E-postada kendinizi nasıl tanıtırsınız

Kendini tanıtma e-postaları roket bilimi değildir, ama kariyeriniz ve bağlantılarınız için roket yakıtı olabilir. Bunlarda iyi olmak; yeni bir müşteri, yeni bir iş, hatta yeni bir hayat arasındaki farkı yaratabilir. Öyleyse neden şimdi başlamayasınız?

İyi bir tanıtım e-postasını iyi yapan nedir?

Bara doğru koşup birinin tam yüzüne girerek arkadaş olmak istediğinizi bağırmak muhtemelen en iyi strateji değildir. Tanıtım e-postası da aynı şekilde işler. Bunu doğru yapabilir, doğru e-posta görgü kurallarını uygulayabilir ve ilk dakikadan iyi bir izlenim bırakabilirseniz, istediğinizi elde etme şansınız en yüksek olur.

Tanıtım e-postanızın işe yaramasını sağlayacak beş şey şunlardır:

1. Konu satırları önemlidir – İyi bir konu satırı kadar “beni aç” diyen başka bir şey yoktur. Açık ve spesifik tutun, 30-60 karakter aralığında kalmaya çalışın. Yarısı kesilirse işe yaramaz.

2. Profesyonel konuşun, profesyonel görünün – Mülakata şortla gitmezdiniz. Benzer şekilde, tanıtım e-postanız profesyonel, saygılı ve hedef kitlenize göre uyarlanmış olmalıdır.

3. Akılda kalıcı olun – Dilimlenmiş ekmekten beri en iyi şey olduğunuzu düşünebilirsiniz, ama alıcı henüz öyle düşünmüyor. Kendinizi, rolünüzü ve neden ulaştığınızı erkenden tanıtın.

4. Kişiselleştirin – Genel, kopyala-yapıştır bir e-posta asla işe yaramaz. Kişiye göre uyarlayın, ortak bir bağlantıdan bahsedin ve araştırmanızı yaptığınızı gösterin.

5. Zamanlarını boşa harcamayın – Kısa, yapılandırılmış ve doğrudan konuya yönelik olun. Alıcınızın e-postanızı okuyamayacak kadar meşgul olduğunu varsaymak en iyisidir. Açık bir yapı ve net bir mesajla onlara yardımcı olun.

Kendini tanıtma e-postasına ne zaman ihtiyaç duyarsınız?

Kendini tanıtma e-postalarınızın başarılı olmasını sağlamanın büyük bir kısmı, onları ne zaman kullanacağınızı bilmektir.

İş başvurusu

Yeni işlere başvurmak sinir bozucu olabilir, özellikle de alışılmış kanallar işe yaramıyorsa. Bazen doğrudan kaynağa gitmek ve bir iş başvurusu tanıtım e-postası göndermek en iyisidir. Bunu doğru yaparsanız, bir işverenin dikkatini hızla çekmenin ve sırayı atlamanın harika bir yolu olabilir. İşte eklemeniz gerekenler:

• E-postanızı belirli işe göre uyarlayın. Ön araştırma büyük fark yaratabilir.

• Neden bu rol için mükemmel bir eşleşme olduğunuzu vurgulayın ve somut örnekler eklemeye çalışın.

• Profesyonel bir e-posta adresi kullanın. Daha güvenilir görünürsünüz.

• Nazik ve hevesli olun; e-postaya profesyonel bir selamlama ile başlayıp profesyonel bir kapanışla bitirin

Biriyle ilk kez tanışmak

Belki yeni bir işiniz, yeni bir rolünüz var ya da ilk kez yeni bir müşteriyle çalışıyorsunuz. Bir tanıtım e-postası göndermek ve iletişime doğru bir başlangıç yapmak faydalı olabilir. Amaç, gelecekte iletişimin mümkün olduğunca sorunsuz olabilmesi için aradaki boşluğu kapatmaktır. İşte eklemeniz gerekenler:

• Kim olduğunuzu ve neden ulaştığınızı onlara bildirin.

• Gelecekte nasıl birlikte çalışabileceğinizi açıklayın.

• Gerekirse birbirinizi daha iyi tanımak için gelecekte bir görüntülü görüşme planlayın.

• Samimi bir selamlama ile başlayın ve bitirin.

• Tüm hayat hikâyenizi anlatmayın. Kısa ve öz tutun.

Networking

Başarılı bir konferanstan yeni döndünüz. İlham verici insanlarla tanıştınız, fikir alışverişinde bulundunuz ve şimdi takip etmek için hazırsınız. Bunu yapmanın en iyi yolu bir tanıtım e-postasıdır. İşte eklemeniz gerekenler:

• Kişiye kim olduğunuzu ve nerede tanıştığınızı hatırlatın.

