¿Alguna vez te has preguntado cuántos proveedores de correo electrónico existen? Cuando realmente lo piensas, te das cuenta rápidamente de que hay cientos de plataformas en todo el mundo, y se dividen en varios tipos diferentes.
Probablemente muchos de nosotros tuvimos nuestras primeras cuentas de correo electrónico personales con quien proporcionó nuestro Internet (piensa en AOL, Freeserve, Tiscali, y similares), antes de pasar a proveedores como Hotmail y (unos 8 años después), Gmail.
Fueron estos últimos proveedores quienes realmente llevaron el correo electrónico al siguiente nivel. Al hacerlo más accesible, permitiéndonos múltiples direcciones, almacenamiento gratuito y acceso en línea desde cualquier lugar (en lugar de una aplicación de Outlook anticuada en nuestra PC en casa), el correo electrónico de repente se volvió más fácil. Tu 'marca' elegida decía tanto de ti como el correo electrónico que elegiste. Eso lo dice un usuario auténtico de Hotmail de más de dos décadas.
Correo electrónico para hoy
Pero estamos en 2024, y los tiempos han cambiado. Especialmente cuando se trata de correo electrónico empresarial, que es principalmente en lo que nos vamos a centrar aquí.
Recientemente, ha habido varias historias importantes sobre el robo de datos, o la recolección de datos de las compañías más grandes, incluyendo Google y Microsoft. Más que esto, sin embargo, muchos proveedores de correo electrónico gratuitos analizan (escanean) los datos del correo electrónico y los venden a los anunciantes. Hasta 2017, el propio Google admitió hacer esto.
Los proveedores de correo electrónico gratuitos alternativos tampoco están inmunes a problemas similares... Porque el valor de los datos puede plantear problemas además de la seguridad, puede agregar valor financiero. Este año, vimos a Skiff, un proveedor de correo electrónico independiente que ofrece un plan de correo electrónico gratuito, ser comprado por Notion. Como resultado de esto, toda su suite de productos, incluyendo su plataforma de correo electrónico, está siendo descontinuada. Esto es probablemente porque terminaron en una posición donde sus datos (los millones de miembros) eran más valiosos que los ingresos que generaba la suite de productos, y por lo tanto, los nuevos propietarios vieron poco punto en continuar el servicio.
Pero hay otro tipo de proveedor de correo electrónico. Aquellos que ponen la seguridad y la privacidad en primer lugar, y están más centrados en los negocios. Estos proveedores a menudo se refieren como proveedores de 'correo electrónico profesional' y generalmente tienen una pequeña tarifa cada mes. Pero, ¿cómo se comparan las opciones de alojamiento de correo electrónico gratuitas y pagadas?
¿Por qué pagar por algo que puedes obtener gratis?
¿Por qué no usar correo electrónico gratuito? Es fácil imaginar que obtener tu plan de correo electrónico gratis de una de las grandes compañías significa que estás ganando. Después de todo, en una recesión ¿qué importa más que el costo? Entonces, ¿por qué necesitarías servicios de correo electrónico pagados?
Bueno, en primer lugar, es como dice el mantra, si el producto es gratis, tú eres el producto. Y, en un mundo de leyes como el GDPR, las empresas especialmente no pueden permitirse el lujo de arriesgar los datos privados de sus clientes. Ser atrapado en una violación de datos podría tener implicaciones financieras y de reputación mucho peores.
Recientemente, mi propio amado Hotmail (ahora marca Outlook, por supuesto) introdujo una tarifa en mi cuenta por primera vez, decidiendo retroactivamente reducir mi espacio en disco de manera bastante sustancial a menos que pagara. RIP 'correo gratuito'.
Fue una medida impopular (en mi oficina de uno, al menos). Habiendo llenado el espacio gratuito a lo largo de los años con copiosos correos electrónicos (soy increíblemente popular con los spammers), y por supuesto, gigabytes de archivos adjuntos que sirven como una forma pobre de respaldo (dime que no estás ignorando la misma triste realidad en tu bandeja de entrada...)
Se sintió deshonesto, y en ese momento, no me di cuenta de que había una solución fácil. Pero la hay, más sobre eso después.
