सही व्यावसायिक और व्यक्तिगत ईमेल पते कैसे चुनें

ग्राहक अक्सर हमसे पूछते हैं कि ईमेल पता कैसे चुना जाए। ऐसा ईमेल पता चुनना — जो याद रखने में आसान हो और पेशेवर लगे — पहली नज़र में जितना सरल लगता है, उससे कहीं अधिक है। और यह सवाल केवल व्यवसाय ही नहीं पूछते। व्यक्तिगत खातों वाले ग्राहक भी सही ईमेल पता चुनने का सबसे अच्छा तरीका पूछते हैं।

तो, आइए सीधे मुद्दे पर आते हैं और सभी पहलुओं को समझते हैं, शुरुआत उन छोटे व्यवसायों से करते हुए जो यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि वे एक सरल और पेशेवर ईमेल पता चुन रहे हैं।

अपने ईमेल पते में अपने व्यवसाय का नाम शामिल करें

यह सरल सलाह है, लेकिन सबसे बड़ा game-changer भी। यदि आप ऐसा व्यावसायिक ईमेल पता चुनते हैं जिसमें आपके व्यवसाय का नाम शामिल हो, तो इसका बड़ा लाभ मिलेगा। इसके कारण अपने आप में एक लेख के योग्य हैं, लेकिन हम पर भरोसा करें, पेशेवरता दिखाने का यह सबसे आसान तरीका है। उन सबसे विश्वसनीय spam संदेशों के बारे में सोचें जो आपको मिलते हैं — वे जो आपके शुरुआती आंतरिक फ़िल्टर से निकल जाते हैं और जिन्हें अधिक ध्यान से जाँचने की आवश्यकता होती है। यदि आप मेरी तरह हैं, तो ऐसे संदेशों के साथ सबसे पहले आप भेजने वाले का पता जाँचेंगे। जब संदेश किसी पंजीकृत कंपनी से होने चाहिए, तब @gmail या @hotmail से आने वाली कोई भी चीज़ तुरंत संदेह पैदा करती है।अपने ईमेल पते में अपने व्यवसाय का नाम शामिल करना, खासकर यदि आप पहले से ऑनलाइन व्यापार करते हैं, वैध दिखने का एक बेहद सरल और किफायती तरीका है, और इसके परिणामस्वरूप दूसरों के लिए आपके व्यवसाय का रूप धारण करना कठिन हो जाता है। यह कुछ ऐसा दिखेगा yourname@yourbusiness.com। हम बाद में बताएँगे कि सब कुछ कैसे सेट अप करें — क्योंकि यह प्रक्रिया व्यक्तिगत और पेशेवर दोनों प्रकार के ग्राहकों के लिए समान है।

तो मान लेते हैं कि आपने यह पहले ही कर लिया है। और किन बातों पर आप विचार करना चाहेंगे?

ईमेल पते की संरचना

अपने ईमेल पते को किस तरह शैलीबद्ध करना है, यह तय करते समय कई बातों पर विचार करना होता है। कुल मिलाकर आप वही कर सकते हैं जो आपको पसंद हो - आखिरकार, कोई सार्वभौमिक रूप से स्वीकृत संरचना नहीं है। अलग-अलग कंपनियाँ अपनी ज़रूरतों के अनुसार वही अपनाती हैं जो उनके लिए सबसे उपयुक्त हो। लेकिन कुछ बातों पर विचार करना ज़रूरी है।

क्या आपको अपने ईमेल पते में अपना पहला और अंतिम नाम उपयोग करना चाहिए?

अपने दोनों नामों का उपयोग करना आमतौर पर सबसे अधिक पेशेवर लगता है, और निश्चित रूप से, बड़ी कंपनियों में अस्पष्टता को भी रोकता है जहाँ कई लोगों का पहला नाम एक जैसा हो सकता है।

यदि आप दोनों नामों का उपयोग करते हैं, तो क्या आपको डॉट का उपयोग करना चाहिए?

पहले और अंतिम नाम को अलग करने के लिए डॉट (पूर्ण विराम/पीरियड) का उपयोग एक प्रभावी तरीका है। इससे पहले और अंतिम नाम को स्पष्ट रूप से पहचानना आसान हो जाता है, लेकिन उन्हें बिना डॉट के (एक शब्द के रूप में) लिखना भी बिल्कुल ठीक है।

गोपनीयता का क्या?

