Avatars e-mail : comment différents fournisseurs gèrent les photos de profil et le branding

Personnaliser votre compte e-mail pour renforcer votre image de marque n’est peut-être pas quelque chose auquel vous avez pensé, mais c’est probablement quelque chose dont vous devriez profiter, surtout si vous développez une entreprise.

Mais qu’entend-on par personnalisation ? Le degré de personnalisation de votre compte e-mail varie beaucoup selon votre fournisseur. Bien sûr, vous pouvez modifier les paramètres pour vous y sentir davantage chez vous (fonds d’écran, arrière-plans, mises en page), mais ce qui nous intéresse ici, c’est l’élément que les autres peuvent réellement voir lorsque vous envoyez vos e-mails : la photo de profil.

Ici, nous allons vous présenter les moyens les plus courants de tirer le meilleur parti d’une photo de profil e-mail.

Photos de profil e-mail

J’ai défini la photo sur mon compte Hotmail personnel vers 2007, et elle tient toujours bon. C’est un chat avec des souris accrochées au visage. Aujourd’hui, on appellerait probablement cela un mème, mais à l’époque, ce mot n’était encore qu’une lueur dans l’œil d’un millennial précoce.

Mais ce que je n’avais pas réalisé, c’est que pendant tout ce temps, ma photo de profil e-mail n’a été affichée qu’aux autres utilisateurs Hotmail/Outlook. C’est le cas de la plupart des fournisseurs de messagerie — votre photo s’affichera pour les autres utilisateurs du même service (Hotmail, Gmail, Zoho, etc.), mais personne d’autre ne la verra. Peut-être ne saviez-vous même pas que quelqu’un pouvait voir votre photo e-mail — auquel cas, je vous ai peut-être évité un futur embarras (ou peut-être mis en lumière un faux pas passé).

Pourquoi les utilisateurs d’autres fournisseurs de messagerie ne peuvent-ils pas voir ma photo e-mail ?

Cela s’explique simplement par le fait que les photos sont stockées dans les écosystèmes « internes » de votre fournisseur. La photo est récupérée directement depuis leur système, donc ceux qui n’y ont pas accès (tout le monde d’autre) ne peuvent pas la récupérer.

L’envoi d’un e-mail repose sur des protocoles (comme SMTP), qui sont des moyens standardisés de transférer des données entre serveurs de messagerie. Comme chaque fournisseur de messagerie doit utiliser correctement ces protocoles, nos messages, pièces jointes et autres fonctionnalités s’affichent correctement de manière universelle. Mais jusqu’à présent, aucune méthode standardisée n’a été développée pour envoyer/recevoir des photos de profil e-mail.

Existe-t-il une solution de contournement pour que tout le monde puisse voir mes photos de profil e-mail ?

Si vous espérez une application qui s’intègre à tous les fournisseurs de messagerie et vous permette de créer un profil pour votre image de marque par e-mail, vous risquez d’être déçu. Il existe une méthode plus technique, que nous aborderons plus tard, mais pour la plupart des gens, il n’existe pas vraiment de moyen universellement reconnu d’afficher des photos de profil sur différentes plateformes de messagerie.

Cependant, il existe une approche intermédiaire utile à connaître si vous aimez laisser des commentaires sur des sites web en utilisant votre adresse e-mail comme identifiant.

Gravatar (qui signifie Globally Recognised Avatar) vous permet de créer un profil e-mail et de le lier à votre adresse e-mail. Tout site web qui intègre Gravatar (par exemple, la plupart des sites WordPress l’ont activé par défaut) affichera alors votre « avatar » (qui signifie littéralement photo de profil e-mail dans ce contexte) partout où vous publiez.

Idées de photos de profil e-mail

Vous m’avez peut-être devancé, mais examinons rapidement les façons d’utiliser votre photo de profil e-mail. Les photos de profil sont assez intuitives, mais il vaut la peine de garder quelques points à l’esprit… Essayez de viser l’une des options suivantes :

• Professionnelle et reconnaissable — si vous incarnez votre marque, un portrait clair et professionnel (de style acteur) peut faire des merveilles pour votre entreprise. Essayez de refléter le ton de votre marque dans cette photo (qu’il soit professionnel, amusant ou abstrait).

• Illustrée et créative — Peut-être ne voulez-vous pas être le visage de votre entreprise — du moins, pas directement. Vous pourriez utiliser un avatar de dessin animé généré par IA, ou même simplement un motif non spécifique. Sinon, quelque chose qui représente votre entreprise. Une entreprise de toilettage pour chiens pourrait choisir un client à quatre pattes particulièrement adorable. Faire un choix légèrement indirect peut susciter l’intrigue et permettre une certaine individualité parmi les employés sans afficher leur propre photo.