• Neden ulaştığınıza ve atmak istediğiniz sonraki adımlara dair kısa bir açıklama yapın.

• Ne kadar uzun süre beklerseniz, o kadar kötü görünür ve sizi hatırlama olasılıkları o kadar azalır.

• Networking iki yönlü bir yoldur. Onlara nasıl yardımcı olabileceğinizi bildirin.

• En azından ilk birkaç e-posta için tonu profesyonel tutun.

• Profesyonel bir kapanış kullanın ve iletişim bilgileri bırakmayı unutmayın.

Yeni ekip oryantasyonu

Yeni bir şirkete katılmak zor olabilir. Yeni yüzler, yeni görevler ve yeni bir ortam bunaltıcı olabilir. Bir tanıtım e-postası, yeni ekip arkadaşlarınızla buzları kırmanıza ve ekip oluşturma sürecini başlatmanıza yardımcı olabilir. İşte eklemeniz gerekenler:

• Kim olduğunuzu ve rolünüzü onlara bildirin.

• Nazik ve saygılı olun.

• Ekibe katılma heyecanınızı ifade edin ve ihtiyaç duyarlarsa yardım teklif edin.

• Aşırı resmî veya katı olmayın. Ulaşılabilir görünmek ilişki kurmanın en iyi yoludur.

• Göndermeden önce mesajınızın şirket kültürüyle uyumlu olduğundan emin olun.

İletişime geçen freelancer

Freelance çalışmak zor olabilir, özellikle de dışarıda müşteri bulmakta zorlanıyorsanız. Bir tanıtım e-postası, potansiyel bir müşteriye ulaşmanın harika bir yolu olabilir. İşte eklemeniz gerekenler:

• Kimse toplu gönderileri sevmez. Kişiselleştirin ve araştırmanızı yaptığınızı gösterin.

• Kim olduğunuzu ve neler sunabileceğinizi anlatın.

• İlgili deneyimi ve somut sonuç örneklerini vurgulayın.

• Kısa tutun, profesyonel tutun.

• Atmak istediğiniz sonraki adımları vurgulayın.

• Profesyonel bir selamlama ve kapanış kullanın.

Kendinizi tanıtmak için e-posta nasıl yazılır (adım adım)

Adımları biliyorsanız profesyonel bir tanıtım e-postası yazmak kolaydır. İster iş başvurusu için bir tanıtım e-postası yazıyor olun ister iş yerinde kendinizi tanıtıyor olun, aşağıdaki adımlar e-postanızın her seferinde işe yaramasını sağlayacaktır.

Selamlama

Sık sık ilk izlenimlerin önemli olduğunu duyarız, ancak muhtemelen ilk izlenimin ilk birkaç saniyesinin önemli olduğunu söylemek daha doğrudur. Bunun nedeni öncelik etkisi denen bir şeydir. Öncelik etkisi, bir karşılaşmanın başında sunulan bilginin, daha sonra sunulan bilgiden daha fazla ağırlık taşıdığını söyleyen psikolojik bir ilkedir.

Bu, insan olarak etkileşimin erken aşamalarında, geri kalan bilgiyi nasıl yorumladığımızı şekillendiren bir filtre oluşturduğumuz anlamına gelir. Bu ilk aşamayı yanlış yaparsanız, etkileşimi yeniden rayına oturtmak gerçekten zor olabilir.

Bu yüzden bir e-postanın başlangıcı çok önemli olabilir. Etkileşimin geri kalanını çerçeveler ve çoğu zaman mesajınızın alınış biçimini renklendirir. Peki bunu bir tanıtım e-postasında nasıl doğru yaparsınız?

Doğru tonu yakalayın: Resmiyet düzeyini bağlama göre eşleştirin. Resmî veya ilk temaslar için “Dear [Title][Last Name]” gibi resmî bir selamlama ya da nötr bir “Hello [Name],” en iyi sonucu verir.

Yapıya odaklanın: Selamlamayı önce yerleştirin, ardından bir virgül koyun (ör. ““Dear [Title][Last Name]”). İlk kelimeyi ve alıcının adını büyük harfle yazın, ancak ünlem işareti kullanmayın.

Kontrol edin, sonra tekrar kontrol edin: Birinin adını yanlış yazmak çok kötü bir izlenim bırakır. Biliyorsanız her zaman alıcının adını kullanın, ancak yazımı ve unvanları iki kez kontrol edin.

