Como tratar várias pessoas num e-mail: boas práticas

O email tem tudo a ver com criar ligações. Quanto mais pessoas contactares com sucesso por email, mais ligações crias. Eis como o fazer corretamente.

Porque é importante dirigir-te corretamente a várias pessoas num email

Um email de grupo é igual a qualquer outro email. O teu foco principal deve ser o profissionalismo e a etiqueta de email. O email é, acima de tudo, um meio profissional, o que significa que aquilo que envias conta. Conta para relações futuras e para resultados futuros.

Também se trata de fazer com que as pessoas se sintam vistas, mas isso é mais difícil quando envias emails de grupo.

Como te diriges a várias pessoas num email?

O teu foco principal deve ser o tamanho do grupo e quem está incluído. Para grupos mais pequenos, como quando te diriges a duas pessoas num email, deves cumprimentá-las pelo nome para tornar a mensagem mais pessoal.

Para grupos maiores, um cumprimento geral como “Olá equipa” ou “Caros colegas” costuma ser mais prático. Certifica-te de que respeitas quaisquer títulos formais, como Professor, Dr. ou Sr., e pensa bem na ordem dos nomes. Podes querer ordenar por antiguidade, colocar os clientes antes dos membros da equipa interna ou simplesmente usar a ordem alfabética para manter tudo simples.

Se estão no email, menciona-os pelo nome

Listar as pessoas pelo nome é a forma mais pessoal de começar o teu email. Cria respeito e faz com que todos se sintam incluídos. Recomendamos listar as pessoas pelo nome apenas em grupos de 2 a 4 pessoas. Se listares mais do que isso, pode começar a parecer um pouco ridículo.

Tem em conta que, em algumas culturas e países, usar primeiros nomes nem sempre é apropriado nos primeiros emails, por isso certifica-te de que respeitas o teu contexto local. Talvez precises de passar para apelidos mais Sr. ou Sra. nos primeiros emails, antes de criares uma ligação.

A forma certa de cumprimentar pelo nome:

• Olá John, Maria e Sam,

• Bom dia Alex, Jamie e Taylor,

• Olá Chris e Morgan,

Cumprimentos de grupo bem feitos

Muitas vezes, é mais fácil garantir que todos se sentem respeitados quando envias um email a uma ou duas pessoas. Mas, ao dirigires-te a um grupo num email, isso torna-se mais difícil. Quanto maior for o grupo, mais o contexto entra em jogo.

Quando falamos de contexto, referimo-nos ao objetivo do email. Se estiveres a atualizar uma equipa próxima sobre os preparativos da festa de Natal, o tom será muito diferente de quando comunicas com líderes seniores ou num ambiente empresarial mais estruturado.

Ao enviares emails entre departamentos, a gestores, clientes ou parceiros externos, é mais seguro optar por um tom ligeiramente mais formal, especialmente se te estiveres a apresentar pela primeira vez. Entre amigos ou colegas próximos, podes ser um pouco mais informal.

A forma certa de cumprimentar um grupo:

Cumprimentos informais:

• Olá equipa!

• Olá a todos,

Cumprimentos formais para grupos:

• Caros colegas,

• Bom dia!

• Bom dia a todos,

• Cara equipa de liderança,

A melhor forma de usar títulos formais

Tornar-se doutor em qualquer área não é fácil e, depois de todo esse trabalho, a maioria espera que uses o seu título formal. Aqui, não estamos apenas a falar de médicos — também podem ser professores universitários, ter um doutoramento em gestão, e a lista continua. Mas, seja qual for o título, é importante que o respeites na tua comunicação por email.

Quando envias um email a um Dr., Professor, Sr., Sra., etc., é muito provável que o destinatário espere um tom profissional. Isso significa evitar cumprimentos demasiado casuais e garantir consistência entre todos os presentes no email. Ou seja, não uses um título para uma pessoa e não o uses para outra no mesmo email.

A hierarquia também é importante. Se tiveres vários destinatários com títulos, tenta listá-los por ordem. Isso significa Professor antes de Doutor e Doutor antes de Sr., etc.

A forma certa de usar títulos:

• Caro Dr. Lee, Sra. Carter e Sr. Brown,

• Caro Dr. Smith e equipa,

• Caros Diretores e Chefes de Departamento.

• Cara Equipa de Liderança,

Como incluir todos com respeito

Em contextos profissionais, a antiguidade é sempre respeitada. Os CEOs fazem o discurso mais importante, têm o melhor gabinete do edifício e, normalmente, ficam com o melhor lugar à mesa. Os emails não são diferentes.

Ao dirigires-te a várias pessoas num email, a ordem dos nomes e a pontuação que usas podem comunicar respeito de forma subtil. A ordem pela qual listas os destinatários deve ser intencional. Isso significa mencionar primeiro quem tem mais antiguidade e deixar para o fim quem tem menos antiguidade.

