วิธีเรียกหลายคนในอีเมล: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

อีเมลคือการสร้างความเชื่อมโยง ยิ่งคุณส่งอีเมลถึงผู้คนได้สำเร็จมากเท่าไร คุณก็ยิ่งสร้างความเชื่อมโยงได้มากขึ้นเท่านั้น ต่อไปนี้คือวิธีทำอย่างถูกต้อง

เหตุใดการระบุผู้รับหลายคนในอีเมลอย่างถูกต้องจึงสำคัญ

อีเมลกลุ่มก็เหมือนกับอีเมลทั่วไป สิ่งสำคัญหลักของคุณควรเป็นความเป็นมืออาชีพและ มารยาทในการใช้อีเมล อีเมลเป็นสื่อที่ใช้ในเชิงวิชาชีพเป็นหลัก ซึ่งหมายความว่าสิ่งที่คุณส่งมีความสำคัญ มันส่งผลต่อความสัมพันธ์ในอนาคตและผลลัพธ์ในอนาคต

มันยังเกี่ยวกับการทำให้ผู้คนรู้สึกว่าตนเองได้รับการมองเห็น แต่สิ่งนั้นยากขึ้นเมื่อคุณส่งอีเมลแบบกลุ่ม

คุณจะระบุผู้รับหลายคนในอีเมลอย่างไร?

สิ่งที่คุณควรให้ความสำคัญหลักคือขนาดของกลุ่มและมีใครบ้างที่รวมอยู่ด้วย สำหรับกลุ่มเล็ก ๆ เช่น หากคุณระบุผู้รับสองคนในอีเมล คุณควรทักทายพวกเขาด้วยชื่อเพื่อให้ดูเป็นส่วนตัวมากขึ้น

สำหรับกลุ่มใหญ่ คำทักทายทั่วไปอย่าง “สวัสดีทีม” หรือ “เรียน เพื่อนร่วมงานทุกท่าน” มักจะใช้งานได้จริงมากกว่า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณให้ความเคารพต่อคำนำหน้าทางการ เช่น Professor, Dr. หรือ Mr. และคิดให้รอบคอบเกี่ยวกับลำดับของชื่อ คุณอาจต้องการเรียงตามความอาวุโส ให้ลูกค้ามาก่อนสมาชิกทีมภายใน หรือเรียงตามตัวอักษรเพื่อให้ทุกอย่างเรียบง่าย

ถ้าพวกเขาอยู่ในอีเมล ก็เรียกชื่อพวกเขา

การระบุชื่อผู้คนเป็นวิธีเริ่มต้นอีเมลที่เป็นส่วนตัวที่สุด มันช่วยสร้างความเคารพและทำให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วม เราแนะนำให้ระบุชื่อเฉพาะสำหรับกลุ่ม 2 ถึง 4 คนเท่านั้น หากคุณระบุมากกว่านั้น มันอาจเริ่มดูเกินความจำเป็นเล็กน้อย

โปรดจำไว้ว่าในบางวัฒนธรรมและบางประเทศ การใช้ชื่อจริงอาจไม่เหมาะสมเสมอไปในอีเมลสองสามฉบับแรก ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเคารพบริบทท้องถิ่นของตนเอง บางทีคุณอาจต้องเปลี่ยนไปใช้นามสกุลร่วมกับ Mr. หรือ Mrs. ในอีเมลช่วงแรก ๆ ก่อนที่คุณจะสร้างความคุ้นเคยกันได้

วิธีทักทายด้วยชื่อที่ถูกต้อง:

• สวัสดี John, Maria และ Sam,

• สวัสดีตอนเช้า Alex, Jamie และ Taylor,

• สวัสดี Chris และ Morgan,

การทักทายแบบกลุ่มอย่างถูกต้อง

มักจะง่ายกว่าที่จะทำให้แน่ใจว่าทุกคนรู้สึกได้รับความเคารพเมื่อส่งอีเมลถึงคนหนึ่งหรือสองคน แต่เมื่อคุณต้องระบุกลุ่มคนในอีเมล เรื่องนี้จะยากขึ้น ยิ่งกลุ่มใหญ่เท่าไร บริบทยิ่งมีบทบาทมากขึ้นเท่านั้น