Aşırı samimi olmak – “Hey” veya “Hi guys” ile başlamak profesyonel e-postalar için fazla gündelik gelebilir. Resmî tutun ve daha sonraki e-postalarda samimiyeti artırın.

Genel ifadeleri kesin – Aşırı genel olmak e-postanızın akışını öldürebilir. “To Whom It May Concern” veya “Dear Sir/Madam” gibi ifadeler kişisel olmayan ve eski moda bir izlenim verir.

Zaman ifadelerine dikkat edin –“Good morning” veya “Good evening” gibi zamana bağlı iyi dilekler eklemekten kaçının. Kişi bunu farklı bir zamanda okuyabilir ve bu da garip olabilir.

Kimsiniz

Gerçek şu ki, dilimlenmiş ekmekten beri en iyi şey siz olabilirsiniz; ancak e-postanızda neden ve nasıl olduğunu açıkça ortaya koymazsanız, alıcınız buna katılmayacaktır. E-postanın bu bölümü, tam olarak kim olduğunuzu ve neden umursamaları gerektiğini anlattığınız yerdir. İşte bazı ipuçları:

Doğrudan konuya girin – Adınızı ve rolünüzü hemen belirtin. Örneğin, “Benim adım Jane Doe ve dijital reklamcılıkta beş yıllık deneyime sahip bir pazarlama uzmanıyım.”

Mütevazı kalın – Kendinizi tanıtırken kendinden emin ama mütevazı bir ton hedefleyin. Profesyonel kalmak istersiniz, ancak fazla hevesli ya da çaresiz görünene kadar abartmayın.

Bağlam ekleyin – Kim olduğunuzu ve ilgiliyse şirketinizi veya bağlantınızı belirtin. Önceden yapacağınız araştırma burada yardımcı olacaktır; şirketle bağlantınızı kişiselleştirmeye çalışın.

Hayat hikâyesini kesin: Uzun bir otobiyografiye başlamayın. Açılış satırlarınızda okuyucuyu çok fazla kişisel ayrıntı veya tam bir özgeçmişle bunaltmaktan kaçının.

Belirsizlik sıradandır – Alıcının kim olduğunuzu veya ne yaptığınızı tahmin etmesine asla izin vermeyin. Örneğin, tam adınızı veya rolünüzü gerçekten belirtmeden “Kendimi tanıtayım dedim” yazmak yardımcı olmaz.

Argo kullanımını azaltın – Dijital pazarlamanın gurusu olsanız bile, bunu söylemenin yeri burası değil. Argoyu daha aşina olduğunuz zamanlara saklayın. Açık ve profesyonel bir dil kullanın.

Neden ulaşıyorsunuz

Kim sorusunu yanıtlamayı bitirdikten sonra, neden kısmını getirme zamanı gelir. Bu kişiye neden e-posta gönderiyorsunuz? Neden umursasınlar? Neden şimdi? İşte bunu yapmanın yolu:

Konuya gelin – E-postanızın nedenini bir veya iki kısa cümlede belirtin. Temel ayrıntıları ekleyin: Bir pozisyona mı başvuruyorsunuz? Tavsiye veya bilgi mi arıyorsunuz?

Egolarını okşayın – E-postanızı neden önemsemeleri gerektiğine dair en iyi nedeni ekleyin.  Örneğin, bunun onlara nasıl fayda sağlayabileceği veya neden iletişime geçilecek doğru kişi olduklarını düşündüğünüz.

Talebinizi gömmeyin – Okuyucuyu neden e-posta gönderdiğinizi anlamak için uzun bir paragrafı taramaya zorlamayın.

Özür dilemeyin – Networking olur, bundan utanmayın. E-postanızı bir özür gibi çerçevelemek, örn. (“Rahatsız ettiğim için üzgünüm / çok zahmet olmayacaksa...”),  özgüveninizi zedeleyebilir.

Ben ben ben – Yalnızca kendinize odaklanmak,  örn. “Şirketinizde iş istiyorum çünkü bu bana yardımcı olur,” sizi hiçbir yere götürmez. En azından alıcı için bir değer veya ortak bir ilgi olduğuna işaret ettiğinizden emin olun.

Harekete geçirici mesaj

CTA, işlerin ilginçleştiği yerdir. Önceki bölümleri başarıyla geçtiyseniz ve okuyucu e-postanıza hak ettiği saygı ve dikkati gösterdiyse, ilişkiyi ileri taşımaya hazırdır. Onlara tam olarak nasıl devam etmek istediğinizi söylediğiniz yer burasıdır. İşte nasıl:

Varsaymayın – Saygılı olmak için bir zaman varsa, işte o zamandır. Toplantı talep etmek pek iyi karşılanmaz. Nazik olun, kibar olun, saygılı olun.

