Hvordan henvende seg til flere personer i en e-post: Beste praksis

E-post handler om å bygge forbindelser. Jo flere du sender e-post til på en vellykket måte, desto flere forbindelser bygger du. Slik gjør du det riktig.

Hvorfor det er viktig å adressere flere personer riktig i en e-post

En gruppe-e-post er som enhver annen e-post. Hovedfokuset ditt bør være profesjonalitet og e-postetikette. E-post er først og fremst et profesjonelt medium, noe som betyr at det du sender betyr noe. Det har betydning for fremtidige relasjoner og fremtidige resultater.

Det handler også om å få folk til å føle seg sett, men det er vanskeligere når du sender gruppe-e-poster.

Hvordan henvender du deg til flere personer i en e-post?

Hovedfokuset ditt bør være størrelsen på gruppen og hvem som er inkludert. For mindre grupper, som når du henvender deg til to personer i en e-post, bør du hilse på folk ved navn for å gjøre det mer personlig.

For større grupper er en generell hilsen som “Hei team” eller “Kjære kolleger” vanligvis mer praktisk. Sørg for at du respekterer formelle titler som Professor, Dr. eller Mr., og tenk nøye gjennom rekkefølgen på navnene. Det kan være lurt å sortere etter ansiennitet, kunder før interne teammedlemmer, eller ganske enkelt alfabetisk rekkefølge for å holde det enkelt.

Hvis de står på e-posten, nevn dem ved navn

Å liste folk ved navn er den mest personlige måten å starte e-posten på. Det bygger respekt og får alle til å føle seg inkludert. Vi anbefaler å liste folk ved navn bare for grupper på 2 til 4 personer. Hvis du lister flere enn det, kan det begynne å se litt latterlig ut.

Husk at i noen kulturer og land er det ikke alltid passende å bruke fornavn i de første e-postene, så sørg for at du respekterer din egen lokale kontekst. Kanskje må du bytte til etternavn pluss Mr. eller Mrs. i de første e-postene før du har bygget opp en forbindelse.

Den riktige måten å hilse med navn på:

• Hei John, Maria og Sam,

• God morgen Alex, Jamie og Taylor,

• Hei Chris og Morgan,

Slik gjør du gruppehilsener riktig

Det er ofte enklere å sørge for at alle føler seg respektert når du sender e-post til én eller to personer. Men når du henvender deg til en gruppe i en e-post, blir dette vanskeligere. Jo større gruppen er, desto mer spiller konteksten inn.

Når vi snakker om kontekst, mener vi formålet med e-posten. Hvis du oppdaterer et sammensveiset team om planene for julefesten, vil tonen være veldig annerledes enn når du kommuniserer med toppledere eller i en mer strukturert bedriftssetting.

Når du sender e-post på tvers av avdelinger, til ledere, kunder eller eksterne partnere, er det tryggere å være litt mer formell, spesielt hvis du introduserer deg selv for første gang. Mellom venner eller nære kolleger kan du være litt mer uformell.

Den riktige måten å hilse en gruppe på:

Uformelle hilsener:

• Hei team!

• Hei alle sammen,

Formelle gruppehilsener:

• Kjære kolleger,

• God morgen!

• God morgen alle sammen,

• Kjære ledergruppe,

Den beste måten å bruke formelle titler på

Det er ikke lett å bli doktor i noe fagfelt, og etter alt det harde arbeidet vil de fleste forvente at du bruker deres formelle tittel. Her snakker vi ikke bare om leger i medisinsk forstand — det kan også være universitetsprofessorer, personer med doktorgrad i business, og listen fortsetter. Men uansett tittel er det viktig at du respekterer den i e-postkommunikasjonen din.

Når du sender en e-post til en Dr., Professor, Mr., Ms. osv., vil mottakeren din mest sannsynlig forvente en profesjonell tone. Det betyr at du bør unngå altfor uformelle hilsener og sørge for konsekvens mellom alle i e-posten. Det betyr at du ikke bør bruke en tittel for én person og ikke for en annen i samme e-post.

Hierarki er også viktig. Hvis du har flere mottakere med titler, bør du prøve å liste mottakerne i rekkefølge. Det betyr Professor før Doctor og Doctor før Mr. osv.

Den riktige måten å bruke titler på:

• Kjære Dr. Lee, Ms. Carter og Mr. Brown,

• Kjære Dr. Smith og team,

• Kjære direktører og avdelingsledere.

• Kjære ledergruppe,

Slik inkluderer du alle på en respektfull måte

I profesjonelle sammenhenger blir ansiennitet alltid respektert. Administrerende direktører holder de viktigste talene, har det beste kontoret i bygningen og får vanligvis den beste plassen ved bordet. E-poster er ikke annerledes.

Når du henvender deg til flere personer i en e-post, kan rekkefølgen på navnene og bruken av tegnsetting subtilt formidle respekt. Rekkefølgen du lister mottakerne i bør være bevisst. Det betyr at du nevner dem med høyest ansiennitet først og dem med lavest ansiennitet sist.

