Å holde seg trygg på e-post i en digital tidsalder

Det er vanskelig å tro at e-post ble oppfunnet for nesten 50 år siden. Det tok selvfølgelig litt tid før det ble tilgjengelig slik at folk som deg og meg kunne bruke det. Men spoler vi frem til i dag, bruker mer enn halvparten av verden e-post.

I fjor ble det sendt over 360 milliarder e-poster hver dag, noe som tydelig viser at selv om det finnes flere samtalebaserte måter å sende meldinger frem og tilbake på, er e-post fortsatt en bunnsolid bærebjelke i kommunikasjonen. Alt fra å sende formelle meldinger og større vedlegg til ganske enkelt å registrere kjøp. Alt er utrolig viktig.

Men som med de beste innovasjonene kom oppfinnelsen med noen forbehold — og en voksende liste over sikkerhetsproblemer.

Ingen er immune

Når vi tenker på e-postsikkerhet, tenker vi naturlig nok på våre individuelle erfaringer. Den gangen vi nesten lot oss lure av en svindel-e-post, eller da en venns e-postkasse ble hacket og vi måtte varsle dem. Men uten tvil er den største trusselen e-post utgjør rettet mot bedrifter. Hele 94 % av organisasjoner skal ha blitt utsatt for svindel bare i 2024.

Hvorfor er bedrifter et så fristende mål? For det første er hvert menneske et potensielt svakhetspunkt. Enten det gjelder elendige passord eller den menneskelige tendensen til å stole på andre, finnes det mange måter kolleger kan bli utsatt for et angrep på, og ikke alle er åpenbare.

Små bedrifter kan være spesielt sårbare for svindel-e-poster som utgir seg for å komme fra kunder, tjenesteleverandører og leverandører — spesielt hvis du håndterer de mange ansvarsområdene til en småbedriftseier alene. Men større bedrifter, med spesialiserte sikkerhetsteam, er ikke immune.

Vi trenger bare å se på nyere nyheter for å finne eksempler på når e-post går galt for store selskaper. Et selskap i Singapore ble lurt til å overføre 42,3 millioner dollar til en svindelkonto via en forfalsket leverandør-e-post. INTERPOL hjalp dem med å få tilbake rundt 41 millioner, men det var likevel en utrolig kostbar feil.

De vanligste e-posttruslene

Det finnes mange typer e-posttrusler. De vanligste formene for e-postangrep mot bedrifter inkluderer:

• Phishing

• Skadevare

• Kompromittert bedrifts-e-post

• Falske fakturaer

Øverst på farelisten står phishing, med 91 % av tilfellene som involverer tap av data. Et absolutt mareritt i en verden med stadig strengere lover om databeskyttelse, som GDPR og CCPA. Men det er ikke så vanskelig som du kanskje tror å redusere risikoen.

Sikkerhet begynner hjemme

Det trenger ikke være vanskelig å sikre e-post. Det er mange ting du kan gjøre for å skape en effektiv førstelinjeforsvar — uten at det koster deg noe annet enn en liten investering av tid.

Bevissthet om phishing

Her kan litt opplæring spare deg for mye når det gjelder trygg e-postbruk. Hvis du er selvstendig næringsdrivende eller driver en liten bedrift, gjør du allerede det riktige ved å lese denne artikkelen! Hvis du har et større team, bør du vurdere å samle alle og gå gjennom nøyaktig hva phishing er, og de mange formene det kan ta. Selv om noen kanskje himler med øynene over det grunnleggende, vil selv de som er godt kjent med cybertrusler få en oppfriskning når du går mer i detalj om de mange måtene phishing kan arte seg på, og til og med utvikle seg til «whaling».

Mennesker er dessverre det svake punktet når det gjelder phishing. Det spiller på psykologien vår og den iboende tilliten vi har til andre. Derfor er det en stor fordel å aldri se phishing-meldingen i utgangspunktet — og derfor bør du se etter en e-postleverandør som prioriterer et sterkt antispamfilter blant funksjonene sine. Mer om det kommer snart.

Sterke passord

Bortsett fra opplæring er den første forsvarslinjen også den enkleste å implementere — et passord. Det er også avgjørende å være klar over hvordan psykologien kan virke mot oss her. For enkelhets skyld vil vi alle lage noe som er lett å huske, men det kan være det motsatte av sikkerhet. Fødselsdager, e-postadresser, navn på slektninger eller viktige ting i livene våre kan alle gi menneskelige hackere et forsprang. Men det handler selvfølgelig om mer enn det.

Når maskiner eller skript brukes til hacking, svikter ord oss — fordi de til syvende og sist er endelige, og vi er mer tilbøyelige til å velge noen fremfor andre. Derfor gjør tilfeldige kombinasjoner av tall, symboler og store/små bokstaver passord vanskeligere å gjette. Passordbehandlere er nyttige for å generere unike passord som er utformet for å være vanskelige å hacke.

Men for dem som foretrekker et passord som er lett å huske, er et godt alternativ å bruke en hel minneverdig frase som passord. Lengden gjør det per definisjon mye sikrere. Å legge til én ekstra liten bokstav i et passord gjør det 26 ganger vanskeligere å knekke. Å legge til tre små bokstaver gjør det 263 — altså 17 576 flere muligheter. Derfor er fordelen med lengre passord eksponentiell.

Tofaktorautentisering

Tofaktorautentisering (2FA) er en av de beste metodene du kan bruke for å sikre kontoen din, og et must i dag. Ved å kreve en sekundær enhet for å logge inn, som en telefon eller nøkkel, vil alle uten denne maskinvaren ikke kunne gjøre det, selv om de knekker passordet. I tillegg, hvis det er en live-autentisering på en telefon, vil du bli gjort oppmerksom på at noen prøver å få tilgang til kontoen din og kunne iverksette forebyggende tiltak (som passordendringer eller utlogging fra alle enheter) for å håndtere problemet.