De manera similar, para obtener las características más avanzadas de Gmail también tienes que actualizar. Marcado como Google Workspace, estos planes intentan imitar lo que hacen muchos otros proveedores de correo electrónico pagados al permitirte usar tu propio dominio, pero al estar acoplados con un montón de características que probablemente la empresa promedio no necesita, su considerable precio de alrededor de $7.20 por usuario, por mes se acumula rápidamente si tienes un negocio considerable.
Así que incluso las opciones "gratuitas" ya no son tan gratuitas, y aún no hemos empezado.
Alojamiento propio del correo web de tu empresa
Sí, está bien, te escucho en el fondo. Es posible alojar tu propio correo web. De hecho, todo lo que necesitas es un dominio y el plan de alojamiento adecuado para hacer esto. Aplicaciones como Roundcube son gratuitas e incluidas con la mayoría de los CMS estilo cPanel. Esto significa que puedes crear cuentas de correo electrónico con un solo clic.
El inconveniente (porque siempre hay uno cuando algo parece demasiado bueno para ser verdad), es un diseño relativamente pobre y anticuado, y falta de características. Algunos de ellos parecen haber nacido en 1998, y no han envejecido muy bien. Y con eso quiero decir, se ven exactamente igual que entonces.
Además, volviendo a la seguridad de antaño, es poco probable que estas aplicaciones de correo electrónico gratuitas DIY tengan la misma seguridad que ofrecen las plataformas gratuitas, y mucho menos algo más robusto.
Correo electrónico profesional real
Y así, finalmente llegamos a la carne de esta fiesta digital. Proveedores pagados. No estamos hablando de las opciones de 'correo gratuito' pagadas que ya hemos mencionado.
Estos ofrecen algo bastante diferente. Simplemente, están diseñados para los negocios y tienen herramientas y características únicas que hacen que dominar las comunicaciones empresariales sea mucho más fácil.
Quizás lo más importante, estos proveedores te permiten incluir tu dominio empresarial en las direcciones de correo electrónico, por lo que obtienes direcciones profesionales como tunombre@tudominio.com.
Estas direcciones transmiten inmediatamente legitimidad a cualquiera que las reciba. Dejan claro que eres de la empresa y no un estafador que se hace pasar por ella (que podría registrar una dirección como tunegocio@gmail.com.
Cosas a considerar al elegir el correo electrónico para los negocios
Pero, como con cualquier cosa, hay consideraciones importantes a tener en cuenta cuando eliges tu correo electrónico empresarial.
Las características varían de una empresa a otra, por lo que es una buena idea saber qué buscar. Sus beneficios generalmente se desglosan en las siguientes áreas.
Seguridad y Privacidad
Cifrado: Asegúrate de que el servicio que elijas ofrece un nivel de cifrado con el que te sientas cómodo, especialmente cuando se trata de almacenar tus datos. Mientras que algunos servicios gratuitos pueden extraer estos mismos datos para venderlos a los anunciantes, como mencionamos, uno de los puntos de venta clave de los proveedores de correo electrónico premium es que no solo no hacen esto. Algunos servicios cifran activamente tus datos cuando se almacenan en servidores, de modo que incluso si su seguridad se viera comprometida, tus datos no se revelarían.
Autenticación de dos factores (2FA): El soporte para 2FA agrega una capa extra de seguridad al requerir una segunda forma de verificación más allá de solo una contraseña. Por lo general, esto será en forma de un teléfono o un dispositivo dedicado.
Monitoreo activo de nuevas amenazas: Quizás lo más importante de todo es elegir una empresa que todavía esté activamente actualizando sus medidas de seguridad para lidiar con las últimas amenazas. Probablemente puedas obtener esta información rápidamente escaneando su página de inicio para ver las actualizaciones recientes, revisando el blog de su empresa o viendo si tienen un buen soporte en vivo.
Centros de datos: Al almacenar datos utilizando un método de almacenamiento distribuido, hay un nivel de redundancia en el almacenamiento de tu correo electrónico. Esto significa que es muy poco probable que los datos se pierdan de la manera en que podría suceder si almacenas todos tus mensajes en tu computadora personal y algo sale mal.
