Was ein typischer Spamfilter prüft, lässt sich in drei Kategorien unterteilen:
Woher die Nachricht stammt
Anti-Spam-Organisationen haben spezielle Netzwerkliste namens RBLs (Real-time blackhole lists) erstellt. Spamfilter prüfen solche Listen auf die IP-Adresse und den Domainnamen, von denen die Nachricht gesendet wurde. Wenn die IP-Adresse mit einer auf der Liste übereinstimmt, erhöht sich der Spam-Score der Nachricht, weshalb die E-Mail im Spam landen kann.
Wer die Nachricht gesendet hat
Anhand von E-Mail-Headern prüfen Spamfilter, ob die E-Mail von einer Spam-Engine oder von einem echten Absender gesendet wurde. Jede E-Mail hat eine eindeutige ID, aber wenn Spammer Massen-E-Mails versenden, haben sie alle dieselbe ID.
Wie die Nachricht aussieht
Der Spamfilter analysiert den Textkörper und den Betreff der E-Mail. Zeichenfolgen, die als Spam identifiziert werden können, sind „buy now“, „lowest prices“, „click here“ usw. Außerdem sucht er nach auffälligem HTML wie großen Schriftarten, blinkendem Text, grellen Farben und so weiter. Viele Spamfilter vergleichen den gesamten Text mit der Anzahl verdächtiger Wörter. Wenn Ihre E-Mail also lang ist, wird sie beispielsweise nicht wegen einiger weniger verdächtiger Wörter als Spam eingestuft.
Gültige Absenderinformationen
Verwenden Sie eine erkennbare und legitime Absender-E-Mail-Adresse. Vermeiden Sie allgemeine oder verdächtige Absendernamen.
Stellen Sie sicher, dass das Feld „Von“ Ihre Organisation oder Marke korrekt darstellt.
Klare Betreffzeile
Schreiben Sie eine Betreffzeile, die den Zweck der E-Mail prägnant widerspiegelt.
Vermeiden Sie irreführende oder Clickbait-artige Betreffzeilen.
Beenden Sie einen Betreff nicht mit einem Fragezeichen oder Leerzeichen.
Verwenden Sie nicht nur Großbuchstaben.
Verwenden Sie keine Wörter wie Test/Testing im Betreff.
Strukturierter E-Mail-Text
Gliedern Sie Ihren E-Mail-Inhalt in Absätze oder Abschnitte.
Verwenden Sie Überschriften, Aufzählungspunkte und nummerierte Listen, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Verwenden Sie nicht zu viele Sonderzeichen, insbesondere nicht am Anfang oder Ende des Satzes.
Signatur und Kontaktinformationen
Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur mit Ihrem Namen, Ihrer Berufsbezeichnung und Ihren Kontaktdaten hinzu.
Eine gut formatierte Signatur verleiht Ihrer E-Mail Glaubwürdigkeit.
Vermeiden Sie übermäßig viele Links und Anhänge
Begrenzen Sie die Anzahl der Hyperlinks in Ihrer E-Mail.
Vermeiden Sie es, die E-Mail mit Dateien zu überladen.
Seien Sie vorsichtig mit Bildern. Es wird empfohlen, keine E-Mails zu senden, die nur Bilder enthalten. Stellen Sie sicher, dass Sie pro Bild mindestens zwei Textzeilen haben.
Verwenden Sie keine verkürzten URLs. Spammer nutzen diese oft, um ihre echten URLs zu verbergen.
Vermeiden Sie einige Arten von Anhängen wie .exe, .zip, .swf. Es ist in Ordnung, .jpg, .gif, .png und .pdf zu verwenden.
HINWEIS: Anhänge sind ein wichtiger Faktor bei der Spamfilterung und der allgemeinen Bewertung von Nachrichten. Bestimmte Dateitypen in Anhängen können den Spam-Score einer E-Mail erhöhen. Dadurch ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass Nachrichten mit solchen Anhängen abgelehnt oder gefiltert werden. Diese Dateitypen sind nicht direkt verboten, werden jedoch häufig mit einem höheren Risiko in Verbindung gebracht, was die Zustellbarkeit beeinträchtigen kann.
Unten können Sie eine Liste von Anhangserweiterungen prüfen, die die E-Mail-Zustellung negativ beeinflussen können:
.ace .arj .cue .smi .zpaq .ade .adp .apk .appx .appxbundle .Bat .cab .chm .cmd .cpl .diagcab .diagcfg .diagpack .dll .dmg .ex .ex_ .exe .hta .img .ins .iso .isp .jar .jnlp .js .jse .lib .lnk .mde .mjs .msc .msi .msix .msixbundle .msp .mst .nsh .pif .ps1 .scr .sct .shb .sys .vb .vbe .vbs .vhd .vxd .wsc .wsf .wsh .xll .app .application .appref-ms .msh .msh1 .msh2 .msu .pl .ps2 .py .pyc .pyo .pyw .pyz .pyzw .reg .scf .shs .theme .vhdx .vsmacros .website .ws
Abmeldeoption
Die E-Mail sollte als Werbung gekennzeichnet sein, wenn Sie genau das versenden.
