Jak zwracać się do wielu osób w wiadomości e-mail: najlepsze praktyki

E-mail polega na budowaniu relacji. Im więcej osób skutecznie kontaktujesz przez e-mail, tym więcej relacji budujesz. Oto, jak robić to właściwie.

Dlaczego poprawne zwracanie się do wielu osób w e-mailu ma znaczenie

E-mail grupowy niczym nie różni się od każdego innego e-maila. Twoim głównym celem powinny być profesjonalizm i etykieta e-mailowa. E-mail to przede wszystkim profesjonalne medium, co oznacza, że to, co wysyłasz, ma znaczenie. Ma znaczenie dla przyszłych relacji i przyszłych rezultatów.

Chodzi też o to, by ludzie czuli się zauważeni, ale jest to trudniejsze, gdy wysyłasz e-maile grupowe.

Jak zwracać się do wielu osób w e-mailu?

Twoim głównym kryterium powinna być wielkość grupy i to, kto się w niej znajduje. W przypadku mniejszych grup, na przykład gdy zwracasz się w e-mailu do dwóch osób, warto przywitać je po imieniu, aby nadać wiadomości bardziej osobisty charakter.

W przypadku większych grup ogólne powitanie, takie jak „Cześć zespole” lub „Drodzy współpracownicy”, jest zwykle bardziej praktyczne. Pamiętaj, aby szanować formalne tytuły, takie jak profesor, dr czy pan, i dobrze przemyśleć kolejność nazwisk. Możesz ustalić ją według starszeństwa, umieścić klientów przed członkami zespołu wewnętrznego albo po prostu zastosować kolejność alfabetyczną, aby zachować prostotę.

Jeśli są w e-mailu, wymień ich z imienia

Wymienienie osób po imieniu to najbardziej osobisty sposób rozpoczęcia e-maila. Buduje szacunek i sprawia, że każdy czuje się uwzględniony. Zalecamy wymienianie osób po imieniu tylko w grupach od 2 do 4 osób. Jeśli wymieniasz więcej osób, może to zacząć wyglądać trochę niedorzecznie.

Pamiętaj, że w niektórych kulturach i krajach używanie imion nie zawsze jest odpowiednie w pierwszych kilku e-mailach, więc upewnij się, że szanujesz lokalny kontekst. Być może przez pierwsze kilka e-maili lepiej używać nazwisk wraz z Pan lub Pani, zanim zbudujesz relację.

Właściwy sposób powitania po imieniu:

• Cześć John, Maria i Sam,

• Dzień dobry Alex, Jamie i Taylor,

• Cześć Chris i Morgan,

Jak poprawnie stosować powitania grupowe

Często łatwiej jest zadbać o to, by każdy czuł się szanowany, gdy piszesz e-mail do jednej lub dwóch osób. Ale gdy zwracasz się do grupy w e-mailu, staje się to trudniejsze. Im większa grupa, tym większe znaczenie ma kontekst.

Mówiąc o kontekście, mamy na myśli cel e-maila. Jeśli informujesz zgrany zespół o ustaleniach dotyczących przyjęcia świątecznego, ton będzie bardzo różny od tego, którego użyjesz podczas komunikacji z kadrą kierowniczą wyższego szczebla lub w bardziej formalnym środowisku korporacyjnym.

Gdy wysyłasz e-maile między działami, do menedżerów, klientów lub partnerów zewnętrznych, bezpieczniej jest zachować nieco bardziej formalny ton, zwłaszcza jeśli przedstawiasz się po raz pierwszy. W kontaktach ze znajomymi lub bliskimi współpracownikami możesz pozwolić sobie na nieco swobodniejszy styl.

Właściwy sposób powitania grupy:

Nieformalne powitania:

• Cześć zespole!

• Witajcie wszyscy,

Formalne powitania grupowe:

• Drodzy współpracownicy,

• Dzień dobry!

