Que protocolo de email é o certo para ti?

Enviar e receber email... simples, certo? Já o fizeste mil vezes.

Mas e se te disséssemos que há um processo a decorrer nos bastidores que, se o compreenderes, pode tornar tudo ainda mais simples? Pode até poupar-te algum espaço de armazenamento ou ajudar-te a evitar um ou outro vírus.

Estamos a falar de protocolos de email.

Assim que compreenderes como funcionam, saberás qual o protocolo de email mais adequado às tuas necessidades e como ajustar a tua configuração para tirares o máximo partido dele.

O que é um protocolo de email?

Os protocolos de email são as regras que os servidores e os clientes de email usam para enviar, receber e armazenar emails. Sem protocolos corretamente implementados, as mensagens não serão enviadas nem recebidas corretamente.

Compara-os com as línguas do mundo real. Servem como orientações para o entendimento mútuo. Definem quem fala com quem, como falam, a velocidade a que falam, durante quanto tempo falam e se o que estão a dizer está encriptado.

Ao contrário do WhatsApp, em que cada utilizador comunica a partir de uma única conta WhatsApp, o email exige um sistema implementado para facilitar a comunicação entre fornecedores de serviços de email (ESPs).

Isto acontece porque existem imensos ESPs diferentes. Tu podes usar o Gmail, enquanto o teu amigo é fã do Outlook.

É por isso que os protocolos de email são tão essenciais. Fornecem uma linguagem comum que permite que os clientes de email comuniquem entre si. Explicaremos abaixo, com mais detalhe, exemplos e tipos de protocolos de email, mas, essencialmente, tens três protocolos principais usados no email: SMTP, IMAP e POP3.

Primeiro, tens os protocolos envolvidos no processo de envio. Quando envias um email e escreves os endereços “De” e “Para” no envelope metafórico, entregas-lo depois ao carteiro. O SMTP é esse carteiro.

O SMTP usa a parte antes do símbolo '@' para identificar a quem se destina o email e coloca-o na caixa de correio desse utilizador, ou rejeita-o se o utilizador não existir. O destinatário precisa depois de uma forma de transferir o email do servidor. É aqui que entram o IMAP e o POP3.

Assim que um email chega ao teu servidor através de SMTP, podes transferi-lo para o teu cliente de email usando POP3 ou IMAP. Estes funcionam de forma diferente na transferência do teu email do servidor para a tua caixa de entrada, por isso é essencial escolher a combinação certa para as tuas necessidades.

Conhece os principais protocolos de email

Desde a criação do email nos anos 70, é seguro dizer que o email passou por uma evolução significativa.

Os protocolos abaixo são prova disso e são fundamentais para proporcionar a melhor experiência de email possível.

POP3 (Post Office Protocol 3)

O POP3, ou Post Office Protocol 3, funciona de forma muito semelhante a um serviço postal tradicional. Assim que a tua carta chega aos correios, é recolhida e entregue em tua casa, independentemente de estares em casa para a receber ou de o teu cão a rasgar no momento em que toca no chão.

Isto acontece porque o POP armazena o email no teu dispositivo e não num servidor. Quando recebes um email, este é eliminado do servidor (a menos que esteja configurado de outra forma) e transferido para o teu dispositivo. Esta abordagem pode ter algumas vantagens, mas também não é ideal.

Primeiro, as vantagens.

O facto de o correio ser transferido diretamente para o teu dispositivo significa que, quando a tua internet falha, não precisas de te ligar a um servidor de email para o ler. O POP3 liga-se quando consegue e transfere qualquer conteúdo disponível. Isto significa que podes aceder ao email offline, uma vez que já está armazenado no teu computador.

Mas se estás a tentar acompanhar o mundo moderno, é aqui que o POP3 tem dificuldades.

O teu cliente de email não consegue informar a caixa de correio de que leste um email, o marcaste como não lido, o assinalaste ou realizaste qualquer outra ação. Isto não é ideal se partilhas uma única caixa de correio com vários utilizadores e queres que as tuas alterações e o estado do correio sejam atualizados.

O POP3 também elimina o teu email do servidor antes de o colocar na tua caixa de correio. Pode ser assim que o carteiro trabalha, mas, num contexto de email, isto significa que qualquer cópia de segurança que tivesses desse email desapareceu. Isto significa que, se o teu dedo escorregar no botão de eliminar, ou se o teu portátil se avariar, for perdido ou roubado, também desaparecem quaisquer emails importantes que tivesses armazenados no teu dispositivo.

Isto também significa que a responsabilidade pelo armazenamento recai sobre ti. Com um servidor partilhado, os teus emails podem ser armazenados externamente, poupando espaço valioso no teu computador de casa. Com POP, isto não é possível, o que significa que podes ficar sem espaço bastante depressa.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Se o POP3 é o carteiro, o IMAP é a tua caixa de correio privada guardada diretamente nos correios. Basta passares por lá quando te apetecer e espreitares qualquer correio não lido.

Claro que, com a tecnologia moderna, esta ‘ida aos correios’ demora menos de um segundo, porque é feita virtualmente – mas a ideia mantém-se. O email é armazenado no servidor, não no teu computador, e assim que o teu cliente de email se liga ao IMAP, mantém-se ligado, à espera de novo correio.

