Slik introduserer du deg selv i en e-post

Introduksjons-e-poster er ikke rakettforskning, men de kan være rakettdrivstoff for karrieren og kontaktnettverket ditt. Å bli god på dem kan være forskjellen på en ny kunde, en ny jobb eller til og med et nytt liv. Så hvorfor ikke starte nå?

Hva kjennetegner en god introduksjons-e-post?

Å løpe bort til bardisken, gå helt opp i ansiktet på noen og rope at du vil være venner, er sannsynligvis ikke den beste strategien. En introduksjons-e-post fungerer på samme måte. Hvis du får det til, bruker riktig e-postetikette og gjør et godt inntrykk fra første minutt, har du størst sjanse til å få det du vil ha.

Her er fem ting som vil sørge for at introduksjons-e-posten din treffer:

1. Emnefeltet betyr noe – Ingenting sier «åpne meg» som en god emnelinje. Hold den tydelig, spesifikk, og prøv å holde deg innenfor 30-60 tegn. Den vil ikke fungere hvis halvparten blir kuttet av.

2. Snakk profesjonelt, se profesjonell ut – Du ville ikke møtt opp til et intervju i shorts. På samme måte bør introduksjons-e-posten din være profesjonell, respektfull og tilpasset målgruppen din.

3. Gjør deg minneverdig –Du tror kanskje at du er det beste siden oppskåret brød, men det gjør ikke mottakeren (ennå). Introduser deg selv tidlig, rollen din og hvorfor du tar kontakt.

4. Tilpass – En generisk e-post som er kopiert og limt inn, kommer aldri til å treffe. Tilpass den til personen, nevn en felles kontakt, og vis at du har gjort hjemmeleksen din.

5. Ikke kast bort tiden deres – Hold det kort, strukturert, og kom til poenget. Det er best å anta at mottakeren er for opptatt til å lese e-posten din. Hjelp dem med en tydelig struktur og et tydelig budskap.

Når trenger du en e-post der du introduserer deg selv?

En stor del av å sikre at e-poster der du introduserer deg selv blir vellykkede, er å vite når du skal bruke dem.

Jobbsøknad

Det kan være frustrerende å søke nye jobber, spesielt hvis de vanlige kanalene ikke fungerer. Noen ganger er det best å gå rett til kilden og sende en introduksjons-e-post til en jobbsøknad. Hvis du gjør dette riktig, kan det være en fantastisk måte å få en arbeidsgivers oppmerksomhet raskt og hoppe over køen. Her er hva du bør inkludere:

• Tilpass e-posten til den spesifikke jobben. Bakgrunnsundersøkelser kan utgjøre en stor forskjell.

• Fremhev hvorfor du passer perfekt til rollen, og prøv å inkludere konkrete eksempler.

• Bruk en profesjonell e-postadresse. Du vil fremstå som mer troverdig.

• Vær høflig, entusiastisk, og start og avslutt e-posten med en profesjonell hilsen og avslutning

Å møte noen for første gang

Kanskje du har en ny jobb, en ny rolle, eller du jobber med en ny kunde for første gang. Det kan være nyttig å sende en introduksjons-e-post og starte kommunikasjonen på riktig måte. Målet er å bygge bro over gapet slik at kommunikasjonen kan bli så smidig som mulig i fremtiden. Her er hva du bør inkludere:

• La dem få vite hvem du er og hvorfor du tar kontakt.

• Forklar hvordan dere kan jobbe sammen i fremtiden.

• Avtal en videosamtale senere for å bli bedre kjent hvis det er nødvendig.

• Start og avslutt med en vennlig hilsen og avslutning.

• Ikke fortell hele livshistorien din. Hold det kort og poengtert.

Nettverksbygging

Du har nettopp kommet tilbake fra en vellykket konferanse. Du møtte noen inspirerende mennesker, utvekslet ideer, og nå er du klar til å følge opp. Den beste måten å gjøre det på er med en introduksjons-e-post. Her er hva du bør inkludere:

• Minn personen på hvem du er og hvor dere møttes.

