Hosting de correo electrónico vs proveedores de correo electrónico gratuitos

¿Alguna vez te has preguntado cuántos proveedores de correo electrónico existen? Cuando realmente lo piensas, rápidamente te das cuenta de que hay cientos de plataformas en todo el mundo, y el número ha ido creciendo desde que el correo electrónico comenzó. 

Las plataformas de correo electrónico normalmente ofrecen correos gratuitos o correos empresariales. Los correos gratuitos te permiten crear una dirección de correo bajo el dominio del proveedor, como @google.com. Son rápidos y fáciles de configurar, y gratis. Esto es una buena noticia para tu bolsillo, pero puede ser una mala noticia para la reputación y credibilidad de tu negocio. 

Por otro lado, tienes el hosting de correo o los correos empresariales. También son rápidos y fáciles de configurar, pero requieren una pequeña cuota mensual o anual. Pero pueden hacer maravillas por tu credibilidad al enviar correos de la empresa, además de que normalmente incluyen mejor entregabilidad y seguridad.  En última instancia, enviar desde @mybusiness.com genera más confianza con los clientes. 

¿Por qué pagar por algo que puedes obtener gratis?

¿Por qué no usar correo gratuito? Es fácil imaginar que obtener tu plan de correo gratis de una de las grandes empresas significa que estás ganando. Después de todo, en una recesión, ¿qué importa más que el costo? Entonces, ¿por qué necesitarías servicios de correo de pago?

Bueno, en primer lugar, es como dice el mantra: si el producto es gratis, tú eres el producto. Y, en un mundo de leyes como el GDPR, las empresas especialmente no pueden darse el lujo de arriesgar los datos privados de sus clientes. Verse involucrado en una filtración de datos podría tener implicaciones financieras y reputacionales mucho peores. Recientemente, mi querido Hotmail (ahora con la marca Outlook, por supuesto) introdujo por primera vez un cargo en mi cuenta, decidiendo retroactivamente reducir bastante mi espacio en disco a menos que pagara. RIP al “correo gratuito”.

Fue una medida impopular (en mi oficina de una sola persona, al menos). Después de haber llenado el espacio gratuito a lo largo de los años con montones de correos (soy increíblemente popular entre los spammers), y por supuesto, con gigabytes de archivos adjuntos que sirven como una mala forma de respaldo (dime que no estás ignorando la misma triste realidad en tu bandeja de entrada…)

Se sintió como una jugada desleal y, en ese momento, no me di cuenta de que había una solución fácil. Pero la hay — más sobre eso después.

De manera similar, para obtener las funciones más avanzadas de Gmail también tienes que actualizar. Bajo la marca Google Workspace, estos planes intentan imitar lo que hacen muchos otros proveedores de correo de pago al permitirte usar tu propio dominio, pero al venir acompañados de un montón de funciones que probablemente el negocio promedio no necesita, su considerable precio de alrededor de $7.20 por usuario, al mes se acumula rápidamente si tienes una empresa grande.

Así que incluso las opciones “gratuitas” ya no son tan gratuitas, y ni siquiera hemos empezado todavía. Si buscas alternativas a Google Workspace más asequibles y enfocadas, hay muchas opciones diseñadas específicamente para correo electrónico, sin el equipaje extra.

¿Qué es un dominio de correo electrónico gratuito?

Los correos gratuitos normalmente terminan en algo como @gmail.com, @yahoo.com, @microsoft.com, etc. Eso se debe a que cuando obtienes una dirección en ese dominio, como tunombre@gmail.com, no eres dueño ni controlas el dominio en sí; Google, Yahoo o Microsoft sí.

No eres dueño del dominio
Un dominio compartido significa que miles o millones de usuarios envían correo desde el mismo dominio raíz. Como no eres dueño del dominio, no puedes configurar tus propios registros MX, SPF, DKIM o DMARC. Dependes por completo de la configuración de autenticación del proveedor, que se comparte entre millones de usuarios.

Falta de branding 
No importa si tu correo es professionalbusiness@gmail.com, sigue terminando en @gmail.com, y desafortunadamente, los clientes lo notarán. Eso se debe a que las direcciones con apariencia empresarial en un dominio gratuito para consumidores son un patrón común de phishing, y la gente ha aprendido a tratarlas con sospecha. Además, cada correo que envías desde un dominio gratuito lleva la marca del proveedor, no la tuya. Esto significa que si usas una dirección de correo @gmail.com, la identidad de marca de Google se refuerza en lugar de la tuya.

