¿Qué protocolo de correo electrónico es adecuado para ti?

Enviar y recibir correos electrónicos... sencillo, ¿verdad? Lo has hecho mil veces.

Pero ¿y si te dijéramos que hay un proceso funcionando entre bastidores que, si lo entiendes, puede hacer que todo vaya aún mejor? Incluso podría ahorrarte espacio de almacenamiento o ayudarte a esquivar uno o dos virus.

Estamos hablando de protocolos de correo electrónico.

Una vez que entiendas cómo funcionan, sabrás qué protocolo de correo electrónico es mejor para tus necesidades y cómo ajustar tu configuración para sacarle el máximo partido.

¿Qué es un protocolo de correo electrónico?

Los protocolos de correo electrónico son las reglas que los servidores y los clientes de correo utilizan para enviar, recibir y almacenar correos electrónicos. Sin protocolos implementados correctamente, los mensajes no se enviarán ni recibirán correctamente.

Compáralos con los idiomas del mundo real. Sirven como pautas para el entendimiento mutuo. Definen quién habla con quién, cómo hablan, a qué ritmo hablan, durante cuánto tiempo hablan y si lo que dicen está cifrado.

A diferencia de WhatsApp, donde cada usuario se comunica desde una única cuenta de WhatsApp, el correo electrónico requiere un sistema para facilitar la comunicación entre proveedores de servicios de correo electrónico (ESP).

Esto se debe a que hay muchísimos ESP diferentes. Puede que tú uses Gmail, mientras que tu amigo sea fan de Outlook.

Por eso los protocolos de correo electrónico son tan esenciales. Proporcionan un lenguaje común que permite que los clientes de correo se comuniquen entre sí. A continuación explicaremos con más detalle ejemplos y tipos de protocolos de correo electrónico, pero, en esencia, hay tres protocolos principales utilizados en el correo electrónico: SMTP, IMAP y POP3.

Primero, están los protocolos implicados en el proceso de envío. Cuando envías un correo electrónico y escribes tus direcciones de “De” y “Para” en el sobre metafórico, se lo entregas al cartero. SMTP es ese cartero.

SMTP utiliza la parte anterior al símbolo '@' para identificar a quién va dirigido el correo electrónico y lo coloca en el buzón de ese usuario, o lo rechaza si el usuario no existe. Después, el receptor necesita una forma de descargar el correo electrónico del servidor. Aquí es donde entran IMAP y POP3.

Una vez que un correo electrónico llega a tu servidor mediante SMTP, puedes descargarlo a tu cliente de correo usando POP3 o IMAP. Estos funcionan de forma diferente al transferir tu correo del servidor a tu bandeja de entrada, por lo que es esencial elegir la combinación adecuada para tus necesidades.

Conoce los principales protocolos de correo electrónico

Desde la creación del correo electrónico en la década de 1970, se puede decir con seguridad que el correo electrónico ha pasado por una evolución significativa.

Los protocolos que aparecen a continuación son prueba de ello y son clave para lograr la mejor experiencia posible con el correo electrónico.

POP3 (Post Office Protocol 3)

POP3, o Post Office Protocol 3, funciona de forma muy parecida a un servicio postal tradicional. Una vez que tu carta llega a la oficina de correos, se recoge y se entrega en tu casa, independientemente de si estás en casa para recibirla o de si tu perro la destroza en cuanto toca el suelo.

Esto se debe a que POP almacena el correo electrónico en tu dispositivo y no en un servidor. Cuando recibes un correo electrónico, se elimina del servidor (a menos que se configure de otro modo) y se transfiere a tu dispositivo. Puede haber algunas ventajas en este enfoque, pero tampoco es ideal.

Primero, las ventajas.

El hecho de que el correo se descargue directamente en tu dispositivo significa que, cuando tu internet falla, no necesitas conectarte a un servidor de correo para leerlo. POP3 se conectará cuando pueda y descargará cualquier contenido disponible. Esto significa que puedes acceder al correo sin conexión, ya que ya está almacenado en tu ordenador.

Pero si intentas seguir el ritmo del mundo moderno, aquí es donde POP3 tiene dificultades.

Tu cliente de correo no puede informar al buzón de si has leído un correo electrónico, lo has marcado como no leído, lo has señalado o has realizado cualquier otra acción. Esto no es ideal si compartes un único buzón con varios usuarios y quieres que tus cambios y el estado del correo se actualicen.

POP3 también elimina tu correo electrónico del servidor antes de dejarlo en tu buzón. Puede que así funcione el cartero, pero en un entorno de correo electrónico eso significa que cualquier copia de seguridad que tuvieras de ese correo ya no existe. Eso significa que, si se te resbala el dedo en el botón de eliminar, o si tu portátil se rompe, se pierde o te lo roban, también desaparecerán los correos importantes que tuvieras almacenados en tu dispositivo.

También significa que la responsabilidad del almacenamiento recae en ti. Con un servidor compartido, tus correos electrónicos pueden almacenarse externamente, lo que te ahorra un espacio valioso en tu ordenador de casa. Con POP, esto no es posible, lo que significa que podrías quedarte sin espacio bastante rápido.

IMAP (Internet Message Access Protocol)

Si POP3 es el cartero, IMAP es tu buzón privado almacenado directamente en la oficina de correos. Solo tienes que pasarte cuando te apetezca y echar un vistazo a cualquier correo no leído.

Por supuesto, con la tecnología moderna, este ‘viaje a la oficina de correos’ dura menos de un segundo, ya que se hace de forma virtual, pero la idea sigue siendo la misma. El correo electrónico se almacena en el servidor, no en tu ordenador, y una vez que tu cliente de correo se conecta a IMAP, permanece conectado, esperando nuevo correo.

