Dlaczego małe firmy wolą bezpiecznych dostawców poczty e-mail

Większość z nas prawdopodobnie doświadczyła już jakiejś formy cyberprzestępczości związanej z pocztą e-mail. W rzeczywistości, gdyby większość z nas otworzyła teraz swoje prywatne skrzynki odbiorcze dosłownie teraz, prawdopodobnie znaleźlibyśmy jakiś rodzaj oszustwa phishingowego zachęcającego nas do podania danych pod fałszywym pretekstem. Ma się wrażenie, że niemal każdego dnia trzeba unikać nowej phishingowej pułapki.

Ale ryzyko tylko rośnie, gdy prowadzisz firmę. Jest o wiele więcej rzeczy do śledzenia, a wiele Twoich informacji jest publicznie dostępnych (czy to poprzez rejestrację firmy, czy po prostu na samej stronie internetowej). Te informacje mogą ułatwić niektórym oszustom przekonanie Cię, że mają uzasadniony cel, albo po prostu podszywanie się pod Twoją firmę. Problemy wykraczają też poza phishing.

Warto pamiętać na przykład, że często będziesz wysyłać klientom wrażliwe informacje o ich kontach lub zamówieniach u Ciebie. Każde włamanie lub naruszenie bezpieczeństwa grozi ujawnieniem ich danych, a także Twoich własnych. Gdy dane trafią w niepowołane ręce, mogą zostać wykorzystane jako broń, co potencjalnie prowadzi do oszukańczych wiadomości e-mail wysyłanych do osób, których dane zostały naruszone. To sprawia, że bezpieczeństwo jest znacznie bardziej integralną częścią dostawców poczty e-mail poszukiwanych przez firmy.

W rzeczywistości wykorzystywanie firm (co nie jest zaskoczeniem) poprzedza Internet. Większość firm nawet teraz otrzymuje fizyczne listy od tak zwanych doradców podatkowych (i podobnych), którzy udają, że reprezentują rząd, albo powołują się na rządowe grzywny, które rzekomo zostaną nałożone, jeśli nie skorzystasz z ich usługi. E-mail po prostu sprawia, że bombardowanie Cię podobnymi atakami jest nieskończenie łatwiejsze.

Cyberprzestępczość a małe firmy

Jak się okazuje, ponad 77% małych firm doświadczyło cyberataków związanych z pocztą e-mail, i ma to sens, gdy pomyślisz, jak łakomym celem możesz być. Z punktu widzenia atakujących Twoje środki bezpieczeństwa prawdopodobnie są mniej solidne niż w większych firmach — z powodu ograniczeń finansowych i kadrowych — ale nadal możesz mieć cenne zasoby lub dane warte kradzieży.

Ale na tym się nie kończy. Cyberprzestępcy próbują nawet podszywać się pod małe firmy, używając ich nazw w fałszywych adresach e-mail. Wiadomości te mogą nawet zawierać nazwiska i role prawdziwych pracowników, kontaktów lub dostawców, aby dodać im wiarygodności. Usługi takie jak LinkedIn wcale w tym nie pomogły. Choć są nieocenionymi zasobami zarówno dla pracodawców, jak i pracowników, są zasadniczo bazami danych zawierającymi informacje, które w innym przypadku byłyby trudne do znalezienia.

Jak ze wszystkim, im więcej danych jest online, tym więcej sposobów można je wykorzystać jako broń. Dobrze jest ograniczyć do minimum wszystko, co publikujesz o sobie lub jakiejkolwiek części swojej firmy.

Ale bezpieczni dostawcy poczty e-mail mogą pomóc…

Najlepsi dostawcy poczty e-mail stawiają na bezpieczeństwo, aby chronić wrażliwe informacje wymieniane w wiadomościach e-mail. Z powodów już wspomnianych jest to prawdziwy atut dla klientów biznesowych takich jak Ty, i rzeczywiście potwierdziło to niedawne badanie klientów, które przeprowadziliśmy. Ponad 83% osób stwierdziło, że bezpieczeństwo było głównym powodem wyboru dostawcy poczty e-mail.

Jednym z kluczowych środków, które zawsze należy brać pod uwagę, jest szyfrowanie. W tym samym badaniu 88,7% respondentów stwierdziło, że szyfrowanie było najważniejszą funkcją ze wszystkich. Może ono przybierać wiele form. Szyfrowanie danych w miejscu ich przechowywania jest często pomijane, ale jest ważne. Jeśli dane są przechowywane w postaci zaszyfrowanej, każdy, kto włamie się na serwer pocztowy, znajdzie jedynie niezrozumiały bełkot. Jako mała firma powinieneś również szukać dostawców oferujących wiadomości samoznikające lub chronione hasłem, aby pomóc w zachowaniu poufności.

Połączenie funkcji bezpieczeństwa typowych dla biznesowej poczty e-mail zwykle pomaga spełniać wymogi przepisów o ochronie danych, takich jak GDPR i HIPAA.

