Hogyan mutatkozz be e-mailben

A bemutatkozó e-mailek nem atomfizika, de rakétaüzemanyagként szolgálhatnak a karrieredhez és a kapcsolataidhoz. Ha jól csinálod őket, az jelentheti a különbséget egy új ügyfél, egy új állás vagy akár egy új élet között. Miért ne kezdenéd el most?

Mitől lesz jó egy bemutatkozó e-mail?

Odafutni a pulthoz, valakinek az arcába mászni, és azt kiabálni, hogy barátkozni akarsz, valószínűleg nem a legjobb stratégia. A bemutatkozó e-mail ugyanígy működik. Ha jól csinálod, alkalmazod a megfelelő e-mail-etikettet, és már az első perctől jó benyomást keltesz, akkor sokkal nagyobb eséllyel kapod meg, amit szeretnél.

Íme öt dolog, ami biztosítja, hogy a bemutatkozó e-mailed célba érjen:

1. A tárgysor számít – Semmi sem mondja jobban, hogy „nyiss meg”, mint egy jó tárgysor. Legyen világos, konkrét, és próbálj 30-60 karakter között maradni. Nem fog működni, ha a fele le van vágva.

2. Beszélj professzionálisan, nézz ki professzionálisan –Nem mennél állásinterjúra rövidnadrágban. Hasonlóképpen a bemutatkozó e-mailednek is professzionálisnak, tiszteletteljesnek és a közönségedhez igazítottnak kell lennie.

3. Tedd emlékezetessé magad –Lehet, hogy szerinted te vagy a legjobb dolog a szeletelt kenyér óta, de a címzett ezt (még) nem gondolja. Mutatkozz be korán, mondd el a szerepkörödet és azt, miért írsz.

4. Szabd személyre – Egy általános, másol-beilleszt e-mail soha nem fog célba érni. Igazítsd az illetőhöz, említs közös kapcsolatot, és mutasd meg, hogy elvégezted a házi feladatodat.

5. Ne pazarold az idejüket – Legyen rövid, strukturált, és térj a lényegre. A legjobb abból kiindulni, hogy a címzett túl elfoglalt az e-mailed elolvasásához. Segíts neki világos szerkezettel és egyértelmű üzenettel.

Mikor van szükséged önbemutató e-mailre?

Annak, hogy az önbemutató e-mailjeid sikeresek legyenek, nagy része azon múlik, hogy tudd, mikor érdemes használni őket.

Álláspályázat

Az új állásokra való jelentkezés frusztráló lehet, különösen, ha a szokásos csatornák nem működnek. Néha a legjobb, ha egyenesen a forráshoz fordulsz, és küldesz egy álláspályázati bemutatkozó e-mailt. Ha ezt jól csinálod, fantasztikus módja lehet annak, hogy gyorsan felkeltsd egy munkáltató figyelmét, és megkerüld a sort. Íme, mit érdemes belefoglalni:

• Igazítsd az e-mailedet az adott álláshoz. Az előzetes háttérkutatás óriási különbséget jelenthet.

• Emeld ki, miért illesz tökéletesen a szerepkörhöz, és próbálj konkrét példákat is megadni.

• Használj professzionális e-mail-címet. Megbízhatóbbnak fogsz tűnni.

• Légy udvarias, lelkes, és kezdd, illetve zárd az e-mailt professzionális köszöntéssel és elköszönéssel

Találkozás valakivel először

Lehet, hogy új állásod van, új szerepköröd, vagy először dolgozol egy új ügyféllel. Ilyenkor hasznos lehet egy bemutatkozó e-mail küldése, hogy jó alapokon induljon a kommunikáció. A cél az, hogy áthidald a távolságot, így a jövőben a kommunikáció a lehető leggördülékenyebb lehessen. Íme, mit érdemes belefoglalni:

• Tudasd velük, ki vagy és miért írsz.

• Magyarázd el, hogyan tudtok a jövőben együtt dolgozni.

• Ha szükséges, ütemezzetek be egy későbbi videóhívást, hogy jobban megismerjétek egymást.

• Kezdd és zárd barátságos köszöntéssel és elköszönéssel.

• Ne meséld el az egész élettörténetedet. Legyen rövid és lényegre törő.

