Cum să rămâneți în siguranță cu emailul în era digitală

Este greu de crezut că emailul a fost inventat acum aproape 50 de ani. Desigur, a durat ceva timp până când a devenit accesibil pentru ca oameni ca tine și ca mine să îl poată folosi. Dar dacă ne uităm la prezent, mai mult de jumătate din lume folosește emailul.

Anul trecut, peste 360 de miliarde de emailuri au fost trimise în fiecare zi, demonstrând clar că, deși există modalități mai conversaționale prin care putem face schimb de mesaje, emailul rămâne în continuare un pilon de neclintit al comunicării. Totul, de la trimiterea mesajelor formale și a atașamentelor mai mari până la simpla înregistrare a achizițiilor. Toate sunt incredibil de importante.

Dar, la fel ca cele mai bune inovații, crearea sa a venit cu câteva avertismente — și cu o listă tot mai mare de probleme de securitate.

Nimeni nu este imun

Când ne gândim la securitatea emailului, ne gândim în mod natural la experiențele noastre individuale. La momentul în care aproape am căzut în capcana unui email fraudulos sau când căsuța poștală a unui prieten a fost spartă și a trebuit să îl avertizăm. Dar, probabil, cea mai mare amenințare pe care o reprezintă emailul este pentru afaceri. Se pare că nu mai puțin de 94% dintre organizații au căzut victime ale escrocheriilor numai în 2024.

De ce sunt afacerile o țintă atât de tentantă? În primul rând, fiecare om este un potențial punct slab. Fie că este vorba de parole slabe sau de tendința umană de a avea încredere în ceilalți, există numeroase moduri în care colegii pot cădea victime unui atac și nu toate sunt evidente.

Afacerile mici pot fi deosebit de vulnerabile la emailurile frauduloase care pretind că provin de la clienți, furnizori de servicii și furnizori — mai ales dacă jonglați de unul singur cu numeroasele responsabilități ale unui proprietar de afacere mică. Dar nici afacerile mai mari, cu echipe specializate de securitate, nu sunt imune.

Trebuie doar să ne uităm la știrile recente pentru a vedea exemple despre ce se întâmplă când emailul merge prost pentru marile companii. O companie din Singapore a fost păcălită să transfere 42,3 milioane de dolari într-un cont fraudulos printr-un email falsificat care părea trimis de un furnizor. INTERPOL a ajutat-o să recupereze aproximativ 41 de milioane, dar a fost totuși o greșeală incredibil de costisitoare.

Cele mai frecvente amenințări prin email

Există multe tipuri de amenințări prin email. Cele mai comune forme de atac prin email împotriva afacerilor includ:

• Phishing

• Malware

• Email de business compromis

• Facturi false

În fruntea listei de pericole se află phishingul, 91% dintre cazuri implicând pierderi de date. Un adevărat coșmar într-o lume cu tot mai multe legi privind protecția datelor, precum GDPR și CCPA. Dar reducerea riscului nu este atât de dificilă pe cât ați crede.

Securitatea începe acasă

Securizarea emailului nu trebuie să fie complicată. Există multe lucruri pe care le puteți face pentru a crea o primă linie de apărare eficientă — fără să vă coste nimic, în afară de o mică investiție de timp.

Conștientizarea phishingului

Aici, puțină instruire v-ar putea economisi mult în ceea ce privește siguranța emailului. Dacă sunteți antreprenor individual sau aveți o afacere mică, deja faceți ceea ce trebuie citind acest articol! Dacă aveți o echipă mai mare, luați în considerare să îi adunați pe toți și să treceți în revistă exact ce este phishingul și numeroasele forme pe care le poate lua. Deși unii își pot da ochii peste cap la noțiunile de bază, pe măsură ce intrați în mai multe detalii despre numeroasele moduri în care phishingul se poate manifesta și chiar se poate extinde în „whaling”, chiar și cei bine familiarizați cu amenințările cibernetice vor avea parte de o recapitulare.

