Avatares de correo: cómo distintos proveedores manejan las fotos de perfil y el branding

Personalizar tu cuenta de correo para ayudar con el branding puede no ser algo en lo que hayas pensado, pero es algo que probablemente deberías aprovechar, especialmente si estás haciendo crecer un negocio.

Pero, ¿qué queremos decir cuando hablamos de personalización? El grado en que puedes personalizar tu cuenta de correo varía mucho según tu proveedor. Claro, puedes cambiar la configuración para sentirte más a gusto (fondos de pantalla, fondos, diseños), pero lo que nos interesa aquí es el elemento que otros realmente pueden ver cuando envías tu correo: la foto de perfil.

Aquí te explicaremos las formas más comunes de maximizar el beneficio de una foto de perfil de correo.

Fotos de perfil de correo

Puse la foto en mi cuenta personal de Hotmail allá por 2007, y sigue vigente. Es un gato con ratones colgando de su cara. Hoy en día probablemente lo llamaríamos un meme, pero en aquel entonces esa palabra apenas era un destello en el ojo de un millennial precoz.

Pero lo que no me di cuenta es que todo este tiempo mi foto de perfil de correo solo se ha mostrado a otros usuarios de Hotmail/Outlook. Este es el caso con la mayoría de los proveedores de correo — tu foto se mostrará a otras personas que usen el mismo servicio (Hotmail, Gmail, Zoho, etc.), pero nadie más la verá. Tal vez ni siquiera sabías que alguien podía ver tu foto de correo — en cuyo caso, quizá te haya evitado una futura vergüenza (o tal vez haya puesto el reflector sobre un error del pasado).

¿Por qué los usuarios de otros proveedores de correo no pueden ver mi foto de correo?

Esto se debe simplemente a que las fotos se almacenan en los ecosistemas “internos” de tu proveedor. La foto se recupera directamente de su sistema, así que quienes no tienen acceso al sistema (todos los demás) no pueden obtenerla.

Enviar un correo depende de protocolos (como SMTP), que son formas estandarizadas de transferir datos entre servidores de correo. Debido a que todos los proveedores de correo deben usar correctamente estos protocolos, nuestros mensajes, archivos adjuntos y otras funciones se muestran correctamente de manera universal. Pero hasta ahora, no se ha desarrollado una forma estandarizada de enviar/recibir fotos de perfil de correo.

¿Existe alguna alternativa para que cualquiera pueda ver mis fotos de perfil de correo?

Si esperas una app que se integre con todos los proveedores de correo y te permita crear un perfil para el branding por correo, podrías llevarte una decepción. Hay una forma más técnica, que veremos más adelante, pero para la persona promedio, realmente no existe una manera universalmente reconocida de hacer que las fotos de perfil se muestren en distintas plataformas de correo.

Sin embargo, hay un enfoque intermedio que es útil conocer si te gusta dejar comentarios en sitios web usando tu dirección de correo como inicio de sesión.

Gravatar (que significa Globally Recognised Avatar) te permite crear un perfil de correo y vincularlo a tu dirección de correo. Cualquier sitio web que integre Gravatar (por ejemplo, la mayoría de los sitios WordPress lo tienen habilitado de forma predeterminada), mostrará tu “avatar” (que en este contexto literalmente significa foto de perfil de correo) dondequiera que publiques.

Ideas para fotos de perfil de correo

Tal vez ya te me adelantaste, pero echemos un vistazo rápido a las formas de aprovechar tu foto de perfil de correo. Las fotos de correo son bastante intuitivas, pero vale la pena tener en cuenta algunas cosas… Intenta apuntar a una de las siguientes:

• Profesional y reconocible — si tú eres tu marca, una foto clara y profesional de rostro (estilo actor) podría hacer maravillas por tu negocio. Procura encapsular el tono de voz de tu negocio en esta imagen (ya sea profesional, divertido o abstracto).

