Rester en sécurité avec les e-mails à l’ère numérique

Il est difficile de croire que l’e-mail a été inventé il y a presque 50 ans. Bien sûr, il a fallu un certain temps pour qu’il se démocratise et que des personnes comme vous et moi puissent l’utiliser. Mais aujourd’hui, plus de la moitié de la population mondiale utilise l’e-mail.

L’année dernière, plus de 360 milliards d’e-mails ont été envoyés chaque jour, démontrant clairement que même s’il existe des moyens plus conversationnels d’échanger des messages, l’e-mail reste un pilier solide de la communication. Qu’il s’agisse d’envoyer des messages formels, des pièces jointes volumineuses ou simplement d’enregistrer des achats. Tout cela est extrêmement important.

Mais comme les meilleures innovations, sa création s’est accompagnée de quelques réserves — et d’une liste croissante de problèmes de sécurité.

Personne n’est à l’abri

Lorsque nous pensons à la sécurité des e-mails, nous pensons naturellement à nos expériences individuelles. Cette fois où nous avons failli tomber dans le piège d’un e-mail frauduleux, ou quand la boîte mail d’un ami a été piratée et que nous avons dû l’alerter. Mais on peut soutenir que la plus grande menace que l’e-mail fait peser concerne les entreprises. Pas moins de 94 % des organisations auraient été victimes d’arnaques rien qu’en 2024.

Pourquoi les entreprises sont-elles une cible si attrayante ? Tout d’abord, chaque être humain est un point de faiblesse potentiel. Qu’il s’agisse de mots de passe médiocres ou de la tendance humaine à faire confiance aux autres, il existe de nombreuses façons pour lesquelles des collègues peuvent être victimes d’une attaque, et elles ne sont pas toutes évidentes.

Les petites entreprises peuvent être particulièrement vulnérables aux e-mails frauduleux prétendant provenir de clients, de prestataires de services et de fournisseurs — surtout si vous gérez seul les nombreuses responsabilités d’un propriétaire de petite entreprise. Mais les grandes entreprises, même avec des équipes de sécurité spécialisées, ne sont pas à l’abri.

Il suffit de regarder l’actualité récente pour voir des exemples où l’e-mail tourne mal pour les grandes entreprises. Une entreprise de Singapour a été trompée et a transféré 42,3 millions de dollars vers un compte frauduleux via un e-mail usurpant l’identité d’un fournisseur. INTERPOL les a aidés à récupérer environ 41 millions, mais cela reste une erreur extrêmement coûteuse.

Les menaces par e-mail les plus courantes

Il existe de nombreux types de menaces par e-mail. Les formes les plus courantes d’attaque par e-mail contre les entreprises comprennent :

• Phishing

• Logiciel malveillant

• E-mail professionnel compromis

• Fausses factures

En tête de liste des dangers figure le phishing, avec 91 % des cas impliquant une perte de données. Un véritable cauchemar dans un monde où les lois sur la protection des données se multiplient, comme le GDPR et le CCPA. Mais réduire ce risque n’est pas aussi difficile qu’on pourrait le croire.

La sécurité commence à la maison

Sécuriser les e-mails n’a pas besoin d’être compliqué. Il existe de nombreuses choses que vous pouvez faire pour créer une première ligne de défense efficace — sans que cela ne vous coûte autre chose qu’un petit investissement en temps.

Sensibilisation au phishing

Ici, un peu de formation pourrait vous faire économiser beaucoup en matière de sécurité des e-mails. Si vous êtes entrepreneur individuel ou une petite entreprise, vous faites déjà ce qu’il faut en lisant cet article ! Si vous avez une équipe plus importante, envisagez de réunir tout le monde pour expliquer exactement ce qu’est le phishing et les nombreuses formes qu’il peut prendre. Même si certains lèveront les yeux au ciel face aux bases, à mesure que vous entrerez davantage dans le détail sur les nombreuses façons dont le phishing peut se manifester, et même évoluer vers le ‘whaling’, même les personnes bien informées sur les cybermenaces y trouveront un rappel utile.

Les humains sont malheureusement le point faible en matière de phishing. Celui-ci repose sur notre psychologie et sur la confiance naturelle que nous accordons aux autres. Pour cette raison, ne jamais voir le message de phishing dès le départ constitue un énorme avantage — c’est pourquoi vous devriez rechercher un fournisseur d’e-mail qui privilégie un filtre anti-spam performant parmi ses fonctionnalités. Nous y revenons juste après.