Din păcate, oamenii sunt punctul slab când vine vorba de phishing. Acesta se bazează pe psihologia noastră și pe încrederea inerentă pe care o avem în ceilalți. Din acest motiv, să nu vedeți deloc mesajul de phishing este un avantaj uriaș — de aceea ar trebui să căutați un furnizor de email care prioritizează un filtru anti-spam puternic printre funcționalitățile sale. Mai multe despre asta urmează imediat.

Parole puternice

Dincolo de instruire, prima linie de apărare este și cea mai simplu de implementat — o parolă. Să fim conștienți de modul în care psihologia poate lucra împotriva noastră este, de asemenea, esențial aici. Din comoditate, cu toții vrem să creăm ceva memorabil, dar asta poate fi antonimul securității. Zilele de naștere, adresele de email, numele rudelor sau lucrurile importante din viața noastră le pot oferi hackerilor umani un avantaj inițial. Dar, desigur, este vorba de mai mult decât atât.

Atunci când sunt folosite mașini sau scripturi pentru a sparge conturi, cuvintele în sine ne dezamăgesc — pentru că, în cele din urmă, sunt finite și este mai probabil să alegem unele decât altele. Prin urmare, combinațiile aleatorii de cifre, simboluri și litere mari/mici fac parolele mai greu de ghicit. Managerii de parole sunt utili pentru generarea de parole unice, concepute să fie dificil de spart.

Dar pentru cei care preferă o parolă ușor de reținut, o alternativă bună este folosirea unei fraze memorabile întregi drept parolă. Lungimea o face, prin definiție, mult mai sigură. Adăugarea unei litere mici suplimentare la o parolă o face de 26 de ori mai greu de spart. Adăugarea a trei litere mici o face de 263 — adică 17.576 de posibilități în plus. Așadar, beneficiul parolelor mai lungi este exponențial.

Autentificare cu doi factori

Autentificarea cu doi factori (2FA) este una dintre cele mai bune metode pe care le puteți folosi pentru a vă securiza contul și este indispensabilă astăzi. Prin solicitarea unui dispozitiv secundar pentru autentificare, cum ar fi un telefon sau o cheie, oricine nu are acest hardware nu va putea face acest lucru, chiar dacă sparge parola. În plus, dacă este vorba despre o autentificare live pe telefon, veți fi informat că cineva încearcă să vă acceseze contul și veți putea lua măsuri preventive (cum ar fi schimbarea parolei sau deconectarea universală) pentru a rezolva problema.

Dar pentru a profita la maximum de 2FA, este vital să abordați o vulnerabilitate critică: protocoalele IMAP, SMTP și POP3. Pe scurt, aceste protocoale vă permit să vă conectați la serverele de email, în special folosind sisteme terțe — precum Outlook. Totuși, ele vin cu un cost.

Permițând conectarea mai multor dispozitive, creați mai multe puncte slabe, fie că este vorba de acces neautorizat sau de descărcarea emailurilor pe dispozitive nesigure. POP3 este deosebit de problematic deoarece nu criptează datele transmise. Asta înseamnă că emailurile, inclusiv conținutul și datele de autentificare, pot fi interceptate cu ușurință de actori rău intenționați. De asemenea, tinde să șteargă emailurile de pe server pe măsură ce sunt transferate, ceea ce poate duce la pierderea datelor.

Dezactivarea tuturor acestor protocoale la cel mai înalt nivel este o modalitate bună de a securiza conturile de email ale companiei dvs. Dacă totuși trebuie să folosiți unul, luați în considerare IMAP prin SSL/TLS (cunoscut și ca IMAPS).

Prin interzicerea protocoalelor nesigure, activarea 2FA și alegerea unei parole sigure, faceți tot ce este necesar pentru a vă menține contul securizat la un nivel de bază.

Funcționalități mai avansate

Desigur, există și lucruri puțin mai tehnice. Este posibil să aveți nevoie de un furnizor premium de email pentru business pentru a vă asigura că beneficiați de toate aceste funcționalități.

Scăpați de griji cu o filtrare anti-spam puternică

Suntem cei mai mari dușmani ai noștri când vine vorba de spam, în special de phishing. Fără noi, este doar un alt email fals trimis în eter. Este nevoie de un om pentru ca să apară consecințe.

