โปรโตคอลอีเมลใดเหมาะกับคุณ?

การส่งและรับอีเมล... ง่ายใช่ไหม? คุณทำมันมานับพันครั้งแล้ว

แต่ถ้าเราบอกคุณว่ามีกระบวนการที่ทำงานอยู่เบื้องหลัง ซึ่งหากคุณเข้าใจมัน ก็จะทำให้ทุกอย่างราบรื่นยิ่งขึ้น มันอาจช่วยประหยัดพื้นที่จัดเก็บข้อมูลให้คุณ หรือช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงไวรัสได้สักหนึ่งหรือสองตัวด้วย

เรากำลังพูดถึงโปรโตคอลอีเมล

เมื่อคุณเข้าใจวิธีการทำงานของมันแล้ว คุณจะรู้ว่าโปรโตคอลอีเมลใดเหมาะกับความต้องการของคุณที่สุด และจะปรับการตั้งค่าอย่างไรเพื่อให้ใช้งานได้อย่างคุ้มค่าที่สุด

โปรโตคอลอีเมลคืออะไร?

โปรโตคอลอีเมลคือกฎที่เซิร์ฟเวอร์และโปรแกรมรับส่งอีเมลใช้ในการส่ง รับ และจัดเก็บอีเมล หากไม่มีการนำโปรโตคอลไปใช้อย่างถูกต้อง ข้อความจะไม่ถูกส่งหรือรับอย่างถูกต้อง

ลองเปรียบเทียบมันกับภาษาในโลกความเป็นจริง พวกมันทำหน้าที่เป็นแนวทางเพื่อความเข้าใจร่วมกัน พวกมันกำหนดว่าใครกำลังพูดกับใคร พูดกันอย่างไร พูดด้วยอัตราเร็วเท่าไร พูดนานแค่ไหน และสิ่งที่พูดนั้นถูกเข้ารหัสหรือไม่

ต่างจาก WhatsApp ที่ผู้ใช้ทุกคนสื่อสารจากบัญชี WhatsApp เดียว อีเมลต้องมีระบบรองรับเพื่ออำนวยความสะดวกในการสื่อสารข้ามผู้ให้บริการอีเมล (ESP)

นั่นเป็นเพราะมี ESP อยู่มากมาย คุณอาจใช้ Gmail ในขณะที่เพื่อนของคุณชื่นชอบ Outlook

นี่คือเหตุผลที่โปรโตคอลอีเมลมีความสำคัญมาก พวกมันมอบภาษากลางที่ช่วยให้โปรแกรมรับส่งอีเมลสื่อสารกันได้ เราจะอธิบายตัวอย่างและประเภทของโปรโตคอลอีเมลโดยละเอียดเพิ่มเติมด้านล่าง แต่โดยพื้นฐานแล้ว มีโปรโตคอลหลักสามแบบที่ใช้ในอีเมล ได้แก่ SMTP, IMAP และ POP3

ก่อนอื่น มีโปรโตคอลที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการส่ง เมื่อคุณส่งอีเมลและเขียนที่อยู่ “From” และ “To” ลงบนซองจดหมายในเชิงเปรียบเทียบ จากนั้นคุณก็ส่งมันให้บุรุษไปรษณีย์ SMTP ก็คือบุรุษไปรษณีย์คนนั้น

SMTP ใช้ส่วนที่อยู่ก่อนสัญลักษณ์ '@' เพื่อระบุว่าอีเมลนั้นส่งถึงใคร และนำไปไว้ในกล่องจดหมายของผู้ใช้นั้น หรือปฏิเสธหากไม่มีผู้ใช้นั้นอยู่จริง จากนั้นผู้รับก็ต้องมีวิธีดาวน์โหลดอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์ และนี่คือจุดที่ IMAP และ POP3 เข้ามามีบทบาท

เมื่ออีเมลมาถึงเซิร์ฟเวอร์ของคุณผ่าน SMTP แล้ว คุณก็สามารถดาวน์โหลดไปยังโปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณโดยใช้ POP3 หรือ IMAP ได้ ทั้งสองทำงานต่างกันในการถ่ายโอนอีเมลจากเซิร์ฟเวอร์ไปยังกล่องจดหมายเข้า ดังนั้นการเลือกชุดที่เหมาะกับความต้องการของคุณจึงเป็นสิ่งสำคัญ

มาทำความรู้จักโปรโตคอลอีเมลหลักกัน

นับตั้งแต่การถือกำเนิดของอีเมลในช่วงทศวรรษ 1970 ก็พูดได้อย่างมั่นใจว่าอีเมลได้ผ่านวิวัฒนาการครั้งสำคัญมาแล้ว.