अपने व्यावसायिक ईमेल पते में दोनों नामों का उपयोग करने का मतलब है कि कोई भी व्यक्ति, जो आपका नाम और कंपनी जानता है, आपका ईमेल पता पता लगा सकता है। यह अच्छी बात भी हो सकती है और बुरी भी। अधिक गोपनीयता के लिए आप पारदर्शिता के एक हिस्से से समझौता करना चाह सकते हैं। उदाहरण के लिए, पूरे नाम के बजाय initials और अंतिम नाम का उपयोग करना (जैसे: J. Brown@example.com)।

अन्य विशेष वर्णों का क्या?

जहाँ डॉट का उपयोग ठीक है, वहीं आप अन्य विशेष वर्णों के उपयोग से बचना चाहेंगे। ये मानक नहीं होते और भ्रम पैदा कर सकते हैं (क्या यह en dash है, em dash है, या कुछ और ही?). गैर-मानक वर्णों का उपयोग ईमेल पतों को याद से सही लिखना और बोलकर बताना कठिन बना सकता है — और यह तो क्षेत्रीय भिन्नताओं तथा इस तथ्य का उल्लेख किए बिना है कि कुछ वर्ण ईमेल पतों में अनुमत ही नहीं होते।

ऐसी भूमिकाओं के लिए जिनमें उच्च सुरक्षा की आवश्यकता होती है, आप role-based या department-based ईमेल भी उपयोग कर सकते हैं, जैसे:

• support@example.com

• admin@example.com

• finance@example.com

• feedback@example.com

अपने व्यवसाय के लिए मैं सिर्फ jamie@ का उपयोग करता हूँ — मुझे यह कम औपचारिक, अधिक मित्रवत लगता है, और एक-व्यक्ति कंपनी होने के कारण मेरे ग्राहकों के लिए दोनों नाम रखना अनावश्यक रूप से औपचारिक लगा। कभी-कभी, यह जो अतिरिक्त गुमनामी की परत देता है, वह भी मुझे पसंद आती है।

Aliases क्या हैं, और क्या मेरे व्यवसाय को उनकी आवश्यकता है?

एक ईमेल पता और एक alias अलग-अलग उद्देश्यों की पूर्ति करते हैं, और उनके अंतर को समझने से आप यह तय कर सकते हैं कि आपको दोनों की आवश्यकता है या नहीं।

एक ईमेल पता हमेशा किसी विशिष्ट mailbox से जुड़ा होता है — इसका मतलब है कि उसमें login, संदेशों के लिए storage, और संदेश भेजने की क्षमता होती है। आमतौर पर, इनका उपयोग एक व्यक्ति द्वारा किया जाता है। एक alias थोड़ा अलग होता है — यह एक अतिरिक्त ईमेल पता होता है जो ईमेल को एक या अधिक मौजूदा mailboxes पर forward करता है। इसका अपना inbox या storage space नहीं होता। जब किसी alias पर ईमेल भेजा जाता है, तो वह अपने-आप संबंधित mailbox पर redirect हो जाता है।

Aliases के कार्य

बड़ी मात्रा में मेल संभालना

Email aliases विशेष रूप से उन व्यवसायों के लिए उपयोगी होते हैं जिनके पास बड़ी मात्रा में आने वाला मेल होता है। सबसे पहले, वे बेहतर ईमेल संगठन की सुविधा देते हैं, उदाहरण के लिए, आप ईमेल को इस आधार पर sort कर सकते हैं कि वे किस पते से आए हैं (जैसे: clients, suppliers, आदि)।

गोपनीयता

कई लोग ऊपर सूचीबद्ध पतों जैसे addresses को aliases के रूप में चुनते हैं ताकि कर्मचारियों के सदस्यों की पहचान गुप्त रखी जा सके। खासकर शिकायतों या अन्य कठिन संचार के मामलों में, कर्मचारी इस बात की सराहना करेंगे कि वे अपने भेजे गए मेल से सीधे (नाम के आधार पर) जुड़े न हों। इससे alias ईमेल पतों के मुख्य लाभ की ओर सहज रूप से बढ़ते हैं…

मेल साझा करना

शायद alias addresses का सबसे उपयोगी कार्य यह है कि वे उन पर प्राप्त संदेशों को कई inboxes में forward कर सकते हैं, ताकि किसी विभाग या टीम का हर सदस्य जानकारी में शामिल रहे। आप returns@ या help@ जैसे aliases से परिचित होंगे — लेकिन ऐसे aliases चुनें जो आपके व्यवसाय के लिए सबसे उपयुक्त हों।

