Cara memperkenalkan diri dalam email

Email perkenalan bukanlah ilmu roket, tetapi bisa menjadi bahan bakar roket untuk karier dan koneksi Anda. Menjadi mahir melakukannya bisa menjadi pembeda antara klien baru, pekerjaan baru, atau bahkan hidup baru. Jadi, kenapa tidak mulai sekarang?

Apa yang membuat email perkenalan menjadi bagus?

Berlari melintasi bar, mendekat tepat ke wajah seseorang, dan berteriak bahwa Anda ingin berteman mungkin bukan strategi terbaik. Email perkenalan bekerja dengan cara yang sama. Jika Anda bisa melakukannya dengan benar, menerapkan etika email yang tepat, dan memberikan kesan yang baik sejak menit pertama, maka Anda akan memiliki peluang terbaik untuk mendapatkan apa yang Anda inginkan.

Berikut lima hal yang akan memastikan email perkenalan Anda berhasil:

1. Baris subjek itu penting – Tidak ada yang lebih mengatakan “buka saya” selain baris subjek yang bagus. Buat tetap jelas, spesifik, dan usahakan tetap dalam 30-60 karakter. Email Anda tidak akan berhasil jika setengahnya terpotong.

2. Berbicara profesional, terlihat profesional –Anda tentu tidak akan datang ke wawancara dengan celana pendek. Demikian pula, email perkenalan Anda harus profesional, sopan, dan disesuaikan dengan audiens Anda.

3. Buat diri Anda mudah diingat –Anda mungkin berpikir Anda adalah hal terbaik sejak roti iris, tetapi penerima belum tentu berpikir begitu (setidaknya belum). Perkenalkan diri Anda sejak awal, peran Anda, dan alasan Anda menghubungi.

4. Personalisasikan – Email generik hasil salin-tempel tidak akan pernah berhasil. Sesuaikan dengan orangnya, sebutkan koneksi bersama, dan tunjukkan bahwa Anda telah melakukan riset.

5. Jangan buang waktu mereka – Buat tetap singkat, terstruktur, dan langsung ke intinya. Sebaiknya anggap penerima Anda terlalu sibuk untuk membaca email Anda. Bantu mereka dengan struktur yang jelas dan pesan yang jelas.

Kapan Anda memerlukan email perkenalan diri?

Bagian besar dari memastikan email perkenalan diri Anda berhasil adalah mengetahui kapan harus menggunakannya.

Lamaran kerja

Melamar pekerjaan baru bisa membuat frustrasi, terutama jika jalur yang biasa tidak berhasil. Terkadang yang terbaik adalah langsung ke sumbernya dan mengirim email perkenalan lamaran kerja. Jika Anda melakukannya dengan benar, ini bisa menjadi cara yang fantastis untuk cepat menarik perhatian pemberi kerja dan melewati antrean. Berikut yang harus Anda sertakan:

• Sesuaikan email Anda dengan pekerjaan yang spesifik. Riset latar belakang dapat membuat perbedaan besar.

• Soroti mengapa Anda sangat cocok untuk peran tersebut dan cobalah untuk menyertakan contoh yang konkret.

• Gunakan alamat email profesional. Anda akan terlihat lebih tepercaya.

• Bersikaplah sopan, antusias, dan mulai serta akhiri email dengan salam pembuka dan penutup yang profesional

Bertemu seseorang untuk pertama kalinya

Mungkin Anda memiliki pekerjaan baru, peran baru, atau Anda bekerja dengan klien baru untuk pertama kalinya. Mengirim email perkenalan dan memulai komunikasi dengan langkah yang tepat bisa sangat membantu. Tujuannya adalah menjembatani kesenjangan agar komunikasi dapat berjalan semulus mungkin di masa depan. Berikut yang harus Anda sertakan:

• Beri tahu mereka siapa Anda dan mengapa Anda menghubungi.

• Jelaskan bagaimana Anda dapat bekerja sama di masa depan.

• Jadwalkan panggilan video di masa mendatang untuk saling mengenal lebih baik jika diperlukan.

• Mulai dan akhiri dengan salam pembuka dan penutup yang ramah.

• Jangan ceritakan seluruh kisah hidup Anda. Buatlah singkat dan langsung ke intinya.