Açık hale getirin – Bir cümlede (veya iki kısa cümlede), tam olarak hangi eylemi yapmalarını istediğinizi belirtin. Örneğin: “Bu fırsatı görüşmek için gelecek hafta 15 dakikalık bir görüşme ayarlayabilir miyiz?

Öne çıkarın – CTA'nız için yeni bir paragraf başlatmak en iyisidir. Bu şekilde metninizin geri kalanından öne çıkar.

Eksik CTA – Kulağa bariz geliyor, ancak buradaki en büyük hata CTA eklemeyi unutmaktır. E-postanın sonunda heyecan baskın çıkabilir, ancak en iyi CTA'nızı düşünüp karar vermek en iyisidir.

Üstelemeyin – Okuyucuyu çok fazla taleple bunaltmaktan kaçının. Tek bir e-postada birden fazla büyük iyilik istemeyin.

Kendi ayağınıza sıkmayın – Herhangi bir bağlantı ekliyorsanız, örneğin toplantı bağlantıları veya bir CV ekliyorsanız, bağlantıların çalıştığından emin olun. Aksi takdirde çok profesyonel olmayan biri gibi görünürsünüz.

İmza

Tamam, neredeyse işi bitirdiniz. Kendinizi anlattınız, bir görüşme önerdiniz, şimdi sıra e-postayı bitirmeye zarafet ve incelikle geldi. İşte nasıl:

Yapılması gerekenler:

Girdiğiniz gibi çıkın – E-postanın genel tonunu yansıtın. “Sincerely,”, “Best regards,”, “Thank you,” veya “Kind regards” gibi yaygın profesyonel kapanışlar en iyi sonucu verir.

Bir teşekkür ekleyin - E-postanızın gövdesinden sonra yeni bir satır başlatın. Okuyucuya teşekkür etmek için kısa bir satır ekleyin. Örneğin, “Zamanınız ve değerlendirmeniz için teşekkür ederim.” gibi basit bir cümle.

Son biçimlendirme – Seçtiğiniz kapanış ifadesini kullanın ve yalnızca ilk kelimeyi büyük harfle yazın; örn. “Best regards,” ve ardından bir virgül.

Burada gerçekten öne çıkmak istiyorsanız, kişiselleştirilmiş bir e-posta imzası eklemek gerçekten profesyonel bir dokunuş katacaktır.

İşe yarayan kendini tanıtma e-postası örnekleri

Resmî tanıtım e-postaları yazmak tamamen pratikle ilgilidir. Akıcılığı kazanmaya başladığınızda kelimeler akacaktır. Ancak ilk başlarken, gerektiğinde kullanabileceğiniz birkaç hazır örneğe sahip olmak yardımcı olabilir. İşte başlamanız için bazı profesyonel e-postalar.

İş başvurusu için kendini tanıtma

Şablon taslağı:

• Selamlama – Resmî ve mümkünse kişiselleştirilmiş.

• Kimsiniz – Adınız, rolünüz ve mevcut durumunuz.

• Neden ulaşıyorsunuz – Başvurduğunuz iş ve onu nerede gördüğünüz.

• Harekete geçirici mesaj – Sonraki adımlara ilginizi ifade edin veya özgeçmiş ekleyin.

• İmza – Teşekkür içeren nazik, profesyonel bir kapanış.

Örnek e-posta:

Sayın Bayan Davies,

Benim adım Robert Jones ve dijital yayıncılık alanında beş yılı aşkın deneyime sahip bir içerik stratejistiyim.

Şirketinizin LinkedIn sayfasında ilan edildiğini gördüğüm Content Lead pozisyonuna ilgimi ifade etmek için size ulaşıyorum.

Rolü daha ayrıntılı görüşmek için kısa bir görüşme planlamamız mümkün olur mu? Değerlendirmeniz için özgeçmişimi ekledim.

Zaman ayırdığınız için teşekkür ederim.Saygılarımla,Robert Jones

Yeni bir ekibe kendini tanıtma

Şablon taslağı:

• Selamlama – Samimi ve kapsayıcı.

• Kimsiniz – Adınız, yeni rolünüz, nereden geldiğiniz.

• Neden ulaşıyorsunuz – Kendinizi tanıtmak ve heyecanınızı ifade etmek için.

• Harekete geçirici mesaj – İletişime geçmeye açık olduğunuzu belirtin.