एक नज़र में

सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले शीर्ष दस aliases और mailboxes

क्या आपको ऐसे बेहतरीन ईमेल पतों के कुछ उदाहरण चाहिए जो आपके व्यवसाय के लिए जीवन आसान बना दें? यहाँ हमारे ग्राहकों द्वारा अपने mailboxes और aliases के लिए चुने गए शीर्ष 10 ईमेल पते दिए गए हैं।

जैसा कि आप इस सूची से देख सकते हैं, कंपनियाँ इन पतों का उपयोग मुख्य रूप से अलग-अलग विभागों को दर्शाने और अपने संगठन के भीतर संचार को सुव्यवस्थित करने के लिए करती हैं।

व्यक्तिगत ईमेल पते कैसे चुनें

अब जब आपके पास आपका व्यावसायिक ईमेल है, तो क्या आप अपने व्यक्तिगत ईमेल पते को भी बेहतर बना सकते हैं? आप अपने सामान्य Gmail या Hotmail-शैली के पते को पेशेवर कैसे बना सकते हैं?

सच कहें तो, बीस साल पहले भी हमें अपने ईमेल में अपना जन्म वर्ष जोड़ना पड़ता था ताकि उसे अलग किया जा सके। अब जबकि अधिक लोगों के पास कई खाते हैं, भविष्य और भी कठिन दिखता है। jamielong90@, jamielong2819532@ की तुलना में कहीं बेहतर लगता है — और यह तो छोड़ ही दें कि उन्हें याद रखना कितना कठिन होगा। तो हम क्या कर सकते हैं? सही ईमेल पता पाने के लिए क्या कोई और hacks और tricks हैं?

सबसे पहले, ऊपर दिए गए नियम याद रखें

क्योंकि लगभग सभी नियम यहाँ भी लागू होते हैं। किसी भी हास्यास्पद चीज़, भ्रम पैदा करने वाले असामान्य वर्णों आदि से बचें। यदि आप संख्याएँ चुन रहे हैं, तो कोशिश करें कि उनका आपके लिए कुछ महत्व हो, या यदि ऐसा संभव न हो, तो उन्हें याद रखने योग्य बनाएँ (jamielong666@) — बजाय इसके कि आप अपनी पूरी जन्मतिथि शामिल करें (jamielong111190@)।

अत्यधिक जटिलता से बचें, खासकर वर्तनी में

हो सकता है कि आप अपने नाम में कुछ अतिरिक्त अक्षर जोड़ने के लिए आकर्षित हों क्योंकि आप उसे आसानी से याद रख सकते हैं और वह उपलब्ध है jamieielongng — लेकिन मैं गारंटी देता हूँ कि लंबे ‘longng’ समय में यह भ्रम पैदा करेगा। यदि आपके नाम की वर्तनी स्वाभाविक रूप से बहुत कठिन है या अक्सर किसी दूसरे नाम से भ्रमित होती है, तो वास्तव में आप उसे सरल या छोटा करना चाह सकते हैं ताकि फोन पर वर्तनी बताने वाले अनिवार्य क्षणों में आपका जीवन आसान हो सके।

इसके बजाय उपनामों या शौकों का उपयोग करने पर विचार करें

JohnGuitar@ की उपलब्धता JohnSmith@ से अधिक हो सकती है, और संभवतः यह अधिक यादगार भी होगा। बस याद रखें कि आप जो भी शब्द चुनें, उसमें दीर्घकालिकता होनी चाहिए। यदि वह ऐसी चीज़ नहीं है जिसके प्रति आप वास्तव में बहुत उत्साही हों, तो वह बाद में ऐसा ईमेल पता बन सकता है जिस पर आपको पछतावा हो।

बाद में अपना ईमेल पता बदलना एक झंझट है, जिससे जहाँ तक संभव हो बचने की कोशिश करनी चाहिए, खासकर यदि आप इसे कई वेबसाइटों या खातों के लिए login के रूप में उपयोग करने की योजना बना रहे हैं।

बहुत अधिक व्यक्तिगत जानकारी शामिल करने से बचें

कोई यह नहीं कह रहा कि आप अपनी माँ का मायके का नाम या अपने पहले पालतू जानवर का नाम जोड़ देंगे, लेकिन अपनी पूरी जन्मतिथि, पते की जानकारी, या ऐसी किसी भी चीज़ का उपयोग करने से बचें जो गलत हाथों में पड़ने पर सुरक्षा समस्याएँ पैदा कर सकती हो। याद रखें, आपका पता सार्वजनिक रूप से दिखाई देता है।