• Gi en kort beskrivelse av hvorfor du tar kontakt og hvilke neste steg du ønsker å ta.

• Jo lenger du venter, desto verre ser det ut, og desto mindre sannsynlig er det at de husker deg.

• Nettverksbygging går begge veier. La dem få vite hvordan du kan hjelpe dem.

• Hold tonen profesjonell, i hvert fall i de første e-postene.

• Bruk en profesjonell avslutning og husk å legge igjen kontaktopplysninger.

Onboarding i nytt team

Det kan være vanskelig å begynne i et nytt selskap. Nye ansikter, nye oppgaver og et nytt miljø kan fort bli overveldende. En introduksjons-e-post kan bidra til å bryte isen med de nye teammedlemmene dine og hjelpe til med å sette fart på teambyggingsprosessen. Her er hva du bør inkludere:

• La dem få vite hvem du er og hvilken rolle du har.

• Vær høflig og respektfull.

• Uttrykk at du gleder deg til å bli en del av teamet, og tilby hjelp hvis de noen gang trenger det.

• Ikke vær altfor formell eller stiv. Å fremstå som imøtekommende er den beste måten å bygge relasjoner på.

• Sørg for at meldingen din samsvarer med bedriftskulturen før du sender.

Frilanser som tar kontakt

Det kan være tøft å være frilanser, spesielt når du er ute i kulden og sliter med å få kunder. En introduksjons-e-post kan være en flott måte å ta kontakt med en potensiell kunde på. Her er hva du bør inkludere:

• Ingen liker masseutsendelser. Tilpass og vis personen at du har gjort research.

• Fortell dem hvem du er og hva du kan tilby.

• Fremhev relevant erfaring og konkrete eksempler på resultater.

• Hold det kort, hold det profesjonelt.

• Fremhev hvilke neste steg du ønsker å ta.

• Bruk en profesjonell hilsen og avslutning.

Slik skriver du en e-post for å introdusere deg selv (trinn for trinn)

Det er enkelt å skrive en profesjonell introduksjons-e-post hvis du kjenner trinnene. Enten du skriver en introduksjons-e-post til en jobbsøknad eller introduserer deg selv på jobb, vil trinnene nedenfor sørge for at e-posten din treffer hver gang.

Hilsen

Vi hører ofte uttrykket at førsteinntrykk betyr noe, men det er sannsynligvis mer presist å si at de første sekundene av et førsteinntrykk betyr noe. Dette skyldes noe som kalles primacy-effekten. Primacy-effekten er et psykologisk prinsipp som sier at informasjon som presenteres tidlig i et møte, ofte tillegges større vekt enn informasjon som kommer senere.

Dette betyr at vi som mennesker ofte danner et filter i de tidlige stadiene av en interaksjon som former hvordan vi tolker resten av informasjonen. Hvis du mislykkes i denne første fasen, kan det være veldig vanskelig å få interaksjonen tilbake på rett spor.

Dette er grunnen til at starten på en e-post kan være så viktig. Den rammer inn resten av interaksjonen og farger ofte måten meldingen din blir mottatt på. Så hvordan får du det riktig i en introduksjons-e-post?

Treff riktig tone:Tilpass formalitetsnivået til konteksten. For formelle eller første kontakter fungerer en formell hilsen som «Kjære [Tittel][Etternavn]» eller en nøytral «Hei [Navn],» best.

Fokuser på struktur: Plasser hilsenen først, etterfulgt av et komma (f.eks. ««Kjære [Tittel][Etternavn]»). Bruk stor forbokstav på det første ordet og mottakerens navn, men ikke bruk utropstegn.

Sjekk, og sjekk igjen:Å stave noens navn feil gir et forferdelig inntrykk. Bruk alltid mottakerens navn hvis du kjenner det, men dobbeltsjekk stavemåte og titler.