Networking

Anda baru saja kembali dari konferensi yang sukses. Anda bertemu beberapa orang yang menginspirasi, bertukar ide, dan sekarang Anda siap untuk menindaklanjuti. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan email perkenalan. Berikut yang harus Anda sertakan:

• Ingatkan orang tersebut siapa Anda dan di mana Anda bertemu.

• Berikan penjelasan singkat tentang mengapa Anda menghubungi dan langkah berikutnya yang ingin Anda ambil.

• Semakin lama Anda menundanya, semakin buruk kesannya dan semakin kecil kemungkinan mereka mengingat Anda.

• Networking adalah jalan dua arah. Beri tahu mereka bagaimana Anda dapat membantu mereka.

• Jaga nada tetap profesional, setidaknya untuk beberapa email pertama.

• Gunakan penutup profesional dan ingat untuk meninggalkan detail kontak.

Onboarding tim baru

Bergabung dengan perusahaan baru bisa jadi sulit. Wajah baru, tugas baru, dan lingkungan baru semuanya bisa terasa sangat membebani. Email perkenalan dapat membantu mencairkan suasana dengan anggota tim baru Anda dan membantu memulai proses membangun tim. Berikut yang harus Anda sertakan:

• Beri tahu mereka siapa Anda dan peran Anda.

• Bersikaplah sopan dan hormat.

• Ungkapkan antusiasme Anda untuk bergabung dengan tim dan tawarkan bantuan jika mereka membutuhkannya.

• Jangan terlalu formal atau kaku. Tampil mudah didekati adalah cara terbaik untuk membangun hubungan.

• Pastikan pesan Anda selaras dengan budaya perusahaan sebelum Anda mengirimnya.

Freelancer yang menghubungi

Menjadi freelancer bisa berat, terutama saat Anda berjuang sendirian untuk mendapatkan klien. Email perkenalan bisa menjadi cara yang bagus untuk menghubungi calon klien. Berikut yang harus Anda sertakan:

• Tidak ada yang suka email massal. Personalisasikan dan tunjukkan kepada orang tersebut bahwa Anda telah melakukan riset.

• Beri tahu mereka siapa Anda dan apa yang dapat Anda tawarkan.

• Soroti pengalaman yang relevan dan contoh hasil yang konkret.

• Buat tetap singkat, buat tetap profesional.

• Soroti langkah berikutnya yang ingin Anda ambil.

• Gunakan salam pembuka dan penutup yang profesional.

Cara menulis email untuk memperkenalkan diri (langkah demi langkah)

Menulis email perkenalan profesional itu mudah jika Anda mengetahui langkah-langkahnya. Baik Anda menulis email perkenalan untuk lamaran kerja atau memperkenalkan diri di tempat kerja, langkah-langkah di bawah ini akan memastikan email Anda berhasil setiap saat.

Salam pembuka

Kita sering mendengar ungkapan bahwa kesan pertama itu penting, tetapi mungkin lebih akurat untuk mengatakan bahwa beberapa detik pertama dari kesan pertama itulah yang penting. Ini disebabkan oleh sesuatu yang disebut efek primasi. Efek primasi adalah prinsip psikologis yang mengatakan bahwa informasi yang disajikan di awal sebuah pertemuan sering kali diberi bobot lebih besar daripada informasi yang muncul kemudian.

Ini berarti bahwa, sebagai manusia, kita sering membentuk filter pada tahap awal interaksi yang membentuk cara kita menafsirkan sisa informasi. Jika tahap pertama ini salah, bisa sangat sulit untuk mengembalikan interaksi ke jalur yang benar.

Inilah sebabnya mengapa awal sebuah email bisa sangat penting. Ini membingkai sisa interaksi dan sering kali mewarnai cara pesan Anda diterima. Jadi, bagaimana cara melakukannya dengan benar dalam email perkenalan?

Gunakan nada yang tepat:Sesuaikan tingkat formalitas dengan konteksnya. Untuk kontak formal atau awal, salam formal seperti “Dear [Title][Last Name]” atau salam netral “Hello [Name],” paling cocok.

Fokus pada struktur: Letakkan salam pembuka terlebih dahulu, diikuti koma (mis. ““Dear [Title][Last Name]”). Gunakan huruf kapital pada kata pertama dan nama penerima, tetapi jangan gunakan tanda seru.