• Logo de l’entreprise ou quelque chose de symbolique —Le choix le plus naturel pour une entreprise, en particulier si elle compte plusieurs employés, est peut-être d’utiliser le logo de l’entreprise. Vous pouvez aussi varier, en attribuant à chacun sa propre couleur pour faciliter l’identification.

Gardez à l’esprit que le choix de chacun sera visible par toutes les autres personnes utilisant le même fournisseur, y compris des clients externes. En particulier si vous choisissez quelque chose d’amusant ou d’original pour votre photo e-mail, réfléchissez à l’apparence que cela pourrait avoir lorsque vous annoncez une mauvaise nouvelle ou essayez de négocier un accord difficile.

Vous devez choisir quelque chose qui inspire encore le respect dans ces situations.

Ce qu’il faut faire et éviter pour les photos e-mail

À faire

• Y consacrer du temps et de la réflexion— en tenant compte de la façon dont elle sera perçue dans différents contextes.

• Vous engager à la mettre à jour et à la changer semi-régulièrement - si elle est originale, elle risque davantage de lasser qu’un simple logo classique

• Demander des conseils à des professionnels — consultez des conseils qui peuvent vous aider à prendre une photo d’aspect professionnel, ou faites même appel à un photographe professionnel pour transmettre le bon message. Une image sombre, pixelisée ou de type selfie paraît probablement pire que pas d’image du tout.

À ne pas faire

• Mettre quelque chose qui paraît non professionnel — comme mentionné ci-dessus, cela peut très facilement être pire que de n’utiliser aucune image.

• Utiliser quoi que ce soit de controversé— ou même quelque chose qui semble acceptable, mais qui pourrait être considéré comme controversé par quelqu’un d’autre. Ce n’est tout simplement pas nécessaire, et cela ne vaut pas le risque.

• Utiliser quoi que ce soit de x-rated— celui-ci n’a pas besoin d’explication. Cela entraînera presque certainement des sanctions e-mail, et vous pourriez recevoir des plaintes.

Qu’est-ce que l’e-mail BIMI, et comment puis-je l’utiliser ?

BIMI fonctionne avec des protocoles d’authentification (comme DMARC, SPF et DKIM) pour permettre aux entreprises d’afficher un logo à côté de leurs e-mails dans la plupart des boîtes de réception grand public. C’est ce qui se rapproche le plus d’un moyen universel d’afficher une photo de profil, mais cela est strictement limité aux logos officiels.

En tant que cadre de branding e-mail, il aide à valider l’authenticité d’une entreprise. Il ajoute également une couche de protection supplémentaire contre les attaques d’usurpation et de phishing, lorsqu’une personne se fait passer pour l’adresse e-mail de votre entreprise.

Cette sécurité supplémentaire est un avantage, mais selon le fournisseur, il peut y avoir un inconvénient non négligeable. En général, BIMI ne peut être utilisé que par les entreprises dont les logos sont officiellement vérifiés. Habituellement, cela implique de l’enregistrer comme marque auprès d’une autorité, comme un office des marques reconnu (par ex., USPTO aux États-Unis, UKIPO au Royaume-Uni).

Cet organisme confirmera la propriété du logo, et le certificat obtenu sera nécessaire pour configurer le protocole BIMI. Par exemple, avec Gmail et Apple email, les entreprises doivent obtenir un Verified Mark Certificate (VMC), qui garantit que le logo est officiellement déposé comme marque.

Configurations BIMI plus simples

D’autres fournisseurs, comme Yahoo et Fastmail, n’exigent pas cette étape officielle. À la place, vous pouvez les configurer plus directement :

1. Configurer DMARC correctement — votre domaine doit avoir une politique DMARC définie sur "quarantine" ou "reject".

2. Préparer votre logo — convertissez le logo de votre marque au format SVG Tiny PS. C’est le format utilisé, alors assurez-vous que le logo a un bon rendu, puis téléversez-le sur votre serveur.

3. Publier un enregistrement BIMI – Un enregistrement BIMI est un type particulier d’enregistrement TXT que vous devrez placer dans le DNS (Domain Name System) de votre domaine, en pointant précisément vers l’emplacement du fichier au format SVG Tiny PS téléversé.