Kapcsolatépítés

Most tértél vissza egy sikeres konferenciáról. Találkoztál néhány inspiráló emberrel, eszmét cseréltetek, és most készen állsz a kapcsolatfelvétel folytatására. Ennek legjobb módja egy bemutatkozó e-mail. Íme, mit érdemes belefoglalni:

• Emlékeztesd az illetőt arra, ki vagy és hol találkoztatok.

• Adj rövid leírást arról, miért írsz, és milyen következő lépéseket szeretnél tenni.

• Minél tovább vársz vele, annál rosszabbul fest, és annál kisebb az esélye, hogy emlékezni fognak rád.

• A kapcsolatépítés kétirányú utca. Tudasd velük, hogyan tudsz nekik segíteni.

• Tartsd professzionálisnak a hangnemet, legalább az első néhány e-mailben.

• Használj professzionális elköszönést, és ne felejts el elérhetőségeket megadni.

Új csapatba való beilleszkedés

Egy új céghez csatlakozni nehéz lehet. Új arcok, új feladatok és új környezet — mindez könnyen túlterhelővé válhat. Egy bemutatkozó e-mail segíthet megtörni a jeget az új csapattagokkal, és beindítani a csapatépítési folyamatot. Íme, mit érdemes belefoglalni:

• Tudasd velük, ki vagy és mi a szerepköröd.

• Légy udvarias és tisztelettudó.

• Fejezd ki az örömödet, hogy csatlakozol a csapathoz, és ajánld fel a segítségedet, ha valaha szükségük lenne rá.

• Ne légy túl formális vagy merev. A megközelíthető benyomás a legjobb módja a kapcsolatok építésének.

• Mielőtt elküldöd, győződj meg róla, hogy az üzeneted illeszkedik a vállalati kultúrához.

Szabadúszó megkeresése

A szabadúszó lét kemény lehet, különösen, amikor kívül rekedsz, és ügyfelekért küzdesz. Egy bemutatkozó e-mail remek módja lehet annak, hogy megkeress egy potenciális ügyfelet. Íme, mit érdemes belefoglalni:

• Senki sem szereti a tömeges kiküldéseket. Szabd személyre, és mutasd meg az illetőnek, hogy utánajártál a dolgoknak.

• Mondd el, ki vagy és mit tudsz kínálni.

• Emeld ki a releváns tapasztalatot és az eredmények konkrét példáit.

• Legyen rövid, legyen professzionális.

• Emeld ki, milyen következő lépéseket szeretnél tenni.

• Használj professzionális köszöntést és elköszönést.

Hogyan írj bemutatkozó e-mailt (lépésről lépésre)

Professzionális bemutatkozó e-mailt írni könnyű, ha ismered a lépéseket. Akár álláspályázathoz írsz bemutatkozó e-mailt, akár a munkahelyeden mutatkozol be, az alábbi lépések biztosítják, hogy az e-mailed minden alkalommal célba érjen.

Köszöntés

Gyakran halljuk, hogy az első benyomás számít, de valószínűleg pontosabb azt mondani, hogy az első benyomás első néhány másodperce számít. Ez az úgynevezett elsőbbségi hatásnak köszönhető. Az elsőbbségi hatás egy pszichológiai elv, amely szerint a találkozás elején bemutatott információ gyakran nagyobb súlyt kap, mint a később közölt információ.

Ez azt jelenti, hogy emberként gyakran már az interakció korai szakaszában kialakítunk egy szűrőt, amely meghatározza, hogyan értelmezzük a többi információt. Ha ezt az első szakaszt elrontod, nagyon nehéz lehet visszaterelni a helyes mederbe az interakciót.

Ezért lehet annyira fontos egy e-mail kezdete. Keretet ad a további interakciónak, és gyakran megszínezi azt, ahogyan az üzenetedet fogadják. De hogyan csináld jól ezt egy bemutatkozó e-mailben?

Találd el a megfelelő hangnemet:Igazítsd a formalitás szintjét a kontextushoz. Formális vagy első kapcsolatfelvétel esetén a legjobb egy formális köszöntés, például „Tisztelt [Title][Last Name]” vagy egy semleges „Üdvözlöm, [Name]”.

Összpontosíts a szerkezetre: Először a köszöntés szerepeljen, majd vessző következzen (pl. „„Tisztelt [Title][Last Name]”). A kezdőszót és a címzett nevét nagybetűvel írd, de ne tegyél felkiáltójelet.

Ellenőrizd, majd ellenőrizd újra:Valakinek a nevét elírni borzalmas benyomást kelt. Mindig használd a címzett nevét, ha ismered, de kétszer is ellenőrizd a helyesírást és a megszólítást.