Mots de passe robustes

Au-delà de la formation, la première ligne de défense est aussi la plus simple à mettre en place — un mot de passe. Il est également essentiel ici de comprendre comment la psychologie peut jouer contre nous. Par commodité, nous voulons tous créer quelque chose de mémorable, mais cela peut être l’antonyme de la sécurité. Les dates de naissance, les adresses e-mail, les noms de proches ou les choses importantes dans nos vies peuvent tous donner une longueur d’avance aux pirates humains. Mais bien sûr, cela ne s’arrête pas là.

Lorsque des machines ou des scripts sont utilisés pour pirater, ce sont les mots eux-mêmes qui nous trahissent — car au final, ils sont en nombre limité et nous sommes plus susceptibles d’en choisir certains que d’autres. C’est pourquoi des combinaisons aléatoires de chiffres, de symboles et de lettres majuscules/minuscules rendent les mots de passe plus difficiles à deviner. Les gestionnaires de mots de passe sont utiles pour générer des mots de passe uniques conçus pour être difficiles à pirater.

Mais pour ceux qui préfèrent un mot de passe facile à retenir, une bonne alternative consiste à utiliser une phrase entière mémorable comme mot de passe. Sa longueur le rend, par définition, bien plus sûr. Ajouter une lettre minuscule supplémentaire à un mot de passe le rend 26 fois plus difficile à déchiffrer. Ajouter trois lettres minuscules le rend 263 — soit 17 576 possibilités supplémentaires. Ainsi, l’avantage des mots de passe plus longs est exponentiel.

Authentification à deux facteurs

L’authentification à deux facteurs (2FA) est l’une des meilleures méthodes que vous puissiez utiliser pour sécuriser votre compte, et elle est indispensable aujourd’hui. En exigeant un appareil secondaire pour se connecter, comme un téléphone ou une clé, toute personne ne disposant pas de ce matériel ne pourra pas le faire, même si elle déchiffre le mot de passe. De plus, s’il s’agit d’une authentification en direct sur un téléphone, vous serez informé qu’une personne tente d’accéder à votre compte et pourrez prendre des mesures préventives (comme changer le mot de passe ou déconnecter toutes les sessions) pour résoudre le problème.

Mais pour tirer le meilleur parti de la 2FA, il est essentiel de traiter une vulnérabilité critique : les protocoles IMAP, SMTP et POP3. En termes simples, ces protocoles vous permettent de vous connecter à vos serveurs de messagerie, en particulier via des systèmes tiers — comme Outlook. Cependant, cela a un coût.

En autorisant davantage d’appareils à se connecter, vous créez davantage de points de faiblesse, qu’il s’agisse d’accès non autorisés ou du téléchargement d’e-mails sur des appareils non sécurisés. POP3 est particulièrement problématique, car il ne chiffre pas les données transmises. Cela signifie que les e-mails, y compris leur contenu et les identifiants, peuvent être facilement interceptés par des acteurs malveillants. Il a également tendance à supprimer les e-mails du serveur lors de leur transfert, ce qui peut entraîner une perte de données.

Désactiver tous ces protocoles au niveau le plus élevé est un bon moyen de sécuriser les comptes e-mail de votre entreprise. Si vous devez en utiliser un, envisagez IMAP sur SSL/TLS (également appelé IMAPS).

En interdisant les protocoles non sécurisés, en activant la 2FA et en choisissant un mot de passe sécurisé, vous faites tout le nécessaire pour protéger votre compte à un niveau de base.

Fonctionnalités plus avancées

Bien sûr, certaines choses sont un peu plus techniques. Vous devrez peut-être opter pour un fournisseur d’e-mail professionnel premium afin de vous assurer d’obtenir toutes ces fonctionnalités.

Déléguez vos inquiétudes grâce à un filtrage anti-spam performant

Nous sommes nos propres pires ennemis lorsqu’il s’agit de spam, en particulier de phishing. Sans nous, ce n’est qu’un autre faux e-mail envoyé dans l’éther. Il faut un humain pour que des conséquences surviennent.

