12 moduri de a împiedica emailurile pe care le trimiți să ajungă în spam

Ți-a spus cineva că nu a primit un email pe care știi că l-ai trimis? Îți lipsesc răspunsuri la mesaje importante? S-ar putea ca emailurile tale să fie prinse de filtrele de spam.

Pe măsură ce spamul evoluează, evoluează și metodele de identificare a acestuia. În acest articol, vom analiza mai întâi cum decid filtrele ce este și ce nu este spam, apoi vom explora 12 lucruri importante pe care le poți face pentru a împiedica emailurile să ajungă în folderele de junk.

Așadar, cum funcționează filtrele de spam?

Pentru a evita cu adevărat filtrele de spam, trebuie mai întâi să înțelegem câte ceva despre ele. Nu există un singur tip de filtru. De fapt, orice filtru de spam bun, demn de acest nume, în 2025 va folosi o combinație a acestor strategii pentru a identifica emailurile.

Filtrare bazată pe reguli și conținut

Filtrarea bazată pe reguli implică crearea unui set de reguli predefinite de către furnizorul de email și/sau utilizator pentru a bloca emailurile care încalcă aceste reguli. Regulile pot viza orice, de la adresa de email a expeditorului până la linia de subiect sau expresii-cheie din email.

Filtrarea bazată pe conținut se concentrează în mod specific pe scanarea conținutului emailului pentru expresii-cheie sau tipare din textul mesajului care indică spam.

Deși ambele metode sunt relativ de bază în comparație cu tehnicile moderne, ele au pus bazele unor metode de filtrare mai avansate, care au evoluat în ultimii ani.

Listare neagră

Listarea neagră este exact ceea ce pare. Listarea neagră se poate întâmpla unei adrese de email (dacă ai trimis spam înainte — acest lucru este puțin probabil pentru conturile personale) sau, cel mai probabil, la nivel de domeniu sau adresă IP. În aceste cazuri, te pune în context cu cei din jurul tău — de exemplu, persoane care au trimis istoric de pe domeniul tău sau alte persoane care folosesc aceeași adresă IP.

Dacă crezi că adresa ta de email a fost trecută pe lista neagră, din orice motiv, chiar dacă doar de către un singur destinatar, îi poți cere să te adauge pe lista sa albă. Acest lucru va crea, în esență, o excepție de la regulă pentru tine.

Filtrare bayesiană, euristică și bazată pe machine learning

Am ajuns la metodele mai avansate. Aceste metode sunt mai puțin clare și rigide și, (deloc surprinzător) în cazul filtrelor bazate pe machine learning, se adaptează constant la peisajul mereu schimbător al mesajelor spam.

• Filtrarea bayesiană calculează probabilitatea ca un email să fie spam pe baza prezenței anumitor cuvinte și expresii. Cheia aici este că învață din feedbackul utilizatorilor, ajustându-și în timp înțelegerea despre ce constituie spam.

• Filtrarea euristică folosește un set de reguli predefinite (sau algoritmi) pentru a identifica spamul pe baza unor caracteristici comune, precum tipare suspecte, cuvinte-cheie și structuri de email. Rezultatul este similar cu cel al filtrării bayesiene, dar abordarea este diferită.

• Filtrarea bazată pe machine learning folosește algoritmi mai avansați pentru a analiza cantități uriașe de date. Astfel, poate identifica tipare complexe asociate cu spamul. Parametrii pe care îi urmăresc aceste filtre se aliniază cu ceea ce am menționat mai sus, dar includ și parametri mai sofisticați, precum limba și tonul, precum și protocoalele expeditorului — vom reveni imediat la acestea.

Unii văd machine learning în filtrarea spamuluica pe o binecuvântare cu două tăișuri, deoarece tehnologia poate fi folosită atât de spammeri, cât și de cei care filtrează (băieții buni și băieții răi). Pentru noi, cei care scriem emailuri nevinovate (cel puțin ca expeditori), protocoalele sunt excelente, deoarece înseamnă că este mai puțin probabil să fim interpretați ca spam.