Personalización y Marca
Nombre de dominio: Como mencionamos, la capacidad de usar tu nombre de dominio para las direcciones de correo electrónico es una gran característica que casi todas las plataformas de correo electrónico profesionales ofrecen, poniendo tu marca en el centro de lo que hacen.
Filtros mejorados: Permitirte administrar los correos electrónicos de manera más efectiva es otro punto de venta clave para los servicios de correo electrónico profesionales. Cuando recibes un gran número de correos electrónicos, poder clasificarlos y clasificarlos de diferentes maneras te permite mantener un buzón limpio y pragmático.
Buzones de correo para múltiples usuarios: Es crucial para muchas empresas la capacidad de agregar múltiples usuarios para los miembros del personal. Además, los alias y los correos electrónicos generales (como info@yoursite.com) pueden ser una característica útil cuando se trata de proteger las identidades de los trabajadores, o para permitir que más de una persona monitoree el mismo buzón.
Confiabilidad
Garantía de tiempo de actividad: Quieres tener la tranquilidad de poder acceder a tu correo electrónico en cualquier momento, día o noche. La confiabilidad es un factor clave a la hora de elegir tu proveedor de correo electrónico profesional. Busca garantías de alrededor del 99.9% para asegurarte de que estás obteniendo el nivel correcto de tiempo de actividad. A veces, las empresas ofrecen reembolsos si no cumplen con sus garantías. Vale la pena verificar su política al respecto para que sepas a qué atenerte.
Escalabilidad: Es posible que no tengas múltiples usuarios ahora, pero con suerte tu negocio crecerá. Elegir un servicio que pueda crecer junto con tu negocio, permitiéndote agregar o eliminar cuentas fácilmente, podría ahorrarte mucho tiempo y energía más tarde.
Soporte al Cliente
Al igual que mencionamos sobre asegurarnos de que la empresa se mantiene al día con las amenazas en línea, un buen departamento de servicio al cliente es imprescindible, especialmente si eres nuevo en el correo electrónico profesional. Hay opciones por ahí con chats en vivo las 24 horas, asegurándote de que nunca tendrás que esperar mucho tiempo para obtener ayuda si alguna vez la necesitas.
Gestión de Spam
Busca filtros de spam robustos que bloqueen eficazmente el correo no deseado mientras minimizan los falsos positivos (correos electrónicos legítimos marcados como spam). Idealmente, quieres un filtro de spam que funcione bien de inmediato, pero que también te permita anularlo cuando sea necesario. Sobre todo, quieres poder revisar claramente lo que ha sido puesto en cuarentena, porque todos hemos estado allí cuando un correo electrónico no llega debido a un filtro de spam demasiado activo.
Opciones de Conexión e Integración
Tener nuestros correos electrónicos a nuestro alcance en todo momento no solo se espera en la era moderna, es una necesidad. Un proveedor que esté accesible en todo momento, dondequiera que estemos, es imprescindible. Las mejores plataformas de correo electrónico profesional ofrecen una fácil integración en los clientes de correo electrónico existentes, como Outlook o Gmail.
Presentando Spacemail
Spacemail, por Spaceship, es una nueva plataforma de correo electrónico de última generación construida desde cero para empresas. Tiene todas las herramientas que hemos mencionado en este artículo, desde la gestión avanzada de spam hasta las actualizaciones frecuentes de amenazas de seguridad.
Puedes integrarlo fácilmente en tu software existente para usarlo en cualquier dispositivo, o acceder a él a través del portal de webmail seguro en línea usando tu navegador favorito. Con un equipo de soporte al cliente de expertos disponible las 24/7, listo para ayudarte cuando lo necesites.
Más adelante este año, lanzaremos una herramienta de migración fácil para Spacemail, que te permitirá mover cualquier contenido de correo electrónico existente que puedas tener a tu plan de Spacemail. Esto facilitará el cambio, sabiendo que no perderás el fácil acceso a los correos electrónicos importantes que tienes en tu cuenta existente. Prueba Spacemail hoy, a partir de solo $0.37 al mes. Incluso puedes elegir una prueba gratuita de 30 días. No tienes nada que perder al probar nuestra nueva plataforma de correo electrónico de última generación.
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