Il peut également y avoir d’autres conditions. Par exemple, Yahoo n’affiche les images BIMI que sur les e-mails de masse. Ils ne prennent également en compte que les domaines d’envoi bien notés pour afficher les images BIMI. C’est un sujet qui mérite d’être examiné plus en détail si l’affichage du logo de votre entreprise est très important pour vous, mais beaucoup considéreront que cela demande plus d’efforts que cela n’en vaut la peine, surtout une fois toutes les restrictions prises en compte.

Comment changer les photos de profil e-mail (selon le fournisseur)

Revenons à la modeste photo d’affichage. Vous êtes arrivé jusqu’ici, vous avez compris que vous voulez simplement définir une photo d’affichage pour votre e-mail afin que les autres utilisateurs de votre fournisseur puissent la voir. Comment faire ?

Gmail (Google Mail)

Changez votre photo de profil e-mail sur Gmail en suivant ces étapes simples :

1. Connectez-vous à Gmail — connectez-vous à votre compte Gmail, comme d’habitude.

2. Cliquez sur votre photo de profil — dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Gérer votre compte Google".

3. Cliquez sur l’icône en forme de stylo — pour accéder rapidement à la fenêtre d’édition de la photo de profil.

4. Téléversez une nouvelle image — choisissez "Modifier", puis sélectionnez :

5. Ajuster & enregistrer — recadrez ou ajustez l’image si nécessaire, puis cliquez sur "Enregistrer comme photo de profil".

Hotmail (Outlook.com)

Suivez ces instructions pour mettre à jour votre photo de profil sur Outlook/Hotmail et la rendre visible à tous les autres membres du réseau.

1. Connectez-vous à Outlook — rendez-vous sur Outlook.com et connectez-vous.

2. Ouvrez les paramètres du profil — cliquez sur votre photo de profil (ou vos initiales) dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Mon profil".

3. Changer la photo de profil — cliquez sur "Changer l’image".

4. Téléverser une nouvelle image — cliquez sur "Choisir un fichier", sélectionnez une image sur votre ordinateur et téléversez-la.

5. Ajuster & enregistrer — recadrez ou redimensionnez l’image si nécessaire, puis cliquez sur "Enregistrer".

6. Synchroniser sur les services Microsoft — votre nouvelle photo de profil apparaîtra dans Outlook, Skype et d’autres applications Microsoft.

Zoho Mail

Changez votre photo sur l’application de messagerie populaire Zoho Mail en suivant ces étapes.

1. Connectez-vous à Zoho Mail — rendez-vous sur Zoho Mail et connectez-vous.

2. Accéder aux paramètres du profil — cliquez sur votre avatar dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Mon compte".

3. Cliquez sur “Modifier” — puis sélectionnez votre photo de profil.

4. Téléverser une nouvelle photo de profil — cliquez sur la zone de la photo de profil et sélectionnez "Téléverser une nouvelle".

5. Choisir une image — sélectionnez une photo sur votre ordinateur et téléversez-la.

6. Définir la visibilité — choisissez qui peut voir votre photo de profil (public, privé ou restreint).

7. Enregistrer les modifications — cliquez sur "Terminé" pour finaliser la mise à jour.

Comme pour les autres fournisseurs de messagerie, Zoho Mail affichera votre photo à tous les destinataires d’e-mails qui utilisent leur réseau.

Spacemail

Passons maintenant à Spacemail. Vous pouvez facilement définir l’image grâce à nos paramètres de personnalisation et la rendre visible à tous les autres utilisateurs de notre réseau.

1. Connectez-vous à Spacemail — accédez à votre compte e-mail soit via l’application, soit sur spacemail.com

2. Cliquez sur l’icône de profil ronde — qui affiche votre initiale dans le coin supérieur droit de l’écran

3. Téléverser une image — choisissez un fichier sur votre ordinateur et téléversez-le.

4. Ajuster & enregistrer — recadrez ou redimensionnez l’image si nécessaire, puis enregistrez les modifications.

Et voilà comme c’est simple !

Définir et réinitialiser les photos de profil e-mail

Nous espérons que vous avez appris quelque chose sur le choix d’une photo de profil e-mail. Que vous cherchiez une solution professionnelle (avec quelque chose comme BIMI ou simplement en utilisant le logo de votre entreprise) ou que vous choisissiez quelque chose de plus personnel, n’oubliez pas de garder vos logos ou images à jour afin de présenter une version actuelle de votre entreprise à toute personne pouvant voir votre photo e-mail (ou avatar).