Men for å få mest mulig ut av 2FA er det viktig å ta tak i en kritisk sårbarhet: protokollene IMAP, SMTP og POP3. Enkelt sagt lar disse protokollene deg koble til e-postserverne dine, spesielt ved bruk av tredjepartssystemer — som Outlook. Men det har en kostnad.

Ved å tillate at flere enheter kobler seg til, skaper du flere svakhetspunkter, enten det er uautorisert tilgang eller nedlasting av e-poster til usikre enheter. POP3 er spesielt dårlig fordi den ikke krypterer data som overføres. Dette betyr at e-postene, inkludert innholdet og legitimasjonen, lett kan avskjæres av ondsinnede aktører. Den har også en tendens til å slette e-poster fra serveren når de overføres, noe som kan føre til tap av data.

Å slå av alle disse protokollene på høyeste nivå er en god måte å sikre bedriftens e-postkontoer på. Hvis du må bruke en av dem, bør du vurdere IMAP over SSL/TLS (også kjent som IMAPS).

Ved å forby de usikre protokollene, aktivere 2FA og velge et sikkert passord gjør du alt som trengs for å holde kontoen din sikker på et grunnleggende nivå.

Mer avanserte funksjoner

Selvfølgelig finnes det ting som er litt mer tekniske. Du må kanskje velge en premium business email provider for å sikre at du får alle disse funksjonene.

Overlat bekymringen til sterk antispamfiltrering

Vi er våre egne verste fiender når det gjelder spam, spesielt phishing. Uten oss er det bare enda en falsk e-post sendt ut i eteren. Det kreves et menneske for at konsekvenser skal oppstå.

Det finnes mange måter og taktikker du kan bruke for å stoppe e-postspam fra å overbelaste innboksen din, men en enkel løsning er å sørge for at du har riktig spamfiltrering. Denne kan identifisere spam på utallige forskjellige måter, og til og med lære basert på typen spam du mottar. Fra å sammenligne ting, som om visningsnavnet samsvarer med avsenderens domene/adresse, til å oppdage andre uregelmessigheter som vi kanskje ikke legger merke til i e-poster (som sendersertifikater), jobber de på flere nivåer for å beskytte oss.

Den beste typen spamfilter tilbyr også grader av filtrering avhengig av det oppfattede trusselnivået, noe som gir deg bedre beskyttelse mot de verste synderne. På samme måte gir de deg muligheten til å legge feilklassifiserte meldinger tilbake i innboksen, uten at de noen gang feilaktig blir merket som spam igjen. De er en av de viktigste faktorene å vurdere når du velger e-postleverandør for småbedriften din.

Bruk passordbeskyttede e-poster

Mer avanserte e-postleverandører tilbyr faktisk krypterte e-poster som krever at mottakeren bruker et passord for å åpne dem. Dette sikrer at selv om e-posten blir avskåret eller åpnet av uautoriserte parter, kan de ikke lese meldingen uten riktig passord. Det er en flott funksjon for å sende sensitivt eller konfidensielt innhold.

Vanligvis finnes passordbeskyttede e-poster bare på e-postserveren din. I stedet for å sende e-postinnholdet til mottakeren, sendes en lenke som tar dem til stedet der meldingen er lagret på serveren din, hvor de kan skrive inn passordet for å åpne e-posten.

Hvorfor ikke lære hvordan du krypterer e-postene dine i Spacemail? Det vil hjelpe deg med å beskytte kommunikasjonen din når ekstra personvern er nødvendig.

Overvåk aktiviteten på e-postkontoen din

Noen funksjoner er ideelle for større bedrifter, men kan også være nyttige for selvstendig næringsdrivende, for eksempel dem som har stor interesse for virksomheten sin. En slik funksjon er å kunne overvåke aktiviteten på kontoen din.

Ved å spore nøyaktig hvor e-postkontoene dine er logget inn, og når de sist ble brukt, kan du med et par klikk få en klar forståelse av om du har hatt et sikkerhetsbrudd.

Det er god praksis å sjekke jevnlig etter ukjente tidspunkter, steder eller IP-adresser, og det lar deg holde oversikt over mistenkelig aktivitet på en rutinemessig og uformell måte. Ikke alle e-postleverandører tilbyr aktivitetslogger, så prioriter dem som gjør det — spesielt hvis de lar deg logge ut eksternt for uidentifiserte innlogginger.

Du kan hevde at dette ikke kunne skjedd hvis alle de tidligere rådene følges, men det er godt å vite at det finnes for eventuelle verst tenkelige scenarioer.

Slapp av og vit at du er beskyttet

Det er verdt å se på alt dette ikke som et sett med hindringer, men som en serie raske og enkle steg som gir deg trygghet når det gjelder å sikre e-posten din. Ingen av stegene ovenfor er vanskelige å gjennomføre.

Ved å ta i bruk enkle praksiser som bevissthet om phishing, bruk av sterke passord, aktivering av tofaktorautentisering og utnyttelse av avanserte funksjoner (som krypterte e-poster), kan du beskytte e-posten din og forhindre kostbare sikkerhetsbrudd.

Husk at det å sikre e-posten din ikke bare handler om å beskytte sensitiv informasjon — det handler om å beskytte virksomheten din, omdømmet ditt og tryggheten din. Du trenger riktig leverandør for å sikre at e-posten din forblir et pålitelig og sikkert kommunikasjonsverktøy i denne stadig mer digitale verdenen.