Como te apresentares num email

Os emails de apresentação não são ciência espacial, mas podem ser combustível de foguete para a tua carreira e para os teus contactos. Ficar bom nisto pode ser a diferença entre um novo cliente, um novo emprego ou até uma nova vida. Por isso, porque não começar já?

O que faz um bom email de apresentação?

Correr pelo bar, aproximar-te demasiado de alguém e gritar que queres ser amigo dessa pessoa provavelmente não é a melhor estratégia. Um email de apresentação funciona da mesma forma. Se o fizeres bem, usares a etiqueta de email correta e causares uma boa impressão desde o primeiro minuto, terás a melhor hipótese de conseguir o que queres.

Aqui estão cinco coisas que vão garantir que o teu email de apresentação resulta:

1. As linhas de assunto importam – Nada diz “abre-me” como uma boa linha de assunto. Mantém-na clara, específica e tenta ficar entre 30 e 60 caracteres. Não vai resultar se metade ficar cortada.

2. Fala de forma profissional, parece profissional – Não irias a uma entrevista de calções. Da mesma forma, o teu email de apresentação deve ser profissional, respeitador e adaptado ao teu público.

3. Torna-te memorável – Podes achar que és a melhor coisa do mundo, mas o destinatário ainda não acha. Apresenta-te logo no início, diz a tua função e porque estás a entrar em contacto.

4. Personaliza – Um email genérico, copiado e colado, nunca vai resultar. Adapta-o à pessoa, menciona uma ligação em comum e mostra que fizeste o trabalho de casa.

5. Não lhes faças perder tempo – Mantém-te breve, estruturado e vai direto ao assunto. O melhor é assumir que o destinatário está demasiado ocupado para ler o teu email. Ajuda-o com uma estrutura clara e uma mensagem clara.

Quando precisas de um email de autoapresentação?

Uma grande parte de garantir que os teus emails de autoapresentação têm sucesso é saber quando os usar.

Candidatura a emprego

Candidatar-te a novos empregos pode ser frustrante, especialmente se os canais habituais não estiverem a funcionar. Às vezes, o melhor é ir diretamente à fonte e enviar um email de apresentação para candidatura a emprego. Se fizeres isto bem, pode ser uma forma fantástica de captar rapidamente a atenção de um empregador e passar à frente na fila. Eis o que deves incluir:

• Adapta o teu email ao emprego específico. Fazer pesquisa prévia pode fazer uma enorme diferença.

• Destaca porque és a pessoa ideal para a função e tenta incluir exemplos concretos.

• Usa um endereço de email profissional. Vais parecer mais credível.

• Sê educado, entusiasta e começa e termina o email com uma saudação e despedida profissionais

Conhecer alguém pela primeira vez

Talvez tenhas um novo emprego, uma nova função ou estejas a trabalhar com um novo cliente pela primeira vez. Pode ser útil enviar um email de apresentação e começar a comunicação com o pé direito. O objetivo é encurtar a distância para que a comunicação possa ser o mais fluida possível no futuro. Eis o que deves incluir:

• Diz-lhes quem és e porque estás a entrar em contacto.

• Explica como podem trabalhar juntos no futuro.

• Agenda uma futura videochamada para se conhecerem melhor, se necessário.

• Começa e termina com uma saudação e despedida amigáveis.

• Não contes a história toda da tua vida. Mantém-te breve e direto ao assunto.

Networking

Acabaste de voltar de uma conferência bem-sucedida. Conheceste pessoas inspiradoras, trocaste ideias e agora estás pronto para fazer follow-up. A melhor forma de o fazer é com um email de apresentação. Eis o que deves incluir:

• Recorda à pessoa quem és e onde se conheceram.

• Faz uma breve descrição do motivo pelo qual estás a entrar em contacto e dos próximos passos que gostarias de dar.

• Quanto mais tempo deixares passar, pior fica e menor é a probabilidade de se lembrarem de ti.

• O networking é uma via de dois sentidos. Diz-lhes como os podes ajudar.

• Mantém o tom profissional, pelo menos nos primeiros emails.

• Usa uma despedida profissional e lembra-te de deixar os teus dados de contacto.

Integração numa nova equipa

Entrar numa nova empresa pode ser difícil. Rostos novos, tarefas novas e um novo ambiente podem tornar-se bastante avassaladores. Um email de apresentação pode ajudar a quebrar o gelo com os teus novos colegas de equipa e a dar início ao processo de criação de espírito de equipa. Eis o que deves incluir:

• Diz-lhes quem és e qual é a tua função.