โปรโตคอลด้านล่างนี้เป็นข้อพิสูจน์ถึงเรื่องนั้น และเป็นกุญแจสำคัญในการสร้างประสบการณ์การใช้อีเมลที่ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3 หรือ Post Office Protocol 3 ทำงานคล้ายกับบริการไปรษณีย์แบบดั้งเดิมมาก เมื่อจดหมายของคุณมาถึงที่ทำการไปรษณีย์ มันก็จะถูกรับไปและส่งถึงบ้านของคุณ ไม่ว่าคุณจะอยู่บ้านเพื่อรับมันหรือไม่ หรือสุนัขของคุณจะฉีกมันทันทีที่มันตกถึงพื้นก็ตาม

นั่นเป็นเพราะ POP จัดเก็บอีเมลไว้บนอุปกรณ์ของคุณ ไม่ใช่บนเซิร์ฟเวอร์ เมื่อคุณได้รับอีเมล มันจะถูกลบออกจากเซิร์ฟเวอร์ (เว้นแต่จะตั้งค่าไว้เป็นอย่างอื่น) และถ่ายโอนไปยังอุปกรณ์ของคุณ วิธีนี้อาจมีข้อดีบางอย่าง แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะเหมาะเสมอไป

ก่อนอื่น มาดูข้อดีกันก่อน

การที่อีเมลถูกดาวน์โหลดตรงมายังอุปกรณ์ของคุณ หมายความว่าเมื่ออินเทอร์เน็ตของคุณมีปัญหา คุณไม่จำเป็นต้องเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์อีเมลเพื่ออ่านมัน POP3 จะเชื่อมต่อเมื่อทำได้และดาวน์โหลดเนื้อหาที่มีอยู่ทั้งหมด ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถเข้าถึงอีเมลแบบออฟไลน์ได้ เพราะมันถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณแล้ว

แต่ถ้าคุณพยายามตามให้ทันโลกสมัยใหม่ นี่คือจุดที่ POP3 เริ่มมีข้อจำกัด

โปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณไม่สามารถแจ้งกล่องจดหมายได้ว่าคุณได้อ่านอีเมลแล้ว ทำเครื่องหมายว่าเป็นยังไม่ได้อ่าน ปักธงไว้ หรือดำเนินการอื่นใด นี่ไม่เหมาะนักหากคุณใช้กล่องจดหมายเดียวกันร่วมกับผู้ใช้หลายคน และต้องการให้การเปลี่ยนแปลงและสถานะอีเมลของคุณได้รับการอัปเดต

POP3 ยังลบอีเมลของคุณออกจากเซิร์ฟเวอร์ก่อนที่จะนำมันเข้าสู่กล่องจดหมายของคุณด้วย นี่อาจเป็นวิธีการทำงานของบุรุษไปรษณีย์ แต่ในบริบทของอีเมล มันหมายความว่าสำเนาสำรองใดๆ ที่คุณมีของอีเมลฉบับนี้จะหายไปแล้ว นั่นหมายความว่าหากนิ้วของคุณเผลอไปกดปุ่มลบ หรือแล็ปท็อปของคุณพัง สูญหาย หรือถูกขโมย อีเมลสำคัญใดๆ ที่คุณเก็บไว้บนอุปกรณ์ก็จะหายไปด้วยเช่นกัน

นอกจากนี้ยังหมายความว่าความรับผิดชอบในการจัดเก็บข้อมูลอยู่ที่คุณ ด้วยเซิร์ฟเวอร์ที่ใช้ร่วมกัน อีเมลของคุณสามารถจัดเก็บไว้ภายนอกได้ ช่วยประหยัดพื้นที่สำคัญบนคอมพิวเตอร์ที่บ้านของคุณ แต่กับ POP สิ่งนี้ทำไม่ได้ ซึ่งหมายความว่าคุณอาจพบว่าพื้นที่เต็มได้ค่อนข้างเร็ว

IMAP (Internet Message Access Protocol)

ถ้า POP3 คือบุรุษไปรษณีย์ IMAP ก็คือกล่องจดหมายส่วนตัวของคุณที่เก็บไว้โดยตรงที่ทำการไปรษณีย์ แค่แวะไปเมื่อไรก็ได้ที่คุณต้องการ แล้วลองดูจดหมายที่ยังไม่ได้อ่าน

แน่นอนว่า ด้วยเทคโนโลยีสมัยใหม่ ‘การเดินทางไปที่ทำการไปรษณีย์’ นี้ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งวินาที เพราะทำผ่านระบบเสมือนจริง – แต่แนวคิดยังคงเหมือนเดิม อีเมลถูกจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ ไม่ใช่ในคอมพิวเตอร์ของคุณ และเมื่อโปรแกรมรับส่งอีเมลของคุณเชื่อมต่อกับ IMAP แล้ว มันจะยังคงเชื่อมต่ออยู่เพื่อรออีเมลใหม่