Du må kanskje også ta hensyn til dem som jobber utenfor selskapet ditt og interne kolleger. Her kan det å liste eksterne ansatte først signalisere respekt, spesielt hvis du ser etter et langsiktig partnerskap. Når du har tatt hensyn til ansiennitet og internt kontra eksternt, kan det være fornuftig å organisere resten alfabetisk.

Slik inkluderer du alle på en respektfull måte:

• Hierarki eller ansiennitet – I formelle eller bedriftsmessige sammenhenger bør du liste den mest senior personen først. F.eks. Kjære Dr. Evans, Ms. Khan og Mr. Patel,

• Eksterne før interne –Når du sender e-post til kunder sammen med det interne teamet ditt, bør du liste kunden først. F.eks. Kjære Ms. Roberts og team.

• Alfabetisk rekkefølge – Når alle er likestilte, er alfabetisk rekkefølge det tryggeste valget. F.eks. Hei Angela, Brian og Carlos,

Slik bruker du CC og BCC når du sender e-post til flere personer

Deretter må du legge til e-postadressene til flere mottakere. På dette stadiet hjelper det å forstå forskjellen mellom CC og BCC.

CC betyr karbonkopi. BCC betyr blind karbonkopi. Ordet "blind" er det viktigste hintet når du skal finne ut hvordan du bruker disse to alternativene.

• Bruk CC når mottakerne bør kunne se hverandre og kan svare.

• Bruk BCC når mottakerne ikke bør kunne se hverandre (blindkopi), og personvern er nødvendig. Vanligvis er dette det beste alternativet for masseutsendelser.

Riktig tidspunkt å bruke CC på

Ideen bak CC kommer fra de gamle skrivemaskindagene. Du la inn et ark med karbonpapir og fikk to kopier samtidig. E-post tok med seg den samme ideen og bruker CC til å sende en kopi av meldingen til noen andre.

Når du legger til noen i CC-feltet, henvender du deg ikke direkte til dem, du sender dem bare en kopi. For eksempel snakker du med en ekstern kunde, og du vil holde sjefen din oppdatert. Da setter du den eksterne kunden i Til-feltet, og sjefens e-postadresse går i CC-feltet. På den måten kan kunden se at sjefen din er oppdatert på situasjonen.

Riktig tidspunkt å bruke CC på:

• Prosjektoppdatering med oversikt – Du sender en e-post til en kollega om en oppgave. Lederen din trenger innsyn, men ikke å gjøre noe. Sett lederen din på CC for å holde vedkommende oppdatert.

• Samarbeid på tvers av team– Du koordinerer med en annen avdeling og vil at begge teamene skal være samkjørte. Sett det andre teamet på CC når du sender e-post til designeren din for å holde dem oppdatert.

• Statusrapportering– Du sender en ukentlig oppdatering til din overordnede og kopierer inn interessenter. Du kan sette din overordnede på CC slik at vedkommende kan følge med på fremdriften din.

Riktig tidspunkt å bruke BCC på

Andre mottakere kan ikke se BCC-feltet, men de kan se mottakerne i CC- og Til-feltene. Dette er nyttig hvis du vil sende noen en kopi av e-posten uten at de andre mottakerne vet det.

Bruk BCC for store e-postlister eller offentlige kunngjøringer eller andre  situasjoner der mottakerne ikke kjenner hverandre og ikke bør se hverandres opplysninger. Du kan også bruke BCC for å inkludere noen diskret i en samtale.

Riktig tidspunkt å bruke BCC på:

• Nyhetsbrev– Du sender en selskapsoppdatering til 300 abonnenter. Legg deg selv i Til-feltet og alle abonnentene dine i BCC.

• Gjesteliste – Du inviterer 100 eksterne gjester som ikke kjenner hverandre. Legg dem i BCC-feltet slik at ingen av dem ved et uhell svarer til alle.

• Diskret tilsyn– En direktør ønsker å observere en samtale uten å delta. Legg vedkommende i BCC-feltet slik at de kan observere.

Feil i gruppe-e-poster du bør passe deg for

Å sende e-post til flere personer handler om rutine; det blir enklere hver gang du gjør det. Hvis du husker tipsene nedenfor, kommer du godt i gang.

• For mange navn i hilsenen – E-posten din bør ikke føles som en lærer som tar opprop ved starten av timen. Hvis du har mer enn 3–4 mottakere, bruk en felles hilsen som “Hei team”.

• Ujevn tone – Bestem om du vil være uformell eller formell. “Kjære Dr. Lee og John” skaper en ubalanse. Hold samme formalitetsnivå for alle mottakerne og sørg for at det passer med bedriftskulturen.

• Bruk av feil felt– Overbruk av CC gjør det vanskeligere å se hvem som faktisk må gjøre noe, mens bruk av BCC i en samarbeidsbasert samtale kan virke hemmelighetsfullt og skade tilliten.

• Ignorering av hierarki eller kulturelle normer – Å liste navn i tilfeldig rekkefølge, hoppe over titler eller bruke altfor uformelle hilsener med toppledelsen vil få folk til å føle seg lite respektert.

• Å utelate viktige deltakere i hilsenen– Alle vil føle seg verdsatt. Hvis du sender e-post til noen få personer, så husk å nevne dem alle slik at alle føler seg respektert.