Túlzott közvetlenség –A „Szia” vagy a „Sziasztok” túl lazának hangozhat professzionális e-mailekben. Tartsd formálisnak, és a későbbi e-mailekben lazíts a hangnemen.

Hagyd el az általánosságokat – A túlzott általánosság megakaszthatja az e-mail áramlását. Az olyan kifejezések, mint a „Tisztelt Hölgyem/Uram” személytelennek és régimódinak hatnak.

Figyelj az időhöz kötött kifejezésekre – kerüld az olyan időspecifikus jókívánságokat, mint a „Jó reggelt” vagy a „Jó estét”. Lehet, hogy az illető más időpontban olvassa el, ami kellemetlenné teheti.

Ki vagy

Az igazság az, hogy lehet, tényleg te vagy a legjobb dolog a szeletelt kenyér óta, de ha nem írod le pontosan, miért és hogyan az e-mailedben, akkor a címzett nem fog egyetérteni. Ez az e-mail azon része, ahol pontosan elmondod, ki vagy és miért kellene, hogy érdekelje őket. Íme néhány tipp:

Térj rögtön a lényegre –Azonnal add meg a nevedet és a szerepkörödet. Például: „Jane Doe vagyok, és öt év tapasztalattal rendelkező marketing specialista vagyok a digitális hirdetések területén.”

Maradj szerény –Bemutatkozáskor törekedj magabiztos, mégis szerény hangnemre. Professzionálisnak szeretnél tűnni, de ne vidd túlzásba, nehogy túl buzgónak vagy kétségbeesettnek hass.

Adj kontextust –Tisztázd, ki vagy, és ha releváns, a cégedet vagy a kapcsolatotokat is. Az előzetes kutatás itt segít, próbáld személyre szabni a céggel való kapcsolatodat.

Hagyd ki az élettörténetet:Ne kezdj hosszú önéletrajzi történetbe. Kerüld, hogy túl sok személyes részlettel vagy egy teljes önéletrajzzal terheld az olvasót a nyitó soraidban.

A homályosság unalmas – Soha ne hagyd, hogy a címzett találgassa, ki vagy vagy mivel foglalkozol. Például az, hogy „Gondoltam, bemutatkozom”, anélkül hogy ténylegesen megadnád a teljes nevedet vagy a szerepkörödet, nem segít.

Fogd vissza a szlenget –Még ha te vagy is a digitális marketing guruja, ez nem az a hely, ahol ezt így kellene mondani. Hagyd a szlenget későbbre, amikor már jobban ismeritek egymást. Használj világos, professzionális nyelvezetet.

Miért írsz

Miután megválaszoltad, ki vagy, ideje rátérni arra, hogy miért. Miért írsz ennek a személynek? Miért kellene, hogy érdekelje? Miért most? Íme, hogyan csináld:

Térj a lényegre –Fogalmazd meg az e-mailed okát egy vagy két tömör mondatban. Térj ki a kulcsfontosságú részletekre: állásra jelentkezel? Tanácsot vagy információt kérsz?

Simogasd meg az egóját – Foglald bele a legjobb okot, amiért érdekelnie kellene az e-mailednek.  Például, hogy ez hogyan lehet előnyös számára, vagy miért gondoltad, hogy ő a megfelelő személy a megkeresésre.

Ne rejtsd el a kérésedet –Ne kényszerítsd az olvasót arra, hogy egy hosszú bekezdésben vadássza ki, miért írtál.

Ne kérj bocsánatot –A kapcsolatépítés természetes dolog, nincs miért szégyenkezned. Ha bocsánatkérésként keretezed az e-mailedet, pl. („Utálok zavarni / ha nem túl nagy kérés...”),  az alááshatja az önbizalmadat.

Én, én, én –Ha csak magadra összpontosítasz,  pl. „Azért szeretnék a cégednél dolgozni, mert ez segítene nekem”, azzal nem jutsz messzire. Ügyelj rá, hogy legalább utalj arra, milyen értéket jelenthet ez a címzettnek vagy milyen közös érdeketek van.