เมื่อเราพูดถึงบริบท เราหมายถึงจุดประสงค์ของอีเมล หากคุณกำลังอัปเดตทีมที่สนิทกันเกี่ยวกับการจัดงานปาร์ตี้คริสต์มาส น้ำเสียงก็จะแตกต่างอย่างมากจากการสื่อสารกับผู้บริหารระดับสูงหรือในสภาพแวดล้อมองค์กรที่เป็นทางการมากกว่า

เมื่อส่งอีเมลข้ามแผนก ถึงผู้จัดการ ลูกค้า หรือพาร์ทเนอร์ภายนอก การใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการขึ้นเล็กน้อยจะปลอดภัยกว่า โดยเฉพาะหากคุณกำลัง แนะนำตัวเองเป็นครั้งแรก ระหว่างเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่สนิทกัน คุณสามารถใช้ภาษาที่สบาย ๆ ได้มากขึ้นเล็กน้อย

วิธีทักทายกลุ่มที่ถูกต้อง:

คำทักทายแบบไม่เป็นทางการ:

• สวัสดีทีม!

• สวัสดีทุกคน,

คำทักทายแบบกลุ่มที่เป็นทางการ:

• เรียน เพื่อนร่วมงานทุกท่าน,

• สวัสดีตอนเช้า!

• สวัสดีตอนเช้าทุกคน,

• เรียน ทีมผู้นำ,

วิธีที่ดีที่สุดในการใช้คำนำหน้าทางการ

การเป็นด็อกเตอร์ในสาขาใดก็ตามไม่ใช่เรื่องง่าย และหลังจากความพยายามอย่างหนัก ส่วนใหญ่ก็คาดหวังให้คุณใช้คำนำหน้าทางการของพวกเขา ที่นี่เราไม่ได้พูดถึงเฉพาะแพทย์ในความหมายทางการแพทย์เท่านั้น — พวกเขาอาจเป็นศาสตราจารย์มหาวิทยาลัย มีปริญญาเอกด้านธุรกิจ และอื่น ๆ อีกมากมาย แต่ไม่ว่าจะเป็นคำนำหน้าใด สิ่งสำคัญคือคุณต้องให้ความเคารพในอีเมลของคุณ

เมื่อส่งอีเมลถึง Dr., Professor, Mr., Ms. เป็นต้น ผู้รับของคุณมักคาดหวังน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ นั่นหมายถึงการหลีกเลี่ยงคำทักทายที่สบายเกินไป และทำให้แน่ใจว่ามีความสอดคล้องกันระหว่างทุกคนในอีเมล นั่นหมายความว่าอย่าใช้คำนำหน้ากับคนหนึ่งแต่ไม่ใช้กับอีกคนในอีเมลฉบับเดียวกัน

ลำดับชั้นก็สำคัญเช่นกัน หากคุณมีผู้รับหลายคนที่มีคำนำหน้า ให้พยายามเรียงรายชื่อผู้รับตามลำดับ นั่นหมายถึง Professor มาก่อน Doctor และ Doctor มาก่อน Mr. เป็นต้น

วิธีใช้คำนำหน้าอย่างถูกต้อง:

• เรียน Dr. Lee, Ms. Carter และ Mr. Brown,

• เรียน Dr. Smith และทีม,

• เรียน ผู้อำนวยการและหัวหน้าแผนกทุกท่าน

• เรียน ทีมผู้นำ,

วิธีรวมทุกคนอย่างให้เกียรติ

ในสภาพแวดล้อมการทำงาน ความอาวุโสย่อมได้รับการเคารพเสมอ CEO เป็นผู้กล่าวสุนทรพจน์ที่สำคัญที่สุด มีห้องทำงานที่ดีที่สุดในอาคาร และมักได้นั่งตำแหน่งที่ดีที่สุดบนโต๊ะประชุม อีเมลก็ไม่ต่างกัน

เมื่อระบุผู้รับหลายคนในอีเมล วิธีที่คุณเรียงลำดับชื่อและใช้เครื่องหมายวรรคตอนสามารถสื่อถึงความเคารพได้อย่างแนบเนียน ลำดับที่คุณระบุรายชื่อผู้รับควรมีเจตนา นั่นหมายถึงการกล่าวถึงผู้ที่มีอาวุโสมากที่สุดก่อน และผู้ที่มีอาวุโสน้อยที่สุดเป็นลำดับสุดท้าย

