Hosting Email vs Penyedia Email Gratis

Pernahkah Anda bertanya-tanya berapa banyak penyedia email yang ada? Saat benar-benar memikirkannya, Anda akan segera menyadari bahwa ada ratusan platform di seluruh dunia, dan jumlahnya terus bertambah sejak email pertama kali hadir. 

Platform email biasanya menawarkan email gratis atau email bisnis. Email gratis memungkinkan Anda membuat alamat email di domain penyedia seperti @google.com. Email ini cepat dan mudah disiapkan serta gratis. Ini kabar baik untuk saldo bank Anda, tetapi bisa menjadi kabar buruk bagi reputasi dan kredibilitas bisnis Anda. 

Di sisi lain, ada hosting email atau email bisnis. Keduanya juga cepat dan mudah disiapkan, tetapi memerlukan biaya bulanan atau tahunan yang kecil. Namun, keduanya dapat sangat meningkatkan kredibilitas Anda saat mengirim email perusahaan, ditambah biasanya mencakup keterkiriman dan keamanan yang lebih baik.  Pada akhirnya, mengirim dari @mybusiness.com menciptakan lebih banyak kepercayaan dengan pelanggan. 

Mengapa membayar untuk sesuatu yang bisa Anda dapatkan secara gratis?

Mengapa tidak menggunakan email gratis? Mudah membayangkan bahwa mendapatkan paket email gratis dari salah satu perusahaan besar berarti Anda sedang diuntungkan. Lagi pula, di masa resesi apa yang lebih penting daripada biaya? Jadi mengapa Anda memerlukan layanan email berbayar?

Pertama-tama, seperti kata mantra itu, jika produknya gratis, maka Andalah produknya. Dan, di dunia dengan undang-undang seperti GDPR, khususnya bisnis tidak mampu mengambil risiko terhadap data pribadi pelanggan mereka. Tertangkap dalam pelanggaran data dapat menimbulkan implikasi finansial dan reputasi yang jauh lebih buruk. Baru-baru ini, Hotmail kesayangan saya sendiri (sekarang tentu bermerek Outlook) untuk pertama kalinya mengenakan biaya pada akun saya, secara retroaktif memutuskan untuk mengurangi ruang disk saya cukup besar kecuali saya membayar. RIP ‘freemail’.

Itu terasa licik, dan saat itu saya tidak menyadari ada solusi yang mudah. Namun, ada — lebih lanjut tentang itu nanti.

Rasanya licik, dan saat itu saya tidak menyadari ada solusi yang mudah. Namun, ada — lebih lanjut tentang itu nanti.

Demikian pula, untuk mendapatkan fitur Gmail yang paling canggih, Anda juga harus melakukan upgrade. Dengan merek Google Workspace, paket-paket ini mencoba meniru apa yang dilakukan banyak penyedia email berbayar lainnya dengan memungkinkan Anda menggunakan domain Anda sendiri, tetapi karena dipadukan dengan banyak fitur yang mungkin tidak dibutuhkan bisnis rata-rata, label harganya yang cukup besar sebesar sekitar $7.20 per pengguna, per bulan akan segera bertambah jika Anda memiliki bisnis yang cukup besar.

Jadi bahkan opsi “gratis” pun tidak lagi begitu gratis, dan kita bahkan belum benar-benar mulai. Jika Anda mencari alternatif Google Workspace yang lebih terjangkau dan lebih fokus, ada banyak pilihan yang dirancang khusus untuk email, tanpa beban tambahan.

Apa itu domain email gratis?

Email gratis biasanya berakhir dengan sesuatu seperti @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com, dll. Itu karena saat Anda mendapatkan alamat di domain tersebut seperti yourname@gmail.com, Anda tidak memiliki atau mengendalikan domain itu sendiri, melainkan Google, Yahoo, atau Microsoft yang memilikinya.

Anda tidak memiliki domain tersebut
Domain bersama berarti ribuan atau jutaan pengguna mengirim email dari domain root yang sama. Karena Anda tidak memiliki domain tersebut, Anda tidak dapat mengonfigurasi catatan MX, SPF, DKIM, atau DMARC Anda sendiri. Anda sepenuhnya bergantung pada pengaturan autentikasi penyedia, yang dibagikan di antara jutaan pengguna.

Kurangnya branding 
Tidak masalah jika email Anda adalah professionalbusiness@gmail.com, alamat itu tetap berakhir dengan @gmail.com, dan sayangnya, pelanggan akan menyadarinya. Itu karena alamat yang terdengar seperti bisnis pada domain konsumen gratis adalah pola phishing yang umum, dan orang-orang telah belajar untuk menanggapinya dengan curiga. Selain itu, setiap email yang Anda kirim dari domain gratis membawa merek penyedia, bukan merek Anda. Ini berarti jika Anda menggunakan alamat email @gmail.com, identitas merek Google yang diperkuat, bukan milik Anda sendiri.

