E-posthosting vs gratis e-postleverantörer

Har du någonsin undrat hur många e-postleverantörer det finns? När du verkligen tänker efter inser du snabbt att det finns hundratals plattformar världen över, och antalet har fortsatt att växa ända sedan e-post först började användas. 

E-postplattformar erbjuder vanligtvis antingen gratis e-post eller företagsmejl. Gratis e-post låter dig skapa en e-postadress under leverantörens domän, som @google.com. De är snabba och enkla att konfigurera och gratis. Det är goda nyheter för din plånbok, men kan vara dåliga nyheter för ditt företags rykte och trovärdighet. 

Å andra sidan har du e-posthosting eller företagsmejl. De är också snabba och enkla att konfigurera, men kräver en liten månads- eller årsavgift. Men de kan göra underverk för din trovärdighet när du skickar företagsmejl, och dessutom brukar de erbjuda bättre leveransbarhet och säkerhet.  I slutändan skapar det mer förtroende hos kunderna att skicka från @mybusiness.com. 

Varför betala för något du kan få gratis?

Varför inte använda gratis e-post? Det är lätt att föreställa sig att du vinner på att få din e-postplan gratis från ett av de stora företagen. När allt kommer omkring, vad är viktigare än kostnad i en lågkonjunktur? Så varför skulle du behöva betalda e-posttjänster?

För det första är det som mantrat säger: om produkten är gratis, är du produkten. Och i en värld med lagar som GDPR har särskilt företag inte råd att riskera sina kunders privata data. Att drabbas av ett dataintrång kan få långt värre ekonomiska och ryktesmässiga konsekvenser. Nyligen införde mitt eget älskade Hotmail (numera förstås ommärkt till Outlook) en avgift på mitt konto för första gången och beslutade retroaktivt att minska mitt diskutrymme ganska rejält om jag inte betalade. RIP ”gratismejl”.

Det var ett impopulärt drag (åtminstone på mitt enmanskontor). Efter att under årens lopp ha fyllt det fria utrymmet med kopiösa mängder e-post (jag är otroligt populär bland spammare), och förstås gigabyte med bilagor som fungerar som en dålig form av backup (säg inte att du inte ignorerar samma sorgliga verklighet i din inkorg…)

Det kändes ohederligt, och då insåg jag inte att det fanns en enkel lösning. Men det gör det — mer om det senare.

På samma sätt måste du också uppgradera för att få Gmails mest avancerade funktioner. Dessa abonnemang, som marknadsförs under namnet Google Workspace, försöker efterlikna vad många andra betalda e-postleverantörer gör genom att låta dig använda din egen domän, men eftersom de är kopplade till en hel mängd funktioner som det genomsnittliga företaget förmodligen inte behöver, blir deras betydande prislapp på cirka 7,20 USD per användare och månad snabbt hög om du har ett större företag.

Så även de ”gratis” alternativen är inte så gratis längre, och vi har inte ens börjat än. Om du letar efter mer prisvärda och fokuserade alternativ till Google Workspace finns det gott om alternativ som är särskilt utformade för e-post, utan allt extra bagage.

Vad är en gratis e-postdomän?

Gratis e-post slutar vanligtvis med något som @gmail.com , @yahoo.com, @microsoft.com osv. Det beror på att när du får en adress på den domänen, som dittnamn@gmail.com, äger eller kontrollerar du inte själva domänen, det gör Google, Yahoo eller Microsoft.

Du äger inte domänen
En delad domän innebär att tusentals eller miljontals användare skickar e-post från samma rotdomän. Eftersom du inte äger domänen kan du inte konfigurera egna MX-, SPF-, DKIM- eller DMARC-poster. Du förlitar dig helt på leverantörens autentiseringskonfiguration, som delas av miljontals användare.

Brist på varumärkesprofilering 
Det spelar ingen roll om din e-post är professionalbusiness@gmail.com, den slutar fortfarande på @gmail.com, och tyvärr kommer kunderna att märka det. Det beror på att företagsliknande adresser på en gratis konsumentdomän är ett vanligt nätfiskemönster, och människor har lärt sig att behandla dem med misstänksamhet. Dessutom bär varje e-postmeddelande du skickar från en gratis domän leverantörens varumärke, inte ditt. Det betyder att om du använder en e-postadress med @gmail.com förstärks Googles varumärkesidentitet i stället för din egen.

