Perguntam-nos frequentemente os clientes como escolher um endereço de email. Escolher um endereço de email — que seja memorável e soe profissional — envolve mais do que parece à primeira vista. E não são só as empresas que perguntam. Os clientes com contas pessoais também perguntam qual é a melhor forma de escolher o endereço de email certo.
Por isso, vamos direto ao assunto e abordar tudo, começando pelas pequenas empresas que querem garantir que estão a escolher um endereço de email simples e profissional.
Inclui o nome da tua empresa no teu endereço de email
É um conselho simples, mas é o que mais faz a diferença. Se escolheres um endereço de email empresarial que inclua o nome da tua empresa, isso vai compensar. As razões pelas quais merecem um artigo só para elas, mas acredita, é a forma mais fácil de transmitir profissionalismo. Pensa nas mensagens de spam mais convincentes que recebes — aquelas que passam o teu filtro interno inicial e exigem uma inspeção mais atenta. Se fores como eu, a primeira coisa que vais fazer com mensagens destas é verificar o endereço do remetente. Qualquer coisa de @gmail ou @hotmail faz soar imediatamente alarmes quando supostamente se trata de uma mensagem de uma empresa registada. Colocar o nome da tua empresa no teu endereço de email, especialmente se já vendes online, é uma forma incrivelmente simples e acessível de parecer legítimo e, por extensão, torna mais difícil que outros se façam passar pela tua empresa. Ficaria assim: teunome@atuaempresa.com. Mais à frente veremos como configurar tudo — já que o processo é o mesmo tanto para clientes pessoais como profissionais.
Então, vamos imaginar que já fizeste isto. Que mais poderás querer considerar?
Estrutura do endereço de email
Há muitos fatores a considerar quando se trata de estilizar o teu endereço de email. Em geral, podes fazer o que preferires — afinal, não existe uma estrutura universalmente aceite. Empresas diferentes usam o que melhor lhes convém, consoante as suas necessidades. Mas há algumas coisas a ter em conta.
Deves usar o teu primeiro e último nome no teu endereço de email?
Usar ambos os teus nomes tende a parecer mais profissional e, claro, evita ambiguidades em empresas maiores, onde várias pessoas podem partilhar o mesmo primeiro nome.
Se usares ambos os nomes, deves usar um ponto?
Usar um ponto é uma forma eficaz de separar o primeiro e o último nome. Facilita a identificação clara do nome próprio e do apelido, mas também é perfeitamente aceitável apresentá-los sem ponto (como uma só palavra).
E quanto à privacidade?
Usar ambos os teus nomes no endereço de email da tua empresa significa que qualquer pessoa que conheças e que tenha o teu nome e a tua empresa pode descobrir o teu endereço de email. Isto pode ser tanto bom como mau. Podes querer trocar algum grau de transparência por maior privacidade. Por exemplo, usar iniciais e apelidos (ex.: J. Brown@example.com) em vez de nomes completos.
E quanto a outros caracteres especiais?
Embora os pontos sejam aceitáveis, convém evitar outros caracteres especiais. Não são padrão e podem causar confusão (é um travessão curto, um travessão longo ou algo completamente diferente?). Usar caracteres não padrão pode tornar os endereços de email difíceis de acertar de memória e de dizer em voz alta — sem falar nas variações regionais dos caracteres especiais e no facto de alguns não serem permitidos em endereços de email.
Para funções que exigem elevada segurança, também podes usar emails baseados em funções ou departamentos, como:
support@example.com
admin@example.com
finance@example.com
feedback@example.com
No meu próprio negócio, uso apenas jamie@ — para mim, parece menos formal, mais amigável e, sendo uma empresa de uma só pessoa, pareceu desnecessariamente formal para os meus clientes ter ambos os meus nomes. Por vezes, também aprecio a camada extra de anonimato que isso proporciona.
O que são aliases e a minha empresa precisa deles?
Um endereço de email e um alias servem propósitos diferentes, e compreender as diferenças entre ambos pode ajudar-te a decidir se precisas dos dois.