Diseñado para personas, no para empresas
Los dominios de correo gratuitos están diseñados y creados para el usuario individual, no para las empresas. Las funciones tienden a priorizar la conveniencia personal sobre necesidades empresariales como cumplimiento, registros de auditoría o buzones compartidos. Este diseño orientado al consumidor también explica por qué el webmail gratuito históricamente ha sido un objetivo de alto volumen para el spam y el abuso en la creación de cuentas; las barreras de verificación son bajas y están pensadas para facilitar el registro, no para la seguridad organizacional.

Correo electrónico profesional real

Y así, por fin llegamos al plato fuerte de este festín digital. Los proveedores de pago. No estamos hablando de las opciones de “correo gratuito” de pago que ya mencionamos.

Estos ofrecen algo bastante diferente. En pocas palabras, están diseñados para empresas y tienen herramientas y funciones únicas que hacen mucho más fácil dominar las comunicaciones empresariales.

Quizá lo más importante es que estos proveedores te permiten incluir el dominio de tu empresa en las direcciones de correo, para que obtengas direcciones con apariencia profesional como tunombre@tudominio.com. Hay formas de obtener más del correo empresarial siendo inteligente con la manera en que creas tus direcciones de correo. Cosas como crear alias de correo electrónico, o preservar tu anonimato usando solo una parte de tu nombre.

Estas direcciones transmiten legitimidad de inmediato a cualquiera que las reciba. Dejan claro que eres de la empresa y no un estafador que suplanta a alguien (que podría registrar una dirección como yourbusiness@gmail.com.

Hosting de correo vs proveedores de correo gratuito

Tanto el hosting de correo como los proveedores de correo gratuito te permiten enviar y recibir correos, pero ahí terminan las similitudes. Si lo reduces a lo esencial, hay diferencias reales entre ambos.

Correo gratuito vs hosting de correo empresarial de pago

Tu propio nombre de dominio – Con buzones gratuitos, tu dirección termina en el dominio de otra persona, como @gmail.com. Con hosting, termina en tu dominio, lo que hace que parezcas un negocio real.

Sin anuncios – Los proveedores de correo gratuito a menudo muestran anuncios porque así es como ganan dinero con un producto gratuito. El correo alojado no tiene anuncios, ya que estás pagando directamente por el servicio.

Mejor seguridad –  El correo gratuito viene con protección básica. El correo alojado normalmente incluye herramientas de seguridad más sólidas, como cifrado y filtrado de spam, creadas específicamente para proteger a una empresa. 

Más confiable – Los proveedores de hosting de correo están diseñados para empresas que dependen del correo todos los días, por lo que tienden a ofrecer mejor tiempo de actividad, lo que significa menos posibilidades de que tu correo deje de funcionar. 

Soporte real – Con los proveedores de correo gratuito, si algo sale mal, a menudo estás por tu cuenta buscando en foros de ayuda. Con hosting, normalmente obtienes soporte al cliente real para ayudar a solucionar el problema.

Aspectos a considerar al elegir correo para tu empresa

Pero, como con cualquier cosa, hay consideraciones importantes que debes tener en cuenta al elegir tu correo empresarial.

Las funciones varían de una empresa a otra, así que es buena idea saber qué buscar. Sus beneficios generalmente se dividen en las siguientes áreas.

Seguridad y privacidad

Cifrado: Asegúrate de que el servicio que elijas ofrezca un nivel de cifrado con el que te sientas cómodo, especialmente cuando se trata de almacenar tus datos. Aunque algunos servicios gratuitos podrían explotar precisamente esos datos para venderlos a anunciantes, como mencionamos, uno de los principales puntos de venta de los proveedores de correo premium es que no hacen esto. Algunos servicios cifran activamente tus datos cuando se almacenan en servidores para que, incluso si su seguridad se viera comprometida, tus datos no quedaran expuestos.