Większe możliwości dostosowywania funkcji bezpieczeństwa

Szukając biznesowej poczty e-mail, zwracaj uwagę na funkcje, które pozwalają na większy poziom personalizacji. Na przykład zaawansowane narzędzia pomagające kategoryzować pocztę według tematu lub typu. Mogą one naprawdę pomóc przy sortowaniu dużych ilości wiadomości.

Podobnie tworzenie ogólnych skrzynek pocztowych, takich jak info@ lub admin@, które przekierowują do konkretnych zespołów lub osób, to kolejna przydatna funkcja. Nazywa się je aliasami e-mail, a większość dobrych dostawców biznesowej poczty e-mail pozwoli Ci mieć ich kilka. Umożliwiają one przekazywanie wiadomości z ogólnych skrzynek, takich jak te powyżej, do wielu skrzynek pocztowych, co ma dodatkową zaletę w postaci umożliwienia monitorowania ich przez wiele osób, a także ochrony ich tożsamości.

Bezpieczeństwo i ochrona antyspamowa

Spam stanowi większe zagrożenie dla małych firm niż dla osób prywatnych. Ale czym dokładnie jest ochrona antyspamowa?

Mówiąc prościej, pozwala blokować wiadomości od nadawców, których uznasz za niewiarygodnych. Ale dobre rozwiązania oferują jeszcze więcej. Najlepsze filtry antyspamowe wykorzystują narzędzia takie jak uczenie maszynowe, aby przewidywać, co prawdopodobnie jest spamem na podstawie Twoich wcześniejszych klasyfikacji, automatycznie odsuwając szkodliwe oszustwa phishingowe z dala od Ciebie i Twoich pracowników.

Elastyczne filtrowanie jest również niezbędne, aby panować nad firmową pocztą e-mail. Musisz zmienić regułę albo znalazłeś coś w spamie, czego nie powinno tam być? Powinieneś móc łatwo dostosować ustawienia. Ręczne nadpisywanie to kluczowa funkcja, której warto szukać w filtrach antyspamowych.

Poza ochroną antyspamową istnieją też inne funkcje bezpieczeństwa, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze najlepszego dostawcy biznesowej poczty e-mail. Jedną z nich jest uwierzytelnianie dwuskładnikowe (2FA). Prawdopodobnie masz je już w swoich aplikacjach bankowych. Polega ono na tym, że do potwierdzenia logowania potrzebne jest drugie urządzenie (na przykład smartfon). Upewnienie się, że wybrany dostawca oferuje 2FA dla poczty e-mail oznacza, że nie musisz się martwić, że ktoś uzyska dostęp do Twojego konta bez Twojej wiedzy.

Dzienniki aktywności i urządzeń są również przydatne do pokazywania aktywności na koncie. Dziennik aktywności zawiera każde logowanie, a dziennik urządzeń pokazuje wszystkie bieżące urządzenia. Dzięki temu są wygodnym sposobem sprawdzenia, czy wszystko jest w porządku, zwłaszcza jeśli podejrzewasz nietypową aktywność na swoim koncie.

Uzyskanie ochrony DMARC, SPF i DKIM

A co z tymi irytującymi ludźmi podszywającymi się pod Twoją firmę? Czy jest sposób, aby ich powstrzymać?

Problem polega na tym, że to bardziej złożone niż zwykłe przekonanie, że jesteś bezpieczny, bo Twoje konto jest zabezpieczone. Oszuści ci często nie muszą włamywać się na Twoje konto, aby sfałszować adres e-mail wyglądający jak Twój. Właśnie tutaj przydają się te sprytne funkcje bezpiecznej poczty e-mail:

1. SPF:Sender Policy Framework to protokół, który pozwala właścicielom domen określić, które serwery pocztowe są upoważnione do wysyłania wiadomości e-mail w imieniu ich domeny. Działa poprzez opublikowanie określonego rekordu w DNS (Domain Name System), który zawiera listę autoryzowanych serwerów pocztowych. Gdy wiadomość e-mail zostanie odebrana, serwer pocztowy odbiorcy może sprawdzić rekord SPF domeny nadawcy, aby zweryfikować, czy wysyłający serwer pocztowy ma prawo wysyłać wiadomości e-mail w imieniu tej domeny. Jeśli kontrola SPF zakończy się niepowodzeniem, wskazując, że wiadomość e-mail została wysłana z nieautoryzowanego serwera, może zostać oznaczona lub odrzucona.

2. DKIM: DomainKeys Identified Mail dodaje podpis cyfrowy do wiadomości e-mail. Ten podpis jest generowany przy użyciu klucza prywatnego powiązanego z domeną nadawcy i dodawany (niewidocznie) do nagłówka wiadomości e-mail. Serwer pocztowy odbiorcy używa następnie klucza publicznego opublikowanego w DNS przez domenę nadawcy (w sposób podobny do SPF), aby zweryfikować podpis. Jeśli podpis jest prawidłowy, dowodzi to, że wiadomość e-mail jest autentyczna, a także potwierdza, że nie została zmieniona podczas przesyłania. Jeśli weryfikacja podpisu się nie powiedzie, wskazuje to na możliwą manipulację lub nieuprawnione źródło.