คุณอาจต้องพิจารณาด้วยว่ามีทั้งผู้ที่ทำงานนอกบริษัทและเพื่อนร่วมงานภายในองค์กร ในกรณีนี้ การระบุพนักงานภายนอกก่อนอาจสื่อถึงความเคารพ โดยเฉพาะหากคุณกำลังมองหาความร่วมมือระยะยาว เมื่อคุณจัดการเรื่องความอาวุโสและความเป็นภายในกับภายนอกแล้ว การจัดเรียงที่เหลือตามลำดับตัวอักษรก็อาจสมเหตุสมผล

วิธีรวมทุกคนอย่างให้เกียรติ:

• ลำดับชั้นหรือความอาวุโส – ในบริบทที่เป็นทางการหรือในองค์กร ให้ระบุผู้ที่มีอาวุโสสูงสุดก่อน เช่น เรียน Dr. Evans, Ms. Khan และ Mr. Patel,

• ภายนอกก่อนภายใน –เมื่อส่งอีเมลถึงลูกค้าพร้อมกับทีมภายในของคุณ ให้ระบุชื่อลูกค้าก่อน เช่น เรียน Ms. Roberts และทีม

• เรียงตามตัวอักษร – เมื่อทุกคนมีสถานะเท่ากัน การเรียงตามตัวอักษรคือทางเลือกที่ปลอดภัยที่สุดของคุณ เช่น สวัสดี Angela, Brian และ Carlos,

วิธีใช้ CC และ BCC เมื่อส่งอีเมลถึงหลายคน

ต่อไป คุณจะต้องเพิ่มที่อยู่อีเมลของผู้รับหลายคน ในขั้นตอนนี้ การเข้าใจ ความแตกต่างระหว่าง CC และ BCC จะช่วยได้มาก

CC หมายถึง carbon copy ส่วน BCC หมายถึง blind carbon copy คำว่า "blind" จะเป็นเบาะแสสำคัญที่สุดของคุณในการทำความเข้าใจวิธีใช้สองตัวเลือกนี้

• ใช้ CC เมื่อผู้รับควรมองเห็นกันและกันและอาจตอบกลับได้

• ใช้ BCC เมื่อผู้รับไม่ควรมองเห็นกันและกัน (blind) และจำเป็นต้องมีความเป็นส่วนตัว โดยทั่วไปนี่คือตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับอีเมลจำนวนมาก

เวลาที่เหมาะสมในการใช้ CC

แนวคิดของ CC มาจากยุคเครื่องพิมพ์ดีดแบบเก่า คุณจะสอดกระดาษคาร์บอนเข้าไปและได้สำเนาสองชุดพร้อมกัน อีเมลได้นำแนวคิดเดียวกันนี้มาใช้ โดยใช้ CC เพื่อส่งสำเนาของข้อความไปยังอีกคนหนึ่ง

เมื่อคุณเพิ่มใครบางคนลงในช่อง CC คุณไม่ได้กำลังพูดกับพวกเขาโดยตรง แต่เพียงส่งสำเนาให้พวกเขา ตัวอย่างเช่น คุณกำลังพูดคุยกับลูกค้าภายนอก และคุณต้องการให้หัวหน้าของคุณรับทราบสถานการณ์ คุณจะใส่ลูกค้าภายนอกไว้ในช่อง To และใส่อีเมลของหัวหน้าไว้ในช่อง CC วิธีนี้ลูกค้าจะเห็นได้ว่าหัวหน้าของคุณรับทราบสถานการณ์ล่าสุดอยู่

เวลาที่เหมาะสมในการใช้ CC:

• อัปเดตโครงการพร้อมการกำกับดูแล – คุณส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมทีมเกี่ยวกับงานหนึ่ง ผู้จัดการของคุณต้องการมองเห็นความคืบหน้าแต่ไม่จำเป็นต้องลงมือทำ CC ผู้จัดการของคุณเพื่อให้พวกเขารับทราบสถานการณ์