Å bli for vennlig –Å starte med «Hei» eller «Hei folkens» kan høres for uformelt ut i profesjonelle e-poster. Hold det formelt og skru opp det uformelle i senere e-poster.

Kutt det generiske – Å være for generell kan ødelegge flyten i e-posten din. Fraser som «Til den det måtte angå» eller «Kjære herr/fru» virker upersonlige og gammeldagse.

Pass på tidspunkter – unngå å legge til tidsspesifikke ønsker som «God morgen» eller «God kveld». Personen kan lese det på et annet tidspunkt, noe som gjør det kleint.

Hvem du er

Sannheten er at du kanskje er det beste siden oppskåret brød, men hvis du ikke forklarer nøyaktig hvorfor og hvordan i e-posten din, kommer mottakeren ikke til å være enig. Dette er delen av e-posten der du forklarer nøyaktig hvem du er og hvorfor de bør bry seg. Her er noen tips:

Kom rett til saken –Oppgi navn og rolle med en gang. For eksempel: «Jeg heter Jane Doe, og jeg er markedsføringsspesialist med fem års erfaring innen digital annonsering.»

Vær ydmyk –Sikt mot en selvsikker, men ydmyk tone når du introduserer deg selv. Du vil holde det profesjonelt, men ikke overdrive så du fremstår som for ivrig eller desperat.

Legg til kontekst –Etabler hvem du er og, hvis relevant, selskapet ditt eller forbindelsen din. Tidligere research vil hjelpe her, så prøv å gjøre forbindelsen din til selskapet personlig.

Dropp livshistorien:Ikke sett i gang med en lang selvbiografi. Unngå å overvelde leseren med for mange personlige detaljer eller en fullstendig CV i åpningslinjene.

Vagt er vanilje – La aldri mottakeren måtte gjette hvem du er eller hva du gjør. For eksempel er det lite hjelpsomt å skrive «Jeg tenkte jeg skulle introdusere meg selv» uten faktisk å oppgi fullt navn eller rolle.

Demp slangen –Selv om du er guru innen digital markedsføring, er ikke dette stedet å si det. Spar slangen til dere er bedre kjent. Bruk tydelig, profesjonelt språk.

Hvorfor du tar kontakt

Når du er ferdig med å svare på hvem, er det på tide å ta inn hvorfor. Hvorfor sender du e-post til denne personen? Hvorfor skal de bry seg? Hvorfor nå? Slik gjør du det:

Kom til poenget –Ta med grunnen til e-posten din i én eller to konsise setninger. Inkluder viktige detaljer: Søker du på en stilling? Ber du om råd eller informasjon?

Smigr dem litt – Inkluder den beste grunnen til at de bør bry seg om e-posten din.  For eksempel hvordan dette kan være til fordel for dem, eller hvorfor du mente at de var den rette personen å kontakte.

Ikke grav ned forespørselen din –Ikke tving leseren til å lete gjennom et langt avsnitt for å finne ut hvorfor du sendte e-post.

Ikke be om unnskyldning –Nettverksbygging skjer, så ikke føl skam. Å ramme inn e-posten din som en unnskyldning, f.eks. («Jeg hater å forstyrre deg / hvis det ikke er for mye bry ...»),  kan undergrave selvtilliten din.

Meg, meg, meg –Å fokusere bare på deg selv,  f.eks. «Jeg vil ha en jobb i selskapet ditt fordi det ville hjelpe meg», vil ikke føre deg noen vei. Sørg for i det minste å antyde verdi for mottakeren eller en felles interesse.