Autenticación de dos factores (2FA): El soporte para email 2FA añade una capa extra de seguridad al requerir una segunda forma de verificación además de solo una contraseña. Normalmente, esto será en forma de un teléfono o un dispositivo dedicado.

Monitoreo activo de nuevas amenazas: Quizá lo más importante de todo es elegir una empresa que siga activamente actualizando sus medidas de seguridad para hacer frente a las amenazas más recientes. Probablemente puedas averiguar esta información rápidamente revisando su página principal en busca de actualizaciones recientes, consultando el blog de la empresa o viendo si tienen buen soporte en vivo.

Centros de datos: Al almacenar datos usando un método de almacenamiento distribuido, existe un nivel de redundancia en el almacenamiento de tu correo. Esto significa que es muy poco probable que los datos se pierdan de la manera en que podría ocurrir si almacenas todos tus mensajes en tu computadora personal y algo sale mal.

Personalización y branding

Nombre de dominio: Como mencionamos, la capacidad de usar tu nombre de dominio para direcciones de correo es una gran función que casi todas las plataformas de correo profesional ofrecen, poniendo tu marca en el centro de lo que hacen.

Filtros mejorados: Permitirte gestionar los correos de manera más efectiva es otro punto clave de venta de los servicios de correo profesional. Cuando recibes grandes cantidades de correos, poder ordenarlos y clasificarlos de diferentes maneras te permite mantener un buzón limpio y práctico.

Buzones para múltiples usuarios: Para muchas empresas, la capacidad de agregar múltiples usuarios para miembros del personal es crucial. Además, los alias y catch-alls (como info@yoursite.com) pueden ser una función útil cuando se trata de proteger la identidad de los trabajadores o de permitir que más de una persona supervise el mismo buzón.

Confiabilidad

Garantía de tiempo de actividad: Quieres la tranquilidad de poder acceder a tu correo en cualquier momento, de día o de noche. La confiabilidad es un factor clave al elegir tu proveedor de correo profesional. Busca garantías de alrededor del 99.9% para asegurarte de obtener el nivel correcto de tiempo de actividad. A veces, las empresas ofrecen reembolsos si no cumplen sus garantías. Vale la pena revisar su política al respecto para que sepas a qué atenerte.

Escalabilidad: Puede que ahora no tengas múltiples usuarios, pero con suerte tu negocio crecerá. Elegir un servicio que pueda crecer junto con tu empresa, permitiéndote agregar o eliminar cuentas fácilmente, podría ahorrarte mucho tiempo y energía más adelante.

Atención al cliente

Muy parecido a lo que mencionamos sobre asegurarte de que la empresa se mantenga al día con las amenazas en línea, un buen departamento de atención al cliente es imprescindible, especialmente si eres nuevo en el correo profesional. Hay opciones con chats en vivo las 24 horas, lo que garantiza que nunca esperarás mucho por ayuda si alguna vez la necesitas.

Gestión de spam

Busca filtros de spam robustos que bloqueen eficazmente el correo no deseado mientras minimizan los falsos positivos (correos legítimos marcados como spam). Idealmente, quieres un filtro de spam que funcione bien desde el inicio, pero que también te permita anularlo cuando sea necesario. Sobre todo, quieres poder revisar claramente lo que ha sido puesto en cuarentena, porque todos hemos pasado por eso cuando un correo no llega debido a un filtro de spam demasiado agresivo.

Opciones de conexión e integración

Tener nuestros correos al alcance de la mano en todo momento no solo se espera en la era moderna, es una necesidad. Un proveedor que sea accesible en todo momento, dondequiera que estemos, es imprescindible. Las mejores plataformas de correo profesional ofrecen integración sencilla con clientes de correo existentes, como Outlook o Gmail.

Presentamos Spacemail

Spacemail, de Spaceship, es una nueva plataforma de correo electrónico de última generación creada desde cero para empresas. Tiene todas las herramientas que hemos mencionado en este artículo, desde gestión avanzada antispam hasta actualizaciones frecuentes sobre amenazas de seguridad.

Puedes integrarlo fácilmente en tu software existente para usarlo en cualquier dispositivo, o acceder a él a través del portal seguro de webmail en línea usando tu navegador favorito. Con un equipo de expertos de atención al cliente 24/7, listo para echarte una mano siempre que lo necesites.

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