Vì sao tên miền và email của bạn nên khớp nhau

Công ty mơ ước của bạn đã được thiết lập xong xuôi. Bạn gửi một email cho khách hàng mục tiêu để nói rằng vấn đề của họ cuối cùng cũng đã được giải quyết, rồi sau đó… vào spam.

Hóa ra địa chỉ email miễn phí bạn đang dùng có thể là một dấu hiệu cảnh báo lớn.

Đó là lý do việc có một địa chỉ email khớp với tên miền của bạn nói lên rất nhiều về độ tin cậy của bạn.

Dù đúng hay không, điều đó cho thấy bạn nghiêm túc với công ty của mình và quan trọng hơn, nó báo hiệu cho khách hàng rằng họ cũng nên như vậy.

Hãy đọc tiếp và chúng tôi sẽ đưa bạn qua tất cả những lý do vì sao tên miền và email của bạn nên khớp nhau.

Tên miền và email: chúng có thực sự cần đi cùng nhau không?

Có những lợi ích rất lớn khi có tên miền trong địa chỉ email của bạn. Những lợi ích mà bạn cần cân nhắc nếu dự định phát triển doanh nghiệp và sản phẩm của mình.

Cũng có một vài quan niệm sai lầm về email doanh nghiệp và website cần được làm rõ.

Bạn có cần tên miền cho email doanh nghiệp không?

Câu hỏi đầu tiên mà mọi người thường đặt ra là: “Tôi có cần tên miền để có email doanh nghiệp không?”

Về mặt kỹ thuật, không bắt buộc phải có tên miền để tạo email doanh nghiệp. Nhưng có tên miền sẽ tạo ấn tượng tốt hơn nhiều.

Nhưng tên miền trong một địa chỉ email là gì? Hãy tưởng tượng bạn nhận được hai email về một sản phẩm hoàn toàn mới, “thay đổi cuộc đời”.

Một email được gửi từ địa chỉ email miễn phí, chung chung. Email còn lại đến từ một địa chỉ email chuyên nghiệp dùng tên miền như Jane@mybrand.com.

Bạn sẽ chọn cái nào? Với đa số mọi người, đó là cái thứ hai và lý do chính là độ tin cậy.

Email dựa trên tên miền cho thấy bạn sẵn sàng đặt tên công ty mình ở vị trí nổi bật để khách hàng nhìn thấy. Điều đó cho thấy bạn tự hào về những gì công ty đại diện. Bạn cũng đang để lại vài “dấu vết” để khách hàng có thể google website của bạn.

Điều ngược lại có thể nói về email miễn phí. Dù chúng có thể miễn phí, nhưng đó cũng chính là lý do chúng có thể không phải là lựa chọn tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, đặc biệt là khi nói đến việc tránh thư mục spam.

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng và nếu bạn gửi email từ một địa chỉ email chung chung thì bạn sẽ trông đúng như vậy – rất chung chung.

Ngoài ra, địa chỉ email cá nhân hóa hiện nay rẻ hơn và thiết lập nhanh hơn bao giờ hết. Chỉ với một khoản phí nhỏ mỗi tháng, bạn có thể có một email khớp với công ty hoặc website của mình và toát lên vẻ chuyên nghiệp khi xuất hiện trong hộp thư đến của khách hàng mục tiêu.

Bạn có thể dùng email doanh nghiệp mà không cần website không?

Tất nhiên. Dễ hiểu vì sao hầu hết mọi người cho rằng bạn cần một website để thiết lập email doanh nghiệp, nhưng thực tế điều đó không cần thiết.

Đúng là khi mua email doanh nghiệp, bạn thường được cung cấp email tùy chỉnh kèm tên miền hoặc ngược lại và đó có lẽ là lý do vì sao quan niệm sai lầm này vẫn tồn tại.

Nhưng câu trả lời ngắn gọn là email và website chạy trên các máy chủ và giao thức khác nhau. Chúng hoạt động độc lập, nghĩa là email vẫn có thể hoạt động ngay cả khi máy chủ web (website) không tồn tại.