• Dzień dobry wszystkim,

• Drogi zespole kierowniczy,

Najlepszy sposób używania formalnych tytułów

Zdobycie tytułu doktora w dowolnej dziedzinie nie jest łatwe i po całym tym wysiłku większość osób będzie oczekiwać, że użyjesz ich formalnego tytułu. Nie mówimy tu wyłącznie o lekarzach — mogą to być także profesorowie uniwersyteccy, osoby z doktoratem z biznesu i wiele innych. Niezależnie jednak od tytułu, ważne jest, aby okazywać mu szacunek w komunikacji e-mailowej.

Gdy wysyłasz e-mail do dr., profesora, pana, pani itd., odbiorca najprawdopodobniej będzie oczekiwać profesjonalnego tonu. Oznacza to unikanie zbyt swobodnych powitań i zachowanie spójności wobec wszystkich osób w e-mailu. To znaczy, że nie należy używać tytułu wobec jednej osoby, a wobec innej już nie, w tym samym e-mailu.

Hierarchia również ma znaczenie. Jeśli masz wielu odbiorców z tytułami, postaraj się wymienić ich we właściwej kolejności. Oznacza to, że profesor powinien być przed doktorem, a doktor przed panem itd.

Właściwy sposób używania tytułów:

• Szanowna Dr Lee, Szanowna Pani Carter i Szanowny Panie Brown,

• Szanowna Dr Smith i Zespole,

• Szanowni Dyrektorzy i Kierownicy Działów.

• Szanowny Zespole Kierowniczy,

Jak z szacunkiem uwzględnić wszystkich

W środowisku zawodowym starszeństwo zawsze jest szanowane. Prezesi wygłaszają najważniejsze przemówienia, mają najlepsze biuro w budynku i zwykle zajmują najlepsze miejsce przy stole. Z e-mailami nie jest inaczej.

Gdy zwracasz się w e-mailu do wielu osób, kolejność nazwisk i użycie interpunkcji mogą subtelnie komunikować szacunek. Kolejność, w jakiej wymieniasz odbiorców, powinna być przemyślana. Oznacza to, że najpierw należy wymienić osoby o najwyższym statusie, a na końcu te o najniższym.

Możesz też potrzebować uwzględnić osoby pracujące poza Twoją firmą oraz współpracowników wewnętrznych. W takim przypadku wymienienie najpierw osób z zewnątrz może komunikować szacunek, zwłaszcza jeśli zależy Ci na długoterminowym partnerstwie. Gdy uwzględnisz już starszeństwo oraz podział na osoby wewnętrzne i zewnętrzne, sensowne może być uporządkowanie pozostałych alfabetycznie.

Jak z szacunkiem uwzględnić wszystkich:

• Hierarchia lub starszeństwo – W formalnym lub korporacyjnym środowisku najpierw wymień osobę o najwyższym statusie. Np. Szanowna Dr Evans, Szanowna Pani Khan i Szanowny Panie Patel,

• Osoby zewnętrzne przed wewnętrznymi –Gdy piszesz do klientów razem ze swoim zespołem wewnętrznym, najpierw wymień klienta. Np. Szanowna Pani Roberts i Zespole.

• Kolejność alfabetyczna – Gdy wszyscy są równi, kolejność alfabetyczna to najbezpieczniejszy wybór. Np. Cześć Angela, Brian i Carlos,

Jak używać CC i BCC podczas wysyłania e-maili do wielu osób

Następnie musisz dodać adresy e-mail wielu odbiorców. Na tym etapie warto zrozumieć różnicę między CC a BCC.

CC oznacza kopię do wiadomości. BCC oznacza ukrytą kopię do wiadomości. Słowo „ukryta” będzie dla Ciebie największą wskazówką przy ustalaniu, jak korzystać z tych dwóch opcji.

• Użyj CC, gdy odbiorcy powinni widzieć się nawzajem i mogą odpowiadać.

• Użyj BCC, gdy odbiorcy nie powinni widzieć się nawzajem (ukryta kopia), a prywatność jest wymagana. Zazwyczaj jest to najlepsza opcja w przypadku masowych e-maili.