• Sê educado e respeitador.

• Expressa o teu entusiasmo por te juntares à equipa e oferece ajuda caso alguma vez precisem.

• Não sejas demasiado formal nem rígido. Parecer acessível é a melhor forma de criar relações.

• Certifica-te de que a tua mensagem está alinhada com a cultura da empresa antes de a enviares.

Freelancer a entrar em contacto

Trabalhar como freelancer pode ser duro, especialmente quando estás por tua conta e com dificuldade em conseguir clientes. Um email de apresentação pode ser uma ótima forma de entrar em contacto com um potencial cliente. Eis o que deves incluir:

• Ninguém gosta de envios em massa. Personaliza e mostra à pessoa que fizeste a tua pesquisa.

• Diz-lhes quem és e o que podes oferecer.

• Destaca experiência relevante e exemplos concretos de resultados.

• Mantém-te breve, mantém-te profissional.

• Destaca os próximos passos que gostarias de dar.

• Usa uma saudação e despedida profissionais.

Como escrever um email para te apresentares (passo a passo)

Escrever um email de apresentação profissional é fácil se souberes os passos. Quer estejas a escrever um email de apresentação para uma candidatura a emprego ou a apresentar-te no trabalho, os passos abaixo vão garantir que o teu email resulta sempre.

Saudação

Ouvimos muitas vezes a expressão de que as primeiras impressões importam, mas provavelmente é mais correto dizer que os primeiros segundos de uma primeira impressão importam. Isto deve-se a algo chamado efeito de primazia. O efeito de primazia é um princípio psicológico que diz que a informação apresentada no início de um encontro recebe muitas vezes mais peso do que a informação apresentada mais tarde.

Isto significa que, enquanto seres humanos, muitas vezes formamos um filtro nas fases iniciais de uma interação que molda a forma como interpretamos o resto da informação. Se falhares nesta primeira fase, pode ser realmente difícil voltar a pôr a interação no caminho certo.

É por isso que o início de um email pode ser tão importante. Dá enquadramento ao resto da interação e muitas vezes influencia a forma como a tua mensagem é recebida. Então, como acertar num email de apresentação?

Acerta no tom: Faz corresponder o nível de formalidade ao contexto. Para contactos formais ou iniciais, uma saudação formal como “Exmo./Exma. [Título][Apelido]” ou um neutro “Olá [Nome],” funciona melhor.

Foca-te na estrutura: Coloca a saudação primeiro, seguida de uma vírgula (por exemplo, “Exmo./Exma. [Título][Apelido]”). Escreve a primeira palavra e o nome do destinatário com maiúscula, mas não uses ponto de exclamação.

Verifica e volta a verificar: Escrever mal o nome de alguém causa uma péssima impressão. Usa sempre o nome do destinatário, se o souberes, mas confirma duas vezes a ortografia e os títulos.

Ser demasiado informal – Começar com “Hey” ou “Hi guys” pode soar demasiado casual em emails profissionais. Mantém a formalidade e deixa o tom mais casual para emails posteriores.

Corta o genérico – Ser demasiado genérico pode arruinar o fluxo do teu email. Expressões como “A quem possa interessar” ou “Exmo. Senhor/Exma. Senhora” soam impessoais e antiquadas.

Tem cuidado com as horas – evita acrescentar cumprimentos específicos da hora, como “Bom dia” ou “Boa noite”. A pessoa pode lê-lo noutra altura, tornando a situação estranha.

Quem és

A verdade é que até podes ser a melhor coisa do mundo, mas se não explicares exatamente porquê e como no teu email, o destinatário não vai concordar. Esta é a secção do email em que explicas exatamente quem és e porque se devem importar. Aqui ficam algumas dicas:

Vai direto ao assunto – Indica logo o teu nome e função. Por exemplo, “O meu nome é Jane Doe e sou especialista em marketing com cinco anos de experiência em publicidade digital.”

Mantém a humildade – Procura um tom confiante, mas humilde, ao apresentares-te. Queres manter o profissionalismo, mas sem exagerar ao ponto de pareceres demasiado ansioso ou desesperado.

Acrescenta contexto – Explica quem és e, se for relevante, a tua empresa ou ligação. A pesquisa prévia vai ajudar aqui; tenta personalizar a tua ligação à empresa.

Corta a história da vida: Não comeces uma longa autobiografia. Evita sobrecarregar o leitor com demasiados detalhes pessoais ou com um currículo completo nas linhas iniciais.