Periksa, lalu periksa lagi:Salah mengeja nama seseorang memberikan kesan yang buruk. Selalu gunakan nama penerima jika Anda mengetahuinya, tetapi periksa kembali ejaan dan gelarnya.

Terlalu akrab –Memulai dengan “Hey” atau “Hi guys” bisa terdengar terlalu santai untuk email profesional. Tetap formal dan tingkatkan kesan santai di email berikutnya.

Hapus yang generik – Bersikap terlalu generik dapat merusak alur email Anda. Frasa seperti “To Whom It May Concern” atau “Dear Sir/Madam” terkesan impersonal dan kuno.

Perhatikan waktu – hindari menambahkan ucapan yang spesifik waktu seperti “Good morning” atau “Good evening”. Orang tersebut mungkin membacanya pada waktu yang berbeda, sehingga terasa canggung.

Siapa Anda

Kenyataannya, Anda mungkin memang luar biasa, tetapi jika Anda tidak menjelaskan dengan tepat mengapa dan bagaimana dalam email Anda, penerima Anda tidak akan setuju. Ini adalah bagian email tempat Anda menjelaskan dengan tepat siapa Anda dan mengapa mereka harus peduli. Berikut beberapa tips:

Langsung ke intinya –Sebutkan nama dan peran Anda segera. Misalnya, “Nama saya Jane Doe, dan saya seorang spesialis pemasaran dengan pengalaman lima tahun dalam periklanan digital.”

Tetap rendah hati –Usahakan nada yang percaya diri namun tetap rendah hati saat memperkenalkan diri. Anda ingin tetap profesional, tetapi jangan berlebihan hingga terkesan terlalu bersemangat atau putus asa.

Tambahkan konteks –Jelaskan siapa Anda dan, jika relevan, perusahaan atau koneksi Anda. Riset sebelumnya akan membantu di sini, cobalah mempersonalisasi koneksi Anda dengan perusahaan.

Potong kisah hidupnya:Jangan langsung masuk ke autobiografi panjang. Hindari membanjiri pembaca dengan terlalu banyak detail pribadi atau resume lengkap di baris pembuka Anda.

Samar itu hambar – Jangan pernah membuat penerima menebak siapa Anda atau apa yang Anda lakukan. Misalnya, menulis “Saya pikir saya akan memperkenalkan diri” tanpa benar-benar menyatakan nama lengkap atau peran Anda tidaklah membantu.

Kurangi bahasa gaul –Bahkan jika Anda adalah guru pemasaran digital, ini bukan tempat untuk mengatakannya. Simpan bahasa gaul untuk saat Anda sudah lebih akrab. Gunakan bahasa yang jelas dan profesional.

Mengapa Anda menghubungi

Setelah Anda selesai menjawab siapa, saatnya membawa masuk mengapa. Mengapa Anda mengirim email kepada orang ini? Mengapa mereka harus peduli? Mengapa sekarang? Berikut cara melakukannya:

Langsung ke intinya –Sertakan alasan email Anda dalam satu atau dua kalimat singkat. Sertakan detail penting: Apakah Anda melamar suatu posisi? Mencari saran atau informasi?

Bangun ego mereka – Sertakan alasan terbaik mengapa mereka harus peduli dengan email Anda.  Misalnya, bagaimana hal ini dapat menguntungkan mereka, atau mengapa Anda merasa mereka adalah orang yang tepat untuk dihubungi.

Jangan kubur permintaan Anda –Jangan memaksa pembaca mencari-cari dalam paragraf panjang untuk mengetahui alasan Anda mengirim email.

Jangan minta maaf –Networking itu hal yang wajar, jadi jangan merasa malu. Membingkai email Anda sebagai permintaan maaf, misalnya, (“Maaf mengganggu / jika ini tidak terlalu merepotkan...”),  dapat melemahkan rasa percaya diri Anda.

Saya, saya, saya –Berfokus hanya pada diri sendiri,  misalnya, “Saya ingin pekerjaan di perusahaan Anda karena itu akan membantu saya,” tidak akan membawa Anda ke mana-mana. Pastikan setidaknya Anda memberi isyarat tentang nilai bagi penerima atau kepentingan bersama.