Byggd för privatpersoner, inte företag
Gratis e-postdomäner är utformade och byggda för den enskilda användaren, inte för företag. Funktionerna tenderar att prioritera personlig bekvämlighet framför affärsbehov som regelefterlevnad, granskningsloggar eller delade brevlådor. Denna konsumentfokuserade design är också anledningen till att gratis webbmejl historiskt har varit ett högvolymsmål för spam och missbruk vid kontoskapande; verifieringshindren är låga och byggda för enkel registrering, inte för organisatorisk säkerhet.

Riktig professionell e-post

Och så når vi till slut kärnan i denna digitala festmåltid. Betalda leverantörer. Vi pratar inte om de betalda ”gratismejl”-alternativen som vi redan har nämnt.

Dessa erbjuder något helt annat. Helt enkelt är de utformade för företag och har unika verktyg och funktioner som gör det mycket enklare att bemästra affärskommunikation.

Kanske viktigast av allt är att dessa leverantörer låter dig inkludera din företagsdomän i e-postadresser, så att du får professionellt utseende adresser som dittnamn@dindomän.com. Det finns sätt att få ut mer av företagsmejl genom att vara smart med hur du skapar dina e-postadresser. Saker som att skapa e-postalias, eller att bevara din anonymitet genom att bara använda en del av ditt namn.

Dessa adresser förmedlar omedelbart legitimitet till alla som tar emot dem. De gör det tydligt att du kommer från företaget och inte är en bedragare som utger sig för att vara det (som kan registrera en adress som yourbusiness@gmail.com.

E-posthosting vs gratis e-postleverantörer

Både e-posthosting och gratis e-postleverantörer låter dig skicka och ta emot e-post, men där slutar likheterna. När man kokar ner allt finns det verkliga skillnader mellan de två.

Gratis e-post vs betald företagsbaserad e-posthosting

Ditt eget domännamn – Med gratis inkorgar slutar din adress på någon annans domän, som @gmail.com. Med hosting slutar den på din domän, vilket får dig att se ut som ett riktigt företag.

Inga annonser – Gratis e-postleverantörer visar ofta annonser eftersom det är så de tjänar pengar på en gratis produkt. Hostad e-post är annonsfri eftersom du betalar direkt för tjänsten.

Bättre säkerhet –  Gratis e-post kommer med grundläggande skydd. Hostad e-post inkluderar vanligtvis starkare säkerhetsverktyg, som kryptering och spamfiltrering, särskilt utformade för att skydda ett företag. 

Mer tillförlitlig – E-posthostingleverantörer är byggda för företag som är beroende av e-post varje dag, så de tenderar att erbjuda bättre drifttid, vilket innebär mindre risk att din e-post slutar fungera. 

Riktig support – Med gratis e-postleverantörer är du ofta utlämnad till att själv söka i hjälpforum om något går fel. Med hosting får du vanligtvis faktisk kundsupport som hjälper till att lösa problemet.

Saker att tänka på när du väljer e-post för företag

Men som med allt annat finns det viktiga saker att ha i åtanke när du väljer företagsmejl.

Funktioner varierar från företag till företag, så det är en bra idé att veta vad du ska leta efter. Deras fördelar kan generellt delas upp i följande områden.

Säkerhet och integritet

Kryptering: Se till att tjänsten du väljer erbjuder en krypteringsnivå som du är nöjd med, särskilt när det gäller lagring av dina data. Även om vissa gratistjänster kan utvinna just dessa data för att sälja till annonsörer, som vi nämnde, är en av de viktigaste försäljningspunkterna för premiumleverantörer av e-post att de inte gör detta. Vissa tjänster krypterar aktivt dina data när de lagras på servrar så att dina data inte skulle avslöjas även om deras säkerhet komprometterades.

Tvåfaktorsautentisering (2FA): Stöd för e-postbaserad 2FA lägger till ett extra säkerhetslager genom att kräva en andra form av verifiering utöver bara ett lösenord. Vanligtvis sker detta i form av en telefon eller en särskild enhet.

Aktiv övervakning av nya hot: Kanske det viktigaste av allt är att välja ett företag som fortfarande aktivt uppdaterar sina säkerhetsåtgärder för att hantera de senaste hoten. Du kan förmodligen snabbt få fram denna information genom att skanna deras startsida efter senaste uppdateringar, kontrollera deras företagsblogg eller se om de har bra live-support.