IMAP suele preferirse a POP3, ya que es mucho más práctico para la era moderna, en la que la gente suele tener varios dispositivos para leer el correo electrónico. Esto significa que, si conectas un segundo cliente IMAP al mismo buzón, verás todos los mismos mensajes con todas las mismas carpetas.

Una gran ventaja aquí es que, al transferir correos electrónicos y carpetas entre proveedores, IMAP puede ayudar mediante un método llamado migración IMAP. La mayoría de los servicios de correo electrónico para empresas suelen ofrecer compatibilidad con esto a través de sus herramientas de migración.

Una vez que el cliente de correo electrónico de un destinatario se ha conectado al servidor, todo lo que un usuario necesita hacer es hacer clic en el encabezado de un correo electrónico, y este se descargará en el dispositivo. Los clientes IMAP normalmente copiarán algunos datos en tu dispositivo local por motivos de velocidad, pero esto es opcional. El cliente puede marcar el correo como leído una vez abierto o moverlo a otra carpeta, pero el correo permanece en el servidor hasta que se elimina.

La contrapartida de IMAP es que depende de una conexión a internet estable, y almacenar todo en el servidor puede consumir tus límites de almacenamiento si no se controla. Pero, a cambio, obtienes sincronización en tiempo real, copias de seguridad más sencillas y flexibilidad entre dispositivos.

SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

SMTP significa Simple Mail Transfer Protocol. Es la forma en que el correo va del punto A al punto B.

Es el protocolo de envío de correo electrónico utilizado tanto por clientes de correo como por servidores.

Entonces, ¿cómo funciona?

Cuando envías un correo electrónico, tu ordenador se conecta al servidor en un puerto específico donde el software SMTP está a la escucha. Ambos intercambian comandos SMTP y se responden entre sí.

El servidor validará al cliente, comprobando el nombre de usuario y la contraseña. Luego examinará la dirección del remitente y los encabezados CC y BCC para determinar los dominios de destino. Realiza una búsqueda de dominio para encontrar el registro MX de ese dominio y luego se conecta a este servidor mediante SMTP.

A continuación, tomará más medidas para verificar que el servidor está autorizado a enviar correos electrónicos en tu nombre antes de aceptar el correo. Parte de este proceso consiste en analizar el correo para comprobar si es spam o contiene un virus. Una vez recibido el correo, se coloca en la bandeja de entrada del usuario receptor, aunque primero pueden aplicarse algunos filtros si el usuario los ha configurado.

Aunque SMTP es esencial para que tus correos electrónicos lleguen a donde deben ir, no se encarga de recibir ni almacenar mensajes. Eso significa que debe combinarse con un protocolo como IMAP o POP3. También depende en gran medida de una configuración correcta y de protocolos de autenticación para evitar problemas de entrega o filtros de spam.

¿Se pueden combinar protocolos?

Ahora bien, toda esta información está muy bien en la práctica, pero ¿cómo sacar el máximo partido al configurar tus protocolos de correo electrónico?

Como los protocolos de correo electrónico se dividen en dos ámbitos —envío y recepción—, es esencial asegurarte de tener una configuración que cubra todos los frentes. Además, si utilizas un dominio de correo electrónico personalizado, probablemente seas responsable de configurar o gestionar manualmente tus protocolos de correo electrónico.

La parte de envío casi con toda seguridad estará cubierta por SMTP. Esto suele ser innegociable, ya que es el estándar moderno para el correo electrónico.

La parte de recepción ofrece más flexibilidad. Y aquí es donde debes tomar una decisión en función de tu caso de uso.

IMAP combinado con SMTP suele ser la configuración de referencia para el correo electrónico. Ofrece a los usuarios la flexibilidad de ver su correo desde varios dispositivos y compartir actualizaciones de estado en toda su red. Piensa en espacios de correo compartidos con tus compañeros de trabajo o amigos.

También proporciona un nivel de protección en caso de que tu ordenador de casa sea robado, se pierda o decida arder espontáneamente.

Por otro lado, tienes POP3. Es un poco una vuelta a tiempos más sencillos, cuando los correos llegaban una vez por semana, después de que se descubriera el último meme de gatos.

Puede convenir a cualquiera que prefiera guardar los correos electrónicos en su dispositivo personal por motivos de privacidad. Pero la pregunta es: ¿puede seguir el ritmo de nuestra vida moderna?

La verdad es que, aunque ofrece algunas ventajas para velocidades de internet más lentas, puede quedarse corto en lo que respecta a la seguridad del correo electrónico.

Elegir el protocolo adecuado para tus necesidades

Si todavía no te decides, hemos preparado una práctica tabla para ayudarte a tomar la mejor decisión según tus necesidades.

Encontrarás los criterios específicos en el lado izquierdo y los distintos protocolos en la parte superior.

En resumen

Los protocolos de correo electrónico pueden marcar una gran diferencia en tu experiencia con el correo. Si se toman en serio, ofrecen mucha flexibilidad para tus necesidades.

Además, una vez que hayas decidido la configuración adecuada, siempre existe la posibilidad de profundizar con capas adicionales de seguridad, especialmente si eres una pequeña empresa que busca proteger su correo electrónico.

En última instancia, todo esto requiere un cliente de correo electrónico que satisfaga tus necesidades en términos de personalización.

Si el correo electrónico desempeña un papel importante en tu vida o en tu negocio, merece la pena tomárselo en serio. Comprueba lo que ofrece tu proveedor y, si no satisface tus necesidades, busca uno que sí lo haga.