Filtrare bazată pe autentificare

Spre deosebire de celelalte metode de filtrare pe care le-am menționat până acum, filtrarea bazată pe autentificare nu este preocupată de conținutul unui email. În schimb, se concentrează în întregime pe verificarea autenticității expeditorului. Atunci când sunt configurate corect, aceste protocoale îți demonstrează autenticitatea și, făcând acest lucru, validează legitimitatea emailurilor tale. Când citești explicațiile următoare, este important să ții cont că, indiferent de ce fac aceste cadre, nu faptul de a le avea configurate va reprezenta un semn negativ pentru adresa ta de email, făcând ca toate emailurile tale să aibă șanse mai mari să ajungă în folderul de spam al destinatarului.

1. SPF (Sender Policy Framework):

• Acesta verifică dacă adresa IP a unui expeditor este autorizată să trimită emailuri în numele domeniului. În esență, dacă cineva încearcă să trimită un email de la adresa ta de pe un server care nu este al tău, emailul ar trebui să nu treacă verificarea SPF și, prin urmare, este mult mai probabil să ajungă într-un folder de spam.

2. DKIM (Domain Keys Identified Mail):

• DKIM adaugă o semnătură digitală în antetul emailului tău folosind o cheie privată. Serverul de email al destinatarului poate verifica semnătura comparând-o cu o cheie disponibilă public, publicată în înregistrările DNS ale expeditorului. DKIM asigură, de asemenea, că emailurile nu au fost modificate în timpul transmiterii.

3. DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance):

• DMARC este o politică ce stipulează modul în care domeniul tău gestionează emailurile care nu trec verificările SPF și DKIM. Specifică acțiunile care trebuie întreprinse (de ex., respingere, carantinare sau permitere) atunci când emailurile nu trec aceste verificări și te ajută să îți monitorizezi contul de email. DMARC ajută la stabilirea încrederii și îmbunătățește securitatea emailului prin prevenirea tentativelor de spoofing și phishing.

12 moduri de a împiedica emailurile tale să ajungă în spam

Acum că înțelegem cum funcționează filtrele de email, să trecem prin cele mai bune metode prin care poți evita să fii prins de ele.

1. Nu face spam

Acesta este pe primul loc pentru că ar trebui să fie de la sine înțeles. Scriind emailuri naturale, sincere — chiar dacă sunt despre ceva profesional sau orientat spre afaceri — ar trebui să poți evita aceste filtre. Așa cum am menționat, filtrele de conținut caută în principal utilizări nenaturale ale limbajului sau expresii asociate cu spammerii. În cele mai multe cazuri, nu vei cădea în aceste capcane pur și simplu pentru că nu încerci să faci spam.

De exemplu, când ar apărea expresia „Nu o să-ți vină să crezi cât de ușor este să faci 10.000 $” într-o conversație normală?

Un alt aspect de luat în considerare este că reputația de spam a domeniului tău este generată pe baza comportamentului trecut (precum și a altor câțiva factori care contribuie, cum ar fi reputația serverului și a IP-ului tău).

Dacă domeniul tău a fost deținut anterior de altcineva care a trimis mult spam, ar putea fi afectat de acest lucru chiar dacă tu nu faci asta. Din acest motiv, este întotdeauna bine să verifici reputația unui domeniu înainte de a-l cumpăra.

2. Evită cuvintele-cheie specifice spamului

Așadar, să presupunem acum că nu vei face spam. Poți ajuta la evitarea filtrelor evitând anumite cuvinte-cheie și expresii. Lucruri precum: „Câștigător”, „Garanție”, „Urgent” sau alte cuvinte ori expresii asociate cu înșelătoriile. De fapt, expresiile de evitat aproape că merită un articol separat.