Ajakan bertindak

CTA adalah tempat segalanya menjadi menarik. Jika Anda berhasil pada bagian-bagian sebelumnya dan pembaca telah memberi email Anda rasa hormat dan pertimbangan yang layak, mereka siap membawa hubungan ini ke tahap berikutnya. Di sinilah Anda memberi tahu mereka dengan tepat bagaimana Anda ingin melanjutkannya. Berikut caranya:

Jangan berasumsi –Jika ada waktu untuk bersikap hormat, inilah saatnya. Menuntut pertemuan tidak akan diterima dengan baik. Bersikaplah sopan, santun, dan hormat.

Buat jelas –Dalam satu kalimat (atau dua kalimat pendek), nyatakan dengan tepat tindakan apa yang Anda ingin mereka lakukan. Misalnya: “Bisakah kita mengatur panggilan 15 menit minggu depan untuk membahas peluang ini?

Buat menonjol –Sebaiknya mulai paragraf baru untuk CTA Anda. Dengan cara ini, CTA akan menonjol dari teks Anda yang lain.

CTA yang hilang –Terdengar jelas, tetapi kegagalan terbesar di sini adalah lupa menyertakan CTA. Antusiasme bisa mengambil alih di akhir email, tetapi sebaiknya duduk sejenak dan mempertimbangkan CTA terbaik Anda.

Jangan berlebihan –Hindari membanjiri pembaca dengan terlalu banyak permintaan. Jangan meminta banyak bantuan besar dalam satu email.

Merugikan diri sendiri –Jika Anda menyertakan tautan apa pun, misalnya tautan rapat, atau melampirkan CV, pastikan tautannya berfungsi. Jika tidak, Anda akan terlihat sangat tidak profesional.

Tanda tangan

Oke, Anda hampir sampai. Anda sudah mempromosikan diri, Anda sudah mengajukan pertemuan, sekarang saatnya untuk mengakhiri email dengan anggun dan tenang. Berikut caranya:

Yang harus dilakukan:

Tutup seperti Anda memulai –Cerminkan nada keseluruhan email. Penutup profesional yang umum seperti “Sincerely,” “Best regards,” “Thank you,” atau “Kind regards” akan bekerja paling baik.

Tambahkan ucapan terima kasih -Mulai baris baru setelah isi email Anda. Tambahkan baris singkat untuk berterima kasih kepada pembaca. Misalnya, kalimat sederhana seperti “Terima kasih atas waktu dan pertimbangan Anda.”

Pemformatan akhir –Gunakan frasa penutup yang Anda pilih dan gunakan huruf kapital hanya pada kata pertama, mis. “Best regards,” diikuti koma.

Jika Anda ingin benar-benar tampil menonjol di sini, menambahkan tanda tangan email yang dipersonalisasi akan memberikan sentuhan profesional yang nyata.

Contoh email perkenalan diri yang berhasil

Menulis email perkenalan formal adalah soal latihan. Setelah Anda mulai lancar, kata-katanya akan mengalir. Namun saat baru memulai, memiliki beberapa contoh siap pakai yang bisa Anda gunakan saat diperlukan akan sangat membantu. Berikut beberapa email pro untuk membantu Anda memulai.

Perkenalan diri untuk lamaran kerja

Garis besar template:

• Salam pembuka – Formal dan dipersonalisasi jika memungkinkan.

• Siapa Anda – Nama, peran, dan status Anda saat ini.

• Mengapa Anda menghubungi – Pekerjaan yang Anda lamar dan di mana Anda melihatnya.

• Ajakan bertindak – Nyatakan minat pada langkah berikutnya atau lampiran resume.

• Tanda tangan – Penutup yang sopan dan profesional dengan ucapan terima kasih.

Contoh email:

Yth. Ny. Davies,

Nama saya Robert Jones, dan saya adalah ahli strategi konten dengan pengalaman lebih dari lima tahun dalam penerbitan digital.

Saya menghubungi Anda untuk menyampaikan ketertarikan saya pada posisi Content Lead, yang saya lihat diiklankan di halaman LinkedIn perusahaan Anda.

Apakah memungkinkan untuk menjadwalkan panggilan singkat guna membahas peran ini lebih lanjut? Saya telah melampirkan resume saya untuk pertimbangan Anda.

Terima kasih atas waktu Anda.Salam hormat,Robert Jones

Perkenalan diri kepada tim baru

Garis besar template:

• Salam pembuka – Ramah dan inklusif.

• Siapa Anda– Nama, peran baru, dari mana Anda berasal.

• Mengapa Anda menghubungi –Untuk memperkenalkan diri dan menunjukkan antusiasme.