3. DMARC:Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance (to długa nazwa, ale zostań z nami) opiera się na SPF i DKIM, dając właścicielom domen możliwość wyboru, jak serwer pocztowy odbiorcy powinien obsłużyć wiadomość e-mail, która nie przejdzie kontroli uwierzytelnienia. Mogą zdecydować, czy wiadomość e-mail ma zostać poddana kwarantannie, czy odrzucona. Dodatkowo DMARC umożliwia właścicielom domen otrzymywanie raportów od odbiorców poczty e-mail o wiadomościach, które przechodzą lub nie przechodzą uwierzytelnienia, pomagając monitorować sytuację pod kątem osób podszywających się.

SPF, DKIM i DMARC współpracują ze sobą, aby weryfikować autentyczność tożsamości nadawcy i zapobiegać fałszowaniu wiadomości e-mail oraz podszywaniu się pod domenę:

• SPF weryfikuje serwer wysyłający.

• DKIM zapewnia integralność treści wiadomości e-mail i domeny nadawcy.

• DMARC zapewnia zasady i raportowanie, pozwalając Ci jako właścicielowi firmy określić, jakie działania należy podjąć wobec wiadomości e-mail, które nie przejdą uwierzytelnienia, oraz otrzymywać raporty o wynikach uwierzytelniania, gdy ktoś próbuje wysłać wiadomość e-mail podszywając się pod Ciebie.

Ale dlaczego nie wybrać znanej marki?

Ostatnio nastąpiła zmiana i coraz więcej osób prywatnych oraz firm odchodzi od zależności od wielkich gigantów technologicznych — takich jak Google, Apple i Microsoft.

Narastają obawy dotyczące tego, jak te firmy obchodzą się z danymi. Google słynnie doświadczył naruszenia serwera w 2018 roku, a Microsoft w 2021 roku, kiedy uzyskano nielegalny dostęp do danych. Ale mówiąc szerzej, to ujawnienia dokonane przez Edwarda Snowdena w 2013 roku, pokazujące, że NSA mogła potencjalnie mieć bezpośredni dostęp do serwerów big techu (pod przykrywką programów takich jak PRISM), naprawdę sprawiły, że ludzie zaczęli się zastanawiać, czy ich dane w tych firmach nie były zagrożone jeszcze zanim w ogóle weźmie się pod uwagę naruszenia bezpieczeństwa.

W rezultacie zarówno osoby prywatne, jak i firmy stały się ostrożniejsze i zaczęły szukać alternatyw oferowanych przez mniejszych, bardziej skoncentrowanych na prywatności dostawców usług e-mail.

Ale to nie wszystko. Mniejsi dostawcy bezpiecznej poczty e-mail oferują rzeczy, których wielcy gracze nie mają, oprócz wspomnianych przez nas korzyści związanych z bezpieczeństwem. Wiele firm naprawdę ceni poziom elastyczności i możliwości dostosowania, jakie oferują, wraz z niższymi, bardziej konkurencyjnymi cenami i planami, które rosną wraz z Twoją firmą.

Niektóre małe firmy mogą po prostu woleć nie wzmacniać monopolistycznego uścisku, jaki giganci mają nad naszym życiem, robiąc swój mały wkład we wspieranie mniejszych firm.

Przyszłość biznesowej poczty e-mail

Jeśli chodzi o wybór odpowiedniej biznesowej poczty e-mail, powinieneś móc uzyskać wysoki poziom bezpieczeństwa, ale także system, który sprawia, że korzystanie z firmowej poczty e-mail jest bezwysiłkowe. Dzięki temu komunikacja biznesowa przebiega płynniej, a bezpieczeństwo nigdy nie jest zagrożone.

W rzeczywistości powinieneś móc uzyskać bezpieczną, prostą usługę biznesowej poczty e-mail, która stanowi część szerszej platformy internetowej. Takiej, w której możesz automatycznie włączyć swoją nazwę domeny do adresu e-mail i zintegrować inne produkty internetowe ze swoim idealnym rozwiązaniem — wiedząc, że każda część platformy jest bezpieczna. Powinna się aktualizować i ewoluować wraz z czasem, tak aby jakkolwiek może wyglądać przyszłość poczty e-mail, była gotowa i wyposażona, by sobie z nią poradzić.

Dlatego stworzyliśmy Spacemail business email. To technologia zaprojektowana dla „prawdziwych ludzi” i aktywnie aktualizowana, aby pokonywać najnowsze zagrożenia bezpieczeństwa. Co więcej, działa w ramach szerszej platformy Spaceship, aby pomagać Ci lepiej prowadzić biznes online wszędzie, gdzie bezpieczeństwo i prostota są standardem — zawsze.