Um endereço de email está sempre associado a uma caixa de correio específica — isto significa que tem início de sessão, armazenamento de mensagens e capacidade para enviar mensagens. Normalmente, é usado por uma pessoa. Um alias é ligeiramente diferente — é um endereço de email adicional que reencaminha emails para uma ou mais caixas de correio existentes. Não tem a sua própria caixa de entrada nem espaço de armazenamento. Quando um email é enviado para um alias, é automaticamente redirecionado para a caixa de correio associada.
Funções dos aliases
Lidar com grandes volumes de correio
Aliases de email são especialmente úteis para empresas com grandes volumes de correio recebido. Em primeiro lugar, podem permitir uma melhor organização do email; por exemplo, podes ordenar os emails pelo endereço de onde vieram (ex.: clientes, fornecedores, etc.).
Privacidade
Muitas pessoas escolhem os tipos de endereços que listámos acima como aliases para ajudar a manter anónimos os membros da equipa. Particularmente em reclamações ou outras comunicações delicadas, é provável que a equipa aprecie não ficar diretamente associada (pelo nome) ao correio que envia. Isto leva-nos diretamente ao principal benefício dos endereços de email alias…
Partilhar correio
Talvez a função mais útil dos endereços alias seja reencaminhar as mensagens recebidas por eles para várias caixas de entrada, para que todos os membros de um departamento ou equipa fiquem a par. Estarás familiarizado com aliases como returns@ ou help@ — mas escolhe os que melhor se adequam à tua empresa.
Em resumo
Os dez aliases e caixas de correio mais usados
Precisas de alguns exemplos dos melhores endereços de email para facilitar a vida da tua empresa? Aqui estão os 10 endereços de email mais escolhidos pelos nossos clientes para as suas caixas de correio e aliases.
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Como podes ver nesta lista, as empresas usam sobretudo estes endereços para identificar diferentes departamentos e simplificar as comunicações dentro da sua organização.
Como escolher endereços de email pessoais
Agora que já tens o teu email empresarial, também podes melhorar o teu endereço de email pessoal? Como podes tornar o teu endereço normal ao estilo Gmail ou Hotmail mais profissional?
Sejamos sinceros: já há vinte anos tínhamos de acrescentar o ano de nascimento ao nosso email para o distinguir. Com mais pessoas a terem várias contas, o futuro parece ainda mais sombrio. jamielong90@ parece muito melhor do que jamielong2819532@ — sem falar de como será difícil de memorizar. Então, o que podemos fazer? Há outros truques e estratégias para conseguir o endereço de email certo?
Em primeiro lugar, lembra-te das regras acima
Até porque praticamente todas se aplicam aqui também. Evita qualquer coisa cómica, caracteres invulgares que possam causar confusão, e por aí fora. Se estiveres a escolher números, tenta que tenham algum significado para ti ou, se não conseguires, que sejam memoráveis (jamielong666@) — em vez de incluíres a tua data de nascimento completa (jamielong111190@).
Evita complicar demasiado, especialmente na ortografia
Pode ser tentador acrescentar algumas letras ao teu nome porque o consegues memorizar facilmente e está disponível, como jamieielongng — mas garanto-te que isso vai causar confusão a longo prazo. Se o teu nome for naturalmente muito difícil de soletrar ou for frequentemente confundido com outro nome, talvez até queiras simplificá-lo ou encurtá-lo para te facilitar a vida nos inevitáveis momentos de o soletrar ao telefone.
Considera usar alcunhas ou hobbies em vez disso
JohnGuitar@ pode ter maior disponibilidade do que JohnSmith@ e provavelmente também é mais memorável. Só te deves lembrar de que qualquer palavra que escolhas precisa de durar no tempo. Se não for algo por que sintas verdadeira paixão, pode tornar-se um endereço de email de que te arrependas.
Mudar o teu endereço de email mais tarde é um incómodo que deves tentar evitar sempre que possível, sobretudo se planeias usá-lo como início de sessão em vários sites ou contas.
Evita incluir demasiada informação pessoal
Ninguém está a sugerir que incluas o apelido de solteira da tua mãe ou o teu primeiro animal de estimação, mas evita usar a tua data de nascimento completa, informações da morada ou qualquer outra coisa que possa causar problemas de segurança nas mãos erradas. Lembra-te de que o teu endereço é público.