Fügen Sie einen leicht auffindbaren Abmeldelink hinzu. Die Einhaltung von Anti-Spam-Vorschriften ist entscheidend. Das Respektieren von Abmeldeanfragen schafft Vertrauen bei den Empfängern.
Plain-Text-Version zusätzlich zu HTML
Einige E-Mail-Clients stellen HTML möglicherweise nicht korrekt dar. Das Einfügen einer Plain-Text-Version gewährleistet die Zugänglichkeit für alle Empfänger.
Wenn möglich, vermeiden Sie unterschiedliche Schriftfarben.
Domain-Konfiguration
Prüfen Sie SPF-, DKIM- und DMARC-Einträge. Sender Policy Framework (SPF)-Einträge ermöglichen es Domaininhabern, eine Liste von IP-Adressen zu veröffentlichen, die berechtigt sind, in ihrem Namen E-Mails zu senden. Ziel ist es, die Menge an Spam und Betrug zu reduzieren, indem es für böswillige Absender deutlich schwieriger wird, ihre Identität zu verschleiern. Domain Keys Identified Mail (DKIM) hilft Ihnen, Ihr Unternehmen vor E-Mail-Spam und Phishing-Versuchen zu schützen. Es bietet eine Methode zur Validierung einer Domainnamen-Identität, die durch kryptografische Authentifizierung mit einer Nachricht verknüpft ist. Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (DMARC) hilft, Ihre Domain vor E-Mail-Spoofing und Phishing zu schützen, indem festgelegt wird, wie mit nicht autorisierten E-Mails umgegangen werden soll. Bei Domains ohne korrekt konfigurierte Authentifizierungseinträge ist die Wahrscheinlichkeit deutlich höher, dass Folgendes auftritt:
- Platzierung im Spam-Ordner;
- Zustellungsverzögerungen;
- reputationsbezogene Einschränkungen;
- oder Ablehnung der Nachricht durch empfangende Anbieter.
Wir empfehlen dringend, alle drei Authentifizierungsmethoden für jede Domain zu konfigurieren, die zum Versenden von E-Mails verwendet wird.
Prüfen Sie Ihre IP und Domain in Blacklists. Wenn Ihre IP oder Domain auf einer Blacklist steht, sollten Sie sie auf die Whitelist setzen lassen oder Ihren E-Mail-Dienstanbieter kontaktieren, bevor Sie E-Mails versenden.
Wenn Sie einen neu registrierten Domainnamen verwenden oder er zuvor nicht zum Versenden von E-Mails genutzt wurde, ist es für eine bessere Zustellbarkeit notwendig, ihn aufzuwärmen. Sehen Sie sich gern diese Anleitung an: How to warm-up your email sending domain
Weitere Empfehlungen
Wir empfehlen nicht, E-Mail-Listen zu kaufen. Es ist gängige Praxis, Listen potenzieller Kunden zu erwerben. Allerdings sind viele E-Mail-Adressen in solchen Listen nicht korrekt, und Ihre IP/Domain kann wegen Massenmailings sehr schnell auf einer Blacklist landen. Es ist besser, einzelne E-Mails an echte Personen zu senden.
Prüfen Sie, wie Ihre E-Mails zugestellt werden. Sie können verschiedene E-Mail-Konten bei beliebten E-Mail-Anbietern wie Google, Yahoo usw. erstellen und Test-E-Mails an diese senden.
Senden Sie Ihren Kunden regelmäßig E-Mails und weisen Sie Ihre Empfänger darauf hin, wie sie Ihre E-Mail-Adresse auf die Whitelist setzen können.
Obwohl Anti-Spam-Systeme heutzutage recht fortschrittlich sind und etwa 90,9% der Spam-E-Mails blockieren sollten, ist es wichtig zu beachten, dass kein System perfekt genug ist, um 100% der Spam-E-Mails für alle Nutzer zu blockieren (zumindest vorerst).
Wenn eine E-Mail mit Spam fälschlicherweise als legitime E-Mail eingestuft und in den Posteingang zugestellt wird, nennt man das ein False Negative. Zum Beispiel Links, die wie bekannte Websites aussehen, tatsächlich aber zu Phishing-Websites führen. Welche Faktoren tragen also zu False Negatives bei?
Ein neues Spam-Muster, das dem System noch nicht bekannt ist. Da die meisten Anti-Spam-Filter Machine-Learning-Technologie verwenden, lernen sie ständig dazu, was bedeutet, dass neue Spam-Muster zu ihrer Datenbank hinzugefügt werden, um solche E-Mails zu erkennen und zu blockieren. Gleichzeitig tun Spammer dies ebenfalls. Indem sie ständig versuchen, sich an neue Gegebenheiten anzupassen, um Anti-Spam-Filter zu täuschen, schaffen sie neue Muster, die Systeme möglicherweise nicht sofort erkennen.