Điều đó có nghĩa là bạn có thể có email doanh nghiệp mà không cần website, và thiết lập website sau nếu muốn.

Với tên miền là điểm khởi đầu, sau đó bạn có thể bắt đầu lấp đầy những phần còn thiếu xung quanh nó – chẳng hạn như tên tài khoản mạng xã hội và danh thiếp.

Vì sao email tên miền tùy chỉnh trông chuyên nghiệp hơn

Bạn đã bao giờ để ý biển hiệu đèn neon bên ngoài tiệm tắm nắng gần nhà trông hơi kỳ chưa. Email miễn phí cũng vậy. Nó nói lên nhiều điều, nhưng điều nó không nói là “hãy tin chúng tôi”.

Có lý do khiến các công ty kiếm hàng triệu đô la chọn có địa chỉ email chuyên nghiệp của riêng họ. Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email hoàn toàn hợp lệ từ Nike.sales@freeemail.com. Nó có thể trông hơi đáng ngờ.

Bây giờ hãy áp dụng logic đó cho một công ty không kiếm hàng triệu đô la. Việc trông đáng tin cậy và hợp pháp còn khó hơn nữa.

Khi email của bạn xuất hiện trong hộp thư đến của khách hàng, bạn có vài giây để tạo ấn tượng. Thông thường, dòng tiêu đề và địa chỉ email là những manh mối duy nhất về độ tin cậy của bạn. Điều đó có nghĩa là hoặc dòng tiêu đề của bạn phải cực kỳ xuất sắc, hoặc địa chỉ email của bạn phải cho thấy bạn biết mình đang nói gì.

Đây là lúc một email như @yourbusiness.com có thể là một lợi thế lớn. Email dựa trên tên miền là tiêu chuẩn hiện đại cho sự tin cậy và tăng trưởng thương hiệu. Nhiều niềm tin hơn đồng nghĩa với tỷ lệ mở cao hơn, tỷ lệ phản hồi cao hơn và cuối cùng là nhiều chuyển đổi hơn cho doanh nghiệp của bạn.

Ngoài ra, với email doanh nghiệp hiện nay có chi phí rất nhỏ, có lẽ bạn có thể trang trải toàn bộ gói đăng ký cả năm chỉ bằng một đơn hàng từ khách hàng, tùy thuộc vào giá sản phẩm của bạn.

Giúp củng cố thương hiệu của bạn

Lặp lại, lặp lại, lặp lại. Điều này đúng với việc học ngôn ngữ cũng như với doanh nghiệp của bạn.

Khi bạn mua email chuyên nghiệp với tên miền riêng, phần của email sau dấu @ là của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn có thể có hai mươi email khác nhau đều được gửi từ @yourbusiness.com và xuất hiện trong hộp thư đến của khách hàng.

Điều này giúp tăng khả năng ghi nhớ thương hiệu rất nhiều.

Nếu khách hàng tương tác với công ty của bạn ở nhiều cấp độ, họ sẽ dễ nhớ tên thương hiệu và sản phẩm của bạn hơn vào lúc cần thiết.

Hãy tưởng tượng bạn đến một buổi phỏng vấn. Hầu hết mọi người sẽ chọn một chiếc áo sơ mi được ủi phẳng phiu thay vì kính râm và quần short. Đó là vì nó tạo ấn tượng tốt nhất và cơ hội tốt nhất để có được công việc.

Vì vậy hãy đảm bảo bạn khoác cho thương hiệu của mình một chiếc áo sơ mi được ủi phẳng phiu.

Tính nhất quán trên toàn bộ hiện diện trực tuyến của bạn

Ai trong chúng ta cũng muốn sự nhất quán. Nhưng hãy tưởng tượng bạn đi ngang qua nhà hàng yêu thích của mình và thấy toàn bộ mặt tiền cửa hàng đã được thiết kế lại.

Khi thiết kế mới thu hút sự chú ý của bạn, sẽ có một chút chậm lại trong suy nghĩ. Quá trình đang diễn ra ở đây được gọi là đối sánh mẫu.