Escolhe um domínio público ou fornecedor de email menos conhecido
Os domínios públicos são aqueles que qualquer pessoa pode usar para registar um endereço de email — são os teus gmails e hotmails.
Alguns dos grandes nomes têm outras opções de domínio público (menos conhecidas) que podem ter melhor disponibilidade do que as mais populares. Por exemplo, além do seu principal @hotmail, a Microsoft também nos permitiu registar @live @outlook e @msn ao longo dos anos, bem como variações que usam domínios de país (como .co.uk). De forma semelhante, a Apple usou @mac.com, @icloud.com, entre outros, ao longo dos anos.
Procurar as ofertas menos populares dos gigantes pode permitir-te criar um endereço de email mais próximo do que pretendes. A vantagem é que continuarás a ter uma extensão de domínio memorável e um nome muito mais adequado.
Sê tu mesmo usando um domínio pessoal no teu endereço de email
Mas porquê andar a disputar as migalhas caídas de um buffet com vinte anos, quando podes criar um banquete totalmente novo só teu?
Porque não precisas de ter uma empresa (nem sequer de gerir um site) para registar um domínio e obter todas as vantagens que descrevemos para as empresas. Registar o teu próprio domínio começa em cerca de um dólar por ano, mas nunca te vai arruinar.
Ter o teu próprio plano de email significa que podes basicamente escolher o que quiseres como nome, porque és dono do domínio (e o domínio também é personalizado). Podes ter jamie@greatdesigns.art ou o simples e velho jamie@jamielong.com se te estiveres a sentir pouco imaginativo. As possibilidades parecem de repente infinitas — mas certamente não deve ser fácil de configurar. Provavelmente tens de ser uma empresa ou algo do género…
Configurar o teu endereço de email personalizado sem site/alojamento
Na verdade, não. É incrivelmente fácil de configurar. Pode surpreender-te saber que não precisas de alojamento nem de um site real para teres o teu próprio endereço de email personalizado!
A forma mais fácil de configurar uma conta de email deste tipo é registar um domínio e depois simplesmente adicionar um serviço de email do tipo plug-and-play que trata da parte difícil por ti. Podes criar a tua caixa de correio, configurar os registos de email e obter espaço de armazenamento sem precisares de um plano de alojamento. Até podes receber mensagens na tua aplicação de email preferida.
Mobilidade e a escolha certa para ti
Sejamos sinceros: todos estamos habituados à aplicação no telemóvel, por isso um endereço de email que possa ser facilmente adicionado a ela é uma enorme vantagem. Isto é fácil de configurar e funciona com quaisquer fornecedores que permitam integrações IMAP/SMTP. É isso que tens de procurar ao escolher. Por isso, certifica-te de que analisas diferentes planos de email para empresas para garantires que escolhes a opção certa.
Até podes migrar o teu email atual para um serviço melhor, se necessário.
Lembra-te: trata-se de ti e do que precisas.
Perguntas frequentes
O endereço de email certo depende do que pretendes dele. No entanto, ao teres uma conta de email empresarial, deverás poder escolher praticamente tudo o que quiseres como endereço de email, sem os problemas de disponibilidade que encontrarias com algo como o Gmail ou o Outlook.
Um endereço de email é composto por duas partes: o nome e o domínio, separados pelo símbolo @. Normalmente, terá o aspeto de name@business.com.
Poderás querer considerar tanto a transparência como a privacidade ao pensares na forma do nome a usar num endereço de email. Queres que toda a gente te consiga identificar online ou preferes manter algum grau de anonimato? Dependendo da tua preferência, poderás considerar uma variação de um dos seguintes exemplos: Joe.bloggs@business.com, J.bloggs@business.com, Joe.B@business.com, ou até algo sem relação, como manager@business.com.
Não há endereços de email que sejam automaticamente bons ou maus (com exceção dos que são obviamente pouco profissionais). Tudo se resume à preferência, à forma como queres que os teus leitores te vejam e ao tom que queres adotar.
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