E-mailveilig blijven in een digitaal tijdperk

Het is moeilijk te geloven dat e-mail bijna 50 jaar geleden is uitgevonden. Natuurlijk duurde het even voordat het zo wijdverspreid was dat mensen zoals jij en ik het konden gebruiken. Maar spoel door naar vandaag, en meer dan de helft van de wereld gebruikt e-mail.

Vorig jaar werden er elke dag meer dan 360 miljard e-mails verzonden, wat duidelijk laat zien dat e-mail, ook al zijn er meer conversationele manieren om berichten heen en weer te sturen, nog steeds een onwrikbare pijler van communicatie is. Alles, van het versturen van formele berichten en grotere bijlagen tot het simpelweg vastleggen van aankopen. Allemaal ongelooflijk belangrijk.

Maar zoals bij de beste innovaties ging de creatie ervan gepaard met een paar kanttekeningen — en een groeiende lijst beveiligingsproblemen.

Niemand is immuun

Wanneer we aan e-mailbeveiliging denken, denken we natuurlijk aan onze individuele ervaringen. Die keer dat we bijna in een scam-e-mail trapten, of toen de mailbox van een vriend werd gehackt en we hen moesten waarschuwen. Maar misschien wel de grootste dreiging die e-mail vormt, is voor bedrijven. Maar liefst 94% van de organisaties zou alleen al in 2024 slachtoffer zijn geworden van fraude.

Waarom zijn bedrijven zo’n aantrekkelijk doelwit? Ten eerste is ieder mens een potentieel zwak punt. Of het nu gaat om slechte wachtwoorden of de menselijke neiging om anderen te vertrouwen, er zijn talloze manieren waarop collega’s slachtoffer kunnen worden van een aanval, en ze zijn niet allemaal duidelijk zichtbaar.

Kleine bedrijven kunnen bijzonder kwetsbaar zijn voor scam-e-mails die beweren van klanten, dienstverleners en leveranciers te komen — vooral als je de vele verantwoordelijkheden van een eigenaar van een klein bedrijf in je eentje moet dragen. Maar grotere bedrijven, met gespecialiseerde beveiligingsteams, zijn niet immuun.

We hoeven alleen maar naar recent nieuws te kijken om voorbeelden te zien van wanneer e-mail misgaat voor grote bedrijven. Een bedrijf uit Singapore werd ertoe gebracht 42,3 miljoen dollar over te maken naar een frauduleuze rekening via een vervalste leveranciersmail. INTERPOL hielp hen ongeveer 41 miljoen terug te krijgen, maar het was nog steeds een ongelooflijk kostbare fout.

De meest voorkomende e-maildreigingen

Er zijn veel soorten e-maildreigingen. De meest voorkomende vormen van e-mailaanvallen op bedrijven zijn:

• Phishing

• Malware

• Gecompromitteerde zakelijke e-mail

• Valse facturen

Bovenaan de gevarenlijst staat phishing, waarbij in 91% van de gevallen sprake is van gegevensverlies. Een absolute nachtmerrie in een wereld met steeds strengere wetten voor gegevensbescherming, zoals GDPR en CCPA. Maar het is niet zo moeilijk als je misschien denkt om het risico te beperken.

Beveiliging begint thuis

E-mail beveiligen hoeft niet lastig te zijn. Er zijn veel dingen die je kunt doen om een effectieve eerste verdedigingslinie op te zetten — zonder dat het je iets kost, behalve een kleine investering van tijd.

Bewustwording van phishing

Hier kan een beetje training je veel opleveren op het gebied van e-mailveiligheid. Als je een solopreneur of klein bedrijf bent, doe je al het juiste door dit artikel te lezen! Heb je een groter team, overweeg dan om iedereen bij elkaar te zetten en precies door te nemen wat phishing is en in welke vele vormen het kan voorkomen. Hoewel sommigen misschien met hun ogen rollen bij de basis, zal zelfs wie goed bekend is met cyberdreigingen een opfrisser krijgen wanneer je dieper ingaat op de vele manieren waarop phishing zich kan manifesteren, en zelfs kan uitgroeien tot ‘whaling’.