• Ilustrada y creativa — Quizá no quieras ser la cara de tu negocio, al menos no directamente. Podrías usar un avatar tipo caricatura generado por IA, o incluso solo un patrón no específico. Como alternativa, algo que represente a tu negocio. Un negocio de estética canina podría elegir a un cliente de cuatro patas particularmente adorable. Ser un poco indirecto con tu elección podría generar intriga y permitir individualidad entre empleados sin tener que poner su propia foto.

• Logotipo de la empresa o algo simbólico —Quizá la opción más natural para un negocio, particularmente uno con varios empleados, sea usar el logotipo de la empresa. Podrías variarlo, dándole a cada persona su propio color para facilitar la identificación.

Ten en cuenta que la elección de cada persona será visible para todos los demás que usen el mismo proveedor, y eso podría incluir clientes externos. Especialmente al elegir algo divertido o peculiar para tu foto de correo, considera cómo podría verse cuando estés enviando malas noticias o intentando negociar un acuerdo difícil.

Quieres algo que aun en esos casos pueda inspirar respeto.

Lo que sí y no debes hacer con tu foto de correo

Sí debes

• Dedicarle tiempo y pensarlo bien— considerando cómo se verá en distintos escenarios.

• Comprometerte a actualizarla y cambiarla con cierta regularidad - si es algo peculiar, es probable que genere más cansancio que un logotipo sencillo de toda la vida

• Obtener consejos de profesionales — revisa consejos que puedan ayudarte a tomar una foto con aspecto profesional, o incluso contrata a un fotógrafo profesional para transmitir el mensaje correcto. Una imagen oscura, pixelada o estilo selfie probablemente se vea peor que no usar ninguna imagen.

No debes

• Poner algo que se vea poco profesional — como se mencionó antes, esto fácilmente podría ser peor que no usar ninguna imagen.

• Usar algo controversial— o incluso algo que parezca estar bien, pero que otra persona pueda considerar controversial. Simplemente no hay necesidad, y no vale la pena el riesgo.

• Usar cualquier cosa para adultos— este punto no necesita explicación. Casi con toda seguridad provocará sanciones en el correo, y podrías recibir quejas.

¿Qué es el correo BIMI y cómo puedo usarlo?

BIMI funciona junto con protocolos de autenticación (como DMARC, SPF y DKIM) para permitir que las empresas muestren un logotipo junto a sus correos en la mayoría de las bandejas de entrada principales. Es lo más cercano a una forma universal de mostrar una foto de perfil, pero está estrictamente limitado a logotipos oficiales.

Como marco de branding por correo, ayuda a validar la autenticidad de un negocio. También añade otra capa de protección contra ataques de suplantación y phishing, donde alguien se hace pasar por el correo de tu empresa.

Esta seguridad adicional es una ventaja, pero dependiendo del proveedor, puede haber un detalle nada insignificante. Normalmente, BIMI solo puede ser usado por empresas cuyos logotipos estén verificados oficialmente. Por lo general, esto implica registrarlo como marca ante una autoridad, como una oficina de marcas reconocida (por ejemplo, USPTO en EE. UU., UKIPO en el Reino Unido).

Esta oficina confirmará la propiedad del logotipo, y el certificado resultante será necesario para configurar el protocolo BIMI. Por ejemplo, con Gmail y el correo de Apple, las empresas deben obtener un Verified Mark Certificate (VMC), que garantiza que el logotipo está oficialmente registrado como marca.

Configuraciones BIMI más sencillas

Otros proveedores, como Yahoo y Fastmail, no requieren este paso oficial. En su lugar, puedes configurarlos de forma más directa:

1. Configura DMARC correctamente — tu dominio debe tener una política DMARC establecida en "quarantine" o "reject".

2. Prepara tu logotipo — convierte el logotipo de tu marca al formato SVG Tiny PS. Este es el formato que se utiliza, así que asegúrate de que el logotipo se vea bien y súbelo a tu servidor.

3. Publica un registro BIMI – Un registro BIMI es un tipo particular de registro TXT que deberás colocar en el DNS (Domain Name System) de tu dominio, apuntando específicamente a la ubicación del archivo en formato SVG Tiny PS que subiste.