• Ajakan bertindak – Tawaran terbuka untuk terhubung.

• Tanda tangan – Penutup yang hangat dan mudah didekati.

Contoh email:

Hai semuanya,

Saya James French, dan saya baru saja bergabung dengan tim pemasaran sebagai manajer kampanye senior. Sebelumnya, saya berfokus pada kemitraan merek dan strategi digital.

Saya antusias untuk memulai dan bertemu dengan masing-masing dari Anda dalam beberapa minggu mendatang.

Jangan ragu untuk menghubungi jika Anda ingin terhubung atau mengobrol. Saya menantikan untuk bekerja dengan Anda semua.Salam,James

Perkenalan dingin untuk networking atau outreach

Garis besar template:

• Salam pembuka – Sopan dan dipersonalisasi jika memungkinkan.

• Siapa Anda – Nama, peran, koneksi bersama atau konteks apa pun.

• Mengapa Anda menghubungi – Alasan singkat dan apa yang menarik Anda kepada mereka.

• Ajakan bertindak – Sarankan langkah berikutnya yang tidak menekan, misalnya panggilan singkat.

• Tanda tangan – Penutup yang sopan dengan apresiasi.

Contoh email:

Halo Tn. Wilkinson,

Nama saya Tara Smith, dan saya seorang peneliti UX. Baru-baru ini saya menemukan presentasi Anda tentang desain inklusif di Global UX Summit dan menganggapnya sangat berwawasan.

Saya akan senang mendapat kesempatan untuk mendengar lebih banyak tentang pekerjaan Anda, dan bagaimana Anda mendekati strategi desain lintas budaya.

Apakah Anda bersedia untuk mengobrol selama 15 menit kapan saja minggu depan? Saya akan sangat menghargai kesempatan itu.Terima kasih sekali lagi,Tara Smith

Perkenalan freelancer / konsultan kepada klien

Garis Besar Template:

• Salam pembuka – Netral dan langsung.

• Siapa Anda –Nama, jabatan, bidang keahlian.

• Mengapa Anda menghubungi – Kebutuhan spesifik yang mereka miliki dan bagaimana Anda dapat membantu.

• Ajakan bertindak – Tawarkan untuk membahas lebih lanjut atau menjadwalkan waktu.

• Tanda tangan – Penutup profesional dengan detail kontak Anda.

Contoh Email:

Halo Ny. Campbell,

Saya Leo Davies, seorang desainer grafis freelance yang mengkhususkan diri dalam identitas merek dan kemasan. Baru-baru ini saya menemukan lini produk Anda, dan saya melihat Anda sedang bersiap untuk berekspansi ke pasar ritel baru.

Saya telah membantu merek serupa mempertajam kemasan mereka agar siap untuk ritel, dan saya ingin menjajaki apakah saya bisa mendukung fase Anda berikutnya.

Apakah Anda bersedia untuk panggilan singkat guna membahas tujuan Anda dan bagaimana saya dapat membantu?Terima kasih sekali lagi,Leo Davies

Sentuhan akhir yang membuat semua perbedaan

Tips di atas akan membawa Anda hampir sepenuhnya ke menulis email profesional. Yang tersisa adalah sepuluh persen terakhir. Di bawah ini ada beberapa cara untuk mencapainya.

Edit sebelum mengirim –Salah ketik, nama yang salah eja, huruf yang hilang, semuanya berteriak ceroboh. Jangan biarkan semua kerja keras Anda berakhir di tempat sampah. Pastikan untuk mengedit sebelum mengirim.

Sesuaikan nada Anda –Baik Anda berbicara dengan atasan atau sahabat Anda, Anda berbicara secara berbeda tergantung orangnya. Email juga sama. Pastikan nada Anda sesuai dengan situasinya.

Tautan tambahan –Menambahkan LinkedIn atau situs web Anda ke email perkenalan dapat membantu membawa percakapan lebih jauh. Selain itu, ini menambah kredibilitas, menunjukkan bahwa Anda lebih dari sekadar alamat email.

Pemikiran akhir

Seperti halnya apa pun, email perkenalan memerlukan latihan. Cetak biru dan contoh email perkenalan diri di atas akan membantu Anda memulai, dan setelah Anda menguasainya, Anda akan menulis email perkenalan yang sempurna dalam waktu singkat.