Mensen zijn helaas de zwakke schakel als het om phishing gaat. Het speelt in op onze psychologie en het inherente vertrouwen dat we in anderen hebben. Daarom is het een enorm voordeel om het phishingbericht in de eerste plaats nooit te zien — en daarom moet je op zoek gaan naar een e-mailprovider die een sterk antispamfilter tot zijn functies rekent. Daarover zo meer.

Sterke wachtwoorden

Afgezien van training is de eerste verdedigingslinie ook het eenvoudigst te implementeren — een wachtwoord. Je ervan bewust zijn hoe psychologie tegen ons kan werken, is ook hier van vitaal belang. Voor het gemak willen we allemaal iets maken dat makkelijk te onthouden is, maar dat kan juist het tegenovergestelde van veiligheid zijn. Verjaardagen, e-mailadressen, namen van familieleden of belangrijke dingen in ons leven kunnen menselijke hackers allemaal een voorsprong geven. Maar natuurlijk gaat het om meer dan dat.

Wanneer machines of scripts worden gebruikt om te hacken, laten woorden zelf ons in de steek — omdat ze uiteindelijk eindig zijn en we sommige eerder kiezen dan andere. Daarom maken willekeurige combinaties van cijfers, symbolen en hoofd-/kleine letters wachtwoorden moeilijker te raden. Wachtwoordmanagers zijn handig voor het genereren van unieke wachtwoorden die ontworpen zijn om moeilijk te hacken te zijn.

Maar voor wie liever een wachtwoord heeft dat makkelijk te onthouden is, is een goed alternatief om een hele memorabele zin als wachtwoord te gebruiken. De lengte maakt het per definitie veel veiliger. Door één extra kleine letter aan een wachtwoord toe te voegen, wordt het 26 keer moeilijker om te kraken. Door drie kleine letters toe te voegen, wordt dat 26³ — oftewel 17.576 extra mogelijkheden. Het voordeel van langere wachtwoorden is dus exponentieel.

Tweefactorauthenticatie

Tweefactorauthenticatie (2FA) is een van de beste methoden die je kunt gebruiken om je account te beveiligen, en tegenwoordig een must. Door een tweede apparaat te vereisen om in te loggen, zoals een telefoon of sleutel, kan iedereen zonder deze hardware dit niet doen, zelfs niet als het wachtwoord wordt gekraakt. Bovendien, als het om live authenticatie op een telefoon gaat, word je erop gewezen dat iemand probeert toegang te krijgen tot je account en kun je preventieve maatregelen nemen (zoals wachtwoordwijzigingen of overal uitloggen) om het probleem aan te pakken.

Maar om het meeste uit 2FA te halen, is het van vitaal belang om een kritieke kwetsbaarheid aan te pakken: de protocollen IMAP, SMTP en POP3. Simpel gezegd stellen deze protocollen je in staat verbinding te maken met je e-mailservers, vooral via systemen van derden — zoals Outlook. Daar hangt echter een prijskaartje aan.

Door meer apparaten verbinding te laten maken, creëer je meer zwakke punten, of dat nu ongeautoriseerde toegang is of het downloaden van e-mails naar onbeveiligde apparaten. Vooral POP3 is slecht omdat het verzonden gegevens niet versleutelt. Dit betekent dat de e-mails, inclusief hun inhoud en inloggegevens, gemakkelijk kunnen worden onderschept door kwaadwillenden. Het heeft ook de neiging e-mails van de server te verwijderen terwijl ze worden overgezet, wat tot gegevensverlies kan leiden.

Al deze protocollen op het hoogste niveau uitschakelen is een goede manier om de e-mailaccounts van je bedrijf te beveiligen. Als je er toch een moet gebruiken, overweeg dan IMAP over SSL/TLS (ook bekend als IMAPS).

Door onveilige protocollen niet toe te staan, 2FA in te schakelen en een veilig wachtwoord te kiezen, doe je op basisniveau alles om je account veilig te houden.

Meer geavanceerde functies

Natuurlijk zijn er ook dingen die iets technischer zijn. Mogelijk moet je kiezen voor een premium zakelijke e-mailprovider om ervoor te zorgen dat je al deze functies krijgt.

Besteed de zorgen uit met sterke antispamfiltering

Wij zijn onze eigen grootste vijanden als het om spam gaat, vooral phishing. Zonder ons is het gewoon weer een nep-e-mail die de ether in wordt gestuurd. Er is een mens nodig voordat er gevolgen ontstaan.