Oppfordring til handling

CTA-en er der ting blir interessant. Hvis du har lykkes med de foregående delene og leseren har gitt e-posten din den respekten og oppmerksomheten den fortjener, er de klare til å ta forholdet videre. Det er her du forteller dem nøyaktig hvordan du vil fortsette. Slik gjør du det:

Ikke ta det for gitt –Hvis det noen gang er et tidspunkt å være respektfull på, så er det nå. Å kreve et møte vil neppe falle i god jord. Vær høflig, vær imøtekommende, vær respektfull.

Gjør det tydelig –I én setning (eller to korte), oppgi nøyaktig hvilken handling du ønsker at de skal ta. For eksempel: «Kan vi avtale en 15-minutters samtale neste uke for å diskutere denne muligheten?

Få det til å skille seg ut –Det er best å starte et nytt avsnitt for CTA-en din. På den måten vil den skille seg ut fra resten av teksten.

Manglende CTA –Det høres åpenbart ut, men den største feilen her er å glemme å inkludere en CTA. Begeistring kan ta overhånd på slutten av en e-post, men det er best å sette seg ned og vurdere den beste CTA-en din.

Ikke overdriv –Unngå å overvelde leseren med for mange forespørsler. Ikke be om flere store tjenester i én e-post.

Skyt deg selv i foten –Hvis du inkluderer lenker, for eksempel møtelenker, eller legger ved en CV, må du sørge for at lenkene fungerer. Ellers vil du fremstå som svært uprofesjonell.

Signatur

Ok, du er nesten i mål. Du har presentert deg selv, du har foreslått et møte, og nå er det på tide å avslutte e-posten med eleganse og ro. Slik gjør du det:

Hva du bør gjøre:

Avslutt slik du begynte –Speil den overordnede tonen i e-posten. Vanlige profesjonelle avslutninger som «Med vennlig hilsen», «Beste hilsener», «Takk» eller «Vennlig hilsen» fungerer best.

Legg til en takk -Start på en ny linje etter hoveddelen av e-posten. Legg til en kort linje for å takke leseren. For eksempel en enkel setning som «Takk for tiden og vurderingen din.»

Siste formatering –Bruk den valgte avslutningsfrasen og bruk stor bokstav bare på det første ordet, f.eks. «Med vennlig hilsen», etterfulgt av et komma.

Hvis du virkelig vil imponere her, vil det å legge til en personlig e-postsignatur gi et skikkelig profesjonelt preg.

Eksempler på e-poster der du introduserer deg selv som fungerer

Å skrive formelle introduksjons-e-poster handler om øvelse. Når du begynner å få flyten, vil ordene komme av seg selv. Men når du nettopp har begynt, kan det hjelpe å ha noen standardeksempler som du kan dra frem ved behov. Her er noen proffe e-poster som hjelper deg i gang.

Selvintroduksjon til jobbsøknad

Maloversikt:

• Hilsen – Formell og personlig hvis mulig.

• Hvem du er – Navnet ditt, rollen din og nåværende status.

• Hvorfor du tar kontakt – Jobben du søker på og hvor du så den.

• Oppfordring til handling – Uttrykk interesse for neste steg eller at du legger ved en CV.

• Signatur – Høflig, profesjonell avslutning med takk.

Eksempel på e-post:

Kjære fru Davies,

Jeg heter Robert Jones, og jeg er innholdsstrateg med over fem års erfaring innen digital publisering.

Jeg tar kontakt for å uttrykke min interesse for stillingen som Content Lead, som jeg så annonsert på selskapets LinkedIn-side.

Ville det vært mulig å avtale en kort samtale for å diskutere rollen nærmere? Jeg har lagt ved CV-en min til vurdering.

Takk for tiden din.Med vennlig hilsen,Robert Jones

Selvintroduksjon til et nytt team

Maloversikt:

• Hilsen – Vennlig og inkluderende.

• Hvem du er– Navn, ny rolle, hvor du kommer fra.

• Hvorfor du tar kontakt –For å introdusere deg selv og uttrykke entusiasme.

• Oppfordring til handling – Åpent tilbud om å komme i kontakt.