โดยทั่วไปแล้ว IMAP มักได้รับความนิยมมากกว่า POP3 เพราะใช้งานได้จริงกว่ามากสำหรับยุคสมัยใหม่ที่ผู้คนมักมีอุปกรณ์หลายเครื่องสำหรับอ่านอีเมล ซึ่งหมายความว่าหากคุณเชื่อมต่อไคลเอนต์ IMAP ตัวที่สองเข้ากับกล่องจดหมายเดียวกัน คุณจะเห็นข้อความทั้งหมดเหมือนกันพร้อมโฟลเดอร์ทั้งหมดเหมือนกัน

ข้อดีอย่างมากในที่นี้คือ เมื่อถ่ายโอนอีเมลและโฟลเดอร์ระหว่างผู้ให้บริการ IMAP สามารถช่วยได้โดยใช้วิธีที่เรียกว่า IMAP migration บริการอีเมลสำหรับธุรกิจส่วนใหญ่มักรองรับสิ่งนี้ผ่านเครื่องมือย้ายข้อมูลของตน

เมื่อโปรแกรมรับส่งอีเมลของผู้รับเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์แล้ว สิ่งที่ผู้ใช้ต้องทำก็แค่คลิกที่ส่วนหัวของอีเมล แล้วอีเมลนั้นจะถูกดาวน์โหลดมายังอุปกรณ์ โดยทั่วไปไคลเอนต์ IMAP จะคัดลอกข้อมูลบางส่วนมายังอุปกรณ์ภายในของคุณเพื่อเหตุผลด้านความเร็ว แต่สิ่งนี้เป็นทางเลือก ไคลเอนต์สามารถตั้งค่าให้อีเมลเป็นอ่านแล้วเมื่อเปิดอ่าน หรือย้ายไปยังโฟลเดอร์อื่นได้ แต่อีเมลจะยังคงอยู่บนเซิร์ฟเวอร์จนกว่าจะถูกลบ

ข้อแลกเปลี่ยนของ IMAP คือมันต้องอาศัยการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เสถียร และการเก็บทุกอย่างไว้บนเซิร์ฟเวอร์อาจกินพื้นที่จัดเก็บของคุณหากปล่อยไว้โดยไม่จัดการ แต่สิ่งที่ได้กลับมาคือการซิงก์แบบเรียลไทม์ การสำรองข้อมูลง่ายขึ้น และความยืดหยุ่นในการใช้งานข้ามอุปกรณ์

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP ย่อมาจาก Simple Mail Transfer Protocol มันคือวิธีที่จดหมายถูกส่งจากจุด A ไปยังจุด B

มันคือโปรโตคอลสำหรับการส่งอีเมลที่ทั้งโปรแกรมรับส่งอีเมลและเซิร์ฟเวอร์ใช้งาน

แล้วมันทำงานอย่างไร?

เมื่อคุณส่งอีเมล คอมพิวเตอร์ของคุณจะเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์ผ่านพอร์ตเฉพาะที่ซอฟต์แวร์ SMTP กำลังรอรับอยู่ ทั้งสองฝ่ายสื่อสารกันด้วยคำสั่ง SMTP และตอบกลับซึ่งกันและกัน

เซิร์ฟเวอร์จะตรวจสอบความถูกต้องของไคลเอนต์ โดยตรวจสอบชื่อผู้ใช้และรหัสผ่าน จากนั้นจะดูที่อยู่ผู้ส่งและส่วนหัว CC และ BCC เพื่อระบุโดเมนปลายทาง มันจะทำการค้นหาโดเมนเพื่อหา MX record ของโดเมนนั้น แล้วจึงเชื่อมต่อกับเซิร์ฟเวอร์นี้โดยใช้ SMTP

จากนั้นมันจะดำเนินขั้นตอนเพิ่มเติมเพื่อตรวจสอบว่าเซิร์ฟเวอร์ได้รับอนุญาตให้ส่งอีเมลในนามของคุณก่อนที่จะยอมรับอีเมล ส่วนหนึ่งของกระบวนการนี้คือการสแกนอีเมลเพื่อตรวจสอบว่าเป็นสแปมหรือมีไวรัสหรือไม่ เมื่อได้รับอีเมลแล้ว มันจะถูกนำไปไว้ในกล่องจดหมายเข้าของผู้ใช้ปลายทาง แม้ว่าอาจมีการใช้ตัวกรองบางอย่างก่อน หากผู้ใช้ได้ตั้งค่าไว้

แม้ว่า SMTP จะมีความสำคัญต่อการส่งอีเมลของคุณไปยังที่ที่ต้องไป แต่มันไม่ได้จัดการการรับหรือการจัดเก็บข้อความ นั่นหมายความว่ามันต้องจับคู่กับโปรโตคอลอย่าง IMAP หรือ POP3 นอกจากนี้ยังต้องพึ่งพาการกำหนดค่าและโปรโตคอลการยืนยันตัวตนที่ถูกต้องอย่างมาก เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการส่งหรือการติดตัวกรองสแปม

คุณสามารถผสมและจับคู่โปรโตคอลได้หรือไม่?