Er zijn veel manieren entactieken die je kunt gebruiken om e-mailspam te stoppen zodat je inbox niet overbelast raakt, maar een eenvoudige manier is ervoor te zorgen dat je de juiste spamfiltering hebt. Die kan spam op talloze verschillende manieren identificeren en zelfs leren op basis van het type spam dat je ontvangt. Van het vergelijken van zaken, zoals of de weergavenaam overeenkomt met het domein/adres van de afzender, tot het opsporen van andere onregelmatigheden die wij misschien niet opmerken in e-mails (zoals verzendcertificaten): ze werken op meerdere niveaus om ons te beschermen.

Het beste type spamfilter biedt ook verschillende filtratieniveaus afhankelijk van het waargenomen dreigingsniveau, waardoor je betere bescherming krijgt tegen de ergste overtreders. Ze bieden ook de mogelijkheid om onjuist geclassificeerde berichten terug in je inbox te plaatsen, zonder dat ze ooit nog ten onrechte als spam worden gemarkeerd.Ze zijn een van de belangrijkste factoren om te overwegen wanneer je je e-mailprovider kiest als klein bedrijf.

Gebruik met een wachtwoord beveiligde e-mails

Meer geavanceerde e-mailproviders bieden daadwerkelijk versleutelde e-mails aan waarvoor de ontvanger een wachtwoord moet gebruiken om ze te openen. Dit zorgt ervoor dat zelfs als de e-mail wordt onderschept of geopend door onbevoegde partijen, zij het bericht niet kunnen bekijken zonder het juiste wachtwoord. Het is een geweldige functie voor het verzenden van gevoelige of vertrouwelijke inhoud.

Meestal bestaan met een wachtwoord beveiligde e-mails alleen op je mailserver. In plaats van de inhoud van de e-mail naar de ontvanger te sturen, wordt er een link verzonden die hen brengt naar de plek waar het bericht op je server is opgeslagen, waar ze het wachtwoord kunnen invoeren om de e-mail te openen.

Waarom leer je niet hoe je je e-mails versleutelt in Spacemail? Het helpt je je communicatie te beschermen wanneer extra privacy nodig is.

Houd de activiteit van je e-mailaccount in de gaten

Sommige functies zijn ideaal voor grotere bedrijven, maar kunnen ook handig zijn voor solopreneurs, bijvoorbeeld voor mensen met een grote betrokkenheid bij hun bedrijf. Een van die functies is de mogelijkheid om de activiteit van je account te monitoren.

Door precies bij te houden waar je e-mailaccounts zijn ingelogd en wanneer ze voor het laatst zijn geopend, kun je met een paar klikken duidelijk zien of je een beveiligingsinbreuk hebt gehad.

Regelmatig controleren op onbekende tijden, locaties of IP-adressen is een goede gewoonte en stelt je in staat om verdachte activiteiten op een routinematige en informele manier bij te houden. Niet elke e-mailprovider biedt activiteitenlogboeken aan, dus geef prioriteit aan providers die dat wel doen — vooral als ze je toestaan op afstand uit te loggen voor onbekende aanmeldingen.

Je zou kunnen aanvoeren dat dit niet zou kunnen gebeuren als al het eerdere advies wordt opgevolgd, maar het is fijn om te weten dat het er is voor eventuele worstcasescenario’s.

Kom tot rust in de wetenschap dat je beschermd bent

Het is de moeite waard om dit alles niet te zien als een reeks obstakels, maar als een serie snelle en eenvoudige stappen die je gemoedsrust geven als het gaat om het beveiligen van je e-mail. Geen van de bovenstaande stappen is moeilijk uit te voeren.

Door eenvoudige praktijken toe te passen, zoals bewustwording van phishing, het gebruik van sterke wachtwoorden, het inschakelen van Two-Factor Authentication en het benutten van geavanceerde functies (zoals versleutelde e-mails), kun je je e-mail beveiligen en kostbare beveiligingsinbreuken voorkomen.

Onthoud: het beveiligen van je e-mail gaat niet alleen over het beschermen van gevoelige informatie — het gaat over het beschermen van je bedrijf, je reputatie en je gemoedsrust. Je hebt de juiste provider nodig om ervoor te zorgen dat je e-mail een vertrouwd en veilig communicatiemiddel blijft in deze steeds digitalere wereld.