Cselekvésre ösztönzés

A CTA-nál válnak igazán érdekessé a dolgok. Ha az előző részeket jól megcsináltad, és az olvasó megadta az e-mailednek a megérdemelt figyelmet és tiszteletet, készen áll arra, hogy továbbvigye a kapcsolatot. Itt mondod el pontosan, hogyan szeretnéd folytatni. Íme, hogyan:

Ne feltételezz –Ha van időpont, amikor tisztelettudónak kell lenni, akkor ez az. Egy találkozó követelése nem fog túl jól elsülni. Légy udvarias, előzékeny és tisztelettudó.

Tedd egyértelművé –Egy mondatban (vagy két rövidben) mondd el pontosan, milyen lépést szeretnél, hogy megtegyenek. Például: „Meg tudnánk beszélni egy 15 perces hívást a jövő héten, hogy átbeszéljük ezt a lehetőséget?

Emeld ki –A legjobb, ha új bekezdést kezdesz a CTA-hoz. Így ki fog emelkedni a szöveg többi részéből.

Hiányzó CTA –Nyilvánvalónak hangzik, de itt a legnagyobb hiba az, ha elfelejtesz CTA-t beletenni. Az e-mail végén elragadhat a lelkesedés, de a legjobb, ha leülsz és átgondolod a legjobb CTA-t.

Ne terheld túl –Kerüld, hogy túl sok kéréssel áraszd el az olvasót. Ne kérj több nagy szívességet egyetlen e-mailben.

Lődd lábon magad –Ha bármilyen linket mellékelsz, például meeting linkeket, vagy önéletrajzot csatolsz, győződj meg róla, hogy a linkek működnek. Ellenkező esetben nagyon amatőrnek fogsz tűnni.

Aláírás

Rendben, már majdnem célba értél. Bemutattad magad, javasoltál egy találkozót, most pedig itt az ideje, hogy méltósággal és eleganciával zárd le az e-mailt. Íme, hogyan:

Mit tegyél:

Úgy zárj, ahogy kezdted –Tükrözze az e-mail általános hangnemét. Az olyan gyakori professzionális lezárások működnek a legjobban, mint az „Üdvözlettel”, a „Tisztelettel”, a „Köszönöm” vagy a „Szívélyes üdvözlettel”.

Adj hozzá egy köszönetet -Kezdj új sort az e-mail törzse után. Adj hozzá egy rövid sort, amelyben megköszönöd az olvasónak. Például egy egyszerű mondatot, mint: „Köszönöm az idejét és a figyelmét.”

Végső formázás –Használd a választott lezáró kifejezést, és csak az első szót írd nagybetűvel, pl. „Üdvözlettel”, majd vessző következzen.

Ha itt igazán villantani szeretnél, egy személyre szabott e-mail-aláírás hozzáadása igazán professzionális hatást kelt.

Működő önbemutató e-mail példák

A formális bemutatkozó e-mailek írása a gyakorlásról szól. Ahogy egyre gördülékenyebbé válsz, jönni fognak a szavak. De amikor még csak most kezded, hasznos lehet néhány kész példa, amelyet elővehetsz, amikor szükség van rá. Íme néhány profi e-mail, hogy elindulhass.

Önbemutatkozás álláspályázathoz

Sablonvázlat:

• Köszöntés – Formális és lehetőség szerint személyre szabott.

• Ki vagy – A neved, szerepköröd és jelenlegi státuszod.

• Miért írsz – Az állás, amelyre jelentkezel, és hogy hol láttad.

• Cselekvésre ösztönzés – Fejezd ki érdeklődésedet a következő lépések iránt, vagy jelezd, hogy önéletrajzot csatolsz.

• Aláírás – Udvarias, professzionális lezárás köszönettel.

Példa e-mail:

Tisztelt Davies asszony!

Robert Jones vagyok, és több mint öt év tapasztalattal rendelkező tartalomstratéga vagyok a digitális kiadás területén.

Azért írok, hogy kifejezzem érdeklődésemet a Content Lead pozíció iránt, amelyet a cége LinkedIn-oldalán láttam meghirdetve.

Lehetséges lenne egyeztetni egy rövid hívást, hogy részletesebben is beszéljünk a pozícióról? Mellékeltem az önéletrajzomat megfontolásra.

Köszönöm az idejét.Üdvözlettel,Robert Jones

Önbemutatkozás egy új csapatnak

Sablonvázlat:

• Köszöntés – Barátságos és befogadó.

• Ki vagy – Név, új szerepkör, honnan érkezel.

• Miért írsz – Hogy bemutatkozz, és kifejezd a lelkesedésedet.