Dibuat untuk individu, bukan bisnis
Domain email gratis dirancang dan dibuat untuk pengguna individu, bukan untuk bisnis. Fitur-fiturnya cenderung memprioritaskan kenyamanan pribadi daripada kebutuhan bisnis seperti kepatuhan, log audit, atau kotak surat bersama. Desain yang mengutamakan konsumen ini juga menjadi alasan mengapa webmail gratis secara historis menjadi target spam bervolume tinggi dan penyalahgunaan pembuatan akun; hambatan verifikasinya rendah dan dibuat agar pendaftaran mudah, bukan untuk keamanan organisasi.

Email profesional yang sesungguhnya

Jadi, akhirnya kita sampai pada inti dari jamuan digital ini. Penyedia berbayar. Kita tidak sedang membicarakan opsi ‘freemail’ berbayar yang sudah kami sebutkan sebelumnya.

Penyedia ini menawarkan sesuatu yang sangat berbeda. Sederhananya, mereka dirancang untuk bisnis dan memiliki alat serta fitur unik yang membuat penguasaan komunikasi bisnis menjadi jauh lebih mudah.

Mungkin yang paling penting, penyedia ini memungkinkan Anda menyertakan domain bisnis Anda dalam alamat email, sehingga Anda mendapatkan alamat yourname@yourdomain.com yang terlihat profesional. Ada cara untuk mendapatkan lebih banyak dari email bisnis dengan cerdas dalam membuat alamat email Anda. Misalnya dengan membuat alias email, atau menjaga anonimitas Anda dengan hanya menggunakan sebagian dari nama Anda.

Alamat-alamat ini langsung menyampaikan legitimasi kepada siapa pun yang menerimanya. Alamat ini memperjelas bahwa Anda berasal dari bisnis tersebut dan bukan penipu yang menyamar (yang mungkin mendaftarkan alamat seperti yourbusiness@gmail.com.

Hosting email vs penyedia email gratis

Baik hosting email maupun penyedia email gratis memungkinkan Anda mengirim dan menerima email, tetapi di situlah persamaannya berakhir. Jika disederhanakan, ada perbedaan nyata di antara keduanya.

Email gratis vs hosting email bisnis berbayar

Nama domain Anda sendiri – Dengan kotak masuk gratis, alamat Anda berakhir dengan domain milik orang lain seperti @gmail.com. Dengan hosting, alamat itu berakhir dengan domain Anda, yang membuat Anda terlihat seperti bisnis sungguhan.

Tanpa iklan – Penyedia email gratis sering menampilkan iklan karena begitulah cara mereka menghasilkan uang dari produk gratis. Email yang di-host bebas iklan karena Anda membayar langsung untuk layanannya.

Keamanan yang lebih baik –  Email gratis hadir dengan perlindungan dasar. Email yang di-host biasanya mencakup alat keamanan yang lebih kuat, seperti enkripsi dan penyaringan spam, yang dibuat khusus untuk melindungi bisnis. 

Lebih andal – Penyedia hosting email dibuat untuk bisnis yang bergantung pada email setiap hari, sehingga mereka cenderung menawarkan uptime yang lebih baik, yang berarti kemungkinan email Anda mengalami gangguan lebih kecil. 

Dukungan nyata – Dengan penyedia email gratis, jika terjadi masalah, Anda sering kali harus mencari sendiri di forum bantuan. Dengan hosting, Anda biasanya mendapatkan dukungan pelanggan yang sesungguhnya untuk membantu memperbaiki masalah.

Hal-hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih email untuk bisnis

Namun, seperti halnya apa pun, ada pertimbangan penting yang perlu diingat saat Anda memilih email bisnis.

Fitur bervariasi dari satu perusahaan ke perusahaan lain, jadi ada baiknya mengetahui apa yang harus dicari. Manfaatnya umumnya terbagi ke dalam area berikut.

Keamanan dan Privasi

Enkripsi: Pastikan layanan yang Anda pilih menawarkan tingkat enkripsi yang membuat Anda nyaman, terutama dalam hal penyimpanan data Anda. Meskipun beberapa layanan gratis mungkin menambang data ini untuk dijual kepada pengiklan, seperti yang telah kami sebutkan, salah satu nilai jual utama penyedia email premium adalah bahwa mereka tidak melakukan hal ini. Beberapa layanan secara aktif mengenkripsi data Anda saat disimpan di server sehingga bahkan jika keamanan mereka terganggu, data Anda tidak akan terungkap.

Autentikasi Dua Faktor (2FA): Dukungan untuk email 2FA menambahkan lapisan keamanan ekstra dengan mewajibkan bentuk verifikasi kedua selain hanya kata sandi. Biasanya, ini akan berupa ponsel atau perangkat khusus.

Secara aktif memantau ancaman baru: Mungkin hal yang paling penting dari semuanya adalah memilih perusahaan yang masih secara aktif memperbarui langkah-langkah keamanannya untuk menghadapi ancaman terbaru. Anda mungkin dapat mengetahui informasi ini dengan cepat dengan memindai beranda mereka untuk pembaruan terbaru, memeriksa blog perusahaan mereka, atau melihat apakah mereka memiliki dukungan live yang baik.

