Mantenerse seguro con el correo electrónico en la era digital

Cuesta creer que el correo electrónico se inventó hace casi 50 años. Por supuesto, tardó un tiempo en extenderse para que personas como tú y yo pudiéramos usarlo. Pero si avanzamos hasta hoy, más de la mitad del mundo usa el correo electrónico.

El año pasado, se enviaron más de 360 mil millones de correos electrónicos cada día, lo que demuestra claramente que, aunque existan formas más conversacionales de intercambiar mensajes, el correo electrónico sigue siendo un pilar firme de la comunicación. Desde enviar mensajes formales y archivos adjuntos de mayor tamaño hasta simplemente registrar compras. Todo ello es increíblemente importante.

Pero, como ocurre con las mejores innovaciones, su creación vino acompañada de algunas advertencias y de una creciente lista de problemas de seguridad.

Nadie es inmune

Cuando pensamos en la seguridad del correo electrónico, naturalmente pensamos en nuestras experiencias individuales. Esa vez que casi caímos en un correo fraudulento, o cuando hackearon el buzón de un amigo y tuvimos que avisarle. Pero, posiblemente, la mayor amenaza que plantea el correo electrónico es para las empresas. Según se informa, un impresionante 94% de las organizaciones fue víctima de estafas solo en 2024.

¿Por qué las empresas son un objetivo tan apetecible? En primer lugar, cada persona es un posible punto débil. Ya sea por contraseñas deficientes o por la tendencia humana a confiar en los demás, hay numerosas formas en que los compañeros pueden ser víctimas de un ataque, y no todas son evidentes.

Las pequeñas empresas pueden ser especialmente vulnerables a correos fraudulentos que afirman proceder de clientes, proveedores de servicios y suministradores, especialmente si estás compaginando por tu cuenta las muchas responsabilidades de ser propietario de una pequeña empresa. Pero las empresas más grandes, con equipos de seguridad especializados, no son inmunes.

Solo tenemos que mirar las noticias recientes para ver ejemplos de cuando el correo electrónico sale mal para las grandes empresas. Una empresa de Singapur fue engañada para transferir 42,3 millones de dólares a una cuenta fraudulenta mediante un correo electrónico falsificado de un proveedor. INTERPOL les ayudó a recuperar alrededor de 41 millones, pero aun así fue un error increíblemente costoso.

Las amenazas por correo electrónico más comunes

Hay muchos tipos de amenazas por correo electrónico. Las formas más comunes de ataque por correo electrónico contra las empresas incluyen:

• Phishing

• Malware

• Correo electrónico empresarial comprometido

• Facturas falsas

A la cabeza de la lista de peligros está el phishing, con un 91% de los casos que implican pérdida de datos. Una auténtica pesadilla en un mundo con leyes de protección de datos cada vez más estrictas, como el GDPR y la CCPA. Pero mitigar el riesgo no es tan difícil como podrías pensar.

La seguridad empieza en casa

Proteger el correo electrónico no tiene por qué ser complicado. Hay muchas cosas que puedes hacer para crear una primera línea de defensa eficaz, sin que te cueste nada salvo una pequeña inversión de tiempo.

Concienciación sobre el phishing

Aquí, un poco de formación podría ahorrarte mucho en términos de seguridad del correo electrónico. Si eres autónomo o tienes una pequeña empresa, ¡ya estás haciendo lo correcto al leer este artículo! Si tienes un equipo más grande, considera sentar a todo el mundo y repasar exactamente qué es el phishing y las muchas formas que puede adoptar. Aunque algunos pongan los ojos en blanco ante lo básico, a medida que profundices en las muchas formas en que el phishing puede manifestarse, e incluso evolucionar hacia el ‘whaling’, incluso quienes conocen bien las ciberamenazas refrescarán conocimientos.