También puede haber algunas estipulaciones adicionales. Por ejemplo, Yahoo solo muestra imágenes BIMI en correos masivos. También solo considera dominios de envío bien valorados para mostrar imágenes BIMI. Es algo que vale la pena revisar con más detalle si para ti es muy importante mostrar el logotipo de una empresa, pero muchos lo verán como más problemas de los que vale la pena, especialmente una vez que se consideran todas las restricciones.

Cómo cambiar las fotos de perfil de correo (por proveedor)

Volvamos a la humilde foto de visualización. Has llegado hasta aquí y te diste cuenta de que solo quieres poner una foto de visualización para tu correo para que otros usuarios de tu proveedor puedan verla. ¿Cómo se hace?

Gmail (Google Mail)

Cambia tu foto de perfil de correo en Gmail siguiendo estos sencillos pasos:

1. Inicia sesión en Gmail — entra a tu cuenta de Gmail, como de costumbre.

2. Haz clic en tu foto de perfil — en la esquina superior derecha y selecciona "Manage your Google Account."

3. Haz clic en el ícono de lápiz — para acceder rápidamente a la ventana del editor de foto de perfil.

4. Sube una imagen nueva — elige "Change", luego selecciona:

5. Ajusta y guarda — recorta o ajusta la imagen según sea necesario, luego haz clic en "Save as Profile Picture."

Hotmail (Outlook.com)

Sigue estas instrucciones para actualizar tu foto de perfil en Outlook/Hotmail y hacerla visible para todos los demás miembros de la red.

1. Inicia sesión en Outlook — ve a Outlook.com e inicia sesión.

2. Abre la configuración del perfil — haz clic en tu foto de perfil (o iniciales) en la esquina superior derecha y selecciona "My Profile".

3. Cambia la foto de perfil — haz clic en "Change Picture".

4. Sube una imagen nueva — haz clic en "Choose File", selecciona una imagen de tu computadora y súbela.

5. Ajusta y guarda — recorta o cambia el tamaño de la imagen si es necesario, luego haz clic en "Save".

6. Sincroniza en todos los servicios de Microsoft — tu nueva foto de perfil aparecerá en Outlook, Skype y otras apps de Microsoft.

Zoho Mail

Cambia tu foto en la popular app de correo Zoho Mail siguiendo estos pasos.

1. Inicia sesión en Zoho Mail — ve a Zoho Mail e inicia sesión.

2. Accede a la configuración del perfil — haz clic en tu avatar en la esquina superior derecha y selecciona "My Account".

3. Haz clic en “Edit” — y selecciona tu foto de perfil.

4. Sube una nueva foto de perfil — haz clic en el área de la foto de perfil y selecciona "Upload New".

5. Elige una imagen — selecciona una foto de tu computadora y súbela.

6. Configura la visibilidad — elige quién puede ver tu foto de perfil (pública, privada o restringida).

7. Guarda los cambios — haz clic en "Done" para finalizar la actualización.

Al igual que con los otros proveedores de correo, Zoho Mail mostrará tu foto a cualquier destinatario de correos que use su red.

Spacemail

Ahora hablemos de Spacemail. Puedes configurar fácilmente la foto con nuestros ajustes de personalización y hacerla visible para todos los demás en nuestra red.

1. Inicia sesión en Spacemail — accede a tu cuenta de correo ya sea a través de la app o en spacemail.com

2. Haz clic en el ícono redondo del perfil — que muestra tu inicial en la esquina superior derecha de la pantalla

3. Sube una imagen — elige un archivo de tu computadora y súbelo.

4. Ajusta y guarda — recorta o cambia el tamaño de la imagen si es necesario, luego guarda los cambios.

¡Y así de fácil es!

Configurar y restablecer fotos de perfil de correo

Esperamos que hayas aprendido algo sobre qué usar como foto de perfil de correo. Ya sea que busques qué hacer a nivel profesional (con algo como BIMI o simplemente usando el logotipo de una empresa) o elijas algo más personal, no olvides mantener actualizados los logotipos o imágenes para presentar una versión actual de tu negocio a cualquiera que pueda ver tu foto de correo (o avatar).