Pusat Data: Dengan menyimpan data menggunakan metode penyimpanan terdistribusi, ada tingkat redundansi pada penyimpanan email Anda. Ini berarti data sangat kecil kemungkinannya hilang seperti yang mungkin terjadi jika Anda menyimpan semua pesan di komputer pribadi Anda, lalu terjadi masalah.

Kustomisasi dan Branding

Nama Domain: Seperti yang kami sebutkan, kemampuan untuk menggunakan nama domain Anda untuk alamat email adalah fitur hebat yang ditawarkan hampir semua platform email profesional, menempatkan merek Anda di pusat dari apa yang mereka lakukan.

Filter yang ditingkatkan: Memungkinkan Anda mengelola email dengan lebih efektif adalah nilai jual utama lainnya untuk layanan email profesional. Saat Anda menerima email dalam jumlah besar, kemampuan untuk menyortir dan mengklasifikasikannya dengan berbagai cara memungkinkan Anda mempertahankan kotak surat yang rapi dan praktis.

Kotak surat multi-pengguna: Hal yang krusial bagi banyak bisnis adalah kemampuan untuk menambahkan banyak pengguna bagi anggota staf. Selain itu, alias dan catch-all (seperti info@yoursite.com) dapat menjadi fitur yang berguna dalam melindungi identitas pekerja, atau memungkinkan lebih dari satu orang memantau kotak surat yang sama.

Keandalan

Jaminan Uptime: Anda tentu ingin tenang karena dapat mengakses email kapan saja, siang atau malam. Keandalan adalah faktor utama saat memilih penyedia email profesional Anda. Carilah jaminan sekitar 99.9% untuk memastikan Anda mendapatkan tingkat uptime yang tepat. Terkadang, perusahaan akan menawarkan penggantian biaya jika mereka gagal memenuhi jaminannya. Ada baiknya memeriksa kebijakan mereka tentang hal ini agar Anda tahu posisi Anda.

Skalabilitas: Anda mungkin belum memiliki banyak pengguna sekarang, tetapi semoga bisnis Anda akan berkembang. Memilih layanan yang dapat tumbuh bersama bisnis Anda, memungkinkan Anda dengan mudah menambah atau menghapus akun, mungkin akan menghemat banyak waktu dan energi Anda nanti.

Dukungan Pelanggan

Mirip seperti yang kami sebutkan tentang memastikan perusahaan tetap mengikuti perkembangan ancaman online, departemen layanan pelanggan yang baik adalah keharusan — terutama jika Anda baru mengenal email profesional. Ada pilihan di luar sana dengan live chat 24 jam, memastikan Anda tidak perlu menunggu lama untuk mendapatkan bantuan jika sewaktu-waktu membutuhkannya.

Manajemen Spam

Carilah filter spam yang tangguh yang secara efektif memblokir email sampah sambil meminimalkan false positive (email sah yang ditandai sebagai spam). Idealnya, Anda menginginkan filter spam yang bekerja dengan baik langsung saat digunakan tetapi juga memungkinkan Anda menimpanya saat diperlukan. Yang terpenting, Anda ingin dapat meninjau dengan jelas apa yang telah dikarantina, karena kita semua pernah mengalaminya ketika sebuah email tidak sampai akibat filter spam yang terlalu agresif.

Opsi Koneksi & Integrasi

Memiliki email di ujung jari kita setiap saat bukan hanya sesuatu yang diharapkan di era modern, tetapi juga sebuah kebutuhan. Penyedia yang dapat diakses setiap saat, di mana pun kita berada, adalah keharusan. Platform email profesional terbaik menawarkan integrasi yang mudah ke klien email yang sudah ada, seperti Outlook atau Gmail.

Memperkenalkan Spacemail

Spacemail, by Spaceship, adalah platform email canggih terbaru yang dibangun dari nol untuk bisnis. Platform ini memiliki semua alat yang telah kami sebutkan dalam artikel ini, mulai dari manajemen anti-spam tingkat lanjut hingga pembaruan ancaman keamanan yang sering.

Anda dapat dengan mudah mengintegrasikannya ke perangkat lunak yang sudah ada untuk digunakan di perangkat apa pun, atau mengaksesnya melalui portal webmail online yang aman menggunakan browser favorit Anda. Dengan tim dukungan pelanggan ahli 24/7, yang siap membantu kapan pun Anda membutuhkannya.

Apakah Anda tahu tentang Migration Tool kami yang mudah? Alat ini memungkinkan Anda untuk memindahkan konten email yang sudah ada ke paket Spacemail Anda. Ini membuat proses berpindah menjadi mudah, dan Anda akan tetap memiliki akses mudah ke email penting yang ada di akun Anda saat ini. Coba Spacemail hari ini, mulai dari hanya $0.98 per bulan. Anda bahkan dapat memilih uji coba gratis 30 hari. Anda tidak akan rugi dengan mencoba platform email terbaru kami yang benar-benar canggih.