Kiedy najlepiej użyć CC

Pomysł na CC pochodzi z czasów starych maszyn do pisania. Wkładało się arkusz kalki i od razu otrzymywało dwie kopie. E-mail przejął ten sam pomysł, używając CC do wysłania kopii wiadomości do kogoś innego.

Gdy dodajesz kogoś do pola CC, nie zwracasz się do tej osoby bezpośrednio, tylko wysyłasz jej kopię. Na przykład rozmawiasz z klientem zewnętrznym i chcesz, aby Twój szef był na bieżąco. Umieszczasz klienta zewnętrznego w polu Do, a adres e-mail Twojego szefa trafia do pola CC. Dzięki temu klient widzi, że Twój szef jest na bieżąco z sytuacją.

Kiedy najlepiej użyć CC:

• Aktualizacja projektu pod nadzorem – Wysyłasz e-mail do współpracownika w sprawie zadania. Twój menedżer potrzebuje wglądu, ale nie musi podejmować działania. Dodaj menedżera do CC, aby był na bieżąco.

• Współpraca między zespołami– Koordynujesz działania z innym działem i chcesz, aby oba zespoły były zgrane. Dodaj drugi zespół do CC, gdy piszesz do swojego projektanta, aby byli na bieżąco.

• Raportowanie statusu– Wysyłasz cotygodniową aktualizację do swojego przełożonego i kopiujesz interesariuszy. Możesz dodać swojego przełożonego do CC, aby mógł śledzić Twoje postępy.

Kiedy najlepiej użyć BCC

Inni odbiorcy nie widzą pola BCC, ale widzą odbiorców w polach CC i Do. Jest to przydatne, jeśli chcesz wysłać komuś kopię e-maila, nie informując o tym pozostałych odbiorców.

Używaj BCC w przypadku dużych list mailingowych, publicznych ogłoszeń lub innych sytuacji, w których odbiorcy się nie znają i nie powinni widzieć swoich danych. Możesz też użyć BCC, aby dyskretnie dołączyć kogoś do rozmowy.

Kiedy najlepiej użyć BCC:

• Newsletter– Wysyłasz aktualizację firmową do 300 subskrybentów. Dodaj siebie do pola Do i wszystkich subskrybentów do BCC.

• Lista gości – Zapraszasz 100 gości zewnętrznych, którzy się nie znają. Dodaj ich do pola BCC, aby żaden z nich nie odpowiedział przypadkowo do wszystkich.

• Dyskretny nadzór– Dyrektor chce obserwować rozmowę bez uczestniczenia w niej. Dodaj go do pola BCC, aby mógł obserwować.

Błędy w e-mailach grupowych, na które warto uważać

Pisanie e-maili do wielu osób to kwestia wprawy; z każdym kolejnym razem staje się łatwiejsze. Zapamiętanie poniższych wskazówek pomoże Ci zacząć.

• Przeładowane powitanie – Twój e-mail nie powinien przypominać nauczyciela sprawdzającego obecność na początku lekcji. Jeśli masz więcej niż 3–4 odbiorców, użyj zbiorowego powitania, takiego jak „Cześć zespole”.

• Niespójny ton – Zdecyduj, czy chcesz być nieformalny, czy formalny. „Szanowna Dr Lee i John” tworzy brak równowagi. Zachowaj ten sam poziom formalności wobec wszystkich odbiorców i upewnij się, że pasuje on do kultury firmy.

• Użycie niewłaściwego pola– Nadużywanie CC utrudnia zrozumienie, kto faktycznie musi podjąć działanie, podczas gdy używanie BCC w rozmowie o charakterze współpracy może sprawiać wrażenie skrytości i podważać zaufanie.

• Ignorowanie hierarchii lub norm kulturowych – Wymienianie nazwisk w przypadkowej kolejności, pomijanie tytułów lub używanie zbyt swobodnych powitań wobec najwyższego kierownictwa sprawi, że ludzie poczują się lekceważeni.

• Pomijanie kluczowych uczestników w powitaniu– Każdy chce czuć się doceniony. Jeśli piszesz e-mail do kilku osób, pamiętaj, aby wspomnieć o nich wszystkich, tak by każdy czuł się szanowany.