• การทำงานร่วมกันข้ามทีม– คุณกำลังประสานงานกับอีกแผนกหนึ่งและต้องการให้ทั้งสองทีมสอดคล้องกัน CC อีกทีมเมื่อส่งอีเมลถึงนักออกแบบของคุณเพื่อให้พวกเขาได้รับข้อมูลอัปเดต

• การรายงานสถานะ– คุณส่งอัปเดตรายสัปดาห์ให้หัวหน้างานของคุณและคัดลอกถึงผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย คุณสามารถ CC หัวหน้างานของคุณเพื่อให้พวกเขาติดตามความคืบหน้าของคุณได้

เวลาที่เหมาะสมในการใช้ BCC

ผู้รับคนอื่นจะไม่เห็นช่อง BCC แต่พวกเขาจะเห็นผู้รับในช่อง CC และ To สิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณต้องการส่งสำเนาอีเมลให้ใครบางคนโดยที่ผู้รับคนอื่นไม่ทราบ

ใช้ BCC สำหรับรายชื่อผู้รับอีเมลจำนวนมาก หรือประกาศสาธารณะ หรือสถานการณ์อื่น ๆ ที่ผู้รับไม่รู้จักกันและไม่ควรเห็นรายละเอียดของกันและกัน คุณยังสามารถใช้ BCC เพื่อเพิ่มใครบางคนเข้าไปในบทสนทนาอย่างเงียบ ๆ ได้ด้วย

เวลาที่เหมาะสมในการใช้ BCC:

• จดหมายข่าว– คุณส่งอัปเดตของบริษัทไปยังผู้ติดตาม 300 คน เพิ่มตัวคุณเองในช่อง To และใส่ผู้ติดตามทั้งหมดไว้ใน BCC

• รายชื่อแขก – คุณเชิญแขกภายนอก 100 คนที่ไม่รู้จักกัน เพิ่มพวกเขาในช่อง BCC เพื่อไม่ให้คนใดคนหนึ่งเผลอกด ‘reply all’

• การกำกับดูแลอย่างแนบเนียน– ผู้อำนวยการต้องการสังเกตบทสนทนาโดยไม่เข้าร่วม เพิ่มพวกเขาในช่อง BCC เพื่อให้สามารถสังเกตการณ์ได้

ข้อผิดพลาดในการส่งอีเมลกลุ่มที่ควรระวัง

การส่งอีเมลถึงหลายคนเป็นเรื่องของความเคยชิน ยิ่งทำบ่อยก็ยิ่งง่ายขึ้น การจดจำเคล็ดลับด้านล่างนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้

• ใส่คำทักทายมากเกินไป – อีเมลของคุณไม่ควรให้ความรู้สึกเหมือนครูกำลังเช็กชื่อเข้าเรียนตอนเริ่มคาบ หากคุณมีผู้รับมากกว่า 3-4 คน ให้ใช้คำทักทายแบบรวม เช่น “สวัสดีทีม”

• น้ำเสียงไม่สอดคล้องกัน – ตัดสินใจว่าคุณต้องการใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ “Dear Dr. Lee and John” สร้างความไม่สมดุล จับคู่ระดับความเป็นทางการให้สอดคล้องกันในหมู่ผู้รับ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าสอดคล้องกับวัฒนธรรมของบริษัท

• ใช้ช่องผิด– การใช้ CC มากเกินไปทำให้ยากต่อการดูว่าใครกันแน่ที่ต้องลงมือทำ ขณะที่การใช้ BCC ในบทสนทนาแบบร่วมมือกันอาจดูเหมือนปกปิดและทำลายความไว้วางใจ

• ละเลยลำดับชั้นหรือบรรทัดฐานทางวัฒนธรรม – การเรียงชื่อแบบสุ่ม ข้ามคำนำหน้า หรือใช้คำทักทายที่สบายเกินไปกับผู้บริหารระดับสูง จะทำให้ผู้คนรู้สึกไม่ได้รับความเคารพ

• ละเว้นผู้มีส่วนร่วมสำคัญในคำทักทาย– ทุกคนล้วนอยากรู้สึกว่าตนเองมีคุณค่า หากคุณกำลังส่งอีเมลถึงคนไม่กี่คน อย่าลืมกล่าวถึงพวกเขาทุกคนเพื่อให้ทุกคนรู้สึกได้รับความเคารพ