Também poderás ter de considerar quem trabalha fora da tua empresa e os colegas internos. Aqui, listar primeiro os colaboradores externos pode comunicar respeito, especialmente se estiveres à procura de uma parceria de longo prazo. Depois de tratares da antiguidade e da distinção entre interno e externo, pode fazer sentido organizar o resto por ordem alfabética.

Como incluir todos com respeito:

• Hierarquia ou antiguidade – Em contextos formais ou empresariais, lista primeiro a pessoa mais sénior. Ex.: Caro Dr. Evans, Sra. Khan e Sr. Patel,

• Externos antes de internos –Quando envias um email a clientes juntamente com a tua equipa interna, lista primeiro o cliente. Ex.: Cara Sra. Roberts e equipa.

• Ordem alfabética – Quando todos estão em pé de igualdade, a ordem alfabética é a opção mais segura. Ex.: Olá Angela, Brian e Carlos,

Como usar CC e BCC ao enviar emails a várias pessoas

Em seguida, terás de adicionar os endereços de email de vários destinatários. Nesta fase, ajuda compreender a diferença entre CC e BCC.

CC significa cópia carbono. BCC significa cópia carbono oculta. A palavra "oculta" será a tua maior pista para perceberes como usar estas duas opções.

• Usa CC quando os destinatários se devem ver uns aos outros e podem responder.

• Usa BCC quando os destinatários não se devem ver uns aos outros (oculto) e é necessária privacidade. Normalmente, esta é a melhor opção para emails em massa.

O momento certo para usar CC

A ideia do CC vem dos tempos antigos das máquinas de escrever. Colocavas uma folha de papel químico e obtinhas duas cópias de uma só vez. O email adotou esta mesma ideia, usando CC para enviar uma cópia da mensagem a outra pessoa.

Quando adicionas alguém ao campo CC, não te estás a dirigir diretamente a essa pessoa, estás apenas a enviar-lhe uma cópia. Por exemplo, estás a falar com um cliente externo e queres manter o teu chefe a par. Colocarias o cliente externo no campo Para e o email do teu chefe iria para o campo CC. Assim, o cliente pode ver que o teu chefe está atualizado sobre a situação.

O momento certo para usar CC:

• Atualização de projeto com supervisão – Envias um email a um colega sobre uma tarefa. O teu gestor precisa de visibilidade, mas não de agir. Coloca o teu gestor em CC para o manter a par.

• Colaboração entre equipas– Estás a coordenar com outro departamento e queres que ambas as equipas estejam alinhadas. Coloca a outra equipa em CC quando enviares um email ao teu designer para os manter atualizados.

• Relatório de estado– Envias uma atualização semanal ao teu supervisor e copias as partes interessadas. Podes colocar o teu supervisor em CC para que possa acompanhar o teu progresso.

O momento certo para usar BCC

Os outros destinatários não conseguem ver o campo BCC, mas conseguem ver os destinatários nos campos CC e Para. Isto é útil se quiseres enviar a alguém uma cópia do email sem que os outros destinatários o saibam.

Usa BCC para listas de distribuição grandes, anúncios públicos ou outras  situações em que os destinatários não se conhecem e não devem ver os dados uns dos outros. Também podes usar BCC para incluir discretamente alguém numa conversa.

O momento certo para usar BCC:

• Newsletter– Envias uma atualização da empresa a 300 subscritores. Adiciona-te a ti próprio ao campo Para e coloca todos os teus subscritores em BCC.

• Lista de convidados – Convidas 100 convidados externos que não se conhecem entre si. Adiciona-os ao campo BCC para que um deles não faça acidentalmente "responder a todos".

• Supervisão discreta– Um diretor quer observar uma conversa sem participar. Adiciona-o ao campo BCC para que a possa observar.

Erros em emails de grupo a que deves estar atento

Enviar emails a várias pessoas é uma questão de hábito; fica mais fácil de cada vez que o fazes. Lembrar-te das dicas abaixo vai ajudar-te a começar.

• Saudação demasiado carregada – O teu email não deve parecer um professor a fazer a chamada no início da aula. Se tiveres mais de 3-4 destinatários, usa um cumprimento coletivo como “Olá equipa”.

• Tom inconsistente – Decide se queres ser informal ou formal. “Caro Dr. Lee e John” cria um desequilíbrio. Mantém o mesmo nível de formalidade entre os destinatários e certifica-te de que está alinhado com a cultura da empresa.

• Usar o campo errado– Usar demasiado o CC torna mais difícil perceber quem realmente precisa de agir, enquanto usar BCC numa conversa colaborativa pode parecer secreto e prejudicar a confiança.

• Ignorar a hierarquia ou as normas culturais – Listar nomes numa ordem aleatória, omitir títulos ou usar cumprimentos demasiado informais com a liderança sénior fará com que as pessoas se sintam desrespeitadas.

• Deixar participantes importantes de fora na saudação– Toda a gente quer sentir-se valorizada. Se estiveres a enviar um email a algumas pessoas, lembra-te de mencionar todas para que todos se sintam respeitados.