Datacenter: Genom att lagra data med en distribuerad lagringsmetod finns det en nivå av redundans i din e-postlagring. Det betyder att data med mycket liten sannolikhet går förlorade på det sätt som kan hända om du lagrar alla dina meddelanden på din personliga dator och något går fel.

Anpassning och varumärkesprofilering

Domännamn: Som vi nämnde är möjligheten att använda ditt domännamn för e-postadresser en fantastisk funktion som nästan alla professionella e-postplattformar erbjuder, vilket sätter ditt varumärke i centrum för det de gör.

Förbättrade filter: Att låta dig hantera e-post mer effektivt är en annan viktig försäljningspunkt för professionella e-posttjänster. När du får stora mängder e-post gör möjligheten att sortera och klassificera dem på olika sätt att du kan hålla en ren och pragmatisk brevlåda.

Brevlådor för flera användare: Avgörande för många företag är möjligheten att lägga till flera användare för personalmedlemmar. Dessutom kan alias och catch-alls (som info@yoursite.com) vara en användbar funktion när det gäller att skydda medarbetares identiteter eller för att låta mer än en person övervaka samma brevlåda.

Tillförlitlighet

Drifttidsgaranti: Du vill känna dig trygg med att du kan komma åt din e-post när som helst, dag som natt. Tillförlitlighet är en nyckelfaktor när det gäller att välja leverantör av professionell e-post. Leta efter garantier på omkring 99,9 % för att vara säker på att du får rätt nivå av drifttid. Ibland erbjuder företag ersättning om de inte lyckas uppfylla sina garantier. Det är värt att kontrollera deras policy kring detta så att du vet vad som gäller.

Skalbarhet: Du kanske inte har flera användare nu, men förhoppningsvis kommer ditt företag att växa. Att välja en tjänst som kan växa tillsammans med ditt företag och låta dig enkelt lägga till eller ta bort konton kan spara dig mycket tid och energi senare.

Kundsupport

Precis som vi nämnde om att säkerställa att företaget håller sig uppdaterat om hot på nätet är en bra kundtjänstavdelning ett måste — särskilt om du är ny inom professionell e-post. Det finns alternativ med livechatt dygnet runt, vilket gör att du aldrig behöver vänta länge på hjälp om du skulle behöva det.

Spamhatering

Leta efter robusta spamfilter som effektivt blockerar skräppost samtidigt som de minimerar falska positiva träffar (legitima e-postmeddelanden som markeras som spam). Helst vill du ha ett spamfilter som fungerar bra direkt från start men som också låter dig åsidosätta det vid behov. Framför allt vill du tydligt kunna granska vad som har satts i karantän, eftersom vi alla har varit med om att ett e-postmeddelande inte kommer fram på grund av ett alltför aggressivt spamfilter.

Anslutnings- och integrationsalternativ

Att ha vår e-post nära till hands hela tiden är inte bara förväntat i modern tid, det är en nödvändighet. En leverantör som är tillgänglig hela tiden, oavsett var vi befinner oss, är ett måste. De bästa professionella e-postplattformarna erbjuder enkel integration i befintliga e-postklienter, som Outlook eller Gmail.

Vi presenterar Spacemail

Spacemail, från Spaceship, är en ny toppmodern e-postplattform byggd från grunden för företag. Den har alla verktyg vi har nämnt i den här artikeln, från avancerad antispamhantering till frekventa uppdateringar om säkerhetshot.

Du kan enkelt integrera den i din befintliga programvara för användning på vilken enhet som helst, eller komma åt den via den säkra webmailportalen online med din favoritwebbläsare. Med ett kundsupportteam av experter tillgängligt dygnet runt finns hjälp alltid nära till hands när du behöver den.

Känner du till vårt enkla migreringsverktyg? Det låter dig flytta allt befintligt e-postinnehåll du kan ha till ditt Spacemail-abonnemang. Det gör bytet enkelt, och du behåller enkel åtkomst till de viktiga e-postmeddelanden du har i ditt befintliga konto. Prova Spacemail idag, från bara 0,41 USD i månaden. Du kan till och med välja en kostnadsfri 30-dagars provperiod. Du har inget att förlora på att prova vår helt nya, toppmoderna e-postplattform.