Por desgracia, las personas son el punto débil cuando se trata del phishing. Se basa en nuestra psicología y en la confianza inherente que tenemos en los demás. Por esta razón, no llegar a ver el mensaje de phishing en primer lugar es una gran ventaja, por lo que deberías buscar un proveedor de correo electrónico que priorice un sólido filtro antispam entre sus funciones. Más sobre eso a continuación.

Contraseñas seguras

Más allá de la formación, la primera línea de defensa también es la más sencilla de implementar: una contraseña. Ser consciente de cómo la psicología puede jugar en nuestra contra también es vital aquí. Por comodidad, todos queremos crear algo memorable, pero eso puede ser lo contrario de la seguridad. Cumpleaños, direcciones de correo electrónico, nombres de familiares o cosas importantes de nuestra vida pueden dar ventaja a los hackers humanos. Pero, por supuesto, no se trata solo de eso.

Cuando se usan máquinas o scripts para hackear, las propias palabras nos fallan, porque al fin y al cabo son finitas y es más probable que elijamos unas que otras. Por lo tanto, las combinaciones aleatorias de números, símbolos y letras mayúsculas/minúsculas hacen que las contraseñas sean más difíciles de adivinar. Los gestores de contraseñas son útiles para generar contraseñas únicas diseñadas para ser difíciles de vulnerar.

Pero para quienes prefieren una contraseña fácil de recordar, una buena alternativa es usar una frase completa y memorable como contraseña. Su longitud la hace mucho más segura por definición. Añadir una letra minúscula extra a una contraseña hace que sea 26 veces más difícil de descifrar. Añadir tres letras minúsculas hace que sea 263, es decir, 17.576 posibilidades más. Así que el beneficio de las contraseñas más largas es exponencial.

Autenticación en dos factores

La autenticación en dos factores (2FA) es uno de los mejores métodos que puedes usar para proteger tu cuenta, y hoy en día es imprescindible. Al requerir un dispositivo secundario para iniciar sesión, como un teléfono o una llave, cualquiera que no tenga ese hardware no podrá hacerlo, aunque descifre la contraseña. Además, si se trata de una autenticación en vivo en un teléfono, sabrás que alguien está intentando acceder a tu cuenta y podrás tomar medidas preventivas (como cambiar la contraseña o cerrar sesión en todos los dispositivos) para abordar el problema.

Pero para sacar el máximo partido a la 2FA, es vital abordar una vulnerabilidad crítica: los protocolos IMAP, SMTP y POP3. En pocas palabras, estos protocolos te permiten conectarte a tus servidores de correo electrónico, especialmente usando sistemas de terceros, como Outlook. Sin embargo, tienen un coste.

Al permitir que se conecten más dispositivos, estás creando más puntos débiles, ya sea por accesos no autorizados o por la descarga de correos electrónicos en dispositivos inseguros. POP3 es especialmente malo porque no cifra los datos que se transmiten. Esto significa que los correos electrónicos, incluido su contenido y las credenciales, pueden ser interceptados fácilmente por actores maliciosos. También tiende a eliminar los correos del servidor a medida que se transfieren, lo que puede provocar pérdida de datos.

Desactivar todos estos protocolos al nivel más alto es una buena forma de proteger las cuentas de correo electrónico de tu empresa. Si necesitas usar uno, considera IMAP sobre SSL/TLS (también conocido como IMAPS).

Al desactivar los protocolos inseguros, habilitar la 2FA y elegir una contraseña segura, estás haciendo todo lo necesario para mantener tu cuenta protegida a un nivel básico.

Funciones más avanzadas

Por supuesto, hay cosas que son algo más técnicas. Puede que necesites optar por un proveedor premium de correo electrónico empresarial para asegurarte de obtener todas estas funciones.

Olvídate de las preocupaciones con un potente filtrado antispam

Somos nuestros peores enemigos cuando se trata del spam, especialmente del phishing. Sin nosotros, no es más que otro correo falso enviado al éter. Hace falta una persona para que haya consecuencias.