Il existe de nombreuses façons et tactiques que vous pouvez utiliser pour empêcher le spam par e-mail de surcharger votre boîte de réception, mais une méthode simple consiste à vous assurer que vous disposez du bon filtrage anti-spam. Celui-ci peut identifier le spam par une multitude de moyens, et même apprendre en fonction du type de spam que vous recevez. Qu’il s’agisse de comparer certains éléments, comme la correspondance entre le nom affiché et le domaine/l’adresse de l’expéditeur, ou de repérer d’autres irrégularités que nous ne remarquons pas forcément dans les e-mails (comme les certificats d’envoi), ces filtres fonctionnent à plusieurs niveaux pour nous protéger.

Le meilleur type de filtre anti-spam offre également différents niveaux de filtrage selon le niveau de menace perçu, vous offrant une meilleure protection contre les pires contrevenants. De même, ils offrent la possibilité de remettre dans votre boîte de réception les messages classés à tort, sans qu’ils soient à nouveau signalés à tort comme spam. Ils constituent l’un des facteurs les plus importants à prendre en compte lorsque vous choisissez votre fournisseur d’e-mail en tant que petite entreprise.

Utilisez des e-mails protégés par mot de passe

Les fournisseurs d’e-mail plus avancés proposent en réalité des e-mails chiffrés qui obligent le destinataire à utiliser un mot de passe pour les ouvrir. Cela garantit que même si l’e-mail est intercepté ou consulté par des parties non autorisées, elles ne pourront pas voir le message sans le bon mot de passe. C’est une excellente fonctionnalité pour envoyer du contenu sensible ou confidentiel.

Habituellement, les e-mails protégés par mot de passe n’existent que sur votre serveur de messagerie. Au lieu d’envoyer le contenu de l’e-mail au destinataire, un lien est envoyé, qui le conduit à l’endroit où le message est stocké sur votre serveur, où il peut saisir le mot de passe pour ouvrir l’e-mail.

Pourquoi ne pas apprendre comment chiffrer vos e-mails dans Spacemail ? Cela vous aidera à protéger vos communications lorsqu’une confidentialité supplémentaire est nécessaire.

Surveillez l’activité de votre compte e-mail

Certaines fonctionnalités sont idéales pour les grandes entreprises, mais peuvent aussi être utiles aux entrepreneurs individuels, par exemple à ceux qui s’investissent fortement dans leur activité. L’une de ces fonctionnalités consiste à pouvoir surveiller l’activité de votre compte.

En suivant précisément où vos comptes e-mail sont connectés et quand ils ont été consultés pour la dernière fois, vous pouvez rapidement savoir, en quelques clics, si vous avez subi une faille de sécurité.

Vérifier régulièrement les heures, lieux ou adresses IP inhabituels est une bonne pratique, et vous permet de suivre tout comportement suspect de manière routinière et décontractée. Tous les fournisseurs d’e-mail ne proposent pas de journaux d’activité, alors privilégiez ceux qui le font — surtout s’ils vous permettent de vous déconnecter à distance des connexions non identifiées.

Vous pourriez faire valoir que cela ne pourrait pas arriver si tous les conseils précédents étaient suivis, mais il est rassurant de savoir que cette option existe pour les pires scénarios.

Ayez l’esprit tranquille en sachant que vous êtes protégé

Il vaut la peine de considérer tout cela non pas comme un ensemble d’obstacles, mais comme une série d’étapes rapides et faciles qui vous apportent la tranquillité d’esprit lorsqu’il s’agit de sécuriser votre e-mail. Aucune des étapes ci-dessus n’est difficile à mettre en œuvre.

En adoptant des pratiques simples comme la sensibilisation au phishing, l’utilisation de mots de passe robustes, l’activation de l’authentification à deux facteurs et l’exploitation de fonctionnalités avancées (comme les e-mails chiffrés), vous pouvez protéger votre e-mail et éviter des failles de sécurité coûteuses.

N’oubliez pas : sécuriser votre e-mail ne consiste pas seulement à protéger des informations sensibles — il s’agit de protéger votre entreprise, votre réputation et votre tranquillité d’esprit. Vous avez besoin du bon fournisseur pour garantir que votre e-mail reste un outil de communication fiable et sécurisé dans ce monde de plus en plus numérique.