองด้วยการใช้โดเมนส่วนตัวในที่อยู่อีเมลของคุณ

แต่จะไปคุ้ยหาเศษเหลือจากบุฟเฟต์อายุยี่สิบปีทำไม ในเมื่อคุณสามารถสร้างงานเลี้ยงใหม่ของตัวเองได้ทั้งชุด?

เพราะคุณไม่จำเป็นต้องมีธุรกิจ (หรือแม้แต่มีเว็บไซต์) เพื่อจดทะเบียนโดเมนและรับประโยชน์ทั้งหมดที่เราอธิบายไว้สำหรับธุรกิจ การจดทะเบียนโดเมนของคุณเองเริ่มต้นที่ประมาณหนึ่งดอลลาร์ต่อปี แต่ก็ไม่ถึงกับทำให้กระเป๋าฉีกแน่นอน

การมีแผนอีเมลของตัวเองหมายความว่าโดยพื้นฐานแล้วคุณสามารถเลือกชื่ออะไรก็ได้ตามต้องการ เพราะคุณเป็นเจ้าของโดเมน (และโดเมนนั้นก็เป็นแบบเฉพาะตัวด้วย) คุณอาจใช้ jamie@greatdesigns.art หรือแบบธรรมดาอย่าง jamie@jamielong.com หากคุณรู้สึกว่าไม่อยากคิดอะไรมาก ความเป็นไปได้ดูเหมือนจะไม่มีที่สิ้นสุดขึ้นมาทันที — แต่แน่นอนว่ามันคงตั้งค่ายากใช่ไหม คุณคงต้องเป็นธุรกิจหรืออะไรทำนองนั้น…

การตั้งค่าที่อยู่อีเมลแบบกำหนดเองโดยไม่ต้องมีเว็บไซต์/hosting

จริงๆ แล้วไม่เลย มันตั้งค่าได้ง่ายอย่างไม่น่าเชื่อ คุณอาจแปลกใจที่รู้ว่าคุณไม่จำเป็นต้องมี hosting หรือเว็บไซต์จริงๆ ก็สามารถมีที่อยู่อีเมลแบบกำหนดเองของตัวเองได้!

วิธีที่ง่ายที่สุดในการตั้งค่าบัญชีอีเมลแบบนี้คือจดทะเบียนโดเมน แล้วเพิ่มบริการอีเมลแบบ plug-and-play ที่ช่วยจัดการส่วนที่ยากให้คุณ คุณสามารถสร้าง mailbox ตั้งค่า mail records และรับพื้นที่จัดเก็บได้โดยไม่จำเป็นต้องมีแผน hosting คุณยังสามารถรับข้อความผ่านแอปอีเมลที่คุณชื่นชอบได้อีกด้วย

ใช้งานบนมือถือและเลือกสิ่งที่เหมาะกับคุณ

พูดกันตรงๆ เราทุกคนคุ้นเคยกับแอปบนโทรศัพท์กันอยู่แล้ว ดังนั้นที่อยู่อีเมลที่เพิ่มเข้าไปในนั้นได้ง่ายจึงเป็นข้อดีอย่างมาก เรื่องนี้ตั้งค่าได้ง่ายและใช้งานได้กับผู้ให้บริการใดก็ตามที่รองรับการเชื่อมต่อ IMAP/SMTP นั่นคือทั้งหมดที่คุณต้องมองหาเมื่อเลือก ดังนั้นอย่าลืมดูแผนอีเมลสำหรับธุรกิจ แบบต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้ตัวเลือกที่เหมาะสม

คุณยังสามารถย้ายอีเมลที่มีอยู่ของคุณ ไปยังบริการที่ดีกว่าได้หากจำเป็น

จำไว้ว่า ทุกอย่างขึ้นอยู่กับตัวคุณและสิ่งที่คุณต้องการ