• İmza – Sıcak ve yaklaşılabilir bir kapanış.

Örnek e-posta:

Merhaba herkese,

Ben James French ve kısa süre önce pazarlama ekibine kıdemli kampanya yöneticisi olarak katıldım. Bundan önce marka ortaklıkları ve dijital strateji üzerine çalışıyordum.

Başlamak ve önümüzdeki haftalarda her birinizle tanışmak için heyecanlıyım.

Bağlantı kurmak ya da sohbet etmek isterseniz bana dilediğiniz zaman ulaşabilirsiniz. Hepinizle çalışmayı dört gözle bekliyorum.Sevgiler,James

Networking veya iletişim kurma için soğuk tanıtım

Şablon taslağı:

• Selamlama – Saygılı ve mümkünse kişiselleştirilmiş.

• Kimsiniz – Adınız, rolünüz, ortak bağlantı veya bağlam.

• Neden ulaşıyorsunuz – Kısa neden ve sizi onlara çeken şey.

• Harekete geçirici mesaj – Baskı yaratmayan bir sonraki adım önerin; örneğin kısa bir görüşme.

• İmza – Teşekkür içeren nazik bir kapanış.

Örnek e-posta:

Merhaba Bay Wilkinson,

Benim adım Tara Smith ve ben bir UX araştırmacısıyım. Kısa süre önce Global UX Summit'teki kapsayıcı tasarım konuşmanıza rastladım ve bunu son derece içgörülü buldum.

Çalışmalarınız hakkında ve tasarım stratejisine kültürler arasında nasıl yaklaştığınız konusunda daha fazlasını duymayı çok isterim.

Gelecek hafta bir ara 15 dakikalık bir sohbet etmeye açık olur muydunuz? Bu fırsatı gerçekten takdir ederdim.Tekrar teşekkürler,Tara Smith

Freelancer / Danışmandan müşteriye tanıtım

Şablon taslağı:

• Selamlama – Nötr ve doğrudan.

• Kimsiniz – Adınız, unvanınız, uzmanlık alanınız.

• Neden ulaşıyorsunuz – Onların belirli bir ihtiyacı ve sizin nasıl yardımcı olabileceğiniz.

• Harekete geçirici mesaj – Daha fazla görüşmeyi veya bir zaman planlamayı teklif edin.

• İmza – İletişim bilgilerinizle profesyonel bir kapanış.

Örnek e-posta:

Merhaba Bayan Campbell,

Ben Leo Davies; marka kimliği ve ambalaj konusunda uzmanlaşmış freelance bir grafik tasarımcıyım. Kısa süre önce ürün serinize rastladım ve yeni perakende pazarlarına açılmaya hazırlandığınızı fark ettim.

Benzer markaların perakendeye hazır hale gelmeleri için ambalajlarını güçlendirmelerine yardımcı oldum ve bir sonraki aşamanızı destekleyip destekleyemeyeceğimi keşfetmeyi çok isterim.

Hedeflerinizi ve nasıl yardımcı olabileceğimi konuşmak için kısa bir görüşmeye açık olur muydunuz?Tekrar teşekkürler,Leo Davies

Bütün farkı yaratan son dokunuşlar

Yukarıdaki ipuçları sizi profesyonel bir e-posta yazma yolunda büyük ölçüde ileri götürecektir. Geriye kalan son yüzde ondur. Aşağıda oraya ulaşmanın birkaç yolunu bulabilirsiniz.

Göndermeden önce düzenleyin –Yazım hataları, yanlış yazılmış isimler, eksik harfler; bunların hepsi özensizlik diye bağırır. Tüm emeğinizin çöpe gitmesine izin vermeyin. Göndermeden önce mutlaka düzenleyin.

Tonunuzu uyarlayın –İster patronunuzla ister en yakın arkadaşınızla konuşuyor olun, kişiye göre farklı konuşursunuz. E-posta da aynıdır. Tonunuzun duruma uygun olduğundan emin olun.

Ek bağlantılar –Tanıtım e-postanıza LinkedIn profilinizi veya web sitenizi eklemek, konuşmayı ileri taşımaya yardımcı olabilir. Ayrıca, sizi yalnızca bir e-posta adresinden ibaret olmadığınızı göstererek güvenilirlik katar.

Son düşünceler

Her şey gibi, tanıtım e-postaları da pratik gerektirir. Yukarıdaki plan ve kendini tanıtma e-postası örnekleri başlamanıza yardımcı olacaktır; akıcılığı kazandığınızda ise kısa sürede kusursuz tanıtım e-postaları yazıyor olacaksınız.