• Cselekvésre ösztönzés – Nyitott felajánlás a kapcsolódásra.

• Aláírás – Meleg hangvételű, közvetlen lezárás.

Példa e-mail:

Sziasztok,

James French vagyok, és most csatlakoztam a marketingcsapathoz senior kampánymenedzserként. Ezt megelőzően márkapartnerségekre és digitális stratégiára összpontosítottam.

Izgatottan várom a kezdést, és hogy a következő hetekben mindannyiótokkal megismerkedhessek.

Nyugodtan keressetek, ha szeretnétek kapcsolódni vagy beszélgetni. Várom, hogy együtt dolgozhassak veletek.Üdv,James

Hideg bemutatkozás kapcsolatépítéshez vagy megkereséshez

Sablonvázlat:

• Köszöntés – Tiszteletteljes és lehetőség szerint személyre szabott.

• Ki vagy – Név, szerepkör, bármilyen közös kapcsolat vagy kontextus.

• Miért írsz – Rövid indoklás és mi vonzott hozzájuk.

• Cselekvésre ösztönzés – Javasolj egy kis nyomással járó következő lépést, pl. egy rövid hívást.

• Aláírás – Udvarias lezárás köszönetnyilvánítással.

Példa e-mail:

Üdvözlöm, Wilkinson úr!

Tara Smith vagyok, UX-kutató. Nemrég találkoztam az inkluzív tervezésről szóló előadásával a Global UX Summit rendezvényen, és rendkívül tanulságosnak találtam.

Örülnék a lehetőségnek, hogy többet halljak a munkájáról, és arról, hogyan közelíti meg a tervezési stratégiát különböző kultúrákban.

Nyitott lenne egy 15 perces beszélgetésre valamikor a jövő héten? Nagyon értékelném a lehetőséget.Köszönöm még egyszer,Tara Smith

Szabadúszó / tanácsadó bemutatkozása ügyfélnek

Sablonvázlat:

• Köszöntés – Semleges és egyenes.

• Ki vagy – Név, beosztás, szakterület.

• Miért írsz – Egy konkrét igényük és az, hogyan tudsz segíteni.

• Cselekvésre ösztönzés – Ajánld fel, hogy részletesebben is megbeszélitek, vagy egyeztettek egy időpontot.

• Aláírás – Professzionális lezárás az elérhetőségeiddel.

Példa e-mail:

Üdvözlöm, Campbell asszony!

Leo Davies vagyok, szabadúszó grafikus, aki márkaidentitásra és csomagolásra specializálódott. Nemrég találkoztam a termékvonalával, és észrevettem, hogy új kiskereskedelmi piacokra készül terjeszkedni.

Hasonló márkáknak már segítettem abban, hogy a csomagolásuk készen álljon a kiskereskedelmi megjelenésre, és örömmel feltérképezném, hogy tudnám-e támogatni a következő szakaszban.

Nyitott lenne egy rövid hívásra, hogy megbeszéljük a céljait és azt, hogyan tudnék segíteni?Még egyszer köszönöm,Leo Davies

Az utolsó simítások, amelyek mindent megváltoztatnak

A fenti tippek eljuttatnak az út nagy részén a professzionális e-mail megírásáig. Ami hátravan, az az utolsó tíz százalék. Alább néhány módszer, hogyan juthatsz el odáig.

Szerkeszd át küldés előtt –Az elütések, az elírt nevek, a hiányzó betűk mind azt üvöltik, hogy hanyag vagy. Ne hagyd, hogy minden kemény munkád a kukában végezze. Küldés előtt mindenképp szerkeszd át.

Igazítsd a hangnemet –Akár a főnököddel, akár a legjobb barátoddal beszélsz, másképp beszélsz az adott személytől függően. Az e-mail ugyanez. Győződj meg róla, hogy a hangnem illik a helyzethez.

Extra linkek –Ha hozzáadod a LinkedIn-profilodat vagy a weboldaladat a bemutatkozó e-mailedhez, az segíthet továbbvinni a beszélgetést. Ráadásul hitelességet is ad, megmutatva, hogy több vagy, mint egy e-mail-cím.

Záró gondolatok

Mint mindenhez, a bemutatkozó e-mailekhez is gyakorlás kell. A fenti tervrajz és önbemutató e-mail minták segítenek az indulásban, és ha már belejössz, pillanatok alatt tökéletes bemutatkozó e-maileket fogsz írni.