ข้อมูลทั้งหมดนี้มีประโยชน์ในทางปฏิบัติ แต่คุณจะทำอย่างไรให้คุ้มค่าที่สุดเมื่อกำลังตั้งค่าโปรโตคอลอีเมลของคุณ?

เนื่องจากโปรโตคอลอีเมลถูกแบ่งออกเป็นสองส่วน – การส่งและการรับ – จึงจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องแน่ใจว่าคุณมีการตั้งค่าที่ครอบคลุมทุกด้าน นอกจากนี้ หากคุณกำลังใช้โดเมนอีเมลแบบกำหนดเอง คุณก็มักจะต้องรับผิดชอบในการตั้งค่าหรือจัดการโปรโตคอลอีเมลของคุณด้วยตนเอง

ส่วนของการส่งมักจะครอบคลุมโดย SMTP ซึ่งโดยปกติแล้วเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ เพราะมันคือมาตรฐานสมัยใหม่สำหรับอีเมล

ส่วนของการรับมีความยืดหยุ่นมากกว่า และนี่คือจุดที่คุณต้องตัดสินใจตามลักษณะการใช้งานของคุณ

โดยทั่วไป IMAP ที่จับคู่กับ SMTP มักเป็นการตั้งค่าหลักสำหรับอีเมล มันให้ความยืดหยุ่นแก่ผู้ใช้ในการดูอีเมลจากหลายอุปกรณ์ และแชร์การอัปเดตสถานะทั่วทั้งเครือข่ายของตน ลองนึกถึงพื้นที่อีเมลที่ใช้ร่วมกันกับเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนของคุณ

นอกจากนี้ยังให้การปกป้องในระดับหนึ่ง หากคอมพิวเตอร์ที่บ้านของคุณถูกขโมย สูญหาย หรือเกิดลุกไหม้ขึ้นมาเองโดยไม่คาดคิด

ในอีกด้านหนึ่ง คุณมี POP3 มันค่อนข้างชวนให้นึกถึงยุคที่เรียบง่ายกว่า เมื่ออีเมลเข้ามาเพียงสัปดาห์ละครั้ง หลังจากมีการค้นพบมีมแมวล่าสุดแล้ว

มันอาจเหมาะกับใครก็ตามที่ชอบเก็บอีเมลไว้บนอุปกรณ์ส่วนตัวด้วยเหตุผลด้านความเป็นส่วนตัว แต่คำถามคือ มันจะตามทันชีวิตสมัยใหม่ของเราได้หรือไม่?

ความจริงก็คือ แม้มันจะมีข้อดีบางอย่างสำหรับความเร็วอินเทอร์เน็ตที่ช้ากว่า แต่ก็อาจยังไม่ตอบโจทย์เมื่อพูดถึงความปลอดภัยของอีเมล

การเลือกโปรโตคอลที่เหมาะกับความต้องการของคุณ

หากคุณยังตัดสินใจไม่ได้ เราได้จัดทำตารางที่ใช้งานสะดวกเพื่อช่วยให้คุณตัดสินใจได้ดีที่สุดตามความต้องการของคุณ

คุณจะพบเกณฑ์เฉพาะทางด้านซ้ายมือ และโปรโตคอลต่างๆ อยู่ด้านบน

สรุป

โปรโตคอลอีเมลสามารถสร้างความแตกต่างอย่างมากต่อประสบการณ์การใช้อีเมลของคุณ หากให้ความสำคัญอย่างจริงจัง มันจะมอบความยืดหยุ่นอย่างมากให้กับความต้องการของคุณ

ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อคุณตัดสินใจเลือกการตั้งค่าที่เหมาะสมแล้ว ก็ยังมีโอกาสที่จะเพิ่มชั้นความปลอดภัยเพิ่มเติมได้เสมอ โดยเฉพาะหากคุณเป็นธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการปกป้องอีเมลของคุณ.

ท้ายที่สุดแล้ว ทั้งหมดนี้ต้องอาศัยโปรแกรมรับส่งอีเมลที่ตอบโจทย์ความต้องการของคุณในด้านการปรับแต่ง

หากอีเมลมีบทบาทสำคัญในชีวิตหรือธุรกิจของคุณ ก็ควรให้ความสำคัญกับมันอย่างจริงจัง ตรวจสอบว่าผู้ให้บริการของคุณมีอะไรให้บ้าง และหากไม่ตอบโจทย์ความต้องการของคุณ ก็ให้หาผู้ให้บริการที่ตอบโจทย์.