Ser vago é insosso – Nunca deixes o destinatário a adivinhar quem és ou o que fazes. Por exemplo, escrever “Achei que me devia apresentar” sem dizeres realmente o teu nome completo ou função não ajuda em nada.

Modera a gíria – Mesmo que sejas um guru do marketing digital, este não é o lugar para o dizer. Guarda a gíria para quando houver mais familiaridade. Usa linguagem clara e profissional.

Porque estás a entrar em contacto

Depois de responderes ao quem, é altura de introduzir o porquê. Porque estás a enviar um email a esta pessoa? Porque se haveria de importar? Porque agora? Eis como o fazer:

Vai direto ao assunto – Inclui o motivo do teu email em uma ou duas frases concisas. Inclui os principais detalhes: estás a candidatar-te a uma posição? Procuras aconselhamento ou informação?

Lisonjeia um pouco – Inclui o melhor motivo pelo qual se devem importar com o teu email.  Por exemplo, como isto os pode beneficiar ou porque achaste que seriam a pessoa certa para contactar.

Não escondas o teu pedido – Não obrigues o leitor a vasculhar um parágrafo longo para perceber porque enviaste o email.

Não peças desculpa – O networking faz parte, não tens de ter vergonha. Enquadrar o teu email como um pedido de desculpa, por exemplo, (“Odeio incomodar / se não for muito incómodo...”),  pode enfraquecer a tua confiança.

Eu, eu, eu – Focares-te apenas em ti,  por exemplo, “Quero um emprego na vossa empresa porque isso ajudaria me,” não te vai levar a lado nenhum. Certifica-te de que pelo menos insinuas valor para o destinatário ou um interesse mútuo.

Chamada à ação

A CTA é onde as coisas ficam interessantes. Se acertaste nas secções anteriores e o leitor deu ao teu email o respeito e a consideração que merece, está pronto para levar a relação em frente. É aqui que lhe dizes exatamente como queres continuar. Eis como:

Não assumas – Se houve alguma altura para ser respeitador, é esta. Exigir uma reunião não vai cair muito bem. Sê educado, cortês e respeitador.

Sê claro – Em uma frase (ou duas curtas), diz exatamente que ação gostarias que a pessoa tomasse. Por exemplo: “Podemos marcar uma chamada de 15 minutos na próxima semana para discutir esta oportunidade?

Faz com que se destaque – O melhor é começar um novo parágrafo para a tua CTA. Assim, vai destacar-se do resto do texto.

CTA em falta – Parece óbvio, mas a maior falha aqui é esqueceres-te de incluir uma CTA. O entusiasmo pode tomar conta no final de um email, mas o melhor é parar e pensar na tua melhor CTA.

Não insistas demais – Evita sobrecarregar o leitor com demasiados pedidos. Não peças vários grandes favores num único email.

Dar um tiro no pé – Se estiveres a incluir quaisquer ligações, por exemplo, links para reuniões, ou a anexar um CV, certifica-te de que as ligações funcionam. Caso contrário, vais parecer muito pouco profissional.

Assinatura

Muito bem, estás quase a chegar ao fim. Já te apresentaste, já propuseste um encontro, agora é altura de terminar o email com elegância e compostura. Eis como:

O que fazer:

Fecha como começaste – Reflete o tom geral do email. Fórmulas profissionais comuns de fecho como “Com os melhores cumprimentos”, “Cumprimentos”, “Obrigado” ou “Com os melhores cumprimentos” funcionam melhor.

Acrescenta um agradecimento - Começa uma nova linha após o corpo do teu email. Acrescenta uma breve linha para agradecer ao leitor. Por exemplo, uma frase simples como “Obrigado pelo teu tempo e consideração.”

Formatação final – Usa a fórmula de fecho que escolheste e escreve apenas a primeira palavra com maiúscula, por exemplo, “Com os melhores cumprimentos,” seguida de uma vírgula.

Se quiseres realmente destacar-te aqui, acrescentar uma assinatura de email personalizada dará um toque verdadeiramente profissional.

Exemplos de emails de autoapresentação que funcionam

Escrever emails formais de apresentação é uma questão de prática. Quando começares a ganhar fluência, as palavras vão fluir. Mas, no início, pode ajudar ter alguns exemplos prontos a usar quando necessário. Aqui tens alguns emails profissionais para começares.

Autoapresentação para candidatura a emprego

Estrutura do modelo:

• Saudação – Formal e personalizada, se possível.

• Quem és – O teu nome, função e situação atual.

• Porque estás a entrar em contacto – O emprego a que te estás a candidatar e onde o viste.

• Chamada à ação – Expressa interesse nos próximos passos ou em anexar um currículo.