Există multe moduri și tactici pe care le puteți folosi pentru a opri spamul prin email să vă supraîncarce inboxul, dar una simplă este să vă asigurați că aveți filtrarea spam potrivită. Aceasta poate identifica spamul folosind nenumărate metode diferite și poate chiar învăța pe baza tipului de spam pe care îl primiți. De la compararea unor aspecte, cum ar fi dacă numele afișat se potrivește cu domeniul/adresa expeditorului, până la detectarea altor nereguli pe care s-ar putea să nu le observăm în emailuri (cum ar fi certificatele de trimitere), acestea funcționează pe mai multe niveluri pentru a ne proteja.

Cel mai bun tip de filtru spam oferă, de asemenea, niveluri de filtrare în funcție de nivelul perceput al amenințării, oferindu-vă o protecție mai mare împotriva celor mai periculoși infractori. În egală măsură, acestea oferă posibilitatea de a readuce în inbox mesajele clasificate incorect, fără ca ele să mai fie vreodată marcate greșit ca spam. Sunt unul dintre cei mai importanți factori de luat în considerare atunci când alegeți furnizorul de email pentru afacerea dvs. mică.

Folosiți emailuri protejate prin parolă

Furnizorii de email mai avansați oferă, de fapt, emailuri criptate care solicită destinatarului să folosească o parolă pentru a le deschide. Acest lucru asigură că, chiar dacă emailul este interceptat sau accesat de părți neautorizate, acestea nu pot vedea mesajul fără parola corectă. Este o funcționalitate excelentă pentru trimiterea de conținut sensibil sau confidențial.

De obicei, emailurile protejate prin parolă există doar pe serverul dvs. de mail. În loc să trimiteți conținutul emailului destinatarului, este trimis un link care îl duce la locul unde mesajul este stocat pe serverul dvs., unde poate introduce parola pentru a deschide emailul.

De ce să nu aflați cum să vă criptați emailurile în Spacemail? Vă va ajuta să vă protejați comunicațiile atunci când este nevoie de confidențialitate suplimentară.

Monitorizați activitatea contului dvs. de email

Unele funcționalități sunt ideale pentru afacerile mai mari, dar pot fi utile și pentru antreprenorii individuali, de exemplu pentru cei care au un nivel ridicat de interes față de afacerea lor. O astfel de funcționalitate este posibilitatea de a monitoriza activitatea contului dvs.

Urmărind exact unde sunt autentificate conturile dvs. de email și când au fost accesate ultima dată, vă puteți face o idee clară dacă ați avut o breșă de securitate în doar câteva clicuri.

Verificarea regulată a orelor, locațiilor sau adreselor IP necunoscute este o practică bună și vă permite să urmăriți orice comportament suspect într-un mod de rutină și relaxat. Nu orice furnizor de email oferă jurnale de activitate, așa că prioritizați-i pe cei care o fac — mai ales dacă vă permit să vă deconectați de la distanță pentru autentificări neidentificate.

Ați putea susține că acest lucru nu s-ar putea întâmpla dacă toate sfaturile anterioare sunt urmate, dar este minunat să știți că există pentru orice scenariu de coșmar.

Stați liniștit știind că sunteți protejat

Merită să priviți toate acestea nu ca pe un set de obstacole, ci ca pe o serie de pași rapizi și ușori care vă oferă liniște sufletească atunci când vine vorba de securizarea emailului. Niciunul dintre pașii de mai sus nu este dificil de realizat.

Adoptând practici simple precum conștientizarea phishingului, folosirea unor parole puternice, activarea autentificării cu doi factori și valorificarea funcționalităților avansate (precum emailurile criptate), vă puteți proteja emailul și preveni breșele de securitate costisitoare.

Amintiți-vă, securizarea emailului dvs. nu înseamnă doar protejarea informațiilor sensibile — înseamnă protejarea afacerii dvs., a reputației dvs. și a liniștii dvs. sufletești. Aveți nevoie de furnizorul potrivit pentru a vă asigura că emailul dvs. rămâne un instrument de comunicare de încredere și sigur în această lume tot mai digitală.