Hãy phân tích điều này:

Khoảnh khắc bộ não của bạn cố xử lý điều gì đã thay đổi là một cảm giác khó chịu. Bạn đang dùng nhiều năng lượng não bộ hơn để tìm ra điều gì đã thay đổi.

Bây giờ hãy tưởng tượng một khách hàng đã thấy công ty của bạn trên mạng. Họ quyết định gõ tên bạn vào Google, nhưng lại gặp phải hình ảnh thương hiệu không nhất quán trên các kênh trực tuyến của bạn.

Email của bạn có một tên và mạng xã hội của bạn có một tên khác. Cố gắng tiếp cận khách hàng từ càng nhiều kênh khác nhau càng tốt là điều thông minh. Nhưng thiếu sự nhất quán giữa các kênh đó thì không.

Bạn muốn đơn giản hóa việc đối sánh mẫu cho khách hàng và giảm bớt nỗ lực họ cần bỏ ra.

Bắt đầu với một địa chỉ email doanh nghiệp như @yourbusiness.com, sau đó bạn có thể tự tin hiển thị thông tin liên hệ của mình trên các kênh đã chọn.

Kết quả là gì? Một hiện diện trực tuyến trông có tổ chức và gắn kết.

Khả năng gửi đến và bảo mật được cải thiện

Nhưng câu hỏi mà chúng ta thường tự hỏi là: làm sao để email của tôi đến được hộp thư đến của khách hàng mà không bị đánh dấu là spam?

Đây là điểm mà email dựa trên tên miền thực sự có lợi thế hơn email miễn phí.

Đó là vì các nhà cung cấp email nhỏ hơn có thể không có đủ địa chỉ IP để phục vụ tất cả khách hàng của họ. Nếu email của bạn bị gộp chung với một email khác đã bị đánh dấu là spam thì thật không may, bạn cũng sẽ bị ảnh hưởng theo.

Cũng có thể các nhà cung cấp email miễn phí này không cung cấp các giao thức bảo mật giúp email của bạn đến được hộp thư đến của khách hàng, như ba giao thức rất quan trọng mà chúng tôi đã liệt kê bên dưới:

• SPF (Sender Policy Framework) – cho máy chủ nhận thư biết những dịch vụ nào được phép gửi email bằng tên miền của bạn. Hãy hình dung nó như một danh sách khách mời cho email.

• DKIM (DomainKeys Identified Mail) – thêm một chữ ký độc nhất, vô hình vào mỗi email bạn gửi. Nếu email bị can thiệp hoặc giả mạo, máy chủ sẽ biết cần xử lý nó một cách thận trọng.

• DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting & Conformance) – cho nhà cung cấp email biết cách xử lý những thư không vượt qua các bước kiểm tra đó — cho phép đi qua, gửi vào spam hay từ chối hoàn toàn.

Spacemail cung cấp bảo mật theo tiêu chuẩn, nghĩa là email của bạn được bảo vệ bởi SPF, DKIM và DMARC ngay từ đầu. Điều đó khiến khả năng thư của bạn vào hộp thư đến cao hơn nhiều, thay vì vào thư mục spam.

Bạn cũng sẽ có quyền riêng tư theo mặc định. Các biện pháp bảo vệ tích hợp như 2FA, giám sát mối đe dọa, email được bảo vệ bằng mật khẩu, hỗ trợ bí danh và chặn theo dõi để bạn có thể gửi thư một cách tự tin, mọi lúc.

Cách tạo email dựa trên tên miền (chỉ trong vài phút)

Hầu hết mọi người đều ngạc nhiên vì việc thiết lập email doanh nghiệp có thể đơn giản và nhanh chóng đến vậy. Nhưng đừng chỉ tin lời chúng tôi, hãy làm theo các bước bên dưới.

Bước 1 – Chọn và đăng ký tên miền của bạn

Bước đầu tiên là chọn và đăng ký tên miền của bạn. Đây sẽ là phần đứng sau dấu @ – sau khi bạn kết nối nó với email của mình.