• Assinatura – Fecho educado e profissional com agradecimento.

Exemplo de email:

Exma. Sra. Davies,

O meu nome é Robert Jones e sou estratega de conteúdos com mais de cinco anos de experiência em publicação digital.

Estou a entrar em contacto para expressar o meu interesse na posição de Content Lead, que vi anunciada na página de LinkedIn da vossa empresa.

Seria possível agendar uma breve chamada para discutir melhor a função? Anexei o meu currículo para a vossa consideração.

Obrigado pelo vosso tempo.Com os melhores cumprimentos,Robert Jones

Autoapresentação a uma nova equipa

Estrutura do modelo:

• Saudação – Amigável e inclusiva.

• Quem és – Nome, nova função, de onde vens.

• Porque estás a entrar em contacto – Para te apresentares e expressares entusiasmo.

• Chamada à ação – Convite aberto para estabelecer contacto.

• Assinatura – Fecho caloroso e acessível.

Exemplo de email:

Olá a todos,

Sou o James French e acabei de me juntar à equipa de marketing como gestor sénior de campanhas. Antes disto, estava focado em parcerias de marca e estratégia digital.

Estou entusiasmado por começar e por conhecer cada um de vocês nas próximas semanas.

Estão à vontade para entrar em contacto se quiserem conversar ou conhecer-me melhor. Estou ansioso por trabalhar com todos vocês.Cumprimentos,James

Apresentação a frio para networking ou contacto inicial

Estrutura do modelo:

• Saudação – Respeitosa e personalizada, se possível.

• Quem és – Nome, função, qualquer ligação ou contexto em comum.

• Porque estás a entrar em contacto – Motivo breve e o que te atraiu neles.

• Chamada à ação – Sugere um próximo passo sem pressão, por exemplo, uma breve chamada.

• Assinatura – Fecho cortês com agradecimento.

Exemplo de email:

Olá, Sr. Wilkinson,

O meu nome é Tara Smith e sou investigadora de UX. Recentemente deparei-me com a sua palestra sobre design inclusivo no Global UX Summit e achei-a extremamente esclarecedora.

Gostaria muito de ter a oportunidade de saber mais sobre o seu trabalho e sobre a forma como aborda a estratégia de design em diferentes culturas.

Estaria disponível para uma conversa de 15 minutos algures na próxima semana? Agradeceria imenso a oportunidade.Mais uma vez, obrigado,Tara Smith

Apresentação de freelancer / consultor a cliente

Estrutura do modelo:

• Saudação – Neutra e direta.

• Quem és – Nome, cargo, área de especialização.

• Porque estás a entrar em contacto – Uma necessidade específica que têm e como podes ajudar.

• Chamada à ação – Oferece-te para discutir melhor ou agendar uma hora.

• Assinatura – Fecho profissional com os teus dados de contacto.

Exemplo de email:

Olá, Sra. Campbell,

Sou Leo Davies, designer gráfico freelancer especializado em identidade de marca e packaging. Recentemente deparei-me com a vossa linha de produtos e reparei que se estão a preparar para expandir para novos mercados de retalho.

Já ajudei marcas semelhantes a aperfeiçoar o seu packaging para estarem prontas para o retalho e gostaria muito de explorar se poderia apoiar a vossa próxima fase.

Estaria disponível para uma breve chamada para discutirmos os vossos objetivos e a forma como eu poderia ajudar?Mais uma vez, obrigado,Leo Davies

Toques finais que fazem toda a diferença

As dicas acima levam-te quase até escrever um email profissional. O que falta são os dez por cento finais. Abaixo estão algumas formas de lá chegar.

Revê antes de enviar – Gralhas, nomes mal escritos, letras em falta, tudo isso grita desleixo. Não deixes que todo o teu trabalho árduo vá parar ao lixo. Revê tudo antes de enviar.

Adapta o teu tom – Quer estejas a falar com o teu chefe ou com o teu melhor amigo, falas de forma diferente consoante a pessoa. Com o email é igual. Certifica-te de que o teu tom corresponde à situação.

Ligações extra – Adicionar o teu LinkedIn ou website ao teu email de apresentação pode ajudar a levar a conversa mais longe. Além disso, acrescenta credibilidade, mostrando que és mais do que apenas um endereço de email.

Considerações finais

Como tudo, os emails de apresentação exigem prática. O modelo e os exemplos de emails de autoapresentação acima vão ajudar-te a começar e, quando ganhares fluência, estarás a escrever emails de apresentação perfeitos num instante.