• Signatur – Varm og imøtekommende avslutning.

Eksempel på e-post:

Hei alle sammen,

Jeg er James French, og jeg har nettopp begynt i markedsføringsteamet som senior kampanjeleder. Før dette jobbet jeg med merkevarepartnerskap og digital strategi.

Jeg gleder meg til å komme i gang og til å møte hver og en av dere i løpet av de kommende ukene.

Ta gjerne kontakt hvis du vil bli kjent eller slå av en prat. Jeg ser frem til å jobbe med dere alle.Med vennlig hilsen,James

Kald introduksjon for nettverksbygging eller oppsøkende kontakt

Maloversikt:

• Hilsen – Respektfull og personlig hvis mulig.

• Hvem du er – Navn, rolle, eventuell felles kontakt eller kontekst.

• Hvorfor du tar kontakt – Kort begrunnelse og hva som tiltrakk deg ved dem.

• Oppfordring til handling – Foreslå et uforpliktende neste steg, f.eks. en kort samtale.

• Signatur – Høflig avslutning med takknemlighet.

Eksempel på e-post:

Hei, herr Wilkinson,

Jeg heter Tara Smith, og jeg er UX-forsker. Jeg kom nylig over foredraget ditt om inkluderende design på Global UX Summit og syntes det var utrolig innsiktsfullt.

Jeg ville satt stor pris på muligheten til å høre mer om arbeidet ditt og hvordan du tilnærmer deg designstrategi på tvers av kulturer.

Ville du vært åpen for en 15-minutters prat en gang neste uke? Jeg ville virkelig satt pris på muligheten.Takk igjen,Tara Smith

Introduksjon fra frilanser / konsulent til kunde

Maloversikt:

• Hilsen – Nøytral og direkte.

• Hvem du er – Navn, tittel, fagområde.

• Hvorfor du tar kontakt – Et spesifikt behov de har, og hvordan du kan hjelpe.

• Oppfordring til handling – Tilby å diskutere videre eller avtale et tidspunkt.

• Signatur – Profesjonell avslutning med kontaktopplysningene dine.

Eksempel på e-post:

Hei, fru Campbell,

Jeg er Leo Davies, en frilans grafisk designer som spesialiserer seg på merkevareidentitet og emballasje. Jeg kom nylig over produktlinjen deres, og jeg la merke til at dere forbereder dere på å ekspandere til nye detaljhandelsmarkeder.

Jeg har hjulpet lignende merkevarer med å forbedre emballasjen sin for å bli klare for detaljhandel, og jeg vil gjerne utforske om jeg kan støtte neste fase.

Ville du vært åpen for en kort samtale for å diskutere målene deres og hvordan jeg kan hjelpe?Takk igjen,Leo Davies

Siste finpuss som utgjør hele forskjellen

Tipsene ovenfor vil få deg mesteparten av veien til å skrive en profesjonell e-post. Det som gjenstår, er de siste ti prosentene. Nedenfor er noen måter å komme dit på.

Rediger før du sender –Skrivefeil, feilstavede navn, manglende bokstaver – alt dette skriker slurv. Ikke la alt det harde arbeidet ditt havne i søpla. Sørg for å redigere før du sender.

Tilpass tonen –Enten du snakker med sjefen din eller bestevennen din, snakker du forskjellig avhengig av personen. E-post er det samme. Sørg for at tonen passer til situasjonen.

Ekstra lenker –Å legge til LinkedIn-profilen eller nettstedet ditt i introduksjons-e-posten kan bidra til å ta samtalen videre. I tillegg gir det troverdighet og viser at du er mer enn bare en e-postadresse.

Avsluttende tanker

Som med alt annet krever introduksjons-e-poster øvelse. Oppskriften og eksemplene på e-poster der du introduserer deg selv ovenfor vil hjelpe deg i gang, og når du først har fått flyten, vil du skrive perfekte introduksjons-e-poster på null komma niks.