Subjektive Inhaltsfilterung. In manchen Fällen kann die Inhaltsfilterung schwierig sein. Während sich manche Dinge leicht erkennen lassen, ist E-Mail-Inhalt nicht schwarz-weiß. Natürlich gibt es bekannte Spam-Indikatoren: blockierte Domains, TLDs, die besonders häufig zum Versenden von Spam verwendet werden, Anhänge mit ausführbaren Dateien oder bekannte Spam-Schlüsselwörter in der E-Mail. Allerdings ändern sich die Inhaltsrichtlinien für Spam ständig, genau wie unsere Welt. Das macht es für Anti-Spam-Systeme manchmal schwierig zu unterscheiden, ob eine E-Mail Spam oder Ham ist.
Nutzer können unterschiedliche Auffassungen davon haben, was als Spam gilt. Die Definition von Spam kann für die meisten Empfänger sehr subjektiv sein. Manche bezeichnen damit einfach unerwünschte Kommunikation (einschließlich legitimer Werbung, die sie nicht mehr erhalten möchten), selbst wenn solche E-Mails keine Spam-Merkmale aufweisen.
Diese Arten von E-Mails werden von Anti-Spam-Systemen normalerweise nicht als Spam betrachtet und können daher in Ihrem Posteingang landen:
Direktmarketing- und Newsletter-E-Mails, denen Nutzer zugestimmt haben (z. B. durch ein Abonnement);
Transaktions-E-Mails (z. B. Belege, Bestätigungen, Rechnungen usw.);
Hinweise zur automatischen Verlängerung oder „steht zur Verlängerung an“ (für Dienste, die Sie freiwillig gekauft haben);
Benachrichtigungen über unzustellbare E-Mails;
Nachrichten, die versehentlich an den Empfänger gesendet wurden.
Gleichzeitig lässt sich Spam an übertriebenen Versprechen, einem Gefühl der Dringlichkeit und kommerziellen Absichten erkennen. Hier sind einige Dinge, auf die Sie bei der Prüfung einer potenziellen Spam-E-Mail besonders achten sollten:
Absender
Zunächst einmal verwenden Spammer lange E-Mail-Adressen (unter Nutzung kostenloser E-Mail-Dienste wie Gmail, Yahoo usw.), die eine zufällige Kombination aus Buchstaben und Zahlen enthalten. Zum Beispiel ell45704truiw@gmail.com.
Außerdem können sie sich als seriöse Organisationen ausgeben, um Zugriff auf Ihre Daten zu erhalten. Zum Beispiel können Ihnen gefälschte E-Mail-Adressen begegnen, die echten ähneln (wie @paypai.com für PayPal oder @nelflix.com für Netflix, die nicht deren Domains sind). Es ist manchmal schwierig, den Unterschied sofort zu erkennen, deshalb ist es sehr wichtig, den Absender genau zu prüfen, insbesondere bevor Sie auf Links in der E-Mail klicken oder darauf antworten.
Sprache
Tippfehler, falsche Schreibweise, offensichtliche Grammatikfehler oder die Ähnlichkeit mit einem schlecht aus einer anderen Sprache übersetzten Text sind ebenfalls offensichtliche Merkmale einer Spam-E-Mail. Gültige Werbe-E-Mails aus seriösen Quellen enthalten solche Fehler normalerweise nicht, da sie auf ihre Texte achten.
Links
Wenn Sie im Allgemeinen eine unbekannte E-Mail erhalten, klicken Sie nicht vorschnell auf Links, da dies zu einem Datenleck führen kann oder Sie einfach einen Virus herunterladen könnten. Spammer können verkürzte URLs (wie bit.ly, tinyurl.com, tiny.cc usw.) verwenden, um Links zu betrügerischen Ressourcen zu verschleiern, die sie nutzen, um an Ihre persönlichen Daten, Kreditkartendaten, Passwörter usw. zu gelangen. In manchen Fällen können diese Links zum Herunterladen einer Datei auf Ihren PC führen. Zu Ihrer Sicherheit wird empfohlen, die Links überhaupt nicht zu öffnen, wenn Sie sich beim Absender nicht sicher sind, oder sie in einem Online-Link-Checker zu prüfen.
Unrealistische Behauptungen
Wenn Sie eine E-Mail erhalten, in der Ihnen angeboten wird, etwas zu einem lächerlich niedrigen Preis zu kaufen, oder in der eine Geldbelohnung/ein Preis versprochen wird, handelt es sich höchstwahrscheinlich um eine Spam-Nachricht. Am besten löschen Sie die E-Mail und melden sie als Spam.