O IMAP é normalmente preferido ao POP3, porque é muito mais prático para a era moderna, em que as pessoas têm frequentemente vários dispositivos para ler email. Isto significa que, se ligares um segundo cliente IMAP à mesma caixa de correio, verás todas as mesmas mensagens com todas as mesmas pastas.

Uma grande vantagem aqui é que, ao transferir emails e pastas entre fornecedores, o IMAP pode ajudar através de um método chamado migração IMAP. A maioria dos serviços de email empresarial costuma suportar isto através das suas ferramentas de migração.

Assim que o cliente de email de um destinatário se liga ao servidor, tudo o que o utilizador precisa de fazer é clicar no cabeçalho de um email, e este será transferido para o dispositivo. Os clientes IMAP normalmente copiam alguns dados para o teu dispositivo local por razões de velocidade, mas isto é opcional. O cliente pode definir o email como lido assim que é aberto ou movê-lo para outra pasta, mas o email permanece no servidor até ser eliminado.

A contrapartida do IMAP é que depende de uma ligação estável à internet, e armazenar tudo no servidor pode consumir os teus limites de armazenamento se isso não for controlado. Mas, em troca, obténs sincronização em tempo real, cópias de segurança mais fáceis e flexibilidade entre dispositivos.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP significa Simple Mail Transfer Protocol. É a forma como o correio vai do Ponto A ao Ponto B.

É o protocolo de envio de email utilizado tanto por clientes de email como por servidores.

Então, como funciona?

Quando envias um email, o teu computador liga-se ao servidor numa porta específica onde o software SMTP está à escuta. Ambos comunicam através de comandos SMTP e respondem um ao outro.

O servidor vai validar o cliente, verificando o nome de utilizador e a palavra-passe. Depois, vai analisar o endereço do remetente e os cabeçalhos CC e BCC para determinar os domínios de destino. Efetua uma pesquisa de domínio para encontrar o registo MX desse domínio e depois liga-se a este servidor usando SMTP.

Depois, tomará medidas adicionais para verificar se o servidor está autorizado a enviar emails em teu nome antes de aceitar o email. Parte deste processo consiste em analisar o email para verificar se é spam ou se contém um vírus. Assim que o email é recebido, é colocado na caixa de entrada do utilizador destinatário, embora alguns filtros possam ser aplicados primeiro se o utilizador os tiver configurado.

Embora o SMTP seja essencial para fazer chegar os teus emails ao destino, não trata da receção nem do armazenamento de mensagens. Isso significa que precisa de ser emparelhado com um protocolo como IMAP ou POP3. Também depende fortemente de uma configuração correta e de protocolos de autenticação para evitar problemas de entrega ou filtros de spam.

Podes combinar protocolos?

Agora, toda esta informação é útil na prática, mas como tiras o máximo partido do teu investimento ao configurar os teus protocolos de email?

Como os protocolos de email se dividem em duas áreas – envio e receção – é essencial garantir que tens uma configuração que cubra todos os ângulos. Além disso, se estiveres a usar um domínio de email personalizado, é provável que sejas responsável por configurar ou gerir manualmente os teus protocolos de email.

A parte do envio será muito provavelmente assegurada pelo SMTP. Normalmente, isto não é negociável, pois é o padrão moderno para email.

A parte da receção oferece mais flexibilidade. E é aqui que precisas de tomar uma decisão com base no teu caso de uso.

O IMAP emparelhado com SMTP é normalmente a configuração de eleição para email. Dá aos utilizadores a flexibilidade de ver o seu email a partir de vários dispositivos e de partilhar atualizações de estado pela sua rede. Pensa em espaços de email partilhados com os teus colegas de trabalho ou amigos.

Também proporciona um nível de proteção caso o teu computador de casa seja roubado, perdido ou decida entrar em combustão espontânea.

Do outro lado da moeda, tens o POP3. É um pouco um regresso a tempos mais simples, quando os emails chegavam uma vez por semana, depois de se descobrir o mais recente meme de gatos.

Pode servir a quem prefira manter os emails no seu dispositivo pessoal por razões de privacidade. Mas a questão é: consegue acompanhar a nossa vida moderna?

A verdade é que, embora ofereça algumas vantagens para velocidades de internet mais lentas, pode revelar-se insuficiente no que toca à segurança do email.

Escolher o protocolo certo para as tuas necessidades

Se ainda estás indeciso, preparámos uma tabela prática para te ajudar a tomar a melhor decisão para as tuas necessidades.

Encontrarás os critérios específicos no lado esquerdo e os diferentes protocolos no topo.

Conclusão

Os protocolos de email podem fazer uma grande diferença na tua experiência de email. Quando são levados a sério, oferecem muita flexibilidade para as tuas necessidades.

Além disso, depois de decidires qual é a configuração adequada, há sempre a possibilidade de aprofundar com camadas extra de segurança, especialmente se fores uma pequena empresa à procura de proteger o teu email.

Em última análise, tudo isto exige um cliente de email que vá ao encontro das tuas necessidades em termos de personalização.

Se o email desempenha um papel importante na tua vida ou no teu negócio, vale a pena levá-lo a sério. Verifica o que o teu fornecedor oferece e, se não corresponder às tuas necessidades, encontra um que corresponda.