3. Evită punctuația excesivă

Deși aproape că ar putea fi inclus la punctul de mai sus, merită menționat separat. Prea multe semne de exclamare și folosirea excesivă a majusculelor sunt clișee comune ale spammerilor. Păstrează un nivel moderat de entuziasm pentru a evita asta. Probabil ar trebui să includem aici și emojiurile, ca măsură suplimentară — nimeni nu este vreodată atât de zâmbitor cât să justifice șase fețe. Una este suficientă.

4. Evită prea multe linkuri

Emailurile spam direcționează adesea clienții către mai multe site-uri frauduloase. Uneori sunt alcătuite aproape în întregime din linkuri sau adrese de email.

Pentru a evita această capcană, reglează numărul de linkuri și adrese de email conținute în emailurile tale. Este și mai probabil să fii filtrat dacă faci trimitere către site-uri cu reputație slabă, dar este destul de ușor să verifici reputația site-urilor către care vrei să faci trimitere.

5. Împarte atașamentele mari

Includerea unor atașamente mari poate declanșa un filtru de spam, chiar dacă ceea ce trimiți este inofensiv, deoarece mulți furnizori de email stabilesc limite pentru dimensiunea atașamentelor. Pentru a evita acest lucru, poți lua în considerare și împărțirea atașamentului sau utilizarea unor servicii de stocare în cloud precum Google Drive sau Dropbox.

6. Evită adresele de email ciudate

Le-am văzut cu toții, așa că să nu ocolim subiectul. Unele adrese de email pur și simplu par dubioase. Poate au un format improbabil care pare generat automat (j67fhjsahte@gmail.com) sau încearcă pe față să semene cu o companie sau un site consacrat (jamie@mypaypals.com).

Pur și simplu evită-le. În cele din urmă, nu există niciun avantaj în a avea un domeniu/email asemănător cu altul din vreun motiv legitim.

7. Nu folosi platforme de email gratuite/mici

Nu vom da nume, dar dacă este gratuit și îl folosești pentru email bazat pe domeniu (name@yoursite.com), sunt șanse mari să nu îți facă nicio favoare.

În primul rând, furnizorii mai mici s-ar putea să nu aibă suficiente adrese IP în „pool”-ul lor. Asta ar putea însemna că adresa ta IP este aceeași cu a cuiva care a trimis mult spam și a ajuns pe lista neagră. Companiile mai mari au mai multe adrese IP de rezervă pe care le pot folosi.

Platformele gratuite tind să nu aibă protocoalele de securitate (SPF etc.) pe care le-am menționat mai sus, care legitimează emailurile validându-te ca expeditor. Fără aceste protocoale, conținutul emailului tău s-ar putea să nici nu mai conteze — atât de importante sunt.

8. Folosește numele domeniului tău în email

Având în vedere cele de mai sus, ai putea crede că este mai simplu să nu te complici și să rămâi la o adresă generică Hotmail sau Gmail. Dar nu este deloc așa. În primul rând, dacă alegi un furnizor profesionist de email (în locul unuia gratuit), este probabil ca unele dintre aceste protocoale să fie configurate automat de furnizor.

Dar aici trebuie să ne extindem și să vorbim despre un alt tip de filtru: propriul nostru instinct. Cu toții am văzut suficient spam încât să putem recunoaște singuri unele dintre semne.

Fii deosebit de atent la acest aspect în scenarii de afaceri. Există șanse mari să nu fi contactat niciodată clientul înainte, iar mesajul să privească o comandă sau o plată. Este liniștitor pentru destinatari să vadă domeniul tău în adresa de email, deoarece îi ajută să știe că mesajul a venit cu adevărat de la site-ul de pe care au comandat.

9. Trimite volume regulate de emailuri

Nu trimite cantități uriașe de mesaje. Dacă vrei să faci o campanie de email, ia în considerare utilizarea unui software conceput pentru a gestiona acest lucru, pentru a reduce riscul unei clasificări ca spam. De asemenea, ar trebui să eviți să trimiți către aceeași adresă de email de mai multe ori într-un interval scurt sau să trimiți emailuri dintr-un singur cuvânt care spun lucruri precum „test”.