कम-ज्ञात public domain या email provider चुनें

Public domains वे होते हैं जिनका उपयोग कोई भी ईमेल पता पंजीकृत करने के लिए कर सकता है — जैसे आपके gmails और hotmails।

कुछ बड़े नामों के पास अन्य (कम-ज्ञात) public domain विकल्प भी होते हैं जिनकी उपलब्धता उनके सबसे लोकप्रिय विकल्पों से बेहतर हो सकती है। उदाहरण के लिए, अपने प्रमुख @hotmail के साथ-साथ, Microsoft ने वर्षों में हमें @live @outlook और @msn पंजीकृत करने की भी अनुमति दी है, साथ ही ऐसे variations भी जो country domains का उपयोग करते हैं (जैसे .co.uk)। इसी तरह, Apple ने वर्षों में @mac.com, @icloud.com आदि का उपयोग किया है।

इन बड़ी कंपनियों के कम लोकप्रिय विकल्पों को खोजने से आपको अपनी पसंद के अधिक करीब ईमेल पता बनाने का अवसर मिल सकता है। इसका लाभ यह है कि आपको फिर भी एक यादगार domain extension मिलेगा और नाम भी कहीं बेहतर मेल खाएगा।

अपने ईमेल पते में personal domain का उपयोग करके स्वयं को व्यक्त करें

लेकिन बीस साल पुराने बुफे से गिरे हुए टुकड़ों में क्यों तलाश करें, जब आप अपना एक बिल्कुल नया भोज तैयार कर सकते हैं?

क्योंकि domain पंजीकृत करने और व्यवसायों के लिए बताए गए सभी लाभ पाने के लिए आपके पास व्यवसाय होना (या वेबसाइट चलाना भी) ज़रूरी नहीं है। अपना domain पंजीकृत करना लगभग एक डॉलर प्रति वर्ष से शुरू होता है, और यह कभी भी बहुत महँगा नहीं पड़ता।

अपना खुद का email plan होने का मतलब है कि आप अपने नाम के रूप में लगभग जो चाहें चुन सकते हैं क्योंकि domain आपका है (और domain भी व्यक्तिगत है)। आपके पास jamie@greatdesigns.art हो सकता है या साधारण पुराना jamie@jamielong.com, यदि आप बहुत कल्पनाशील महसूस नहीं कर रहे हैं। संभावनाएँ अचानक अंतहीन लगने लगती हैं — लेकिन निश्चित ही इसे सेट अप करना आसान नहीं होगा। शायद इसके लिए आपको व्यवसाय होना पड़े या कुछ ऐसा…

वेबसाइट/hosting के बिना अपना custom email address सेट अप करना

असल में, नहीं। इसे सेट अप करना बेहद आसान है। यह जानकर आपको आश्चर्य हो सकता है कि अपना custom email address रखने के लिए आपको hosting या वास्तविक वेबसाइट की आवश्यकता नहीं है!

इस तरह का ईमेल खाता सेट अप करने का सबसे आसान तरीका है एक domain पंजीकृत करना, और फिर बस plug-and-play शैली की mail service जोड़ना जो आपके लिए कठिन हिस्सा संभाल ले। आप अपना mailbox बना सकते हैं, mail records सेट अप कर सकते हैं, और hosting plan की आवश्यकता के बिना storage space प्राप्त कर सकते हैं। आप अपने पसंदीदा email app पर संदेश प्राप्त भी कर सकते हैं।

मोबाइल पर जाएँ और अपने लिए सही विकल्प चुनें

सच कहें तो, हम सभी अपने फोन पर app के आदी हैं, इसलिए ऐसा ईमेल पता जिसे उसमें आसानी से जोड़ा जा सके, एक बड़ा लाभ है। इसे सेट अप करना आसान है और यह उन सभी providers के साथ काम करता है जो IMAP/SMTP integrations की अनुमति देते हैं। चुनते समय आपको बस इसी बात का ध्यान रखना है। इसलिए अलग-अलग व्यवसाय के लिए email plans देखें ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप सही विकल्प चुन रहे हैं।

ज़रूरत पड़ने पर आप अपने मौजूदा ईमेल को migrate करके बेहतर सेवा पर भी ले जा सकते हैं।

याद रखें, सब कुछ आप और आपकी ज़रूरतों के बारे में है।