Điều quan trọng là hiểu tên miền email nào trông chuyên nghiệp. Tốt nhất nên chọn thứ gì đó ngắn gọn, dễ nhớ và lý tưởng nhất là phù hợp với tên doanh nghiệp của bạn. Bạn cũng nên tránh số, ký tự đặc biệt và dấu gạch nối nếu có thể.

Điều đó có nghĩa là yourbusiness.com có lẽ là lựa chọn tốt hơn yourbusiness1000.com.

Nếu tên miền hoàn hảo của bạn không khả dụng thì có thể là vì người khác đã lấy mất. Hầu hết các trang web đều có công cụ giúp bạn tìm lựa chọn tốt nhất hiện có.

Chỉ cần tìm kiếm tên miền bạn mong muốn và công cụ sẽ cho bạn biết nó còn khả dụng hay không. Nếu không, công cụ sẽ đưa ra các lựa chọn thay thế để giúp bạn tiến gần hơn đến tên miền mơ ước của mình.

Khi đã hài lòng, bạn có thể mua tên miền và đăng ký nó dưới thông tin của mình.

Bước 2 – Chọn gói email hosting

Sau khi đã bảo đảm được tên miền, đã đến lúc chọn một gói email hosting. Đây là dịch vụ giúp bạn có thể gửi và nhận thư từ tên miền mới của mình.

Hãy tìm một gói phù hợp với nhu cầu của bạn. Nếu bạn là doanh nhân cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể chỉ cần một hoặc hai hộp thư. Nhưng nếu bạn dự định mở rộng hoặc thêm thành viên nhóm, thì nên chọn nhà cung cấp giúp bạn dễ dàng phát triển.

Trước khi quyết định, có thể bạn nên cân nhắc:

• Bạn sẽ cần bao nhiêu dung lượng lưu trữ

• Bạn có muốn truy cập webmail hay không

Hoặc liệu bạn có cần các tính năng bổ sung như:

• Lọc spam

• Trả lời tự động

• Chữ ký tùy chỉnh

Sau khi chọn gói, bạn có thể kết nối nó với tên miền của mình chỉ với vài bước đơn giản. (Và nếu bạn gặp khó khăn, đội ngũ hỗ trợ của chúng tôi luôn sẵn sàng giúp đỡ.)

Bước 3 – Thiết lập địa chỉ email của bạn

Giờ đến phần thú vị – tạo địa chỉ email thực tế của bạn. Đây là thứ mọi người sẽ thấy khi bạn liên hệ.

Tìm địa chỉ email phù hợp thường là chọn thứ gì đó chuyên nghiệp và dễ nhớ. Nếu bạn vẫn chưa chắc phần nào của địa chỉ email là tên miền, thì một lần nữa, đó là phần đứng sau dấu @.

Việc thiết lập thường chỉ mất vài phút và khi đã hoạt động, bạn có thể bắt đầu gửi và nhận email ngay lập tức.

Việc kết nối email của bạn với Gmail, Outlook hoặc nền tảng khác cũng cực kỳ dễ dàng.

Chọn lựa chọn tốt nhất cho email tên miền?

Thiết lập email tên miền thường chỉ cần vài cú nhấp chuột.

Dù bạn đang chập chững bước vào kinh doanh hay đang vận hành một hoạt động quy mô lớn, hầu hết các dịch vụ đều cung cấp thiết lập nhanh và nhiều mức giá khác nhau. Nhưng gói bạn chọn sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của bạn.

Ví dụ, nếu bạn đang chuyển từ nhà cung cấp khác, các công cụ di chuyển tiện lợi có thể giúp bạn chuyển email một cách dễ dàng. Điều đó có nghĩa là không có thời gian ngừng hoạt động hay mất dữ liệu.

Bảo mật cũng là mối quan tâm hàng đầu. Lý tưởng nhất, bạn nên tìm kiếm một dịch vụ cung cấp các tính năng thiết yếu như bảo vệ DDoS, chứng chỉ SSL và quyền riêng tư tên miền — cùng với khả năng chống spam và lừa đảo.