Hay muchas formas y tácticas que puedes usar para evitar que el spam por correo electrónico sature tu bandeja de entrada, pero una forma sencilla es asegurarte de contar con el filtrado de spam adecuado. Este puede identificar el spam mediante infinidad de métodos e incluso aprender en función del tipo de spam que recibes. Desde comparar cosas como si el nombre para mostrar coincide con el dominio/dirección del remitente, hasta detectar otras irregularidades que quizá no notemos en los correos electrónicos (como los certificados de envío), funcionan en múltiples niveles para protegernos.

El mejor tipo de filtro antispam también ofrece distintos niveles de filtrado según el nivel de amenaza percibido, lo que te permite una mayor protección frente a los peores infractores. Del mismo modo, ofrecen la posibilidad de devolver a tu bandeja de entrada los mensajes clasificados incorrectamente, sin que vuelvan a marcarse erróneamente como spam. Son uno de los factores más importantes a tener en cuenta al elegir tu proveedor de correo electrónico para una pequeña empresa.

Usa correos electrónicos protegidos con contraseña

Los proveedores de correo electrónico más avanzados ofrecen correos cifrados que requieren que el destinatario use una contraseña para abrirlos. Esto garantiza que, incluso si el correo es interceptado o accedido por partes no autorizadas, no puedan ver el mensaje sin la contraseña correcta. Es una gran función para enviar contenido sensible o confidencial.

Normalmente, los correos electrónicos protegidos con contraseña existen solo en tu servidor de correo. En lugar de enviar el contenido del correo al destinatario, se envía un enlace que lo lleva al lugar donde el mensaje está almacenado en tu servidor, donde puede introducir la contraseña para abrir el correo.

¿Por qué no aprendes cómo cifrar tus correos electrónicos en Spacemail? Te ayudará a proteger tus comunicaciones cuando necesites privacidad adicional.

Supervisa la actividad de tu cuenta de correo electrónico

Algunas funciones son ideales para empresas más grandes, pero también pueden resultar útiles para autónomos, por ejemplo, para quienes tienen un alto nivel de implicación en su negocio. Una de esas funciones es poder supervisar la actividad de tu cuenta.

Al hacer un seguimiento exacto de dónde han iniciado sesión tus cuentas de correo electrónico y cuándo se accedió a ellas por última vez, puedes hacerte una idea clara de si has sufrido una brecha de seguridad en un par de clics.

Comprobar regularmente horas, ubicaciones o direcciones IP desconocidas es una buena práctica y te permite llevar un control de cualquier comportamiento sospechoso de una forma rutinaria y sencilla. No todos los proveedores de correo electrónico ofrecen registros de actividad, así que prioriza los que sí lo hacen, especialmente si te permiten cerrar sesión de forma remota en inicios de sesión no identificados.

Podrías argumentar que esto no podría ocurrir si se siguieran todos los consejos anteriores, pero es estupendo saber que está ahí para cualquier escenario en el peor de los casos.

Descansa tranquilo sabiendo que estás protegido

Merece la pena considerar todo esto no como un conjunto de obstáculos, sino como una serie de pasos rápidos y sencillos que te aportan tranquilidad a la hora de proteger tu correo electrónico. Ninguno de los pasos anteriores es difícil de llevar a cabo.

Al adoptar prácticas sencillas como la concienciación sobre el phishing, usar contraseñas seguras, habilitar la autenticación en dos factores y aprovechar funciones avanzadas (como los correos electrónicos cifrados), puedes proteger tu correo electrónico y evitar costosas brechas de seguridad.

Recuerda que proteger tu correo electrónico no consiste solo en salvaguardar información sensible, sino en proteger tu negocio, tu reputación y tu tranquilidad. Necesitas el proveedor adecuado para garantizar que tu correo electrónico siga siendo una herramienta de comunicación fiable y segura en este mundo cada vez más digital.