10. Înțelege și evită capcanele de spam

Capcanele de spam arată pe hârtie ca adrese de email obișnuite, dar sunt adrese de email create de ISP-uri pentru a monitoriza cine trimite spam. În mod normal, este puțin probabil să trimiți mesaje către una, dar dacă ai cumpărat (sau deții) o listă mare de adrese de email, este foarte posibil ca aceasta să conțină o adresă-capcană de spam.

Dacă trimiți un email, mai ales unul care ar putea fi considerat spam, către o capcană de spam, este probabil ca scorul de spam al domeniului tău să se înrăutățească. Gândește-te la aceste adrese ca la niște agenți secreți, care pândesc discret în liste de email altfel obișnuite, în încercarea de a monitoriza și controla spamul.

O modalitate de a-ți reduce riscul dacă trimiți emailuri către liste mari de contacte este să incluzi opțiunile corecte de dezabonare în toate emailurile pe care le trimiți și care nu sunt comunicări personale.

11. Încălzește orice domenii noi de pe care trimiți emailuri

Dacă nu ai trimis niciodată emailuri de la o anumită adresă sau de pe un anumit domeniu, merită să înveți cum să încălzești un domeniu de email pentru o livrabilitate mai bună a emailurilor. „Încălzirea” în acest context înseamnă construirea treptată a reputației tale în fața furnizorilor de servicii de email (ESP-uri). Fă acest lucru începând încet - trimite la început un număr mic de emailuri. Concentrează-te pe emailuri care au șanse mari să primească răspunsuri. Răspunsurile ajută la legitimarea unei adrese de email și contribuie la reputația ei pozitivă.

Încălzirea este, de asemenea, o idee bună dacă afacerea ta se mută pe alt domeniu sau se extinde la mai multe domenii. Poate cel mai important lucru pe care îl poți face pentru a încălzi un email este să urmezi pasul 12.

12. Trimite emailuri de pe un domeniu configurat corect

Este unul dintre lucrurile mai migăloase de făcut la început, dar odată ce este configurat, poți uita de el. Alegând un furnizor profesionist de email, s-ar putea să descoperi că unele dintre aceste înregistrări sunt configurate pentru tine.

Cum să configurezi protocoalele de autentificare pentru domeniul tău

Procesul va depinde de furnizorul tău. În general, procesul implică generarea/găsirea cheilor în contul tău de email, apoi accesarea gestionării domeniului pentru domeniul pe care îl folosești pentru adresele tale de email. De acolo, poți crea noi înregistrări DNS care au legătură cu cele trei protocoale.

Există o mulțime de ghiduri detaliate despre cum să configurezi SPF și DKIM în sistemul popular de gestionare a conținutului, cPanel. Există, de asemenea, multe videoclipuri utile pe YouTubecare te ghidează pas cu pas.

Rămâi informat testând livrabilitatea emailurilor

Urmează acești pași simpli și ar trebui să ajungi în inboxurile destinatarilor tăi de fiecare dată.

Dar este bine să fii la curent cu situația verificând câte dintre emailurile tale ajung la destinatari. De asemenea, ai putea urmări pe termen lung ratele de deschidere și de livrare, ceea ce îți va permite să identifici la timp eventualele probleme.

Poți găsi instrumente care îți permit să monitorizezi indicatorii-cheie, fără să trimiți mai multe emailuri pentru a testa lucrurile pe cont propriu.

Spor la trimis

Urmează acești pași simpli pentru a evita ca emailurile tale să ajungă în folderul de spam al destinatarului. Pot părea multe, dar majoritatea sunt lucruri pe care nu trebuie să le faci și nu necesită nicio acțiune imediată — doar bune practici de email.

Ca regulă generală, dacă nu ai trimis spam și domeniul tău are o reputație bună, nu prea ai de ce să te temi. Lasă orice gânduri sau sfaturi în secțiunea de comentarii de mai jos.